Häusliches Arbeitszimmer: Arbeitsecken im Wohnzimmer sind nicht absetzbar

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Mit Spannung hat die Fachwelt die Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) zu der Frage erwartet, ob die Kosten für ein gemischt (privat und beruflich) genutztes Arbeitszimmer zumindest teilweise als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben absetzbar sind. Der nun veröffentlichte Beschluss des Großen Senats des BFH sorgt für Ernüchterung: Nach Ansicht der Richter darf ein häusliches Arbeitszimmer nur dann steuerlich abgesetzt werden, wenn es ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche und berufliche Zwecke genutzt wird.

Der Entscheidung lag ein Verfahren zugrunde, in dem ein Vermieter sein häusliches Büro zu 60 % für die Verwaltung seiner Vermietungsobjekte und zu 40 % für private Zwecke genutzt hatte. Eine anteilige Berücksichtigung der Raumkosten war nach Gerichtsmeinung nicht zulässig. Nach Ansicht des BFH wollte der Steuergesetzgeber ausdrücklich an den herkömmlichen Begriff des „häuslichen Arbeitszimmers“ anknüpfen, der nur einen Raum erfasst, der wie ein Büro eingerichtet ist und (nahezu) ausschließlich zur Erzielung von Einnahmen genutzt wird. Eine Kostenaufteilung ist laut BFH unter anderem deshalb nicht möglich, weil sich der tatsächliche Nutzungsumfang des Zimmers in der privaten Wohnung des Bürgers nicht überprüfen lässt. Auch ein „Nutzungstagebuch“, in dem der Bürger die Nutzung seines Arbeitszimmers protokolliert, erkannte der BFH nicht als Aufteilungsmaßstab an, weil diese Aufzeichnung nach Gerichtsmeinung denselben Beweiswert hat wie eine bloße Behauptung.

Hinweis: Nach dem neuen BFH-Beschluss ist ein anteiliger Kostenabzug auch für Arbeitsecken im Wohnzimmer oder Durchgangszimmer ausgeschlossen. Zentrale Abzugsvoraussetzung bleibt also weiterhin, dass der Raum ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Nach Ansicht der Finanzbehörden ist allerdings eine untergeordnete private Mitbenutzung von unter 10 % zulässig. Bei Arbeitsecken kann ein Kostenabzug allenfalls mit der Maurerkelle erreicht werden: Wer seinen beruflich genutzten Arbeitsbereich durch Zwischenwände abteilt und so einen abgeschlossenen Arbeitsraum schafft, kann einen Kostenabzug erreichen.

Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltumwandlung

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Voraussetzungen und Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitgebers

I. Durchführungswege bei Entgeltumwandlung

1. Einseitiges Vorgaberecht des Arbeitgebers für versicherungsförmige Durchführungswege

Jeder Arbeitnehmer und jede arbeitnehmerähnliche Person kann von seinem Arbeitgeber verlangen, dass eine Entgeltumwandlung für ihn durchgeführt wird. Dies gilt auch für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte.

Möchte der Arbeitgeber die Entgeltumwandlung seiner Mitarbeiter über eine Direktversicherung, Pensionskasse oder über einen Pensionsfonds durchführen (sog. versicherungsförmige Durchführungswege), dann kann er den Versorgungsträger für seine Arbeitnehmer einseitig festlegen. Dieses Vorgaberecht umfasst auch den gewählten Versicherungstarif, die Leistungsstruktur des Versorgungsversprechens und die Art der Versorgungsleistung. Insbesondere kann der Arbeitgeber bei der Einrichtung einer Entgeltumwandlung für Gruppen auf vergünstigte kollektive Versicherungstarife und Annahmebedingungen zurückzugreifen, die bei privaten Einzelversicherungen nicht zur Verfügung stehen.

Der Arbeitnehmer kann bei der Einrichtung durch den Arbeitgeber dann nicht mehr verlangen, dass seine Entgeltumwandlung über eine von ihm ausgewählte Durchführung erfolgt. Er kann nur die vom Arbeitgeber angebotene versicherungsförmige Durchführung nutzen.

Hinweis: Wählt der Arbeitgeber bei der Direktversicherung einen gezillmerten Tarif, bei dem die Abschlusskosten zu Beginn der Versicherung belastet werden, dann sollte er den Arbeitnehmer ausdrücklich darauf hinweisen. Zudem sollte er mittels der versicherungstariflichen Leistungsverläufe über die Folgen vorzeitiger Abfindungen und Beitragsfreistellungen informieren.

2.  Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Direktversicherung

Möchte der Arbeitgeber keine einheitliche Entgeltumwandlung seiner Mitarbeiter über einen versicherungsförmigen Durchführungsweg in seinem Unternehmen einrichten, dann kann der Arbeitnehmer die Durchführung über die von ihm ausgewählte Direktversicherung verlangen. Der Arbeitgeber sollte sich auch dann genau mit der vorgelegten Direktversicherung, insbesondere mit der Leistungsstruktur, auseinandersetzen. Erschwerend kommt hinzu, dass er sich gegebenenfalls mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Anbietern und Versicherungsvarianten auseinandersetzen muss.

Hinweis: Hinzu kommt, dass sich der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltumwandlung über eine Direktversicherung dann auch auf die sog. Riesterförderung erstreckt. Bei dieser Förderung ist der Arbeitgeber der Versicherungsnehmer, der Arbeitnehmer finanziert die Beiträge aber aus seinem versteuerten Einkommen. Ob diese Variante sinnvoll ist, kann nur im Einzelfall beurteilt werden.

3.  Einvernehmliche Regelung über Direktzusage und Unterstützungskasse

Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich einigen, dann kann die Entgeltumwandlung auch über die Direktzusage und die Unterstützungskasse durchgeführt werden. Diese Durchführungswege haben für den Arbeitgeber jedoch zur Folge, dass er sowohl in der Finanzierungsphase (sog. Anwartschaftsphase) als auch in der späteren Bezugsphase (Leistungsphase) die Verwaltung der Entgeltumwandlung grundsätzlich selbst abwickeln muss. Die Unterstützungskassen und auch die Direktzusagen sollten über eine Rückdeckungsversicherung (Lebensversicherung) finanziert werden. Sowohl Unterstützungskassen als auch die Lebensversicherer bieten regelmäßig einen Verwaltungsservice an, der jedoch kostenpflichtig ist.

II. Entgeltumwandlungsvereinbarung

1.  Allgemeines

Für die Entgeltumwandlung von Gehaltsteilen muss eine schriftliche Entgeltumwandlungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgeschlossen werden.

Hinweis: Die Entgeltumwandlung kann auch automatisiert (sog. Auto-Enrolment Systeme) und mit einer Widerspruchsmöglichkeit des Arbeitnehmers in einer bestimmten Frist (sog. Opting-Out) versehen werden. Diese Modelle beruhen auf dem System, dass jeder Mitarbeiter automatisch im Entgeltumwandlungssystem des Unternehmens mitmacht, ohne dass er aktiv tätig werden muss. Wer nicht mitmachen möchte, muss hingegen aktiv werden, indem er der automatischen Entgeltumwandlung widerspricht.

In der Entgeltumwandlungsvereinbarung verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil des künftigen Bruttoentgelts. Im Gegenzug verpflichtet sich der Arbeitgeber dazu, die zur Entgeltumwandlung verwendeten Entgeltbestandteile in eine wertgleiche Anwartschaft auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung umzuwandeln.

Weitere wesentliche Bestandteile der Entgeltumwandlungsvereinbarung sind:

  • gewählter Durchführungsweg,
  • gewählte Leistungsstruktur,
  • Festlegung des Leistungszieles (Alter, Invalidität und Hinterbliebenenversorgung),
  • gewählter Tarif des Versorgungsträgers.

Im Übrigen sollte die Vereinbarung über die Entgeltumwandlung auch regeln, welches Vergütungsniveau für Gehaltsentwicklungen und Sonderzahlungen maßgeblich ist.

Der Arbeitnehmer kann die Entgeltumwandlung sowohl von regelmäßigem Entgelt als auch von Einmalzahlungen (z.B. variable Gehaltsbestandteile) verlangen. Grundsätzlich können Zeitguthaben nicht mehr in die Entgeltumwandlung eingebracht werden.

Wichtig sowohl für die Umwandlung von variablen Gehaltsbestandteilen als auch von regelmäßigem Entgelt ist aber, dass die Entgeltumwandlungsvereinbarung vor deren Fälligkeit abgeschlossen wird, da sonst die Finanzverwaltung nicht von zukünftigen Entgeltbestandteilen ausgeht und dadurch die Steuerbefreiung und Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung gefährdet ist.

Hinweis: Bei der Entgeltumwandlung reduziert sich durch den Verzicht das Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Damit kann die Versicherungsfreiheit von der gesetzlichen Krankenversicherung wieder entfallen. Auch reduzieren sich dadurch die Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung und die Leistungen der Arbeitslosenversicherung.

2.  Höchst- und Mindestbeträge der Entgeltumwandlung

Soll regelmäßiges Entgelt für die Umwandlung verwendet werden, dann kann der Arbeitgeber verlangen, dass aus Vereinfachungsgründen im Kalenderjahr monatlich gleich bleibende Beträge umgewandelt werden.

Zur Vermeidung von uneffektiven Minimalrenten kann der Arbeitgeber zudem einen jährlichen Mindestbetrag der Entgeltumwandlung verlangen. Dieser orientiert sich an der Bezugsgröße in der Sozialversicherung und beträgt im Jahr 2016 217,87 € (West) und 189,00 € (Ost). Ebenso kann er die maximale Höhe der Entgeltumwandlung wegen der steuerlichen und sozialrechtlichen Förderung auf 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung begrenzen. Dieser bundeseinheitliche Höchstbetrag für das Jahr 2016 beläuft sich auf 2.976,00 €. Innerhalb dieses Korridors kann der Arbeitnehmer grundsätzlich jedes Jahr neu entscheiden ob und wie hoch die Entgeltumwandlung sein soll.

