Reisekosten

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Reisekosten sind Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Bei der Frage wie diese Kosten steuerlich zu behandeln sind, gibt es häufig Unsicherheiten.

In diesem Mandanten-Merkblatt zeigen wir Ihnen anhand kurzer Erläuterungen und praktischer Tipps den richtigen Umgang mit diesen Kosten auf.

 

 

I.    Generelles zu Reisekosten

Reisekosten eines Arbeitnehmers sind seine Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, die Übernachtungskosten und Reisenebenkosten (Einzelheiten s. unten). Dabei wird nicht unterschieden zwischen einer Dienstreise, einer Fahrtätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit (z. B. bei Bau- oder Montagearbeiten). Entstehen bei der Auswärtstätigkeit Reisekosten, ist zu unterscheiden, ob die Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden oder Sie die Reisekosten (zum Teil) selbst tragen. Im letzteren Fall können Sie diese als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung (Anlage N) geltend machen.

Reisekosten fallen für den Unternehmer anlässlich einer Geschäftsreise an. Eine solche liegt vor, wenn der Gewerbetreibende oder Freiberufler vorübergehend außerhalb seiner Wohnung bzw. seiner Betriebsstätte tätig wird. In diesem Fall sind alle die Aufwendungen, wie sie auch beim Arbeitnehmer anfallen können, Betriebsausgaben.

II. Diese Kosten können Sie absetzen

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die Aufwendungen, die durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels (z. B. eigener Pkw, angemieteter Pkw) entstehen. Werden fremde Verkehrsmittel genutzt (Bus, Taxi, Bahn, Flugzeug, Schiff), ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen.

Hinweis: Die Ausgaben für eine Bahncard können angesetzt werden, wenn sich die Fahrtkosten für alle Auswärtstätigkeiten eines Jahres mindestens in Höhe der Kosten der Bahncard tatsächlich verringern.

Fahren Sie mit dem eigenen Fahrzeug, können Sie die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen (z. B. 0,30 € pro gefahrenem Kilometer beim Pkw) ansetzen.

Benutzen Sie Ihr privates Fahrzeug, kann aber auch der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs angesetzt werden, der auf die beruflichen/betrieblichen Fahrten entfällt oder ein auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelter Kilometersatz. Hierfür müssen Sie die gefahrenen Kilometer nachweisen (z. B. anhand eines Fahrtenbuchs). Die Verwendung der Kilometersätze der ADAC-Tabellen ist nicht zulässig. Die Möglichkeit, die anteiligen Gesamtkosten geltend zu machen, empfiehlt sich, wenn Sie bei Dienstreisen längere Strecken fahren.

Zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs gehören z. B. Treibstoff- sowie Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenmiete, Kfz-Steuer, Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Abschreibungen (Nutzungsdauer eines Pkw: 6 Jahre) sowie die Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen, bei einem Leasingfahrzeug die Leasingraten und -sonderzahlungen. Park- und Straßenbenutzungsgebühren, Beiträge für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder gehören nicht zu den Gesamtkosten.

Tipp: Wann und ob Unfallkosten zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören ist von vielen Faktoren abhängig. Bitte sprechen Sie uns im Zweifelsfall an.

Hinweis: Werden für ein Jahr alle Kosten aufgelistet, der Kilometerstand am Anfang und Ende des Jahres festgehalten und der individuelle Kostensatz pro Kilometer berechnet, wird dies das Finanzamt im Allgemeinen nicht beanstanden. Der so errechnete Kilometersatz gilt in der Folgezeit solange wie das gleiche Fahrzeug genutzt wird bzw. die Abschreibungszeit dauert.

Besonderheit „Sammelpunkt“: Liegt keine erste Tätigkeitsstätte (siehe III. 1.) vor und bestimmt der Arbeitgeber, dass Sie sich typischerweise an einem festgelegten Ort (Sammelpunkt), der keine erste Tätigkeitsstätte ist, einfinden sollen, um von dort die unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fährhafen), werden Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Für diese Fahrten dürfen Sie Fahrtkosten nur im Rahmen der Entfernungspauschale ansetzen.

Besonderheit „Weiträumiges Tätigkeitsgebiet“: Wird die berufliche Tätigkeit typischerweise in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausgeübt, gilt auch für diese Fahrten von der Wohnung die Entfernungspauschale. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden.

Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können Sie die tatsächlichen Aufwendungen oder den maßgebliche pauschalen Kilometersatz für die gefahrenen Kilometer ansetzen.

2. Verpflegungsmehraufwendungen

Für die Verpflegung können Sie für tatsächlich entstandene Mehraufwendungen für die Verpflegung aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nur Pauschbeträge geltend machen; und diese auch nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (sog. Dreimonatsfrist). Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit von Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte (siehe III.1.) Es spielt keine Rolle, ob tatsächlich Verpflegungskosten in dieser Höhe entstanden sind. Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur die Unterbrechungsdauer. Dies gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem 1.1.2014 begonnen hat.

Hinweise: Verpflegungspauschalen können vom Arbeitnehmer insoweit nicht mehr zum Ansatz als Werbungskosten kommen, als er während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber „verpflegt“ wird.

Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar

– um 20 % für ein Frühstück und

– um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen

der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung um 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- und Abendessen. Die Kürzung gilt auch, wenn der Arbeitnehmer die angebotene Mahlzeit nicht einnimmt.

Als Mahlzeiten gelten alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind, somit Vor- und Nachspeisen ebenso wie Imbisse und Snacks. Eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale ist allerdings nur vorzunehmen, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Die Finanzverwaltung hat im Mai 2015 klargestellt, dass z. B. die auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstrecken-Flügen oder im Zug unentgeltlich gereichten Snacks wie kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare andere Knabbereien keine Mahlzeiten sind.

Die Kürzung des Werbungskostenabzugs gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt oder wenn der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat.

Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für die Verpflegung vom Arbeitgeber, kommt ein Werbungskostenabzug insoweit nicht in Frage.

Für das Inland gelten seit 2014 die folgenden Pauschbeträge:

24 Stunden (bei mehrtägiger Reise) 24 €
mehr als 8 bis unter 24 Stunden 12 €
bis 8 Stunden –
Jeweils für An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise unabhängig von der Abwesenheitsdauer 12 €

Die konkrete Abwesenheitsdauer wird durch den Zeitpunkt der Abfahrt und der Rückkehr in die Wohnung ermittelt.

Tipp: Vermerken Sie bei Überlandfahrten z. B. Verkehrsstaus oder die Zeit für Umwege.

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung können Sie ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 € ansetzen. Dies gilt auch, wenn Sie über Nacht (also an zwei Kalendertagen) unterwegs sind.

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung können Sie ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 € als Werbungskosten geltend machen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Reise von Ihrer Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antreten.

Hinweis: Die oben angesprochene Dreimonatsfrist für den Abzug der Verpflegungspauschalen findet bei einer Fahrtätigkeit (Schiffspersonal, Zugbegleiter, Stewardess, Kurierdienstfahrer etc.) keine Anwendung.

Die Verpflegungspauschbeträge im Ausland sind je nach Land unterschiedlich hoch. Die vollen Verpflegungspauschbeträge des jeweiligen aufgesuchten Landes vermindern sich bei einer Abwesenheitsdauer von weniger als 24 Stunden, so z. B. an den Tagen der Hin- und Rückreise, anteilig. Im Hinblick auf die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten im Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andauernden An- und Abreisen genügt es für die Qualifizierung als An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.

Tipp: Zwecks optimaler Geltendmachung der Pauschbeträge können Sie z. B. bei Auslandsreisen ein „Reisetagebuch“ führen (z. B. Aufzeichnung der Abfahrt von zu Hause, Landung des Flugzeugs im Ausland und Rückkehr ins Heimatland etc.). Wir informieren Sie gerne im konkreten Fall über die Höhe der maßgeblichen Pauschbeträge.

3.    Übernachtungskosten

Sowohl im Inland als auch im Ausland angefallene Übernachtungskosten können in der Steuererklärung nur in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Hotelrechnungen in Fremdwährung müssen mit dem gültigen Devisenkurs in Euro umgerechnet werden. Abziehbar sind nur die reinen Übernachtungskosten; die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen sind mit dem Verpflegungspauschbetrag abgegolten.

Hinweis: Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist dieser Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen (siehe II. 2.).

4. Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten zählen z. B. Garage- und Parkplatzgebühren, Kosten für die Beförderung bzw. Aufbewahrung und Versicherung von Gepäck, Eintrittskarten und Aufwendungen für Kataloge von Messen und Ausstellungen und Mautgebühren, berufliche Telefonkosten. Im Einzelfall können ärztliche Zeugnisse, Zollpapiere, Visa, notwendige Impfungen, Reisekrankenversicherungsbeiträge bei beruflichen bedingten Auslandsreisen Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben sein.

Hinweis: Sammeln Sie am besten alle Belege, um diese mit der Steuererklärung einreichen zu können. Wenn Sie für einzelne Reisekosten keine Belege haben, ist es sinnvoll, einen Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendungen anzufertigen. Erfahrungsgemäß erkennen einige Finanzämter auch diese an.

III. Dienstreise des Arbeitnehmers

1.  Wann ist eine Reise eine Dienstreise?

Eine Dienstreise (im steuerrechtlichen Sprachgebrauch; „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“) liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an der sog. ersten Tätigkeitsstätte auf Weisung des Arbeitgebers beruflich tätig wird.

Es kann höchstens eine „erste Tätigkeitsstätte“ je Dienstverhältnis geben. Hierbei handelt sich um eine ortsfeste betriebliche Tätigkeitsstätte des Arbeitsgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, sodass Schiffe, Fahrzeuge oder Flugzeuge nicht hierunter fallen. Auch Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind keine „ersten Tätigkeitsstätten“.

Die Zuordnung richtet sich nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach Absprachen und Weisungen des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber muss die Zuordnung in jedem Fall dokumentieren (z. B. im Arbeitsvertrag, Einsatzplänen, internen Reiserichtlinien, Protokollnotizen), da die Zuordnungsentscheidung eindeutig sein muss.

