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Auch der Betriebsprüfer muss seine Dateien an den Steuerberater liefern

Muss der Betriebsprüfer seine Kalkulationsdaten auch in elektronischer Form zur Verfügung stellen?

Im Rahmen von Betriebsprüfungen stellt bei Kalkulationsfällen immer wieder die Frage, welche Unterlagen der Betriebsprüfer dem Steuerberater zur Verfügung stellen muss.

Ohne genaue Kenntnis der Handlungsweise des Betriebsprüfers ist es dem Steuerberater regelmäßig nicht möglich, zu den Kalkulationsergebnissen des Betriebsprüfers qualifiziert Stellung zu nehmen.

Der BFH hat mit seinem Urteil vom 25.7.2016 X B 213/13, X B 4/16 deutlich gemacht, dass der Betriebsprüfer seine gesamten Unterlagen – inklusive seiner elektronischen Daten – zur Verfügung stellen muss.

In konkreten Einzelfällen sollten Sie daher auf der Aushändigung derartiger Unterlagen bestehen.

Kassenbuchführung: Mangelnde Ordnungsmäßigkeit führt zu weitreichenden Hinzuschätzungen

Als Unternehmer im Gastronomiegewerbe haben Sie täglich mit Bargeld zu tun. Eine ordnungsgemäße Kassen- und Buchführung ist daher schon aus wirtschaftlichen Gründen wichtig. Genaues Arbeiten und Dokumentieren ist jedoch aufwendig und wird mitunter vernachlässigt – was bei Betriebsprüfungen häufig zu den gefürchteten Hinzuschätzungen durch das Finanzamt führt.

Wie weit eine solche Hinzuschätzung reichen kann, musste kürzlich ein Dönerimbissbetreiber erfahren: Nach einem entsprechenden Hinweis hatte die Steuerfahndung festgestellt, dass er nicht nur keine ordnungsgemäße Kassenbuchführung vorweisen konnte, sondern auch seine Kassen manipuliert und die Hälfte seiner Einnahmen und Ausgaben verschwiegen hatte.

Ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß, kann auch das steuerliche Ergebnis nicht stimmen. Das Finanzamt hat in einem solchen Fall das Recht, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Die Hinzuschätzungen reichten bei dem Hamburger Imbissbetreiber so weit, dass die Erkenntnisse der Steuerfahndung auch auf vergangene Jahre übertragen wurden. Das Finanzamt erhöhte rückwirkend den Gewinn aus Gewerbebetrieb für die vier geprüften Jahre erheblich. Entsprechend stieg auch die zu zahlende Einkommensteuer.

Den Einwand des Imbissbetreibers, dass die Hinzuschätzungen in Anbetracht eines in den vergangenen Jahren ausgebrochenen Preiskampfs – in der Branche auch als Dönerkrieg bezeichnet – übertrieben waren, ließ das Finanzgericht Hamburg nicht gelten. Einerseits bezweifelten die Richter das Vorhandensein eines solchen Dönerkriegs und andererseits verwiesen sie darauf, dass das Finanzamt noch wesentlich höher hätte schätzen können.

Hinweis: Ab 2017 gelten für elektronische Kassensysteme neue Regeln. Gern informieren wir Sie über die rechtlichen und technischen Neuerungen für die Kassenbuchführung.

Kassenbuch richtig führen – Alle Anforderungen im Überblick

 I.  Bedeutung

Das Kassenbuch ist ein zentrales Instrument der Buchführung. Es veranschaulicht alle Bargeschäfte des Unternehmers und ermöglicht so eine Überprüfung der Geschäftstätigkeit. Dies gilt sowohl für die Überprüfung durch die Finanzverwaltung, als auch die Überprüfung durch den Unternehmer selbst. Unabhängig von der Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs ist daher jedem Unternehmer mit Bargeschäften die Kassenbuchführung – für eigene Zwecke – zu empfehlen.

Gerade im Zusammenhang mit dem Kassenbuch gilt der zentrale Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg!“.

Die Finanzverwaltung stellt hohe formale Anforderungen an die Kassenbuchführung. Kommt es zu Beanstandungen, können Einnahmen hinzugeschätzt werden.

II.   Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hängt zum einen an der Durchführung von Bargeschäften ohne Rechnung, zum andere an der Bilanzierung. Wer eine Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbuch führen. Betroffen sind daher stets:

  • Kaufleute (insb. auch GmbH, UG)
  • Gewerblich Unternehmen
  • Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung

Besteht keine Bilanzierungspflicht, muss auch kein Kassenbuch geführt. Daher sind vor allem Freiberufler und kleine gewerbliche Unternehmen von der Kassenbuchführung befreit.