Besteht zwischen den Parteien Einvernehmen, dann können auch höhere oder niedrigere Beträge für die Entgeltumwandlung verwendet werden. Einschränkungen ergeben sich hier nur aus der Förderung durch das Steuer- und Sozialrecht der Durchführungswege sowie aus dem Umfang des Insolvenzschutzes.

Hinweis: Für entgeltfreie Zeiten sollten entsprechende Vorkehrungen getroffen werden.

III. Leistungsziele der Betrieblichen Altersvorsorge

Theoretisch lassen sich mit der Entgeltumwandlung alle drei Leistungsziele Alter, Invalidität und Hinterbliebenenversorgung umsetzen. In der Praxis ergeben sich hier jedoch Einschränkungen.

1.  Altersversorgung

Auch wenn nach dem Betriebsrentengesetz sowohl einmalige Kapitalzahlungen als auch Rentenleistungen vorgesehen sein können, ergibt sich insbesondere aus der steuerlichen und sozialrechtlichen Förderung in den Durchführungswegen Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds faktisch die Beschränkung auf Rentenleistungen. Es müssen daher in der Entgeltumwandlungsvereinbarung Rentenzahlungen als Ablaufleistungen vorgesehen sein, auch wenn nach dem Versicherungstarif bzw. Pensionsplan an Stelle der versicherten Altersrente wahlweise ein Kapital bei Rentenbeginn ausgezahlt werden kann. Ist aber von vornherein lediglich nur eine Kapitalleistung vorgesehen, dann entfällt die steuerliche und sozialrechtliche Förderung. Auch bei der rückgedeckten Unterstützungskassenzusage muss die Ablaufleistung eine lebenslange Rentenzahlung vorsehen, damit der Arbeitgeber die Zuwendungen als Betriebsausgaben ansetzen kann. Tatsächlich kann hier aber auch das Kapital gewählt werden. Bei einer Durchführung über eine rückgedeckte Direktzusage besteht keine Beschränkung auf Rentenzahlungen.

2.  Invalidität

Die Absicherung gegen Fälle der Invalidität (Berufs- oder Erwerbsunfähigkeit) sind grundsätzlich wichtige Bestandteile in einer Betriebsrentenversorgung. Allerdings kann eine angemessene Invalidenrente je nach Höhe und Eintrittsalter einen Versicherungsbeitrag erforderlich machen, der über dem jährlich geförderten Beitrag liegt. Zudem hängt der Versicherungsschutz bei der Entgeltumwandlung von einer individuellen Risikoprüfung ab. Es ist also nicht mit Sicherheit für alle Mitarbeiter klar, ob die geplante Invaliditätsversorgung eingerichtet werden kann. Daher ist bei Auswahl eines generellen Entgeltumwandlungssystems durch den Arbeitgeber stets zu prüfen, ob eine selbständige oder auch zusätzliche Invaliditätsversorgung administrativ vertretbar ist (z.B. Schutz personenbezogener Daten der Mitarbeiter etc.). Insbesondere sollte die Zusage von der Versicherbarkeit abhängig gemacht werden.

3.  Hinterbliebenenversorgung

Damit die Hinterbliebenen durch die Entgeltumwandlung begünstigt werden können, muss der Arbeitgeber eine Hinterbliebenenversorgung ausdrücklich vereinbaren.

  1. a) Begünstigte Hinterbliebene

Das Steuerrecht erkennt nur folgende Personen als begünstigte Hinterbliebene an (sog. enger Hinterbliebenenbegriff):

  • die Witwe bzw. der Witwer
  • der frühere Ehegatte,
  • die Lebensgefährten,
  • gleichgeschlechtliche Lebenspartnerschaften
  • sog. Kindergeldkinder.

Insbesondere für den Lebensgefährten stellt das Steuerrecht weitere Anforderungen. So müssen diese namentlich benannt werden und mit dem verstorbenen Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Todes einen gemeinsamen Haushalt geführt haben.

  1. b) Hinterbliebenenleistung

Eine separate Hinterbliebenenversorgung, wie insbesondere eine lebenslange Rente oder ein eigens bemessenes Versorgungskapital, kann im Rahmen einer Entgeltumwandlung mit einer individuellen Risikoprüfung verbunden sein. Bei der Einrichtung einer generellen Versorgung sollte dies berücksichtigen werden, ähnlich wie bei der Invaliditätsversorgung. Für den Arbeitgeber kann es daher sinnvoll sein, die Hinterbliebenenversorgung auf das zu beschränken, was eine Rentenversicherung bei Tod des Arbeitnehmers (vor und nach Rentenbeginn) leistet.

IV. Leistungsstruktur

1.  Allgemeines

Die Wahl der Leistungsstruktur bestimmt die Höhe der zugesagten Versorgungsleistung, für die der Arbeitgeber haftet (sog. Ausfallhaftung). Sie bestimmt zudem, ob der Arbeitgeber im Leistungsfall zur Anpassung der laufenden Versorgungsrente verpflichtet ist, also ggf. weitere Kosten bei Rentenbezug entstehen können.

2.  Arten und Haftungsumfang

Nach der Systematik des Betriebsrentengesetzes kann die versprochene Leistung entweder ein bestimmter oder bestimmbarer Betrag sein, wie etwa eine Rente in bestimmter Höhe (Leistungszusage), oder das Ergebnis aus umgewandelten Beträgen (Beitragsorientierte Leistungszusage und Beitragszusage mit Mindestleistung).

Hinweis: Da bei einer Entgeltumwandlung der Arbeitgeber regelmäßig nur das Ergebnis aus den tatsächlich umgewandelten Beiträgen versprechen will, sollte er keinesfalls eine Leistungszusage erteilen.

Bei der beitragsorientierten Leistungszusage verpflichtet sich der Arbeitgeber, bestimmte Beiträge in eine Anwartschaft auf Alters-, Invaliden bzw. Hinterbliebenenversorgung umzuwandeln. Versprochen wird dann das Ergebnis, das sich aus einem versicherungsmathematischen Umwandlungsprinzip aufgrund eines Beitrags ergibt. Das ist also eine garantierte Leistung zuzüglich einer gegebenenfalls existenten Überschussleistung nach einem klassischen Versicherungstarif, wie er in der Regel bei der Direktversicherung, Pensionskassenversicherung und der Rückdeckungsversicherung zur Direktzusage oder zur Unterstützungskasse zum Einsatz kommt. Für vorzeitige Leistungen (Abfindung, Übertragung) und Leistungen im Versorgungsfall kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer hier auf die dann vorgesehene Versicherungsleistung verweisen.

Bei den versicherungsförmigen Durchführungswegen kann der Arbeitgeber auch eine Beitragszusage mit Mindestleistung erteilen, um seine Haftung zu begrenzen. In diesem Fall ist sein Versprechen nur auf die zugesagten Beiträge abzüglich der Kosten des biometrischen Risikoausgleichs begrenzt. Dies hat insbesondere Relevanz bei fondsgebundenen Produkten.

Hinweis: Bei fondsgebundenen Lebensversicherungen ohne Garantie Leistung ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Leistungen aus der Versicherung bei vorzeitiger Fälligkeit (Abfindung, Übertragung) und im Versorgungsfall den Werten entsprechen, die sich aus der Summe der eingezahlten Beiträge ergeben. Ansonsten greift hier die Ausfallhaftung.

Aber auch bei fondsgebundenen Lebensversicherungen mit Garantie Leistung kann die Ausfallhaftung des Arbeitgebers bei vorzeitiger Fälligkeit greifen. Etwa dann, wenn sich der Wert der Versicherung auf weniger als die zugesagten Beiträge beläuft. Die Garantie bei solchen Produkten, dass mindestens die geleisteten Beiträge erhalten bleiben, bezieht sich nur auf den Zeitpunkt des Ablaufs der Versicherung, nicht aber auf Zeitpunkte davor.

3.  Anpassungsverpflichtung der laufenden Rente

Wird die beitragsorientierte Leistungszusage über eine Direktversicherung oder eine Pensionskassenversicherung durchgeführt, dann kann der Arbeitgeber seiner Anpassungsverpflichtung dadurch nachkommen, dass im Versicherungsvertrag festgelegt wird, dass ab Rentenbeginn sämtliche Überschussanteile zur Erhöhung der laufenden Leistung verwendet werden.

Im Fall der Unterstützungskassenzusage und der Direktzusage ist der Arbeitgeber zur Anpassung verpflichtet. Aber auch hier kann er Tarife der Versorgungsträger wählen, welche die Anpassungsverpflichtung garantiert finanzieren, so dass keine weiteren Kosten entstehen.

Bei der Beitragszusage mit Mindestleistung in den versicherungsförmigen Durchführungswegen besteht, anders als bei der beitragsorientierten Leistungszusage, keine Verpflichtung zur Anpassung der laufenden Leistung.

Hinweis: Durch eine Änderung des Betriebsrentengesetzes, die zum 1.1.2018 in Kraft treten wird (Bundestagsbeschluss vom 12.12.2015), werden die Regelungen zur Höhe der unverfallbaren Anwartschaften ausgeschiedener Arbeitnehmer genauer gefasst. Die Anwartschaft des ausgeschiedenen Arbeitnehmers soll sich im weiteren Verlauf bis zum Versorgungsfall nicht schlechter entwickeln als die Anwartschaft eines vergleichbaren nicht ausgeschiedenen Arbeitnehmers.