Hinweis: Fehlt ein Hinweis oder eine Glaubhaftmachung einer eindeutigen Zuordnung, gelten quantitative Kriterien (s. u.). Der Arbeitgeber kann dienst- oder arbeitsrechtlich aber nicht festlegen, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat (Negativfestlegung). Er kann allerdings (ggf. auch ausdrücklich) darauf verzichten, eine erste Tätigkeitsstätte dienst- oder arbeitsrechtlich festzulegen, oder ausdrücklich erklären, dass organisatorische Zuordnungen keine erste Tätigkeitsstätte begründen sollen.

Erste Tätigkeitsstätte kann auch eine Arbeitsstätte eines Dritten sein, die dem Arbeitnehmer dauerhaft zugewiesen wird, sodass z. B. hierunter in Fällen der Leiharbeit die Arbeitsstätte des Dritten zählt. Das häusliche Arbeitszimmer ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und kann daher keine erste Tätigkeitsstätte sein. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer einen Arbeitsraum in dessen Wohnung anmietet.

Der Arbeitnehmer muss der Tätigkeitsstätte mit einer gewissen Dauerhaftigkeit zugeordnet sein.

Dauerhaft in diesem Sinne ist eine Zuordnung insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll (dies ist also eine auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung).

Die etwaige Änderung einer Zuordnung durch den Arbeitgeber wird mit Wirkung für die Zukunft berücksichtigt.

Beispiel:

Arbeitnehmer A (wohnt in H) und ist laut Arbeitsvertrag bis auf Weiteres an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in H und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale des Arbeitgebers in S tätig. Der Arbeitgeber hatte zunächst die Filiale in S als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Ab 1.7.2015 legt er H als erste Tätigkeitsstätte fest.

Bis 30.6.2015 hat A in S seine erste Tätigkeitsstätte. Ab 1.7.2015 ist die erste Tätigkeitsstätte in H.

Fehlt es an einer dienst- oder arbeitsvertraglichen Festlegung oder ist diese nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte herangezogen. Diese quantitativen Kriterien besagen, dass eine erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung ist, an der der Arbeitnehmer

  • typischerweise arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit
  • dauerhaft tätig werden soll.

Dabei muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben.

Auch obige quantitative Kriterien werden anhand einer in die Zukunft gerichteten Prognose beurteilt.

Der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer lediglich regelmäßig nur zu Kontrollzwecken aufsucht, ist nicht die erste Arbeitsstätte. Dies gilt z. B. für Monteure, die dort lediglich das Kundendienstfahrzeug, Material, Aufträge abholen bzw. Stundenzettel etc. abgeben.

Weitere Beispiele für Auswärtstätigkeiten:

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter zu Kunden, auf eine Messe oder zu einer Fortbildungsveranstaltung schickt.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers.

Für Lehrer auf Klassenfahrten können Reisekosten anfallen, wenn der Dienstherr diese nicht ersetzt. Bei Fortbildungs- oder Sprachreisen eines Lehrers wird die berufliche Veranlassung vom Finanzamt allerdings genau geprüft (vgl. V „Vermischung von beruflichem und privatem Anlass“).

Der LKW-Fahrer soll typischerweise arbeitstäglich den Betriebssitz des Arbeitgebers aufsuchen, um dort das Fahrzeit abzuholen sowie dessen Wartung und Pflege durchzuführen.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie unsicher sind, welche Auswirkungen die Regelungen für Sie haben.

Erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.

2.    Aufzeichnungspflichten

Um Reisekosten in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen zu können, müssen die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg aufgezeichnet und anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.

Hinweis: Bei der Höhe der Werbungskosten gilt für nachgewiesene Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten grundsätzlich keine Begrenzung.

3.    Erstattung durch den Arbeitgeber

Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei, soweit diese Aufwendungen auch als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgezogen werden können (s. oben II. „Diese Kosten können Sie absetzen“). Erstattet der Arbeitgeber darüber hinausgehende Kosten, sind diese Zahlungen steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Hinweis: Bleibt die Erstattung des Arbeitgebers unter den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungs- und Fahrtkostenpauschale, s. oben II.) oder den jeweils nachgewiesenen Kosten, kann die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

  1. a) Erstattung der Fahrtkosten

Sollen die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs ersetzt werden, müssen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für den Arbeitgeber ersichtlich sein (s. auch II. 1). Der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.

Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, muss er nicht prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt.

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, sind entweder die tatsächlichen Fahrtkosten laut Ticketpreis oder die pauschalen Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale (0,30 € je gefahrenen Kilometer) erstattungsfähig.

  1. b) Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen

Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist in Höhe der Pauschbeträge (s. II. 2.) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Ist die Erstattung durch den Arbeitgeber höher als der Pauschbetrag, ist diese Differenz Arbeitslohn und muss versteuert werden. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber eine pauschale Besteuerung von 25 % vornimmt. Diese Möglichkeit besteht bis zu einem Betrag, der doppelt so hoch wie die Verpflegungspauschale ist. Der restliche Betrag unterliegt dem normalen (höheren) Einkommensteuersatz.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten der „üblichen“ Mahlzeiten (bis zu 60 € incl. Getränken und incl. Umsatzsteuer), sind diese mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen und zu versteuern. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 €-Grenze nicht zu berücksichtigen. Die amtlichen Sachbezugswerte zum 1. 1. 2015 betragen für ein Frühstück 1,63 € pro Kalendertag und für Mittag- bzw. Abendessen je 3,00 € pro Kalendertag. Gewährt der Arbeitgeber zusätzlich Verpflegungspauschalen, müssen diese um die erhaltenen Sachbezugswerte gekürzt werden.

Hinweis: Die steuerliche Erfassung einer üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn entfällt, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an.

  1. c) Erstattung der Übernachtungskosten

Übernachtungskosten (s. II. 3.) kann der Arbeitgeber in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen vollständig oder ohne Einzelnachweis für jede Übernachtung im Inland mit einem Pauschbetrag von 20 € lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Der Ansatz der Pauschale ist nur bei der Arbeitgebererstattung möglich, nicht jedoch beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland, die der Arbeitgeber ohne Nachweis steuerfrei erstatten kann, wurden zum 1. 1. 2015 neu festgelegt und variieren zwischen den einzelnen Ländern.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie Auskünfte zu Übernachtungspauschalen im Ausland benötigen.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf Ihren Arbeitgeber ausgestellt wird, nur in diesem Fall ist er zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € (brutto) kann der Vorsteuerabzug auch ohne Nennung des Arbeitsgebers genutzt werden.

Übernachtung mit Frühstück:

Die Kosten des Frühstücks gehören zu den Aufwendungen für Verpflegung. Sind sie bekannt, ist die Hotelrechnung um diesen Betrag zu kürzen.

Enthält die Rechnung keinen Hinweis auf den Preis des Frühstücks ist die Hotelrechnung um 4,80 € zu kürzen. 4,80 € entsprechen 20 % des vollen Verpflegungs-pauschbetrags bei 24-stündiger Abwesenheit. Für Mittag- und Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 % (d. h. bei Inlandsreisen 9,60 €). Wird das Frühstück nicht allein, sondern im Rahmen eines „Business-Package“ angeboten, ist die Rechnung um die gleichen Beträge zu kürzen.

Da nur die Übernachtung, nicht jedoch das Frühstück dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt, muss das Frühstück gesondert ausgewiesen sein. Es ist jedoch zulässig, das Frühstück mit weiteren Nebenleistungen (z. B. Parkplatz) zu einer Servicepauschale zusammenzufassen. Auch hier werden wieder 4,80 € für ein Frühstück angesetzt. Dieses Mal jedoch nicht auf den Gesamtbetrag, sondern nur auf den Betrag, den die Servicepauschale aufweist.

Mahlzeiten seitens des Arbeitgebers sind nur in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts zuzurechnen (s. oben II. 2., bei einem Frühstück sind das 1,63 €). Dies ist die günstigste Methode. Voraussetzung für eine arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung ist, dass

  • der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit verrichtet,
  • die Mahlzeit nicht mehr als 60 € inkl. Umsatzsteuer kostet und
  • die Abgabe der Mahlzeit dienstlich veranlasst ist.

Von einer dienstlichen Veranlassung ist auszugehen, wenn die Aufwendungen durch den Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, die ihm im Original vorliegt.

  1. d) Erstattung der Reisenebenkosten

Die Erstattung von tatsächlich aufgewendeten Reisenebenkosten (s. II. 4.) seitens des Arbeitgebers ist immer vollständig steuerfrei. Dem Arbeitgeber müssen entsprechende Unterlagen vorgelegt werden, die dieser als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.

IV. Geschäftsreise des Unternehmers

1.  Wann liegt eine Geschäftsreise vor?

Eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner Betriebsstätte tätig wird.

Betriebsstätte ist jede von der Wohnung getrennte Beschäftigungsstätte des Unternehmers, d. h. jede ortsfeste Einrichtung, an der oder von der die angelegte Tätigkeit auf Dauer ausgeübt wird. Räumlichkeiten, die einen Teil des Wohnhauses bilden, sind laut Rechtsprechung ungeachtet ihrer beruflichen oder betrieblichen Nutzung keine Betriebsstätte.

Betriebsstätte bei einem aufgrund eines Dienstvertrags tätigen Unternehmers, der keine eigene Betriebsstätte hat, ist der Ort des Auftraggebers, an dem oder von dem aus die steuerlich relevanten Leistungen dauerhaft erbracht werden. Daher kann lediglich die Entfernungspauschale für regelmäßige Fahrten eines Betriebsinhabers zu seinem einzigen Auftraggeber angesetzt werden.

Betrieblich veranlasst sind Besuche bei Kunden, die Teilnahme an Messen oder Tagungen (IHK, Handwerkskammer) oder Fortbildungskongressen.

Hinweis: Die Finanzverwaltung hat im Dezember 2014 die Regeln zu den Reisekosten für Gewerbetreibende und Freiberufler festgelegt.

2.    Aufzeichnungspflichten

Die Aufzeichnungspflichten des Unternehmers sind genauso umfassend wie die des Arbeitnehmers (s. III. 2.).

Damit der Zweck der Reise als Geschäftsreise nicht vom Finanzamt angezweifelt wird bzw. bei einer Vermischung von privatem und betrieblichem Anlass (s. V „Vermischung von beruflichem und privatem Anlass“) gegebenenfalls der betrieblich veranlasste Anteil herausgerechnet werden kann, sollten auch Tagungsbroschüren, Messekataloge, Eintrittskarten, zu den Belegen genommen werden.