Hinweis: Sofern keine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, sollte auch tatsächlich keine Führung im Rahmen der Geschäftsunterlagen erfolgen. Kommt es im Rahmen einer Überprüfung der Finanzverwaltung zu Beanstandungen, können auch Fehler im „freiwilligen Kassenbuch“ sanktioniert werden.

Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, muss dennoch die Nachvollziehbarkeit der Kassenführung gewährleistet werden. Belege über Ausgaben sind daher chronologisch zu ordnen. Einnahmen sind mindestens nach Tagen in Kassenberichten festzuhalten. Je höher der Barverkehr ist, desto häufiger muss ein aufgezeichneter Abgleich zwischen tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand erfolgen.

III.  Wie kann ein Kassenbuch geführt werden?

Die Art der Kassenbuchführung hängt von der verwendeten Kasse ab. Kommt eine offene Ladenkasse zum Einsatz, muss das Kassenbuch entweder handschriftlich oder mithilfe einer entsprechenden Software geführt werden. Bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse genügt die Aufbewahrung bestimmter Bons. Ein gesondertes klassisches Kassenbuch ist dann entbehrlich.

IV. Anforderungen

1.    Beschaffenheit

Das Kassenbuch muss gebunden sein, also ein Buch im Wortsinn. Es darf nicht möglich sein, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Üblicherweise werden Kassenbücher mit Durchschlag geführt. Eine Kassenbuchseite kann dann in die Buchführungsunterlagen übernommen werden, während die Durchschläge als Buch gebunden bleiben.

Ferner muss das Kassenbuch für eine mindestens zehnjährige Archivierungsdauer geeignet sein. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Archivierungszeitraum sicherzustellen. Zudem sollte das Kassenbuch sicher vor äußeren Einflüssen gelagert werden.

2.    Aufbau

Ein Kassenbucheintrag muss stets zumindest die folgenden Angaben enthalten:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Leistungsbeschreibung

Die Eintragungen sind täglich, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Umsatzsteuer muss im Kassenbuch nicht gesondert festgehalten werden; eingetragene Beträge sind stets Bruttobeträge. Das Festhalten des Kassenstands ist bei einzelnen Einträgen entbehrlich. Üblicherweise wird die Summe zum Ende einer Kassenbuchseite oder eines Voranmeldungszeitraums (häufig Monat) eingetragen.

Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind „übrige“ Zeilen auf einer Kassenbuchseite mit der sog. „Buchhalternase“ zu versehen oder anderweitig auszufüllen. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist.

Eintragungen im Kassenbuch sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge sind als Eurobeträge Cent-genau einzutragen.

Werden Beträge vergessen, sind diese zwingend nachzutragen (kein „Dazwischenschieben“). Grundsätzlich genügt die Eintragung im Zeitpunkt des Erkennens.

V.  Besonderheiten bei digitalen Kassen

Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons. Werden diese auf Thermopapier gedruckt, sind zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien der Belege anzufertigen. Weitere Voraussetzung ist, dass eine Bedienungsanleitung, soweit die Programmierdokumentation zum jederzeitigen Zugriff aufbewahrt wird. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist etwa auf eine korrekt eingestellte Uhrzeit, da u.a. eine Übereinstimmung von Belegerstellung und Ladenöffnungszeiten überprüft wird.

Wird eine Software verwendet, muss ein geeignetes Programm genutzt werden. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden. Von der Verwendung einer einfachen Tabellenkalkulation ist nachdrücklich abzuraten.

VI. Häufige Fehler

Bei der Erstellung eines Kassenbuchs besteht eine Vielzahl von Fehlerquellen. Besonders häufig beanstandet die Finanzverwaltung folgende Punkte:

  • Korrekturen ein Kassenbuch, das keinerlei Korrekturen enthält, wirkt in aller Regel verdächtig.
  • Kasse / Bank oftmals werden Eintragungen zu Bareinzahlungen bzw. -abhebungen bei der Kassenbuchführung vergessen.
  • Private Entnahmen gleiches gilt für Zahlungen aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke.
  • Negative Kasse der buchmäßige Bestand einer Kasse darf nie negativ sein.
  • Bestandsprüfung bei einfachen Ladenkassen sollte regelmäßig (täglich) eine Überprüfung von tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand vorgenommen werden.

 

VII. Sanktionen bei Verstößen

Fehler im Kassenbuch werden durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen und (unangemeldeten) Umsatzsteuer-Nachschauen festgestellt. Geringe Verstöße können ohne nachhaltige Konsequenzen bleiben. Wird das Kassenbuch jedoch als ordnungswidrig verworfen, ist die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung von Einnahmen berechtigt. Diese belaufen sich nicht selten auf 10 % der deklarierten Einnahmen.