In folgenden Fällen wird man in der Regel von einer Gleichbehandlung der beiden Anwärtergruppen ausgehen können: (1) bei Leistungszusagen auf einen festen Versorgungsbetrag, (2) bei Bemessungssystemen mit Verzinsung, die auch dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer zugutekommt, (3) bei der Direktversicherung, der Pensionskasse und dem Pensionsfonds, wenn die Verzinsung bzw. die planmäßigen oder die tariflichen Erträge auch dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer zugute kommen.

Bei endgehaltsbezogenen Leistungszusagen müssen hingegen künftig zusätzliche Vorkehrungen (Anpassung der Anwartschaften) getroffen werden, damit man regelmäßig von der Gleichbehandlung der beiden Anwärtergruppen ausgehen kann.

V. Insolvenzsicherungspflicht und Höhe der geschützten Anwartschaften

1.  Sicherungspflichtige Durchführungswege

Für die Direktversicherung und die Pensionskasse besteht keine Sicherungspflicht, so dass keine Beiträge zum PSVaG als Träger der gesetzlichen Insolvenzsicherung zu entrichten sind.

Bei der Wahl des Pensionsfonds hingegen besteht eine Sicherungspflicht bereits ab Beginn der Entgeltumwandlung. Damit ist eine Melde- und Beitragspflicht des Arbeitgebers gegenüber dem PSVaG verbunden. Der Beitrag errechnet sich jährlich neu aus dem festgesetzten Beitragssatz und der Beitragsbemessungsgrundlage für den Pensionsfonds (20 % vom steuerlichen Teilwert der Pensionsverpflichtung).

Für die Direktzusage ist der volle steuerliche Teilwert der Pensionsverpflichtung als Bemessungsgrundlage anzusetzen. Bei rückgedeckten Unterstützungskassen wird die Bemessungsgrundlage eigens bemessen.

2.  Höhe des Insolvenzschutzes

Der Insolvenzschutz durch den PSVaG ist jedoch anfänglich der Höhe nach begrenzt. So besteht ein sofortiger Insolvenzschutz bei der Entgeltumwandlung nur für die Beträge von bis zu 4 % von Hundert der jeweils aktuellen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung. Erst nach Ablauf der 2- Jahresfrist greift der Insolvenzschutz durch den PSVaG für darüber hinausgehende umgewandelte Entgeltbestandteile.

VI. Bilanzielle Auswirkungen

Die Beiträge des Arbeitgebers zur Direktversicherung, zur Pensionskasse und zum Pensionsfonds sind Betriebsausgaben. Dies gilt ebenso für die Beiträge zur Rückdeckungsversicherungen der Direktzusage. Damit die Zuwendungen zur rückgedeckten Unterstützungskassenzusage als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen bestimmte Vorgaben des Steuerrechts eingehalten werden. Auch die Beiträge an den PSVaG zur Insolvenzsicherung sind Betriebsausgaben.

Die versicherungsförmigen Durchführungswege und die Unterstützungskasse berühren weder die Passiv- noch die Aktivseite der Steuerbilanz des Unternehmens. Dies gilt auch für die Handelsbilanz.

Bei der Direktzusage muss der Arbeitgeber in der Anwartschaftsphase sowohl in der Steuer- als auch in der Handelsbilanz Pensionsrückstellungen bilden, um sie dann in der Leistungsphase wieder abzubauen. Dies gilt auch, wenn eine Rückdeckungsversicherung abgeschlossen wurde. Für die Rückdeckungsversicherung muss der Aktivwert ausgewiesen werden. Um die Rückstellungen in der Steuerbilanz wirksam bilden zu können, muss der Arbeitgeber die Vorgaben des Steuerrechts berücksichtigen.

VII. Ausscheiden mit unverfallbaren Anwartschaften

Die Anwartschaften aus der Entgeltumwandlung sind von Anfang an gesetzlich unverfallbar. Anders als bei der Arbeitgeberfinanzierung gilt hier keine gesetzliche Mindestfrist, die zum Verfall der Anwartschaft führt. Der Arbeitgeber muss sich also immer überlegen, wie mit den Anwartschaften verfahren werden soll.

1.  Wahlrecht des Arbeitgebers zur versicherungsförmigen Lösung

Wird die Entgeltumwandlung als beitragsorientierte Leistungszusage über eine Direktversicherung oder Pensionskassenversicherung durchgeführt, dann kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Versicherung zur Fortführung mit eigenen Beiträgen anbieten und ist damit enthaftet. Die Wirksamkeit dieses einseitigen Wahlrechts ist an bestimmte Gestaltungsvoraussetzungen der Direktversicherung und Pensionskassenversicherung gebunden, die bereits bei deren Abschluss einzuhalten sind. So dürfen die Überschussanteile seit Versicherungsbeginn nur zur Verbesserung der Leistung verwendet werden, das Bezugsrecht der Direktversicherung ist von Anfang an unwiderruflich, dem Arbeitnehmer muss das Recht zur Fortsetzung mit eigenen Beiträgen eingeräumt worden sein und die Verpfändung, Abtretung oder Beleihung ist ausgeschlossen. Daneben dürfen keine Beitragsrückstände vorhanden sein und das Wahlrecht muss spätestens nach 3 Monaten seit dem Ausscheiden dem Versicherer und dem Arbeitnehmer mitgeteilt werden.

Die versicherungsförmige Lösung ist jedoch ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer vorher seinen Anspruch auf Übertragung geltend macht.

Für die übrigen Durchführungswege und die Leistungsstruktur der Beitragszusage mit Mindestleistung ist die versicherungsförmige Lösung ausgeschlossen.

2.  Wahlrecht des Arbeitgebers zur Abfindung von Bagatellleistungen

Eine unverfallbare Anwartschaft kann unabhängig vom Durchführungsweg und der Leistungsstruktur vom Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Schuld befreiend abgefunden werden, wenn sie als sog. Bagatellleistung zu qualifizieren ist. Die Abfindung kann ohne Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen, sie ist jedoch ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer vorher von seinem Recht auf Übertragung Gebrauch macht.

Eine Bagatellleistung im Jahr 2016 liegt dann vor, wenn die künftigen oder laufenden monatlichen Rentenbeträge den Betrag von 29,05 € (West) und 25,20 € (Ost) nicht übersteigen. Der Höchstbetrag für die Abfindung von zugesagten Kapitalleistungen beträgt 3.486,00 € (West) und 3024,00 € (Ost).

Hinweis: Ab dem 1.1.2018 dürfen sog. Kleinstanwartschaften nicht gegen den Willen des Arbeitnehmers abgefunden werden, wenn dieser ein neues Arbeitsverhältnis in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union begründet. Dies muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer innerhalb von 3 Monaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mitteilen.

Für rein inländische Sachverhalte bleibt es bei dem einseitigen Abfindungsrecht des Arbeitgebers.

3.  Anspruch des Arbeitnehmers auf Übertragung

Wird die Entgeltumwandlung über die versicherungsförmigen Durchführungswege durchgeführt, dann steht dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Übertragung der unverfallbaren Anwartschaft auf den neuen Arbeitgeber zu. Dieser Anspruch muss innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht werden. Der neue Arbeitgeber ist dann verpflichtet, eine dem Übertragungswert wertgleiche Zusage zu erteilen und diese über einen versicherungsförmigen Durchführungsweg durchzuführen. Im Fall der Durchführung über die Unterstützungskasse und die Direktzusage besteht dieser Anspruch nicht.

Hinweis: Auch nach der Ausübung der versicherungsförmigen Lösung bei der Direktversicherung und der Pensionskassenversicherung hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Übertragung des Versorgungswertes auf den neuen Arbeitgeber. Dieser richtet sich dann jedoch gegen den Versorgungsträger.

4.  Verbleiben der unverfallbaren Anwartschaft im Unternehmen

Bei der Unterstützungskassen- und Direktzusage bleibt regelmäßig die beitragsfreie Versicherungsleistung als Teilanwartschaft beim Arbeitgeber bestehen. Anderes gilt nur, wenn es zwischen dem neuen Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer und dem ehemaligen Arbeitgeber zu einer Vereinbarung über die Übernahme der Versorgung kommt.

VIII. Steuerliche und sozialrechtliche Auswirkungen beim Arbeitnehmer

1.  Anwartschaftsphase

  1. a) Versicherungsförmige Durchführungswege

Die steuerliche Förderung für alle drei versicherungsförmigen Durchführungswege ist bundeseinheitlich pro Kalenderjahr auf 4 % der jeweils aktuellen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung (West) begrenzt. Für 2016 beläuft sich der Höchstbetrag auf jährlich 2.976,00 €. Dieser Betrag kann sich um weitere 1.800 € erhöhen, wenn die Versorgungszusage nach dem 31.12.2004 erteilt wurde und keine oder keine beitragspflichtige Direktversicherung oder Pensionskassenversicherung mit Pauschalbesteuerung gegeben ist. Im Jahr 2016 können also versicherungsförmig maximal 4.776,00 € für die Entgeltumwandlung steuerfrei verwendet werden. Darüber hinausgehende Entgeltbestandteile, die als Beiträge in eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder in einen Pensionsfonds eingezahlt werden, sind dann im Zeitpunkt ihrer Zuführung zum Versorgungsträger steuerpflichtiger Lohn.

Alle drei versicherungsförmigen Durchführungswege sind zudem nur begrenzt sozialversicherungsfrei. Danach sind die Zuwendungen für Rentenzahlungen nur bis zur Höhe von insgesamt 4 % der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung sozialversicherungsfrei. Der Höchstbetrag beläuft sich auch hier im Jahr 2016 auf 2.976,00 €. Zuwendungen für künftige Kapitalzahlungen werden nicht erfasst. Anders als im Steuerrecht, kann sich der Freibetrag nicht um jährlich weitere 1.800 € erhöhen.