Hinweis: Der Nachweis der Nutzung des betrieblichen Pkw eines Handelsvertreters zu betrieblichen Zwecken durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt voraus, dass neben dem Datum und den Fahrtzielen der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner bzw. – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – der konkrete Gegenstand der betrieblichen Verrichtung aufgezeichnet wird.

3.    Umsatzsteuer

Der Vorsteuerabzug ist nur bei Vorlage einer auf den Unternehmer ausgestellten ordnungsgemäßen Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer möglich (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € brutto).

Bei Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist darauf zu achten, dass es entfernungsabhängig unterschiedliche Steuersätze gibt. So fallen nur 7 % Mehrwertsteuer an, wenn die Fahrten innerhalb einer Gemeinde erfolgen oder die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 km beträgt. Werden Fahrscheine bei der Deutschen Bahn über das Internet erworben, wird der ausgedruckte Fahrschein als Beleg anerkannt, wenn er vom Bahnpersonal bei der Kontrolle „abgestempelt“ wird.

Unterschiedliche Steuersätze gelten auch für die Hotelübernachtung (7 %) und das Frühstück (19 %).

Die in Rechnung gestellte Vorsteuer aus Verpflegungskosten ist in voller Höhe abzugsfähig, auch wenn Verpflegungskosten höher sind als die Verpflegungspauschale.

Für Reisekosten mit ausländischer Umsatzsteuer gelten Besonderheiten. Vorsteuern sind zwingend bei der jeweiligen ausländischen Finanzbehörde geltend zu machen. Dabei helfen wir Ihnen gerne.

V.  Vermischung von beruflichem und privatem Anlass

Bei längeren Dienst- bzw. Geschäftsreisen kommt es vor, dass der Aufenthalt vor Ort auch für private Ausflüge und Besichtigungen von touristischen Zielen genutzt wird. Manchmal werden auch ein paar Tage Urlaub „angehängt“. In diesen Fällen muss der Anteil der beruflich/betrieblich veranlassten Kosten ermittelt werden, da der Anteil, der auf den privaten Teil entfällt, nicht bei der Steuererklärung geltend gemacht werden darf.

Beispiel: Ein niedergelassener Zahnarzt besucht einen Fachkongress in Kopenhagen. Er bucht einen Flug und reist Samstagfrüh an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück. Die Kosten für 2 Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich betrieblich veranlasst und daher vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und daher aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeit Anteile der Reise (betrieblich veranlasst sind 3/9). Ein Abzug der Verpflegungskosten als Betriebsausgaben ist nur i. H. d. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die betrieblich veranlassten Tage zulässig.

Die Wahl, einen Sprachkurs auswärts zu besuchen, ist regelmäßig privat mit veranlasst. Bei der deshalb gebotenen Aufteilung der Reisekosten in Werbungskosten und Kosten der privaten Lebensführung kann auch ein anderer als der zeitliche Aufteilungsmaßstab richtig sein. Gegebenenfalls wird der Werbungskostenanteil geschätzt.

Einen festgelegten Aufteilungsmaßstab gibt es nicht. Das Sächsische Finanzgericht hat z. B. in 2012 einen hälftigen Werbungskostenabzug der Reisekosten sowie den vollen Werbungskostenabzug der Kursgebühren für einen Fortgeschrittenen-Spanischsprachkurs einer Exportsachbearbeiterin im touristisch interessanten Andengebiet in Ecuador anerkannt.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie bei Ihren Dienstreisen Fragen zum Aufteilungsmaßstab in private und betriebliche Teile haben.

Häusliches Arbeitszimmer: Abzugsfähigkeit und Gestaltungsmöglichkeit

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Bis einschließlich 1995 konnte jeder die Aufwendungen für „sein“ häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Wichtig war nur, dass der Raum vom übrigen Wohnbereich getrennt und die private Mitnutzung von untergeordneter Bedeutung war. Seitdem dürfen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer – einheitlich für alle Einkunftsarten einschließlich Sonderausgabenbereich – grundsätzlich nicht mehr geltend gemacht werden. Davon gibt es jedoch zwei Ausnahmen:
 Ein Abzug der Aufwendungen bis zur Höhe von 1.250 € ist möglich, wenn Ihnen und/oder den mit Ihnen im Haushalt lebenden Angehörigen für die Tätigkeit/en kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Hierbei handelt es sich nicht um einen Pauschbetrag, sondern um einen Höchstbetrag, der insgesamt nur einmal in Anspruch genommen werden kann.
 Die tatsächlichen Kosten ohne Beschränkung können abgezogen werden, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.
I. Überblick
1. Zugehörigkeit zum Wohnbereich
Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers ist gesetzlich nicht definiert. Aus der ständigen Rechtsprechung ergibt sich, dass es sich um einen zur Wohnung gehörenden Raum handeln muss, der jedoch vom übrigen Wohnbereich abgetrennt sein muss. Dabei kann es sich auch um Räume im Keller, im Dachgeschoss, im Gartenhaus oder im Garagenanbau handeln.
Nach Lage, Funktion und Ausstattung muss der Raum in Ihre häusliche Sphäre eingebunden sein. Er muss vorwiegend der Erledigung gedanklicher, schriftlicher oder verwaltungstechnischer bzw.  organisatorischer Arbeiten dienen.
Entspricht ein Raum aufgrund von Ausstattung und Funktion nicht einem Büro, handelt es sich im Allgemeinen nicht um ein häusliches Arbeitszimmer, auch wenn er nach seiner Lage mit Ihren Wohnräumen verbunden und damit in Ihre häusliche Sphäre eingebunden ist.
2. Nutzungsumfang
Aufwendungen für das Wohnen gehören zu den Lebenshaltungskosten, die steuerlich nicht abgezogen werden können. Sie können die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer daher nur geltend machen, wenn der Raum nahezu ausschließlich betrieblich, beruflich oder zu Ausbildungszwecken, und damit eben nicht zu Wohnzwecken genutzt wird. Das gilt auch, wenn es sich um mehrere Räume handelt oder wenn mehrere Personen sich die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers teilen. Eine Mitnutzung zu privaten Zwecken bis zu 10 % hält die Finanzverwaltung für unschädlich.
3. Aufzeichnungspflicht
Wird das häusliche Arbeitszimmer zu betrieblichen Zwecken genutzt (Land und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbständige Arbeit), sind die Aufwendungen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.
4. Betroffene Aufwendungen
Es dürfen nur die – anteiligen – Aufwendungen für das Arbeitszimmer selbst abgezogen werden. Dazu gehören insbesondere:
 Miete,
 Gebäudeabschreibung (Absetzung für Abnutzung, Sonderabschreibung),
 Reparatur und Renovierungskosten des Gebäudes,
 Finanzierungskosten der Gebäudeanschaffungs oder    herstellungskosten oder der Reparatur und Renovierungskosten,
 Nebenkosten wie Grundsteuer, Müllabfuhrgebühren oder Gebäudeversicherung sowie die verbrauchsabhängigen Wasser und Energiekosten,
 Aufwendungen für die Raumausstattung, wie Tapeten, Fußbodenbelag, Gardinen, Deckenlampe.
Hinweis: Unabhängig von der Arbeitszimmerregelung können Aufwendungen für genutzte Arbeitsmittel (Schreibtisch, Regale, Schreibtischlampe usw.) steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie nicht in einem anerkannten häuslichen Arbeitszimmer, jedoch nahezu ausschließlich betrieblich oder beruflich genutzt werden (z. B. Aufwendungen für den nahezu ausschließlich beruflich genutzten Schreibtisch in der Wohnzimmerecke).
Bestimmte Aufwendungen, die Ihre Lebensführung oder die Lebensführung anderer Personen berühren, dürfen nicht abgezogen werden, soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind. Das können z. B. Aufwendungen für wertvolle Einrichtungsgegenstände des häuslichen Arbeitszimmers sein (Orientteppich, Wandgemälde usw.).
5. Aufteilung der Aufwendungen
Aufwendungen, die dem Arbeitszimmer direkt zugeordnet werden können, gehören in vollem Umfang zu seinen Kosten. Das sind z. B. Aufwendungen für die Renovierung des Arbeitszimmers.

Aufwendungen, die sich den einzelnen Räumen nicht konkret zuordnen lassen, sind grds. im Verhältnis der Flächen der Räume zueinander aufzuteilen. Die anderen Aufwendungen dürfen gar nicht abgezogen werden, weil sie zu den Lebenshaltungskosten gehören.

Bei einem 15 qm großen Arbeitszimmer in einer 100 qm großen Wohnung entfallen somit 15/100 der Kosten auf das Arbeitszimmer.

Aufwendungen insgesamt: 3.000 €
Absetzbar sind (15/100 x 3.000 €) 450 €

6. Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung

Befindet sich der Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer, können Sie die darauf entfallenden Aufwendungen in vollem Umfang steuerlich geltend machen. Der Mittelpunkt bestimmt sich nach dem qualitativen, also dem inhaltlichen Schwerpunkt Ihrer betrieblichen und beruflichen Betätigung(en) ggf. einschließlich der Betätigung(en) der Personen, die zu Ihrem Haushalt gehören, und die den Raum (mit) nutzen. Dem quantitativen, also dem zeitlichen Nutzungsumfang, kommt allenfalls eine indizielle Bedeutung zu.

7. Kein anderer Arbeitsplatz

Die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer können Sie steuerlich nur geltend machen, wenn das Arbeitszimmer für Ihre jeweilige betriebliche oder berufliche Tätigkeit erforderlich ist. Das ist nicht der Fall, wenn Ihnen dafür ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Ein anderer Arbeitsplatz kann jeder Arbeitsplatz sein, der zur Erledigung der – jeweiligen – betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit geeignet ist. Wichtig sind die objektiven Umstände im Einzelfall. Ggf. müssen Sie einen tätigkeitsbezogenen Nachweis führen. Ihre subjektiven Ansprüche an den Arbeitsplatz werden dabei nicht berücksichtigt. So liegt ein anderer Arbeitsplatz objektiv auch dann vor, wenn dieser Ihnen nicht gefällt oder nicht ruhig genug ist oder wenn sich das Aufsuchen dieses Arbeitsplatzes als unwirtschaftlich herausstellt. Auch braucht der Bereich nicht besonders abgeschlossen zu sein.