Kassenabrechnung Firma Muster KG von 01/01/14 bis 31/01/14 Seite 1
Datum Nr. Vorgang Einnahme Ausgabe Bestand
Übertrag Kassenbestand 100,00
01.01.2014 1 Blumen (Geschenk) 10,00
10.01.2014 2 Verkauf Musterware 20,00
18.01.2014 3 Geschäftsessen 40,00
23.01.2014 4 Kassenbuch 5,00 3,00 gez. Muster 
Summe 20,00
Ausgaben 55,00
Kassenbestand 65,00
Erstellt Geprüft Gebucht
Muster Meier Schmidt

Abb.: Muster-Kassenbuchseite

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Keine Willkür oder Schikane: Anschlussprüfung darf auch bei vernichteten Unterlagen angeordnet werden

Eine Betriebsprüfung ohne nachprüfbare Unterlagen hat jetzt den Bundesfinanzhof (BFH) in einem Fall beschäftigt, in dem ein selbständiger Handelsvertreter seine gesamten Unterlagen der Jahre 2006 bis 2012 vernichtet hatte. Nachdem das Finanzamt bei ihm eine Betriebsprüfung für die Jahre 2006 bis 2008 durchgeführt hatte und in diesem Zuge auf die fehlenden Unterlagen aufmerksam geworden war, ordnete es eine Anschlussprüfung für die Folgejahre 2009 bis 2011 an. Gegen diese Prüfungsanordnung richtete der Handelsvertreter seine Klage.

Das Finanzgericht Münster (FG) kam in erster Instanz zu dem Ergebnis, dass die Anschlussprüfung bereits aufgrund der gewerblichen Tätigkeit des Handelsvertreters zulässig war. Mit der Anordnung der Prüfung hatte das Finanzamt nach Gerichtsmeinung nicht gegen das Willkür- und Schikaneverbot verstoßen.

Der BFH stützte die Entscheidung des FG und stufte die Nichtzulassungsbeschwerde des Handelsvertreters als unzulässig ein. Nach Ansicht der Bundesrichter unterliegt das Finanzamt bei einer Anschlussprüfung keiner besonderen Begründungspflicht. Eine Außenprüfung ist nach der Abgabenordnung bereits dann zulässig, wenn der Geprüfte einen gewerblichen Betrieb unterhält. Der Verlust von (Buchführungs-)Unterlagen steht der Durchführung einer solchen Außenprüfung nicht entgegen. Mit seiner Beschwerde zielte der Handelsvertreter letztlich darauf ab, dass die Anschlussprüfung eine Schikane- und Willkürmaßnahme sei. In diesem Vorbringen liegt jedoch kein Revisionsgrund. Gerade in Fällen wie dem vorliegenden erachtete der BFH die Anordnung einer Anschlussprüfung als sachgerecht, um die Angaben des Handelsvertreters in seinen Steuererklärungen zu verifizieren.

Hinweis: Eine andere Entscheidung des BFH hätte überrascht, würde sie doch bedeuten, dass sich Unternehmer mit einem Aktenschredder vor einer Anschlussprüfung schützen könnten.

Registrierkassen: Ab 2017 gelten verschärfte Regeln

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In bargeldintensiven Betrieben liegt der Fokus der steuerlichen Betriebsprüfung häufig auf der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Unregelmäßigkeiten in diesem Bereich führen hier oft zu kräftigen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Bereits im Jahr 2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in der „neuen Kassenrichtlinie“ seine erhöhten Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften dargelegt. Demnach muss ein Kassensystem unter anderem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens zehn Jahre archivieren, wobei die Archivierung auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen kann. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen die Daten dem Prüfer elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.

Damit Betriebe ihre alten Kassensysteme (ohne geforderte Speicherungsmöglichkeit) nicht zwangsläufig sofort austauschen mussten, hatte das BMF damals folgende Übergangsfrist formuliert: Unternehmer durften ihre alten Kassen demnach noch bis zum 31.12.2016 weiterhin einsetzen, sofern

  • sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Zieldurchgeführt hatten, die erhöhten Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen, oder
  • sich die Kasse bauartbedingt nicht aufrüsten ließ.

Hinweis: Spätestens zum 31.12.2016 entsteht also auch bei Ihnen Handlungsbedarf, wenn Sie noch immer ein altes elektronisches Kassensystem einsetzen, das die erhöhten Anforderungen nicht erfüllt. Derartige Kassen müssen entweder ausgetauscht oder auf den geforderten technischen Stand gebracht werden. Ignorieren Sie die neuen Regeln und setzen Sie Ihr altes Kassensystem weiterhin für die steuerliche Einnahmenermittlung ein, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung später nicht anerkennt und Steuernachzahlungen einfordert.