  1. b) Direktzusage und Unterstützungskasse

Die Beiträge die der Arbeitgeber bei der Rückdeckung einer Direktzusage an den Lebensversicherer zahlt, sind für den Arbeitnehmer unbegrenzt einkommenssteuerfrei. Die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung dagegen ist wie bei den versicherungsförmigen Durchführungswegen auf 4 % der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze begrenzt.

Die Zuwendungen des Arbeitgebers an die rückgedeckte Unterstützungskasse sind ebenfalls einkommensteuerfrei. Wie bei der Direktzusage ist auch hier die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auf 4 % der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze begrenzt.

Hinweis: Zur effektiven Gestaltung der Entgeltumwandlung, können auch die Systeme von versicherungsförmiger Durchführung mit einer Unterstützungskasse und/oder Direktzusage effektiv kombiniert werden. Die steuerliche und sozialrechtliche Förderung gilt je Durchführungsweg.

2. Bezugsphase

  1. a) Versicherungsförmige Durchführungswege

Die Versorgungsleistungen, die aus den steuerfreien Beiträgen finanziert worden sind, werden bei Rentenbezug als sonstige Einkünfte voll versteuert. Die Rentenleistungen, die auf Beiträgen beruhen, die bereits bei der Umwandlung besteuert wurden, werden nur noch mit dem Ertragsanteil versteuert. Wegen der veränderten Erwerbslage im Rentenalter führt diese Besteuerung regelmäßig zu einer geringeren Steuerbelastung als in der Aktivenphase.

Die Versorgungsbezüge aus der betrieblichen Altersversorgung sind beitragspflichtige Einnahmen und führen somit zu einer Beitragspflicht zur Krankenversicherung der Rentner und zur sozialen Pflegeversicherung. Die Beiträge werden direkt von den Versorgungsträgern abgeführt.

  1. b) Direktzusage und Unterstützungskasse

Die Leistungen aus der Direktzusage und der Unterstützungskassenzusage sind bei Bezug voll als nachträgliche Einkünfte aus nicht selbständiger Tätigkeit zu versteuern.

Für Kapitalleistungen kommt eine Verteilung der Steuer nach der sog. Fünftelungs-Regelung zur Anwendung. Auch hier sind Beiträge zur Krankenversicherung und zur sozialen Pflegeversicherung zu zahlen.

Der Arbeitgeber muss die Renten verwalten oder sich eine entsprechende Dienstleistung einkaufen.

Kleinunternehmerregelung – Vorteile und Voraussetzungen

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Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere Rechtsfigur des Umsatzsteuerrechts. Sie bietet vor allem Unternehmen zu Beginn ihrer Tätigkeit und kleineren Unternehmen allgemein eine Reihe von steuerlichen und administrativen Vorteilen. Die Anwendbarkeit ist insbesondere an das Unterschreiten von bestimmten Umsatzgrenzen geknüpft. Darüber hinaus existieren grundsätzlich keine besonderen persönlichen oder sachlichen Anforderungen.

Stehen Sie am Beginn Ihrer Selbständigkeit, sollte die Anwendung der Kleinunternehmerreglung in Betracht gezogen werden. Erforderlich ist dann vor allem das Aufstellen eines Businessplans unter Einbeziehung von prognostizierten Umsätzen und deren steuerlichen Folgen. Was genau zu beachten ist, erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Sind Sie bereits als Kleinunternehmer tätig, zeigt dieses Merkblatt noch einmal alle erforderlichen Informationen rund um die Beibehaltung der Regelung auf.

I.    Vorteile

1.    Keine Umsatzbesteuerung

Das Wesensmerkmal der Kleinunternehmerregelung ist, dass betroffene Unternehmer nicht der Umsatzbesteuerung unterliegen. Sie können (und müssen) ihre Umsätze ohne Aufschlag der derzeit geltenden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer (MwSt.) erbringen. Dies kann einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn man so seine Leistungen günstiger anbieten kann als die Mitwettbewerber. In einigen Branchen wie etwa im E-Commerce oder im kleingewerblichen Handel beruhen ganze Geschäftsmodelle darauf, Leistungen ohne Umsatzsteuer anbieten zu können.

2.    Weniger Bürokratiepflichten

Der große administrative Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass der Kleinunternehmer wesentlich weniger Erklärungspflichtigen zu erfüllen hat, als der regelbesteuerte Unternehmer. Vor allem muss er keine monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Wird er grenzüberschreitend tätig, entfällt auch die Pflicht zur Abgabe sogenannter Zusammenfassender Meldungen. Bestehen bleibt lediglich die Notwendigkeit zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung.

Zudem gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Aufzeichnungspflichten. Verbunden mit der einkommensteuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt regelmäßig die Aufzeichnung tatsächlich vereinnahmter und verausgabter Beträge. Einige Verpflichtungen wie etwa die Führung eines Rechnungsausgangsbuchs bleiben bestehen.

II.   Nachteile

Der einzig echte Nachteil der Kleinunternehmerregelung kommt bei Verlustsituationen zum Tragen. Hier sind reguläre Unternehmer besser gestellt, weil der Staat ihnen den „Umsatzsteuerverlust“ erstattet. Kleinunternehmer tragen diesen als Betriebsausgabe und können den Verlust später nur teilweise ertragsteuerlich geltend machen. Gleichwohl ist dieser Nachteil betragsmäßig eher gering. Zudem wird sich die Verlustperiode meist zeitlich in tendenziell engen Grenzen halten.

Ein unechter Nachteil der Kleinunternehmerregelung besteht in dem Verwaltungsmehraufwand beim Übergang zur Regelbesteuerung. Der Wechsel der Besteuerungsform erfordert eine Reihe von Übergangsmaßnahmen. Das kann die Kleinunternehmerregelung insgesamt unattraktiv machen, wenn beispielsweise absehbar ist, dass schon im zweiten Jahr nach der Unternehmensgründung die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung überschritten werden.

Ferner kann ein psychologischer Nachteil daraus resultieren, wenn Geschäftspartner den Kleinunternehmerstatus erkennen und so auf eine geringe Unternehmensgröße schließen. Dies kann in bestimmten Branchen wie etwa im Dienstleistungsbereich die Auftragsentwicklung behindern.

III.  Voraussetzungen

1.    Kein Antrag

Die Anwendung der Kleinunternehmerreglung muss nicht beantragt werden. Werden die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, gilt man automatisch als Kleinunternehmer. Man hat jedoch die Möglichkeit auf die Anwendung der Sonderregelung zu verzichten. Hierfür muss ein formloser Antrag gestellt werden.

2.    Umsatzgrenzen

Das „klein“ in Kleinunternehmer wird über den Unternehmensumsatz definiert.

Grundsätzlich ist die Regelung bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 € anwendbar. Maßgeblich ist die Summe der tatsächlich vereinnahmten Entgelte. Steuerfreie Einnahmen, wie z. B. aus ärztlicher Tätigkeit bleiben außer Betracht. Auf die Gewinnspanne kommt es nicht an. Wird die Umsatzgrenze überschritten, darf im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen werden. Dies gilt solange, bis der Vorjahresumsatz die Grenze von 17.500 € wieder unterschreitet. Dieser Grenzwert ist ein Bruttobetrag, schließt als die Umsatzsteuer ein. Für das laufende Unternehmensjahr hat die Grenzüberschreitung grundsätzlich keine Auswirkungen.

Droht zum Jahresende die Nichteinhaltung der Grenze darf die Vereinnahmung von Umsätzen ins Folgejahr hinausgezögert werden. Entscheidend ist, dass der Unternehmer über die Geldmittel noch keine Verfügung hat. Daher sollte der eigene Umsatz als Kleinunternehmer regelmäßig in den Blick genommen werden.

Hinweis: Übt der Unternehmer seine Tätigkeit nur in einem Teil des Jahres aus, weil er sein Unternehmer erst unterjährig aufgenommen und/oder beendet hat, muss der tatsächliche Umsatz auf einen Jahresumsatz hochgerechnet werden. Maßgeblich sind dabei angefangene Kalendermonate. Wer etwa sein Unternehmer am 30. Juli eröffnet, gilt bis Jahresende als sechs Monate lang tätig. Der tatsächliche Umsatz ist für die Frage nach der Grenzunterschreitung zu verdoppeln. Die Regelung gilt nur bei echter Unternehmens(-neu-)eröffnung oder -beendigung. Entsprechend gilt sie z. B. nicht für Saisonbetriebe.

Neben der Umsatzgrenze für Vorjahre von 17.500 € existiert noch eine Grenze für die Höhe der prognostizierten Umsätze des laufenden Jahres. Der voraussichtliche Gesamtumsatz muss danach 50.000 € im laufenden Kalenderjahr unterschreiten. Hierzu muss der Unternehmer eine substantiierte Prognose dokumentieren. Erfolgt die Dokumentation nicht oder nur unzureichend und wird die Umsatzgrenze von 50.000 € überschritten, entfällt die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung nicht nur für das Folgejahr, sondern auch rückwirkend für das laufende Jahr. Alle vereinnahmten Umsätze müssen dann nachversteuert werden.

Wird die Grenze der prognostizierten Umsätze trotz einer anderslautenden, stichhaltigen Prognose doch überschritten, bleibt die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr anwendbar. Aufgrund der zwangsläufigen Überschreitung der Grenze von 17.500 € entfällt jedoch die Anwendung der Regelung für das Folgejahr.

Eine Besonderheit gilt für das Jahr der Tätigkeitsaufnahme. Die Prognosegrenze ist hier nur 17.500 € statt 50.000 €.

 IV. Wichtige Hinweise

1.    Rechnung

Der Kleinunternehmer ist nicht berechtigt, Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen auszuweisen. Dies gilt uneingeschränkt, auch für den Steuersatzausweis auf Kleinbetragsrechnungen. Daneben gelten jedoch – bußgeldbewährt – die gewöhnlichen Rechnungsanforderungen. Dennoch ausgewiesene Steuer wird dem Finanzamt geschuldet. Das gilt ebenso, wenn nur Bruttobetrag und ein Steuersatz angegeben werden.