8. Nutzung durch mehrere Personen

Jeder Nutzende darf die Aufwendungen ansetzen, die er getragen hat. Das gilt auch in Fällen der Abzugsbeschränkung, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Der Höchstbetrag (1.250 €) ist kein Pauschbetrag. Er gilt objekt-, d. h. wohnungsbezogen. Das gilt auch in Fällen, in denen mehrere Räume als häusliche(s) Arbeitszimmer genutzt werden.

9. Worauf müssen Sie achten?

Kein häusliches Arbeitszimmer liegt vor, wenn

  • der verbleibende Wohnraum zu klein ist,
  • lediglich eine Ecke im Wohnzimmer oder Schlafzimmer als Arbeitszimmer genutzt wird,
  • Gegenstände wie Fernseher, Heimtrainer, Bett, Klavier, Bügelbrett, Wäscheständer, Kleiderschrank eine private Nutzung von mehr als 10 % erwarten lassen,
  • hierfür die offene Galerie in einem Eigenheim verwendet wird,
  • die anderen Räume in der Wohnung/im Eigenheim nur über das Arbeitszimmer erreicht werden können oder das Arbeitszimmer ständig durchquert werden muss, um Wohnzimmer und/oder Küche zu erreichen.

Hinweis Ihres Steuerberaters: Wird zur Nutzung als Arbeitszimmer eine separate Eigentumswohnung genutzt oder gehört ein zum Büro ausgebautes Dachgeschoss z. B. zu einer zwei Stockwerke tiefer liegenden Wohnung in einem Mehrfamilienhaus, muss im Einzelfall entschieden werden, ob es sich um ein „häusliches“ oder ein „außerhäusliches“ Arbeitszimmer handelt. Bei einem „außerhäuslichen“ Arbeitszimmer würden die Einschränkungen für die steuerliche Abzugsfähigkeit entfallen und ein unbeschränkter Abzug der Aufwendungen würde möglich.

II. Häusliches Arbeitszimmer zur Erzielung von Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit

1. Mittelpunkt im häuslichen Arbeitszimmer

Auch bei der Erzielung von Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit ist es möglich, dass der Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer liegt. Das kann z. B. bei bestimmten Außendienstmitarbeitern der Fall sein.

In diesem Fall können Sie die Kosten für das Arbeitszimmer als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung angeben. Ansetzen können Sie bis zu 1.250 €, wenn das Arbeitszimmer zwar nicht Mittelpunkt ist, Ihnen jedoch für die Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Sie können sämtliche Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer geltend machen, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bildet, und zwar auch dann, wenn der Betrag von 1.250 € überschritten wird.

2. Kein anderer Arbeitsplatz

Steht Ihnen für die Tätigkeit z. B. bei Ihrem Arbeitgeber ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Sie die Aufwendungen für Ihr häusliches Arbeitszimmer im Rahmen dieser Tätigkeit nicht geltend machen, auch wenn Sie das Zimmer tatsächlich nahezu ausschließlich beruflich nutzen. Gehen Sie noch weiteren betrieblichen oder beruflichen Betätigungen nach, sind die Abzugsvoraussetzungen für jede dieser einzelnen Tätigkeiten gesondert zu prüfen.

III. Häusliches Arbeitszimmer zur Erzielung betrieblicher Einkünfte

1. Häusliches Arbeitszimmer im Betriebsvermögen

Nach dem Gesetz müssen bei den Gewinneinkünften die Aufwendungen für ein Arbeitszimmer einzeln und getrennt von den übrigen Aufwendungen aufgezeichnet werden. Gewinneinkünfte fallen bei Freiberuflern, gewerblichen Unternehmern, Landwirten und Beteiligten an betrieblichen Personengesellschaften an.

2. Nutzungsumfang

Nutzen Ehegatten/Lebenspartner einen Raum in einem von ihnen bewohnten und in ihrem Miteigentum stehenden Haus zu betrieblichen, beruflichen oder Ausbildungszwecken, sind ihnen die auf diesen Raum entfallenden und von ihnen getragenen Aufwendungen nach dem Verhältnis ihrer Miteigentumsanteile zuzuordnen.

Hinweis Ihres Steuerberaters: Nutzen beide Ehegatten oder Lebenspartner ein häusliches Arbeitszimmer in einem von ihnen selbst bewohnten und in ihrem Miteigentum stehenden Einfamilienhaus für den Betrieb einer aus ihnen bestehenden Personengesellschaft, ist es für den Abzug der anteiligen AfA unerheblich, ob das Arbeitszimmer (Sonder-)Betriebsvermögen der Ehegatten ist oder ob es zulässigerweise als Privatvermögen behandelt werden kann (vgl. hierzu nachfolgend „Zugehörigkeit zum Betriebs- oder Privatvermögen“).

Bei Räumlichkeiten, welche die Voraussetzungen für die Annahme eines häuslichen Arbeitszimmers nicht erfüllen, kann es sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer oder um andere betrieblich genutzte Räume handeln. Ob es sich dabei begrifflich um eine Betriebsstätte handelt, z. B. weil sich dort die Stätte Ihrer Geschäftsleitung befindet, ist ohne Bedeutung.

Hinweis: Eine ärztliche Notfallpraxis ist kein häusliches Arbeitszimmer, selbst wenn sie mit Wohnräumen des Arztes räumlich verbunden ist. Als Notfallpraxis sind dabei Räume zu verstehen, die erkennbar besonders für die Behandlung von Patienten eingerichtet und für jene leicht zugänglich sind.

3. Abzugsfähige Aufwendungen

Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind je nach den Gegebenheiten im Einzelfall unbeschränkt, bis zum Höchstbetrag von 1.250 € oder gar nicht abziehbar. In jedem Fall sind sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.

Die Aufwendungen für ein außerhäusliches Arbeitszimmer, andere betrieblich genutzte Räume oder eine Betriebsstätte, die kein häusliches Arbeitszimmer ist, unterliegen nicht der Abzugsbeschränkung. Sie brauchen auch nicht besonders aufgezeichnet zu werden.

4. Zugehörigkeit zum Betriebs- oder Privatvermögen

Ob es sich bei den Räumlichkeiten um ein häusliches Arbeitszimmer im (Sonder-)Betriebsvermögen handelt oder ob sie zulässigerweise als Privatvermögen behandelt werden, ist für die Anwendung der Regelung zur Abzugsbegrenzung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nicht von Belang.

Die Frage, ob das häusliche Arbeitszimmer zum Betriebsvermögen, zum Sonderbetriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehört, ist jedoch bei der Entnahme (z. B. durch Änderung der Nutzungsverhältnisse) oder Veräußerung des Gebäudes bzw. des Gebäudeteils sowie bei der Aufgabe des Betriebs von Bedeutung.

Wird das – häusliche oder außerhäusliche – Arbeitszimmer steuerlich als (Sonder-)Betriebsvermögen behandelt, sind bei Entnahme oder bei Veräußerung des Gebäudes oder Gebäudeteils die stillen Reserven zu versteuern. Das gilt unabhängig davon, ob oder in welcher Höhe die Aufwendungen während der Zugehörigkeit des Grundstücksteils zum Betriebsvermögen als Betriebsausgaben abgezogen werden durften und abgezogen worden sind.

Erzielen Sie betriebliche Einkünfte und befindet sich das häusliche Arbeitszimmer in Ihrem Eigenheim, gehört das Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen automatisch zum Betriebsvermögen. Nicht als Betriebsvermögen behandelt zu werden brauchen sog. Grundstücksteile von untergeordnetem Wert. Diese liegen vor, wenn deren Wert

  • nicht mehr als 20 % des Gesamtwerts und
  • nicht mehr als 20.500 € beträgt.

Hinweis: Da die Behandlung des Grundstücksteils als Betriebsvermögen keinen Einfluss auf die Höhe des Abzugs der betrieblich veranlassten Aufwendungen hat, sollte von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, den Grundstücksteil im Privatvermögen zu belassen. Vorteil: Bei Entnahme, Veräußerung oder Aufgabe brauchen die stillen Reserven nicht versteuert zu werden.

Sollten Sie unsicher sein, ob Ihr häusliches Arbeitszimmer zum (Sonder-)Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gehört, sprechen Sie uns bitte an.

5. Betriebsaufspaltung

Räume im privaten Einfamilienhaus des Besitzunternehmers, die dieser im Rahmen einer Betriebsaufspaltung der Betriebsgesellschaft für deren gewerbliche Zwecke vermietet, gehören zum notwendigen Betriebsvermögen des Besitzunternehmens. Eine evtl. private Nutzung der Räume durch den Gesellschafter oder durch Familienangehörige ist als verdeckte Gewinnausschüttung zu erfassen.

IV. Gestaltungsmöglichkeiten

1. Vermietung eines Büroraums vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber

Folgender Fall kommt in der Praxis immer wieder vor: Ein Arbeitnehmer vermietet einen zu seiner Wohnung gehörenden Raum als Büroraum an seinen Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer nutzt diesen Raum als Arbeitszimmer im Rahmen seiner Tätigkeit für den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber leistet an den Arbeitnehmer „Mietzahlungen“.

Liegt die Nutzung im vorrangigen Interesse des Arbeitnehmers, z. B. weil er im Betrieb des Arbeitgebers zwar über einen weiteren Arbeitsplatz verfügt, der heimische Arbeitsplatz für ihn aber vorteilhafter ist, sind die Zahlungen des Arbeitgebers als Arbeitslohn zu erfassen. Der Arbeitgeber ist mit der ersatzweisen Nutzung des heimischen Arbeitsplatzes nur einverstanden.

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung liegen beim Arbeitnehmer vor, wenn die Ausgaben des Arbeitgebers ausschließlich oder zumindest weit überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt, von ihm veranlasst oder gebilligt sind. Ein in etwa gleichgewichtiges Interesse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer reicht dafür nicht aus.

Ein vorrangiges Interesse des Arbeitgebers kann in folgenden Fällen angenommen werden:

  • Im Unternehmen des Arbeitgebers ist für die Beschäftigung des Arbeitnehmers kein geeigneter Raum vorhanden. Auch mietet er anderweitig keinen solchen Raum an, z. B. um Kosten zu sparen.
  • Es wurde ein Mietvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgeschlossen, der dem Fremdvergleich standhält.
  • Für andere Arbeitnehmer seines Betriebs, die keine Wohnung haben, in der sie ein Arbeitszimmer einrichten können, mietet der Arbeitgeber bei fremden Dritten, die nicht in einem Dienstverhältnis mit ihm stehen, entsprechende Räume an.