Gegenüber Unternehmerkunden ist ein Hinweis auf die Nichtbesteuerung in den Ausgangsrechnungen hilfreich, aber nicht erforderlich. Die Formulierung kann daher frei gewählt werden, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG“.

2.    Freiwillige Besteuerung

Der Kleinunternehmer kann auf die Anwendung der Sonderregelung verzichten und sich freiwillig der Normalbesteuerung unterwerfen. Dies kann sinnvoll sein, wenn die oben beschriebenen Nachteile im konkreten Einzelfall besonders schwer wiegen.

Der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann für das laufende Jahr im Voraus oder auch rückwirkend erklärt werden. Möglich ist ein Verzicht grundsätzlich auch noch mit der Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung.

Wird auf die Kleinunternehmerreglung verzichtet, erfolgt eine Behandlung wie beim gewöhnlichen Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Unternehmer hat insoweit alle Rechte und Pflichten des gewöhnlichen umsatzsteuerlichen Unternehmers.

Hinweis: Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet den Betroffenen für fünf Kalenderjahre. In dieser Zeit kann nicht zur Kleinunternehmerreglung zurückgekehrt werden.

3.    Nebenerwerb

Besonders geeignet ist die Kleinunternehmerregelung auch für Personen mit selbständigem Nebenerwerb. Dies gilt z. B. für den Angestellten, der in geringem Umfang nebenher als Autor oder Dozent tätig wird.

Hinweis: Auch der Nebenerwerb muss umsatzsteuerlich zwingend angezeigt werden. Allein die Erzielung von Einnahmen ist hierfür hinreichende Bedingung. Auf eine mögliche Gewinnerzielung kommt es nicht an. Die unterbliebene Unternehmensanzeige stellt steuerstrafrechtlich relevantes Verhalten dar.

Zudem ist die Kleinunternehmerreglung als Ergänzung meist ideal für Unternehmer, die mit ihrer Haupttätigkeit einer bestimmten Sonderform der Besteuerung unterliegen und in geringem Umfang Nebenumsätze erzielen. Dies betrifft etwa den Arzt, der in geringem Umfang steuerpflichtige Umsätze erzielt. Gleiches gilt für den Land- und Forstwirt, welcher mit dem Großteil seiner Umsätze der Durchschnittsbesteuerung unterliegt. Steuerfreie Umsätze können dabei in beliebigem Umfang erzielt werden. Für Land- und Forstwirte ist derweil Voraussetzung, dass ihre gesamten Umsätze (also auch diejenigen aus dem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb) die Umsatzgrenzen unterschreiten, damit die Kleinunternehmerreglung für die Nebenumsätze in Anspruch genommen werden kann.

4.    Grenzüberschreitende Umsätze

Wird die Unternehmenstätigkeit auch grenzüberschreitend ausgeübt, gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen, wie für regelbesteuerte Unternehmer. So können etwa auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Allein aus der Erteilung der USt-IdNr. folgen noch keine zusätzlichen Steuererklärungspflichten.

Hinweis: Bei tatsächlicher grenzüberschreitender Betätigung können den Kleinunternehmer jedoch zusätzliche Steuerpflichten treffen. Sollten sich bei Ihnen hierzu Fragen ergeben, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Registrierkassen: Ab 2017 gelten verschärfte Regeln

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In bargeldintensiven Betrieben liegt der Fokus der steuerlichen Betriebsprüfung häufig auf der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Unregelmäßigkeiten in diesem Bereich führen hier oft zu kräftigen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Bereits im Jahr 2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in der „neuen Kassenrichtlinie“ seine erhöhten Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften dargelegt. Demnach muss ein Kassensystem unter anderem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens zehn Jahre archivieren, wobei die Archivierung auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen kann. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen die Daten dem Prüfer elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.

Damit Betriebe ihre alten Kassensysteme (ohne geforderte Speicherungsmöglichkeit) nicht zwangsläufig sofort austauschen mussten, hatte das BMF damals folgende Übergangsfrist formuliert: Unternehmer durften ihre alten Kassen demnach noch bis zum 31.12.2016 weiterhin einsetzen, sofern

  • sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Zieldurchgeführt hatten, die erhöhten Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen, oder
  • sich die Kasse bauartbedingt nicht aufrüsten ließ.

Hinweis: Spätestens zum 31.12.2016 entsteht also auch bei Ihnen Handlungsbedarf, wenn Sie noch immer ein altes elektronisches Kassensystem einsetzen, das die erhöhten Anforderungen nicht erfüllt. Derartige Kassen müssen entweder ausgetauscht oder auf den geforderten technischen Stand gebracht werden. Ignorieren Sie die neuen Regeln und setzen Sie Ihr altes Kassensystem weiterhin für die steuerliche Einnahmenermittlung ein, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung später nicht anerkennt und Steuernachzahlungen einfordert.

Kleinunternehmerregelung – Vorteile und Voraussetzungen

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Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere Rechtsfigur des Umsatzsteuerrechts. Sie bietet vor allem Unternehmen zu Beginn ihrer Tätigkeit und kleineren Unternehmen allgemein eine Reihe von steuerlichen und administrativen Vorteilen. Die Anwendbarkeit ist insbesondere an das Unterschreiten von bestimmten Umsatzgrenzen geknüpft. Darüber hinaus existieren grundsätzlich keine besonderen persönlichen oder sachlichen Anforderungen.

Stehen Sie am Beginn Ihrer Selbständigkeit, sollte die Anwendung der Kleinunternehmerreglung in Betracht gezogen werden. Erforderlich ist dann vor allem das Aufstellen eines Businessplans unter Einbeziehung von prognostizierten Umsätzen und deren steuerlichen Folgen. Was genau zu beachten ist, erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Sind Sie bereits als Kleinunternehmer tätig, zeigt dieses Merkblatt noch einmal alle erforderlichen Informationen rund um die Beibehaltung der Regelung auf.

I.    Vorteile

1.    Keine Umsatzbesteuerung

Das Wesensmerkmal der Kleinunternehmerregelung ist, dass betroffene Unternehmer nicht der Umsatzbesteuerung unterliegen. Sie können (und müssen) ihre Umsätze ohne Aufschlag der derzeit geltenden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer (MwSt.) erbringen. Dies kann einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn man so seine Leistungen günstiger anbieten kann als die Mitwettbewerber. In einigen Branchen wie etwa im E-Commerce oder im kleingewerblichen Handel beruhen ganze Geschäftsmodelle darauf, Leistungen ohne Umsatzsteuer anbieten zu können.

2.    Weniger Bürokratiepflichten

Der große administrative Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass der Kleinunternehmer wesentlich weniger Erklärungspflichtigen zu erfüllen hat, als der regelbesteuerte Unternehmer. Vor allem muss er keine monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Wird er grenzüberschreitend tätig, entfällt auch die Pflicht zur Abgabe sogenannter Zusammenfassender Meldungen. Bestehen bleibt lediglich die Notwendigkeit zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung.

Zudem gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Aufzeichnungspflichten. Verbunden mit der einkommensteuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt regelmäßig die Aufzeichnung tatsächlich vereinnahmter und verausgabter Beträge. Einige Verpflichtungen wie etwa die Führung eines Rechnungsausgangsbuchs bleiben bestehen.

II.   Nachteile

Der einzig echte Nachteil der Kleinunternehmerregelung kommt bei Verlustsituationen zum Tragen. Hier sind reguläre Unternehmer besser gestellt, weil der Staat ihnen den „Umsatzsteuerverlust“ erstattet. Kleinunternehmer tragen diesen als Betriebsausgabe und können den Verlust später nur teilweise ertragsteuerlich geltend machen. Gleichwohl ist dieser Nachteil betragsmäßig eher gering. Zudem wird sich die Verlustperiode meist zeitlich in tendenziell engen Grenzen halten.

Ein unechter Nachteil der Kleinunternehmerregelung besteht in dem Verwaltungsmehraufwand beim Übergang zur Regelbesteuerung. Der Wechsel der Besteuerungsform erfordert eine Reihe von Übergangsmaßnahmen. Das kann die Kleinunternehmerregelung insgesamt unattraktiv machen, wenn beispielsweise absehbar ist, dass schon im zweiten Jahr nach der Unternehmensgründung die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung überschritten werden.

Ferner kann ein psychologischer Nachteil daraus resultieren, wenn Geschäftspartner den Kleinunternehmerstatus erkennen und so auf eine geringe Unternehmensgröße schließen. Dies kann in bestimmten Branchen wie etwa im Dienstleistungsbereich die Auftragsentwicklung behindern.

III.  Voraussetzungen

1.    Kein Antrag

Die Anwendung der Kleinunternehmerreglung muss nicht beantragt werden. Werden die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, gilt man automatisch als Kleinunternehmer. Man hat jedoch die Möglichkeit auf die Anwendung der Sonderregelung zu verzichten. Hierfür muss ein formloser Antrag gestellt werden.

2.    Umsatzgrenzen

Das „klein“ in Kleinunternehmer wird über den Unternehmensumsatz definiert.

Grundsätzlich ist die Regelung bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 € anwendbar. Maßgeblich ist die Summe der tatsächlich vereinnahmten Entgelte. Steuerfreie Einnahmen, wie z. B. aus ärztlicher Tätigkeit bleiben außer Betracht. Auf die Gewinnspanne kommt es nicht an. Wird die Umsatzgrenze überschritten, darf im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen werden. Dies gilt solange, bis der Vorjahresumsatz die Grenze von 17.500 € wieder unterschreitet. Dieser Grenzwert ist ein Bruttobetrag, schließt als die Umsatzsteuer ein. Für das laufende Unternehmensjahr hat die Grenzüberschreitung grundsätzlich keine Auswirkungen.