Hinweis Ihres Steuerberaters: Ein Interesse des Arbeitgebers kann z. B. auch in Fällen vorliegen, in denen der Arbeitnehmer als angestellter Außendienstmitarbeiter in der Nähe seines Bezirks wohnt, der Unternehmenssitz des Arbeitgebers aber weiter entfernt liegt.

Gleiches gilt bei möglicher erforderlicher Erledigung von Arbeiten außerhalb der normalen Arbeitszeiten, an Abenden und am Wochenende.

Der Arbeitnehmer trägt als Steuerpflichtiger die Feststellungslast und hat das Interesse des Arbeitgebers auf geeignete Weise nachzuweisen.

Auswirkungen auf die Anwendung der Abzugsbeschränkung: Führen die Zahlungen des Arbeitgebers beim Arbeitnehmer zu Arbeitslohn, unterliegen die Aufwendungen des Arbeitnehmers für das häusliche Arbeitszimmer der Abzugsbeschränkung. Liegt die Anmietung des Raums in der Wohnung des Arbeitnehmers im vorrangigen Interesse des Arbeitgebers, verliert der Raum damit seinen Charakter als „häusliches Arbeitszimmer“. Die Aufwendungen können in vollem Umfang als Werbungskosten (bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung) berücksichtigt werden. Die Abzugsbeschränkungen für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind nicht anzuwenden.

Hinweis Ihres Steuerberaters: Mit dieser Gestaltung kann die Abzugsbeschränkung in den Fällen umgangen werden, in denen der Arbeitnehmer keine Möglichkeit hat, Aufwendungen für sein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen.

Zur Vermeidung des Gestaltungsmissbrauchs sollte auf die Ausgestaltung und Durchführung wie unter fremden Dritten geachtet werden.

Die Gestaltung kann vor allem im Rahmen der steigenden Anzahl der Telearbeitsplätze interessant sein.

Hinweis Ihres Steuerberaters: Ein Telearbeitsplatz ist unabhängig von der Ausgestaltung der darauf bezogenen Dienstvereinbarung dem häuslichen Arbeitszimmer gleichzustellen, auch wenn der Arbeitgeber die im Zusammenhang mit dem Arbeitszimmer entstehenden Kosten für Kommunikation und Möblierung übernimmt.

2. Außerhäusliches Arbeitszimmer

Ist das Arbeitszimmer nicht Bestandteil der Wohnung, sondern ein eigenständiger Raum auf einer anderen Etage eines Mehrfamilienhauses oder in der Nachbarschaft und wird angemietet, kann es sich um ein außerhäusliches Arbeitszimmer handeln. In diesem Fall würde die Beschränkung der Abzugsfähigkeit der Aufwendungen entfallen. Die Aufwendungen für das außerhäusliche Arbeitszimmer wären – bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen – in voller Höhe abziehbar.

 

Auswirkungen von Art und Umfang der Nutzung eines häuslichen oder außerhäuslichen Arbeitszimmers
Steuerlich anzuerkennendes häusliches Arbeitszimmer Eigenschaften für ein häusliches Arbeitszimmer sind nicht gegeben; aber nahezu ausschließliche betriebliche und berufliche Nutzung Keine Trennung vom Privatbereich möglich
–  Zur Wohnung des Steuerpflichtigen gehörend und vom übrigen Wohnbereich abgetrennt

–  Einbindung in die häusliche Sphäre

–  Auch Zubehörräume wie Keller- oder Speicherräume oder Räume in einem Anbau

–  (Nahezu) ausschließliche Nutzung zu betrieblichen, beruflichen oder zu Ausbildungszwecken

–  Auch mehrere Räume

Beispiel: Büro eines Handelsvertreters, Übersetzers oder Journalisten

Beispiel: Arztpraxis, die nicht erkennbar besonders für die Behandlung von Patienten eingerichtet ist und in der kein Publikumsverkehr stattfindet

 –  Außerhäusliches Arbeitszimmer

–  Betriebsspezifische Räume, wie z. B. bei der Ausstattung mit Produktionsmaschinen

–  Räume, die erkennbar besonders z. B. für die Behandlung von Patienten eingerichtet und für diese leicht zugänglich sind oder die für intensiven und dauerhaften Publikumsverkehr geöffnet und eingerichtet sind (Steuerberater- oder Anwaltskanzlei)

Beispiel: Backstube und Verkaufsraum des Bäckers, Aufenthaltsraum für das Verkaufspersonal

 – Keine räumliche Trennung vom übrigen Wohnbereich (z. B.    bei Durchgangszimmer, Raumteiler, Empore, Galerie)

 – Private Mitbenutzung des Raums/der Räume nicht nur von   untergeordneter Bedeutung

 – Umfang der privaten Nutzung nicht klar und eindeutig nach  objektiven Grundsätzen abgrenzbar
Abzugsbeschränkung ist zu beachten; ggf. Aufzeichnungspflicht für die Aufwendungen  unbegrenzter Abzug  Abzugsverbot

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Freiberufler: Gewerbliche Einkünfte durch Beteiligung von Kapitalgesellschaft

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Wann sind Einkünfte freiberuflich und wann nicht, und wie unterscheiden sich freiberufliche Einkünfte eigentlich von gewerblichen? Das sind Fragen, deren Beantwortung ganze Bücher füllen könnte. Kurz gesagt aber sind unternehmerische Einkünfte, die als freiberuflich im Sinne des Einkommensteuergesetzes gelten (also etwa Einkünfte von Ärzten, Steuerberatern, Architekten, Wirtschaftsprüfern etc.), keine gewerblichen Einkünfte, alle anderen unternehmerischen Einkünfte dagegen schon. Die beiden Einkunftsarten unterscheiden sich durch die Gewerbesteuerpflicht. Während Gewerbetreibende Gewerbesteuer zahlen, müssen das Freiberufler nicht. Dafür entrichten diese eine höhere Einkommensteuer.

Bei der Einordnung einer Tätigkeit als gewerblich oder freiberuflich ist die sogenannte Infektionsoder Abfärbetheorie zu berücksichtigen, nach der bereits eine geringe gewerbliche Tätigkeit dazu führt, dass eine eigentlich freiberufliche Tätigkeit insgesamt als gewerblich gilt. Die gewerbliche Tätigkeit färbt also ab bzw. infiziert die freiberuflichen Einkünfte.

Wie das Finanzgericht Hamburg kürzlich festgestellt hat, gilt das auch für eine „freiberufliche“ Personengesellschaft in Form einer KG, wenn eine GmbH als Kommanditistin beteiligt ist. Denn vom Gesetz her hat eine GmbH immer gewerbliche Einkünfte – dass diese GmbH eine zugelassene Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist, ist unerheblich. Im zugrunde liegenden Fall war sogar der einzige Gesellschafter und Geschäftsführer der GmbH der Komplementär der KG, die ohnehin nur aus ihm selbst als Wirtschaftsprüfer und der GmbH bestand.

Grund für dieses Urteil ist folgendes: Die Freiberuflichkeit ist immer an die Berufsqualifikation gebunden. Eine Berufsqualifikation kann aber nur eine natürliche Person besitzen, nicht hingegen eine GmbH als juristische Person und Körperschaft. Deshalb können einzig Personengesellschaften, deren Mitunternehmer allesamt freiberuflich tätig sind, freiberufliche Einkünfte erzielen. Alle anderen Personengesellschaften (zum Beispiel mit der Beteiligung einer GmbH) haben gewerbliche Einkünfte.

Mündliche Verhandlung: Verzicht kann nicht ohne weiteres zurückgenommen werden

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Ein Finanzgericht kann auch ohne mündliche Verhandlung entscheiden, wenn die Beteiligten eines Rechtsstreits damit einverstanden sind. Nach einem neuen Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH) kann der Verzicht auf diesen Termin jedoch nicht ohne weiteres wieder zurückgenommen werden.

Im zugrundeliegenden Fall hatten Vermieter mit ihrem Finanzamt vor dem Finanzgericht München (FG) um die steuerliche Anerkennung von Vermietungsverlusten gestritten. In einer mündlichen Verhandlung erklärte sich das Amt zur Bescheidänderung bereit, woraufhin die Beteiligten den Rechtsstreit übereinstimmend für erledigt erklärten. Als Hintertür hielten sich die Beteiligten jedoch einen Widerruf dieser Vereinbarung offen; für diesen Fall erklärten sie sich zudem mit einer Entscheidung des Gerichts ohne erneute mündliche Verhandlung einverstanden.

Der neue Prozessbevollmächtigte der Vermieter widerrief die Erledigungserklärung schließlich fristgerecht und bat – trotz des damals ausgesprochenen Verzichts – um Durchführung einer erneuten mündlichen Verhandlung. Als das FG diesen Wunsch überging und die Klage ohne erneute mündliche Verhandlung abwies, sahen sich die Vermieter einem Verfahrensfehler ausgesetzt (Verletzung des rechtlichen Gehörs). Ihr Versuch, das finanzgerichtliche Urteil noch über eine Nichtzulassungsbeschwerde zu Fall zu bringen, scheiterte vor dem BFH.

Die Bundesrichter ließen die Revision nicht zu, da sie keinen Verfahrensfehler erkennen konnten. Ein Verzicht auf eine mündliche Verhandlung ist nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung als Prozesshandlung nicht frei widerrufbar. Der Verzicht kann nur ausnahmsweise widerrufen werden, wenn sich die Prozesslage nach der abgegebenen Einverständniserklärung wesentlich geändert hat. Hiervon ist jedoch nicht auszugehen, wenn wie im vorliegenden Fall lediglich der Prozessbevollmächtigte gewechselt wurde.

Hinweis: Wer auf eine mündliche Verhandlung verzichtet, kann diese Entscheidung also nicht ohne weiteres zurücknehmen. Prozessbeteiligte sollten also rechtzeitig abwägen, ob eine mündliche Verhandlung noch zur Darlegung der Sach- und Rechtslage genutzt werden sollte.

Elektromobilität: Bundesregierung will bei der Kfz-Steuer und beim Aufladen im Betrieb fördern

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Da die Verbreitung von Elektroautos in Deutschland nur schleppend vorangeht, hat die Bundesregierung ein ganzes Bündel an Maßnahmen verabschiedet, um den Absatz anzukurbeln. Ein Bestandteil ist die steuerliche Förderung, die mit dem Entwurf eines „Gesetzes zur steuerlichen Förderung von Elektromobilität im Straßenverkehr“ auf den Weg gebracht wurde. Folgende Maßnahmen sind vorgesehen:

  • Bereits heute gibt es eine fünfjährige Kfz-Steuerbefreiung für Elektrofahrzeuge. Diese wird rückwirkend für alle bis zum 31.12.2020 erworbenen Elektroautos auf zehn Jahre verlängert. Außerdem soll die zehnjährige Steuerbefreiung für reine Elektrofahrzeuge auf technisch angemessene, verkehrsrechtlich genehmigte Elektro-Umrüstungen ausgeweitet werden.
  • Des Weiteren ist eine Steuerbefreiung für Vorteile vorgesehen, die der Arbeitgeber für das Aufladen privater Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge seiner Arbeitnehmer im Betrieb gewährt. Das gilt sowohl für das Bereitstellen der Ladevorrichtung als auch für den Ladestrom. Zudem werden Vorteile aus der vom Arbeitgeber zur Privatnutzung überlassenen betrieblichen Ladevorrichtung in die Steuerfreiheit einbezogen. Wenn der Arbeitgeber die private Anschaffung einer Ladeeinrichtung bezuschusst, kann er diesen Vorteil pauschal besteuern. Auch diese Maßnahmen sollen bis 2020 befristet sein.

Mit der Verabschiedung des Gesetzes ist voraussichtlich nach der parlamentarischen Sommerpause zu rechnen. Wir berichten dann ausführlich.

Geringwertige Wirtschaftsgüter – Sammelposten und Betriebsausgaben

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Inhalt
I. Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?
1. Bewegliches Anlagevermögen
2. Anschaffungs- oder Herstellungskosten
3. Abnutzbarkeit
4. Selbständige Nutzungsfähigkeit  II. Sofortabschreibung als Betriebsausgaben
III. Bildung eines Sammelpostens
Abschließendes Schaubild

Für die sog. geringwertigen Wirtschaftsgüter gibt es – gegenüber „normalen“ Wirtschaftsgütern – vereinfachende Bilanzierungsmöglichkeiten. So können Sie für geringwertige Wirtschaftsgüter – abgekürzt auch GWG genannt – die Anschaffungs- oder Herstellungskosten anstelle der sonst üblichen Verteilung über die Nutzungsdauer (Abschreibung) im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen. Mit dieser Regelung haben Sie die Möglichkeit für eine Vielzahl von kleineren Anschaffungen nicht die Abschreibungsregeln anwenden zu müssen und sparen auf diese Weise Zeit und Kapazitäten.
I. Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter?
Geringwertige Wirtschaftsgüter sind Wirtschaftsgüter, die
1. zum beweglichen Anlagevermögen gehören,
2. Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. einen Einlagewert haben, der 1.000 € netto nicht übersteigt,
3. abnutzbar sind und
4. selbständig nutzbar sind.

1. Bewegliches Anlagevermögen
Wirtschaftsgüter werden in bewegliche und unbewegliche Wirtschaftsgüter unterschieden. Bewegliche Wirtschaftsgüter sind Sachen, Scheinbestandteile von Gebäuden und Tiere. Nur für diese kann die Vereinfachungsregelung in Anspruch genommen werden. Unbewegliche Wirtschaftsgüter sind der Grund und Boden, Gebäude sowie selbständige Gebäudeteile und Außenanlagen, soweit sie nicht Betriebsvorrichtungen sind.
Begünstigt sind nur Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, nicht des Umlaufvermögen. Erworbene Teile, die in erst noch herzustellende Wirtschaftsgüter eingebaut werden, zählen somit nicht zum Anlage-, sondern zum Umlaufvermögen. Für solche Gegenstände sind die GWG-Regelungen nicht anwendbar.
2. Anschaffungs- oder Herstellungs-kosten
Anschaffungskosten: Als Anschaffungskosten werden diejenigen Aufwendungen bezeichnet, die geleistet werden, um das Wirtschaftsgut zu erwerben und es in einen „betriebsbereiten“ Zustand zu versetzen, also alles, was bis zur Inbetriebnahme notwendig ist. Dabei müssen die Aufwendungen dem Gegenstand zugeordnet werden können. Entscheidend sind hier die Netto-Anschaffungskosten, also die Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer.
Neben den Kosten für den Erwerb des Wirtschaftsguts zählen auch Nebenkosten sowie sog. nachträgliche Anschaffungskosten zu den Anschaffungskosten. Typische Nebenkosten sind z. B. Kosten für den Transport oder Versand.
Abzuziehen sind von den Anschaffungskosten Preisminderungen und ein eventuell in Anspruch genommener Investitionsabzugsbetrag.
Hinweis: Auch bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern ist der Nettowert ausschlaggebend. Nicht vorsteuerabzugsberechtigt z. B. ist ein Unternehmer, der die Kleinunternehmerregelung anwendet. Dies betrifft jedoch auch Ärzte etc. Berücksichtigt man den derzeitigen Umsatzsteuersatz von 19 % können die Bruttoaufwendungen bis zu 487,90 € betragen.
Herstellungskosten: Herstellungskosten sind die Aufwendungen, die bei der Herstellung oder Erweiterung eines Vermögensgegenstands sowie bei einer Verbesserung, die über den ursprünglichen Zustand hinausgeht entstehen. Hierunter fallen die Materialeinzelkosten, die Fertigungseinzelkosten und die Sonderkosten der Fertigung.
Zu den Fertigungseinzelkosten gehören insbesondere die Fertigungslöhne. Hierzu rechnen die Bruttolöhne einschließlich Sonderzulagen, Leistungs- und Abschlussprämien. Ebenso die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Mutterschaftsbezüge, die Überstunden- und Feiertagszuschläge, die gesetzlichen und tariflichen Sozialaufwendungen und die Gehälter für Werkmeister, Techniker und Zeichner, soweit sie direkt zurechenbar sind. Hierzu rechnen nicht: freiwillige Sozialabgaben, Ergebnisbeteiligungen und Aufwendungen für die betriebliche Altersversorgung. Sie gehören zu den Herstellungsgemeinkosten.
Sondereinzelkosten der Fertigung sind insbesondere die Aufwendungen für Modelle, Schablonen, Gesenke, Schnitte und Spezialwerkzeuge sowie Lizenzgebühren für die Produktion.
3. Abnutzbarkeit
Das Wirtschaftsgut muss abnutzbar, also abschreibungsfähig sein. Daran fehlt es bei sog. kurzlebigen Wirtschaftsgütern, deren Nutzungsdauer unter einem Jahr liegt. Diese Wirtschaftsgüter fallen nicht unter die Regelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter. Sie werden nicht aktiviert und sind unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten sofort abzuschreiben.
4. Selbständige Nutzungsfähigkeit
Der Gesetzgeber gibt eine sog. negative gesetzliche Definition vor. Der zufolge ist ein Wirtschaftsgut nicht selbständig nutzbar, wenn
 es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann (einheitliches Ganzes) und (kumulativ)
 die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind.
An der selbständigen Nutzungsfähigkeit fehlt es auch, wenn das Wirtschaftsgut aus dem betrieblichen Nutzungszusammenhang gelöst und in einen anderen betrieblichen Nutzungszusammenhang eingefügt werden kann
Beispiele:
Selbständig nutzbar: Notebooks, Tablets, Bürostuhl, Telefone, Smartphones, Bücher einer Leih- oder Fachbücherei, Lampen, Wäsche in Hotels.
Nicht selbständig nutzbar: Drucker (ohne Kopier- und Faxfunktion), da dieser nicht ohne den PC funktioniert – er kann aber als Teil einer Computeranlage als GWG gelten – sowie Pkw-Anhänger, Maschinenwerkzeuge und Verschleißteile.
II. Sofortabschreibung als Betriebsausgaben
Übersteigen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des geringwertigen Wirtschaftsguts nicht 410 €, können Sie die Aufwendungen vollständig im Jahr der Anschaffung im Wege der Sofortabschreibung als Betriebsausgaben abziehen.
III. Bildung eines Sammelpostens
Für geringwertige Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von mehr als 150 € bis zu 1.000 € können Sie einen Sammelposten bilden. Dieser Sammelposten ist im Jahr der Bildung und in den folgenden vier Wirtschaftsjahren mit jeweils 1/5 aufzulösen.
Hinweis: Nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die in Wirtschaftsjahren nach der erstmaligen Zuführung des Wirtschaftsguts zum Sammelposten anfallen, sind dem Sammelposten des Wirtschaftsjahres zuzuführen, in dem diese entstehen. Eine Zuordnung der nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu dem bestimmten Wirtschaftsgut ist mangels inventarmäßiger Erfassung in den folgenden Wirtschaftsjahren nicht mehr möglich.
Vorteil der Sammelpostenbildung: Bei Bildung eines Sammelpostens müssen Sie lediglich den Zugang der Wirtschaftsgüter und die jährliche Auflösung buchungsmäßig erfassen. Darüber hinausgehende Aufzeichnungen, wie z. B. Führung in einem Inventarverzeichnis oder in einem Verzeichnis für geringwertige Wirtschaftsgüter, müssen beim Sammelposten nicht geführt werden.
Hinweis: Sofern in einem Jahr ein Sammelposten gebildet wurde, sind alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter über 150 e und bis 1.000 € darin aufzunehmen. Es ist nicht zulässig, einige Wirtschaftsgüter bis 410 € sofort abzuschreiben und andere in den Pool einzustellen.

Rechtsstand: 20. 11. 2013
Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Die Notfallakte – Eine praktische Hilfe im Krankheits- und Todesfall

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Die finanzielle Absicherung der Familie ist das Hauptthema für jeden Erblasser. Vor allem Unternehmer haben oft beinahe ihr gesamtes Vermögen in dem Unternehmen gebunden und kein wesentliches Privatvermögen gebildet. Die wirtschaftliche Absicherung der Familie ist für sie deshalb ein besonders wichtiges Thema.