Droht zum Jahresende die Nichteinhaltung der Grenze darf die Vereinnahmung von Umsätzen ins Folgejahr hinausgezögert werden. Entscheidend ist, dass der Unternehmer über die Geldmittel noch keine Verfügung hat. Daher sollte der eigene Umsatz als Kleinunternehmer regelmäßig in den Blick genommen werden.

Hinweis: Übt der Unternehmer seine Tätigkeit nur in einem Teil des Jahres aus, weil er sein Unternehmer erst unterjährig aufgenommen und/oder beendet hat, muss der tatsächliche Umsatz auf einen Jahresumsatz hochgerechnet werden. Maßgeblich sind dabei angefangene Kalendermonate. Wer etwa sein Unternehmer am 30. Juli eröffnet, gilt bis Jahresende als sechs Monate lang tätig. Der tatsächliche Umsatz ist für die Frage nach der Grenzunterschreitung zu verdoppeln. Die Regelung gilt nur bei echter Unternehmens(-neu-)eröffnung oder -beendigung. Entsprechend gilt sie z. B. nicht für Saisonbetriebe.

Neben der Umsatzgrenze für Vorjahre von 17.500 € existiert noch eine Grenze für die Höhe der prognostizierten Umsätze des laufenden Jahres. Der voraussichtliche Gesamtumsatz muss danach 50.000 € im laufenden Kalenderjahr unterschreiten. Hierzu muss der Unternehmer eine substantiierte Prognose dokumentieren. Erfolgt die Dokumentation nicht oder nur unzureichend und wird die Umsatzgrenze von 50.000 € überschritten, entfällt die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung nicht nur für das Folgejahr, sondern auch rückwirkend für das laufende Jahr. Alle vereinnahmten Umsätze müssen dann nachversteuert werden.

Wird die Grenze der prognostizierten Umsätze trotz einer anderslautenden, stichhaltigen Prognose doch überschritten, bleibt die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr anwendbar. Aufgrund der zwangsläufigen Überschreitung der Grenze von 17.500 € entfällt jedoch die Anwendung der Regelung für das Folgejahr.

Eine Besonderheit gilt für das Jahr der Tätigkeitsaufnahme. Die Prognosegrenze ist hier nur 17.500 € statt 50.000 €.

 IV. Wichtige Hinweise

1.    Rechnung

Der Kleinunternehmer ist nicht berechtigt, Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen auszuweisen. Dies gilt uneingeschränkt, auch für den Steuersatzausweis auf Kleinbetragsrechnungen. Daneben gelten jedoch – bußgeldbewährt – die gewöhnlichen Rechnungsanforderungen. Dennoch ausgewiesene Steuer wird dem Finanzamt geschuldet. Das gilt ebenso, wenn nur Bruttobetrag und ein Steuersatz angegeben werden.

Gegenüber Unternehmerkunden ist ein Hinweis auf die Nichtbesteuerung in den Ausgangsrechnungen hilfreich, aber nicht erforderlich. Die Formulierung kann daher frei gewählt werden, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG“.

2.    Freiwillige Besteuerung

Der Kleinunternehmer kann auf die Anwendung der Sonderregelung verzichten und sich freiwillig der Normalbesteuerung unterwerfen. Dies kann sinnvoll sein, wenn die oben beschriebenen Nachteile im konkreten Einzelfall besonders schwer wiegen.

Der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann für das laufende Jahr im Voraus oder auch rückwirkend erklärt werden. Möglich ist ein Verzicht grundsätzlich auch noch mit der Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung.

Wird auf die Kleinunternehmerreglung verzichtet, erfolgt eine Behandlung wie beim gewöhnlichen Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Unternehmer hat insoweit alle Rechte und Pflichten des gewöhnlichen umsatzsteuerlichen Unternehmers.

Hinweis: Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet den Betroffenen für fünf Kalenderjahre. In dieser Zeit kann nicht zur Kleinunternehmerreglung zurückgekehrt werden.

3.    Nebenerwerb

Besonders geeignet ist die Kleinunternehmerregelung auch für Personen mit selbständigem Nebenerwerb. Dies gilt z. B. für den Angestellten, der in geringem Umfang nebenher als Autor oder Dozent tätig wird.

Hinweis: Auch der Nebenerwerb muss umsatzsteuerlich zwingend angezeigt werden. Allein die Erzielung von Einnahmen ist hierfür hinreichende Bedingung. Auf eine mögliche Gewinnerzielung kommt es nicht an. Die unterbliebene Unternehmensanzeige stellt steuerstrafrechtlich relevantes Verhalten dar.

Zudem ist die Kleinunternehmerreglung als Ergänzung meist ideal für Unternehmer, die mit ihrer Haupttätigkeit einer bestimmten Sonderform der Besteuerung unterliegen und in geringem Umfang Nebenumsätze erzielen. Dies betrifft etwa den Arzt, der in geringem Umfang steuerpflichtige Umsätze erzielt. Gleiches gilt für den Land- und Forstwirt, welcher mit dem Großteil seiner Umsätze der Durchschnittsbesteuerung unterliegt. Steuerfreie Umsätze können dabei in beliebigem Umfang erzielt werden. Für Land- und Forstwirte ist derweil Voraussetzung, dass ihre gesamten Umsätze (also auch diejenigen aus dem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb) die Umsatzgrenzen unterschreiten, damit die Kleinunternehmerreglung für die Nebenumsätze in Anspruch genommen werden kann.

4.    Grenzüberschreitende Umsätze

Wird die Unternehmenstätigkeit auch grenzüberschreitend ausgeübt, gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen, wie für regelbesteuerte Unternehmer. So können etwa auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Allein aus der Erteilung der USt-IdNr. folgen noch keine zusätzlichen Steuererklärungspflichten.

Hinweis: Bei tatsächlicher grenzüberschreitender Betätigung können den Kleinunternehmer jedoch zusätzliche Steuerpflichten treffen. Sollten sich bei Ihnen hierzu Fragen ergeben, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Betriebliche Altersversorgung – Gestaltungsmöglichkeiten der gemeinsamen Finanzierung durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer

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Von einer betrieblichen Altersversorgung spricht man, wenn der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer Versorgungs-leistungen bei Alter, Invalidität und/oder Tod zusagt. Ein wesentlicher Vorteil für den Arbeitnehmer liegt hierbei in der Einsparung von steuer- und sozialversiche-rungsrechtlichen Entgeltanteilen. Die fehlende Sozialversiche-rungspflicht der umgewandelten Gehaltsteile hingegen ist einer der Gründe aus denen sich eine be-triebliche Altersversorgung aus Sicht des Arbeitgebers lohnen kann.

I. Modellformen der arbeitgeberfinanzierten Versorgung

Dem Arbeitgeber stehen mehrere Modelle für seine betriebliche Altersversorgung zur Verfügung:

  • Der Arbeitgeber kann mit seinen Leistungen eine eigenständige Versorgung anbieten, sog. selbständige Grundversorgung. Diese Versorgung erhalten alle teilnahmeberechtigten Personen, unabhängig davon, ob sie selber eine Entgeltumwandlung durchführen oder nicht.
  • Der Arbeitgeber kann aber auch seine Versorgungsleistungen davon abhängig machen, dass der Arbeitnehmer seinerseits eine Entgeltumwandlung durchführt. Er kann dann so die vorhandene Entgeltumwandlung aufstocken (auch gemischte Finanzierung oder „Matching Plan“ genannt). Diejenigen Arbeitnehmer, die keine Entgeltumwandlung durchführen, sind dann von der arbeitgeber-finanzierten Versorgung ausgeschlossen.
  • Schließlich können Systeme eingerichtet werden, die eine selbständige Grundversorgung und einen Matching Plan kombinieren.

Welche Variante die richtige ist, hängt stark vom Einzelfall ab und kann nur anhand eines Branchenvergleichs und den Ambitionen des Arbeitgebers fest gemacht werden.

Hinweis: Da die betriebliche Altersversorgung die Leistungsbereitschaft und die Motivation der begünstigten Arbeitnehmer fördern soll, ist die Auswahl der Leistungsziele für die Versorgung besonders wichtig. Der Arbeitgeber kann seine vergleichsweise starke Verhandlungsposition zugunsten seiner Arbeitnehmer nutzen, um nachgefragte und passende Leistungsziele (z.B. die Berufsunfähigkeitsabsicherung) für Arbeitnehmer-Gruppen kollektiv, einfach und effizient zu versichern.

II.   Teilnahmeberechtigter Personenkreis

Bei einer Arbeitgeberfinanzierung kann der Arbeitgeber den von der Versorgung begünstigten Personenkreis festlegen. Er muss nicht unterschiedslos alle Mitarbeiter in die geplante Versorgung einbeziehen. Er kann die betriebliche Altersvorsorge als Mittel der gezielten Mitarbeiterbindung nutzen, um bestimmte für ihn wichtige Mitarbeiter stärker an das Unternehmen zu binden. Er darf dabei jedoch nicht gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz verstoßen, d.h. er darf weder willkürliche noch sachfremde Unterscheidungen vornehmen. Zulässig ist z.B. die Differenzierung zwischen bestimmten Führungsebenen, Unterschiede in der Qualifikation oder zwischen Außendienstmitarbeitern und anderen Mitarbeitern. Unzulässig ist dagegen z.B. der Ausschluss von Teilzeitbeschäftigten ohne einen sachlichen Grund.

Auch wenn bei der Entgeltumwandlung der teilnehmende Personenkreis vom Gesetz vorgegeben ist, kann der Arbeitgeber die Teilnahmeberechtigten für den von ihm finanzierten Teiles eines „Matching Plans“ mit einer sachlichen Rechtfertigung selbst bestimmen.