Die Absicherung ist das Eine. Geordnete Unterlagen sind das Andere: Jedes „Familienoberhaupt” sollte eine „Notfallakte” mit praktischen Hinweisen und Hilfen für den „Fall X” erstellen.

 

I. Praktische Hilfe in einer schwierigen Situation

Es ist verständlich, aber im Ergebnis bedenklich: Wir beschäftigen uns nicht oder zu wenig mit unseren letztwilligen Verfügungen und der Absicherung unserer Familie nach unserem Tod.

Nach einer im Auftrag des „Deutschen Erbrechtsforum e.V.“ (www.erbrechtsforum.de) durchgeführten Umfrage aus dem Jahr 2007 liegt in mehr als 70 % der Fälle schon gar kein Testament vor. Die Praxis zeigt, dass zudem die überwiegende Zahl der vorhandenen Testamente rechtlich und/oder steuerlich fehlerhaft ist.

Wenn sich viele Erblasser demnach schon so wenig mit der Vererbung beschäftigen, verwundert es nicht, dass man bisher kaum einmal auf eine Notfallakte trifft.

Der Tod des Familienoberhaupts ist in aller Regel ein großer Schock für die Familie. Diese ist typischerweise wie gelähmt, weiß nicht wirklich, was zu tun ist, und benötigt daher gerade in dieser Situation Unterstützung für die erste Phase nach dem Tod des Erblassers.

Der Vorschlag einer Notfallakte mag simpel klingen, bietet aber mit relativ wenig Aufwand in der Praxis eine wertvolle Unterstützung für die Schock- und Trauerphase. Denn damit ermöglicht es der Erblasser den Erben, leichter und ohne langes Suchen nach den Grundlagen, den Überblick zu behalten sowie die umgehend notwendigen Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen vorzunehmen.

II. Die wesentlichen ersten Fragen nach dem Todesfall

Ist das Familienoberhaupt gestorben, sind die Hinterbliebenen und Erben auf sich allein gestellt. Sie müssen zahlreiche Fragen schnell beantworten können, mit denen sie bisher typischerweise nicht oder nur am Rande befasst waren:

  • Wo liegt das Testament?
  • Welche Berater (Anwalt, Steuerberater, persönlicher Freund) wissen Bescheid und können helfen?
  • Wer sind die Ansprechpartner im Unternehmen? (Mitgeschäftsführer, Prokurist, Vertrauensperson etc.)
  • Wer ist sonst noch unverzüglich zu verständigen (Mitgesellschafter, Bank, Beirat, Testamentsvollstrecker etc.)?
  • Wer kann sonst helfen, und auf wen ist Verlass?

Das schnelle Auffinden erbfolgerelevanter Urkunden, d.h. insbesondere von Testamenten und Erbverträgen, wird seit Januar 2012 zusätzlich durch das Zentrale Testamentsregister der Bundesnotarkammer sichergestellt. Registriert werden dort notarielle Urkunden und auch eigenhändige Testamente, sofern diese in amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht gegeben worden sind.

Neben dem Unternehmen darf der private Bereich natürlich nicht vergessen werden. Der häufig einkommenslose bzw. geringer verdienende Ehegatte/Lebenspartner und die Kinder müssen für den Lebensunterhalt einen schnellen Zugriff auf liquide finanzielle Mittel haben. Das ist vor allem wichtig, wenn der Verstorbene nur Teilhaber war oder wenn Entnahmen aus dem Unternehmen nicht ohne Weiteres erfolgen können. Hier ist die gegenseitige Bankvollmacht der Eheleute über den Tod hinaus ein Muss. Entsprechende Vollmachten bieten alle Banken an.

Die Praxis zeigt hier leider, dass der Unternehmer häufig gar kein wesentliches Privatvermögen aufgebaut hat. Das erschwert nicht nur die „gerechte” Erbfolge, wenn (sinnvollerweise) nicht alle Kinder und der Ehegatte im Unternehmen nachfolgen sollen.

Darüber hinaus erweist es sich vor allem bei einem plötzlichen Tod als katastrophal, weil der Familie die Liquidität fehlt, bis im Unternehmen nach dem Tod des Unternehmers alles geklärt ist. Man kann hier nur an die potenziell betroffenen Unternehmer appellieren, möglichst früh zu beginnen, auch ein privates Vermögen aufzubauen.

III. Inhalt der Notfallakte

Das hier skizzierte „Mindest-Programm” für eine Notfallakte erfordert nur einen relativ geringen Zeitaufwand, bietet im Notfall jedoch eine große praktische Hilfe. Vor allem folgende Dokumente und Informationen gehören in die Notfallakte:

Checkliste: Dokumente und Regelungen für den geschäftlichen Bereich
  •  Gesellschaftsverträge
  •  Handelsregisterauszüge
  •  Geschäftsführungsordnungen
  • Vollmachten und Zugangsberechtigungen
  • Berater und sonstige Vertraute (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Beiratsmitglieder (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Bankverbindungen
  • Stille Gesellschafter und etwaige Darlehensgeber (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Versicherungsverträge
  •  Mietverträge, Leasingverträge
  • Darlehen (aufgenommene oder gewährte)
  • Grundstücksliste
  • Jahresabschlüsse

Auch der private Bereich darf bei einer Notfallakte nicht vergessen werden.

Checkliste: Dokumente und Regelungen für den privaten Bereich
  •  Liste „Erste Maßnahmen nach dem Todesfall”. Das Familienoberhaupt sollte für seine Erben ausdrücklich schriftlich festhalten, wen sie nach seinem Tod ansprechen und informieren müssen oder können.
  • Testament/Erbvertrag
  • Bankverbindungen
  •  Wertpapierdepots, Sparkonten, Sparbücher
  • Darlehen (aufgenommene oder gewährte)
  •  Versicherungsansprüche
  • Liste der regelmäßigen Einkünfte/Ausgaben
  •  Vermögensverzeichnis
  • Vertrauenspersonen/Testamentsvollstrecker
  • Mitgliedschaften

IV. Maßnahmenkatalog für die ersten 30 Tage

Vor allem der unerwartete, plötzliche Tod des Erblassers und ganz besonders der unerwartete Tod eines Unternehmers stellen die Erben vor erhebliche praktische Probleme.

Nicht selten neigen Unternehmer, insbesondere wenn aus ihrer Sicht die Unternehmensnachfolge an sich noch gar nicht ansteht, dazu, ihre Familie kaum in das Unternehmen und die dortigen Entscheidungsprozesse einzubinden. Denn der Unternehmer ist leider oft noch der einsame „Entscheider”. Daran haben in der Praxis auch eine Vielzahl von Seminaren, Vorträgen, Büchern und Aufsätzen zum Thema „Unternehmensführung” und „Nachfolgegestaltung” nichts geändert.

Den Hinterbliebenen stellen sich deshalb unmittelbar nach dem Tod des Familienoberhaupts typischerweise zwei Fragen:

  • Wer ist anzusprechen und zu informieren?
  • Was ist im Unternehmen und privat zu veranlassen?

Zu diesen beiden Fragen sollte insbesondere der Unternehmer für seine Erben seine Vorstellungen, Gedanken und Hinweise schriftlich als einen Katalog erster Maßnahmen niederlegen.

Wesentliche Punkte sind hier je nach Sachlage im konkreten Einzelfall:

  • Information über die aktuelle Geschäftspolitik;
  • Übersicht über die aktuellen wichtigsten Projekte im Unternehmen (Beispiele: Neubau, Einführung neuer Produkte);
  • Hinweis zur etwaigen Witwen- und Waisenversorgung durch das Unternehmen;
  • Rücksprache und Abstimmung mit den Mitgesellschaftern;
  • Einberufung einer Gesellschafterversammlung und/ oder Beiratssitzung;
  • Kontaktaufnahme mit den wichtigsten Kunden und Lieferanten des Unternehmens;
  • Kontaktaufnahme mit der Hausbank.

Für dieses Notfallprogramm wird der Unternehmer sich sinnvollerweise mit seinem Anwalt und seinem Steuerberater abstimmen.

Bewirtungskosten

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Bewirtungskosten

Inhalt
I. Allgemeines
II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
3. Allgemein betriebliche Veranlassung  4. Begriff der Bewirtungskosten
5. Angemessenheit
6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
III. Werbungskosten bei Arbeitnehmern