Hinweis: Der Arbeitgeber sollte jedoch in der Versorgungsordnung festlegen, warum der begünstigte Personenkreis besonders wichtig für das Unternehmen ist. So kann er vermeiden, dass die nicht begünstigten Personengruppen einen Vertrauenstatbestand auf die Leistung bilden können.

III. Leistungsziele und Leistungsarten

Das Betriebsrentengesetz ermöglicht neben der Alterssicherung des Arbeitnehmers und der Absicherung seiner Hinterbliebenen auch die Absicherung bei Invalidität (sog. Leistungsziele). Als Invaliditätsleistungen werden in der betrieblichen Altersversorgung überwiegend Berufsunfähigkeitsleistungen versprochen und bislang nur vereinzelt Erwerbsunfähigkeitsleistungen. Die drei Leistungsziele können sowohl kumulativ (z.B. Altersversorgung und Invaliditätsversorgung) als auch separat zugesagt werden (z.B. nur die Invaliditätsversorgung). Andere Versorgungsleistungen des Arbeitgebers wie z.B. Unfallleistungen oder Beihilfen im Krankheitsfall sind keine Leistungen der betrieblichen Altersvorsorge und fallen damit nicht unter den Schutz des Betriebsrentengesetzes (Relevanz insbesondere für Unverfallbarkeit und Insolvenzschutz).

Als Arten von Versorgungsleistungen kommen grundsätzlich laufende Leistungen oder einmalige Zahlungen in Betracht. Erhebliche Beschränkungen auf laufende Rentenleistungen bestehen jedoch in den einzelnen Durchführungswegen durch die steuerrechtlichen Vorgaben. Bei Waisenrenten ist der Versorgungszeitraum zeitlich begrenzt. Die Details zu den Leistungsarten werden bei den jeweiligen Durchführungswegen dargestellt.

1. Besonderheiten der Hinterbliebenenversorgung

Es ist zu beachten, dass das BMF von einem engen Hinterbliebenenbegriff ausgeht und nur bei diesem Personenkreis von Hinterbliebenen im Sinne der betrieblichen Altersversorgung ausgeht. Danach gehören zu dem engen Hinterbliebenenbegriff die Witwe bzw. der Witwer, der frühere Ehegatte, die Lebensgefährten, gleichgeschlechtliche Lebenspartnerschaften und die sog. Kindergeldkinder.

Hinweis: Lediglich bei den „alten“ Direktversicherungen nach § 40b EStG und der somit steuerlich nicht geförderten Direktversicherung können noch beliebige Personen als Hinterbliebene benannt sein.

2. Besonderheiten bei der Invaliditätsversorgung

Während sich bei der Entgeltumwandlung nur die Absicherung des Alters und in gewissen Grenzen auch der Hinterbliebenen effektiv umsetzen lassen, kann bei einer Arbeitgeberfinanzierung auch eine verlässliche Invaliditätsabsicherung für Gruppen eingerichtet werden. Bei der reinen Entgeltumwandlung kann eine angemessene Invaliditätsabsicherung am Beitragsniveau oder an der erforderlichen individuellen Risikoprüfung scheitern.

Soll jedoch eine Gruppe durch den Arbeitgeber versichert werden, können hier vergleichsweise kostengünstigere Kollektivversicherungen mit einer stark vereinfachten Risikoprüfung (sog. Dienstobliegenheitserklärung) verwendet werden. Je nach den gewählten Tarifen und der Altersstruktur der Belegschaft können sich hier erhebliche Unterschiede in der Beitragshöhe und der Versicherbarkeit im Vergleich zum Einzelvertrag (Entgeltumwandlung, Eigenbeitrag und private Absicherung durch Arbeitnehmer) ergeben. Eine Berufsunfähigkeitsversicherung eignet sich daher besonders gut für eine selbständige Grundversorgung durch den Arbeitgeber.

Um jedoch ein Auseinanderfallen von Versorgungszusage und Versicherungsschutz zu verhindern, sollte die Versicherbarkeit der einzelnen Arbeitnehmer zur Bedingung für die Versorgungszusage gemacht werden.

Hinweis: Da die Invaliditätsversorgung ratsamer Weise über eine Versicherung finanziert wird, sollte der Arbeitgeber für entgeltfreie Zeiten der Mitarbeiter berücksichtigen, dass je nach Tarifwahl der Versicherung eine Beitragsfreistellung zum Erlöschen des Versicherungsschutzes führen kann. Dieser muss dann bei Beendigung der entgeltfreien Zeiten wieder kosten- und verwaltungsintensiv erneuert werden. Es kann daher ratsam sein, die Beiträge auch während dieser Zeit weiter zu finanzieren, etwa auf niedrigerem Versorgungsniveau. Dies gilt auch für die Versicherung der Hinterbliebenenversorgung.

IV. Leistungsstrukturen und Bemessungsgrundlage

Das Betriebsrentengesetz sieht als Leistungsstrukturen sowohl die Leistungszusage als auch beitragsorientierte Systeme, wie die beitragsorientierte Leistungszusage und Beitragszusage mit Mindestleistung, vor.

Die gewählte Leistungsstruktur bestimmt

  • die Höhe der zugesagten Versorgungsleistung und
  • die Ausfallhaftung, für die der Arbeitgeber einzustehen hat (Versorgungsleistung in vorgesehener bzw. ratierlicher Höhe oder nur versprochene Beiträge).

Sie bestimmt zudem auch:

  • ob der Arbeitgeber bei der Direktversicherung und der Publikumspensionskasse haftungsbefreiend die versicherungsförmige Lösung (Mitgabe der Versicherung) wählen kann;
  • ob eine Anpassungsverpflichtung für laufende Leistungen besteht. Sie legt fest, ob der Arbeitgeber die laufenden Leistungen in der Leistungsphase anzupassen hat und eventuell weitere Kosten entstehen.
Hinweis: Durch eine Änderung des Betriebsrentengesetzes, die zum 1.1.2018 in Kraft treten wird (Bundestagsbeschluss vom 12.12.2015), werden die Regelungen zur Höhe der unverfallbaren Anwartschaften ausgeschiedener Arbeitnehmer genauer gefasst. Die Anwartschaft des ausgeschiedenen Arbeitnehmers soll sich im weiteren Verlauf bis zum Versorgungsfall nicht schlechter entwickeln als die Anwartschaft eines vergleichbaren nicht ausgeschiedenen Arbeitnehmers.

In folgenden Fällen wird man in der Regel von einer Gleichbehandlung der beiden Anwärtergruppen ausgehen können:

  •  bei Leistungszusagen auf einen festen Versorgungsbetrag
  •  bei Bemessungssystemen mit Verzinsung, die auch dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer zugutekommt
  •  bei der Direktversicherung, der Pensionskasse und dem Pensionsfonds, wenn die Verzinsung bzw. die planmäßigen oder die tariflichen Erträge auch dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer zugutekommen.

Bei endgehaltsbezogenen Leistungszusagen müssen hingegen künftig zusätzliche Vorkehrungen (Anpassung der Anwartschaften) getroffen werden, damit man regelmäßig von der Gleichbehandlung der beiden Anwärtergruppen ausgehen kann.

1. Leistungszusage

Bei der Leistungszusage ist die zugesagte Versorgungsleistung entweder ein fester Betrag oder ein bestimmbarer Betrag in Bezug auf eine Bemessungsgrundlage. Der Arbeitgeber steht für die zugesagte Versorgungsleistung ein.

Durch die zunehmende Budgetierung der arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersversorgung ist im Moment der Trend zu verzeichnen, dass für die Altersversorgung keine Leistungszusagen erteilt werden. Vielmehr sind derzeit sowohl bei der arbeitgeberfinanzierten Grundversorgung als auch bei Matching Plans die beitragsorientierten Systeme herrschend. Relevanz hat die Leistungszusage aber weiterhin bei der Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung durch den Arbeitgeber. In beiden Fällen geht es darum, im Versorgungsfall ein bestimmtes Versorgungsniveau aufrecht zu erhalten oder zu sichern.

2. Beitragsorientierte Systeme

Bei den beiden beitragsorientierten Systemen hingegen ist die zugesagte Leistung das Ergebnis aus der Umwandlung von Beiträgen aufgrund eines versicherungsmathematischen Prinzips.

Bei der Finanzierung über eine Versicherung ergibt sich bei der beitragsorientierten Leistungszusage und bei der Beitragszusage mit Mindestleistung die Höhe der Versorgungsleistung aus den Tarifleistungen der Versicherung auf der Grundlage des jeweiligen Beitrags, den der Arbeitgeber der Zusage entsprechend an den Versorgungsträger zahlt. Dies gilt sowohl für die versicherungsförmigen Durchführungswege als auch für Rückdeckungsversicherungen.

Für die Höhe dieser tariflichen Ablaufleistung haftet der Arbeitgeber bei der beitragsorientierten Leistungszusage im Rahmen der Ausfallhaftung.

Bei der Beitragszusage mit Mindestleistung besteht hingegen eine Haftungsbegrenzung auf die zugesagten und geleisteten Beiträge abzüglich der verbrauchten Risikoprämien, etwa für Invaliditäts- oder Hinterbliebenenschutz.

Hinweis: Diese Ausfallhaftung wird bei klassischen Versicherungsprodukten mit Garantieleistung praktisch nur im Fall der Insolvenz des Versorgungsträgers relevant, soweit der Protektor nicht für die Leistungen des Versorgungsträgers einsteht.

Bei fondsgebundenen Lebensversicherungen kann die Ausfallhaftung des Arbeitgebers bereits dann greifen, wenn der Arbeitnehmer von seinem Recht auf Übertragung auf den neuen Arbeitgeber Gebrauch macht und sich der Wert der Versicherung bei Ausscheiden des Arbeitnehmers auf weniger als die zugesagten Beiträge beläuft. Die Garantie der Versorgungsträger bei solchen Produkten, dass mindestens die geleisteten Beiträge erhalten bleiben, bezieht sich häufig nur auf den Zeitpunkt des Ablaufs der Versicherung, nicht aber auf Zeitpunkte davor.