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die geschäftlich veranlasste Beköstigung von Personen, die nur in Höhe von 70 % der angemessenen Aufwendungen bei entsprechendem gesetzlich normiertem Nachweis und bei Einhaltung bestimmter Aufzeichnungspflichten als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
I. Allgemeines
Die Bewirtungskosten stehen im Spannungsfeld zwischen nicht abzugsfähigen Kosten der allgemeinen Lebensführung und betrieblich bzw. beruflich veranlassten Kosten, die als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind.
Entscheidend für einen Abzug sind insbesondere folgende Kriterien:
 die Veranlassung der Bewirtung,
 wer bewirtet wird und
 ob die Bewirtungskosten angemessenen sind.
 Außerdem sind grundsätzlich der Nachweis mittels ordnungsgemäßer Rechnung sowie eine gesonderte Aufzeichnung (Ausnahme: Arbeitnehmer) erforderlich.
In vier Schritten lässt sich prüfen, ob bzw. welche Bewirtungskosten abziehbar sind:
1. Schritt: Handelt es sich um betrieblich oder beruflich veranlasste Kosten? Für private Aufwendungen ist ein Abzug von vornherein ausgeschlossen.
2. Schritt: Ist die Bewirtung „geschäftlich“ (z. B. bei Bewirtung von Geschäftsfreunden) oder „allgemein betrieblich“ veranlasst (z. B. bei Arbeitnehmern)? Im ersten Fall dürfen die angemessenen Kosten nur zu 70 % abgezogen werden.
3. Schritt: Sind die Kosten angemessen? Unangemessen hohe Kosten sind aufzuteilen, in einen nicht angemessenen und damit nicht abziehbaren Teil und in einen angemessenen Teil (vgl. hierzu auch Schritt 2).
4. Schritt: Wurden die Höhe und die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung ordnungsgemäß nachgewiesen? Und bei Betriebsausgaben: Wurden die Kosten ordnungsgemäß aufgezeichnet?
II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist geschäftlich und folglich betrieblich veranlasst, wenn sie der Geschäfts-beziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Darunter fällt die Bewirtung der folgenden Personen:
 Kunden bzw. potenzielle Kunden,
 Lieferanten,
 Handelsvertreter,
 Bewerber,
 Besucher des Betriebs im Rahmen der Öffentlichkeits-arbeit sowie
 Berater.
Dazugezählt werden zudem Begleitpersonen, wie z. B. Sekretärin oder Ehegatte. Auch auf den einladenden und teilnehmenden Unternehmer, dessen Arbeitnehmer oder auf seine Familienangehörigen entfallende Kosten können „geschäftlich veranlasst” sein.
Vorsicht ist allerdings geboten bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden im eigenen Haus/der eigenen Wohnung: Hier überwiegt in den Augen der Finanzverwaltung meistens der private Charakter. Nur in ganz seltenen Fällen könnten Sie den „Kampf“ um den Abzug entsprechender Aufwendungen gewinnen, beispielsweise wenn ein ausländischer Geschäftsfreund eine Bewirtung in Gaststätten nicht gewohnt ist bzw. sein oder Ihr eigener Gesundheitszustand das nicht erlaubt oder wenn eine geschäftliche Unterredung geheim gehalten werden soll. Hier ist eine entsprechende Beweisführung unumgänglich.
Ähnlich problematisch ist die Bewirtung anlässlich von privaten Ereignissen wie beispielsweise bei Geburtstagen oder Dienstjubiläen. Auch hier tritt nach Ansicht der
Finanzverwaltung die private Mitveranlassung derart in den Vordergrund, dass sie die Bewirtungskosten insgesamt nicht zum Abzug zulässt – selbst wenn überwiegend Geschäftsfreunde eingeladen sind.
Hinweis: Bei Geschäfts- und Dienstreisen können bei Vorliegen der übrigen (vor allem zeitlichen) Voraussetzungen neben den Bewirtungskosten auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.
2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % abziehbar. Die nicht abzugsfähigen 30 % sollen in typisierter Form die private Haushaltsersparnis durch die ohnehin notwendige Nahrungsaufnahme berücksichtigen. Die Beschränkung gilt auch für den bewirtenden Unternehmer selbst, seine Angestellten und die Angehörigen.
Hinweis: Die frühere Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70 % ist nicht mehr anzuwenden. Die Vorsteuer können Sie damit immer zu 100 % abziehen, auch aus dem ertragsteuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil (sofern die Bewirtungskosten angemessen sind, s. u.).
Da die Abzugsbeschränkung nur für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass greift, ist die nachfolgende Abgrenzung äußerst wichtig:
3. Bewirtung aus allgemein
betrieblicher Veranlassung
Die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern des Betriebs – z. B. bei Betriebsveranstaltungen oder Weihnachtsfeiern – ist nicht „geschäftlich“, sondern „allgemein betrieblich“ veranlasst und daher in voller Höhe abzugsfähig. Hier greift die Abzugsbeschränkung von 70 % nicht, die Kosten sind somit in voller abzugsfähig. Auch die Kosten für Angehörige von Arbeitnehmern und für Personen, die z. B. zur Gestaltung einer Betriebsfeier beitragen, können unbegrenzt abgezogen werden. Die Bewirtung von fremden Arbeitnehmern, z. B. des Geschäftspartners oder von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen, ist aber „geschäftlich veranlasst“ und daher nur zu 70 % abzugs-fähig. Ebenfalls unter die Beschränkung fällt die Bewirtung von freien Mitarbeitern und Handelsvertretern, selbst wenn es sich um betriebsinterne Schulungen handelt.
4. Begriff der Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind vor allem Aufwendungen für
 Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel (z. B. Tabakwaren), aber auch
 Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren), allerdings keine Übernachtungs- oder Fahrtkosten (hier aber ggf. Betriebsausgaben aus anderen Gründen).
Die Beköstigung muss eindeutig im Vordergrund stehen, was z. B. bei Besuchen von Nachtclubs oder eines Varieté nicht der Fall ist. Denn hierbei stehen die Gesamtkosten in einem Missverhältnis zu den Aufwendungen für die Bewirtung. Bei solchen Aufwendungen dürfte in der Regel der private Charakter überwiegen.
Hinweis: Aufmerksamkeiten in geringem Umfang als übliche Geste der Höflichkeit fallen nicht unter den Begriff der Bewirtung. So können z. B. Getränke und Gebäck anlässlich von Besprechungen uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nicht nach der Höhe der Aufwendungen, sondern nach der Verkehrsauffassung und Üblichkeit.
Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die kostenfreie Bewirtung in der betriebseigenen Kantine stattfindet: Hier sind die entsprechenden Sach- und Personalkosten prinzipiell auf das Konto „Bewirtung von Geschäftsfreunden“ umzubuchen und nur mit 70 % abziehbar. Aus Vereinfachungsgründen kann pro Bewirtung und pro Person ein Betrag von 15 € angesetzt werden, von dem anteilig 4,50 € nicht abzugsfähig sind.
Hinweis. Keine Bewirtung im engeren Sinne sind Produkt- und Warenverköstigungen. Sie stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und sind daher als Werbeaufwand unbegrenzt abziehbare Betriebsausgaben.
5. Angemessenheit
Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Ob und inwieweit Bewirtungsaufwendungen angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag). Sollte der Bewirtungsaufwand unangemessen sein, kann er gänzlich vom Abzug ausgeschlossen sein, wenn er seiner Art nach bereits unangemessen ist (z. B. beim Besuch eines Nachtclubs); ist der Aufwand nur der Höhe nach unangemessen, ist er aufzuteilen.
Dies geschieht wie folgt:
 Der unangemessene Anteil ist nicht abziehbar, einschließlich der enthaltenen Vorsteuern.
 Nur der angemessene Teil ist abzugsfähig, wobei dieser Teil dann noch um 30 % zu kürzen ist. Die Vorsteuer aus dem angemessenen Teil bleibt zu 100 % abziehbar.
6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
Die Höhe und geschäftliche Veranlassung der Bewirtung sind zeitnah (innerhalb von ca. zehn Tagen, spätestens mit der Monatsbuchhaltung) schriftlich durch folgende Angaben nachzuweisen:
 Ort und Tag,
 Teilnehmer,
 Anlass,
 Höhe der Aufwendungen.
Der Beleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Hinweis: Vermeiden Sie Streitigkeiten mit dem Finanzamt und geben Sie den Anlass der Bewirtung konkret und beweissicher an. Allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.
Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern; die übrigen Details müssen aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich sein. Nicht nur für den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten, sondern darüber hinaus für den Abzug der darin enthaltenen Vorsteuern muss die maschinelle und registrierte Rechnung folgende Angaben enthalten:
 den vollständigen Namen, die Anschrift der Gaststätte und die dem Gastwirt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
 den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Unternehmer),
 das Ausstellungsdatum,
 die Rechnungsnummer,
 Art, Menge bzw. Umfang der Leistungen,
 das Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag sowie
 den Tag der Bewirtung.
Bei Kleinbeträgen bis 150 € genügen der vollständige
Name und die Anschrift des Gastwirts, das Ausstellungs-datum, Art, Menge oder Umfang der Leistungen, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz.
Um den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten zu sichern, müssen noch folgende Besonderheiten beachtet werden:
 Alle verzehrten Speisen und Getränke müssen mit Einzelpreisen detailliert benannt sein (übliche Bezeichnungen wie z. B. „Menü“, „Lunch-Buffet“ o. Ä. sind dabei ausreichend).
 Außerdem müssen alle Teilnehmer der Bewirtung namentlich genannt werden, auch der einladende Unternehmer selbst, teilnehmende Arbeitnehmer sowie Familienangehörige. Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich, kann vom Finanzamt allerdings angefordert werden. Eine berufliche Schweigepflicht entbindet i. d. R. nicht von der Namensangabe. Eine Ausnahme gilt nur, wenn die Angaben z. B. bei einer großen Personenanzahl nicht zumutbar sind (dann genügt die Zahl und eine Sammelbezeichnung).
 Bei einer Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig.
Neben der Nachweispflicht müssen die Bewirtungsaufwendungen auch einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto oder in einer getrennten Spalte aufgezeichnet werden. Werden diese strikten Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Bewirtungskosten selbst dann streichen, wenn es keine Zweifel an der angemessenen Höhe und betrieblichen bzw. beruflichen Veranlassung der Aufwendungen hat.
Hinweis: Achten Sie akribisch auf die Richtigkeit der Belege. Ohne den ordnungsgemäßen Nachweis, bei unvollständigen Angaben oder fehlender separater Aufzeichnung streicht der Fiskus den Abzug – ggf. auch nachträglich! Die Angaben können nicht nachgeholt werden.
Es besteht eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für die Bewirtungskostenbelege.
III. Werbungskosten
Für Arbeitnehmer gelten für den Werbungskostenabzug die Regelungen für den Betriebsausgabenabzug von Unternehmern sinngemäß – mit Ausnahme der gesonderten Aufzeichnungspflicht. Bei ihnen kommt es auf eine beruf¬liche Veranlassung der Bewirtungskosten an. Dass erfolgsabhängige Einnahmen erzielt werden, ist keine absolute Voraussetzung mehr.
Allerdings entscheidet die Art der Bezüge über die Höhe des Werbungskostenabzugs:
 Bei nicht erfolgsabhängigen Bezügen greift die Abzugsbeschränkung von 70 %.
 Bewirtet ein Arbeitnehmer mit erfolgsabhängigen Bezügen seine Mitarbeiter, sind die Kosten zu 100 % abziehbar. Denn diese Bewirtung ist vergleichbar mit der einer reinen Arbeitnehmerbewirtung eines Unternehmers. Nur 70 % sind allerdings abziehbar, wenn andere Personen als dem Arbeitnehmer unterstellte Mitarbeiter bewirtet werden.
Hinweis: Den 100 %igen Abzug gibt es auch, wenn der Arbeitnehmer nicht selbst als Gastgeber auftritt, sondern sich an den Kosten des Arbeitgebers beteiligt, dieser also der eigentlich Einladende ist (Rechnungsadressierung an diesen). Seinen Kostenanteil kann der Arbeitnehmer dann voll als Werbungskosten geltend machen.

Rechtsstand: 1.6.2016
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