  1. a) Bemessung des Beitrags

Die Bemessung des arbeitgeberfinanzierten Beitrags sollte sich danach richten, ob eine Grundversorgung oder ein Matching Plan eingerichtet werden soll. Zudem ist entscheidend, welcher Branche der Arbeitgeber angehört. Als Ergänzung der Altersversorgung zu der Deutschen Rentenversicherung ist es sinnvoll, die Beitragsbemessung auf Gehaltsteile bis zur Beitragsbemessungsgrenze und auf Gehaltsteile über der Beitragsbemessungsgrenze zu beziehen. Für diese Beitragsbemessung ist die Bandbreite sehr weit reichend. Je nach Art der Versorgung, Durchführung und je nach Branche kann sich der Beitrag aus

  • 1,5 % bis 4 % der Gehaltsteile bis zur Beitragsbemessungsgrenze und
  • 6 % bis 15 % der Gehaltsteile über der Beitragsbemessungsgrenze

zusammensetzen.

Die Matching Plan Versorgung wird in der Regel niedriger bemessen als die Grundversorgung.

  1. b) Ermittlung der Versorgungsleistung

Aufgrund dieses Beitrags wird über eine versicherungsmathematische Methode (z.B. Heubeck Richttafeln oder Versicherungstarif) die Versorgungsleistung ermittelt (Rente oder Kapital).

Werden mehrere Leistungsziele versprochen und in dieser Kombination versichert, wie etwa Alters-, Invaliden- und Hinterbliebenenleistungen, dann bildet die Altersleistung in der Regel den Maßstab:

  • Bei einer Alterskapitalversicherung kann beispielsweise die Hinterbliebenenleitung der projizierten Alterskapitalleistung entsprechen. Die jährliche Invalidenrente kann z.B. mit einem Prozentsatz vom Alterskapital bemessen werden (etwa 10 %).
  • Bei einer Altersrentenversicherung kann die Invalidenrente etwa 100 % der Altersrente betragen. Die Witwen-, Witwer- bzw. Partnerrente kann etwa 60 % der Altersrente betragen. Sollen Waisen mit in die Versorgung einbezogen werden, können die Halbwaisenrente mit 10 % und die Vollwaisenrente mit 20 % der Altersrente bestimmt werden.
Hinweis: Je mehr Leistungsziele mit einbezogen werden, desto geringer werden die einzelnen Leistungen der Höhe nach.

V. Unverfallbarkeitsfristen- Neuregelungen und Auswirkungen schon vor der Gesetzesänderung

Mit der Änderung des Betriebsrentengesetzes zum 1.1.2018 verkürzen sich die Unverfallbarkeitsfristen der Anwartschaften. So wird die gesetzliche Unverfallbarkeitsfrist von bisher 5 Jahre auf 3 Jahre reduziert. Hinzu kommt ein niedrigeres Mindestalter des Anwärters. Dies wird von bisher 25 Jahre auf 21 Jahre reduziert. Diese Änderung gilt für Versorgungszusagen, die ab dem 1.1.2018 erteilt werden. Für Versorgungszusagen, die vor diesem Zeitpunkt erteilt werden (Altzusagen), gilt grundsätzlich die bisherige Unverfallbarkeitsfrist.

Um aber Arbeitnehmer mit Altzusagen nicht schlechter zu stellen als solche, die ihre Versorgungszusage erst ab dem 1.1.2018 erhalten, ordnet der Gesetzgeber einen Günstigkeitsvergleich ab dem 1.1.2018 an. Danach sind bei einem vorzeitigen Ausscheiden des Arbeitnehmers auch die Anwartschaften aus Altzusagen unverfallbar, die ab dem 1.1.2018 3 Jahre bestanden haben und bei denen der Anwärter mindestens 21 Jahre alt ist. Für die Zeiten nach dem 1.1.2018 ist dann von unverfallbaren Anwartschaften auszugehen, wenn zwischen dem Zeitpunkt des Ausscheidens und dem 1.1.2018 3 Jahre liegen.

Aufgrund dieses Günstigkeitsvergleichs gilt faktisch eine entsprechend verkürzte Unverfallbarkeitsfrist auch schon für Zusagen, die vor dem 1.1.2018 erteilt werden. Dies gilt umso mehr, je näher die Zusage zum Zeitpunkt der neuen Gesetzeslage erteilt wird.

Hinweis: Neben der verkürzten Unverfallbarkeitsfrist wird es auch eine Einschränkung beim einseitigen Abfindungsrecht für Bagatellanwartschaften geben. Ab dem 1.1.2018 dürfen sog. Kleinstanwartschaften nicht gegen den Willen des Arbeitnehmers abgefunden werden, wenn dieser ein neues Arbeitsverhältnis in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union begründet. Dies muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer innerhalb von 3 Monaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mitteilen.

Für rein inländische Sachverhalte bleibt es bei dem einseitigen Abfindungsrecht des Arbeitgebers.

VI. Kriterien für die Auswahl des Durchführungsweges

Bei einer Finanzierung durch den Arbeitgeber stehen grundsätzlich alle fünf Durchführungswege des Betriebsrentengesetzes zur Verfügung:

  • Direktversicherung,
  • Pensionskasse,
  • Pensionsfonds,
  • Unterstützungskasse,
  • Direktzusage.

Die Präferenz für einen oder mehrere Durchführungswege wird maßgeblich durch die Art und die Höhe der geplanten Versorgung bestimmt. Daneben spielt auch die Leistungsstruktur der Zusage eine Rolle. Nicht jede Leistungsstruktur kann über jeden Durchführungsweg abgebildet werden.

Es muss im Einzelfall geprüft werden, welcher Durchführungsweg bzw. welche Kombination von Durchführungswegen und welche Leistungsstruktur für die geplante Versorgung am besten geeignet ist. Hier spielen folgende Faktoren eine große Rolle:

  • Art der Versorgungsleistung (lebenslange Rente, abgekürzte Rente, Kapitalzahlung),
  • Soll zudem ein System der Entgeltumwandlung angeboten werden?
  • Höhe der Versorgung in Abhängigkeit des Beitragsaufwands,
  • Auslagerung der Verwaltung von Anwartschaften und laufender Versorgungsleistungen auf den Versorgungsträger,
  • steuerliche und sozialrechtliche Förderung für den Arbeitnehmer,
  • interne Finanzierung der Versorgung oder Versorgung über Versorgungsträger,
  • periodengerechte Finanzierung,
  • Abzugsfähigkeit der Beiträge als Betriebsausgaben,
  • bilanzielle Auswirkungen im Unternehmen,
  • Leistungsstrukturen risikoarm für Arbeitgeber,
  • Versicherbarkeit der zugesagten Leistungen,
  • Insolvenzsicherungspflicht,
  • Anpassungsverpflichtung,
  • Portabilität der Anwartschaften bei Ausscheiden.

VII. Die Direktversicherung

1. Leistungsziele und Leistungsarten

Mit der Direktversicherung können alle drei Leistungsziele Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung separat oder kombiniert abgedeckt werden.

Soll die steuer- und sozialrechtliche Förderung in Anspruch genommen werden, können Altersvorsorge, Invaliditätsversorgung und Hinterbliebenenversorgung nur als Rentenzahlungen im Versorgungsversprechen zugesagt werden.

Hinweis: Zusagen auf einmalige Kapitalzahlungen im Todesfall (Risikolebensversicherungen) werden hier weder steuer- noch sozialrechtlich gefördert und führen zu steuer- und sozialversicherungspflichtigem Einkommen beim Arbeitnehmer. Dennoch bietet sich auch diese Versorgung an, da die Leistungen aus diesen Direktversicherungen im Leistungsfall für die Hinterbliebenen einkommensteuer- und sozialversicherungsfrei sind.

Steuerlich unschädlich ist jedoch, wenn der Versicherungstarif anstelle der Rentenzahlung ein Kapitalwahlrecht mit einmaliger Auszahlung des gesamten Deckungskapitals vorsieht. Dieses Wahlrecht des Arbeitnehmers darf jedoch erst innerhalb des letzten Jahres vor dem altersbedingten Ausscheiden ausgeübt werden. Die Altersrente kann in diesem Fall dann auch als Einmalkapital gezahlt werden, ohne dass die Steuerfreiheit der Beiträge entfällt.

Die Invaliditätsleistungen hingegen können immer nur als Rente und nicht als Kapital geleistet werden.

Bei Altersrentenversicherungen, die mit Hinterbliebenenleistungen kombiniert sind, sehen viele Versicherungstarife im Todesfall die Zahlung eines Kapitals anstelle einer Hinterbliebenenrente vor. So kann für den Fall des Todes vor Altersrentenbeginn die Beitragsrückgewähr in einer Kapitalzahlung vorgesehen sein. Auch für den Fall des Todes nach Altersrentenbeginn können einmalige Kapitalzahlungen anstelle von Hinterbliebenenrentenzahlungen vorgesehen sein. Steuerlich unbeachtlich ist die Kapitalzahlung dann, wenn dieses Kapitalwahlrecht erst im zeitlichen Zusammenhang mit dem Tod des ursprünglich Berechtigten ausgeübt wird.

Bei der Direktversicherung können auch zeitlich begrenzte Leistungen vorgesehen sein. So kann hier insbesondere die selbständige Invaliditätsrente zeitlich begrenzt werden und mit dem Altersrentenbeginn enden, ohne dass danach noch weitere Leistungen erbracht werden müssen.

2. Leistungsstrukturen

Im Direktversicherungsversprechen können alle Leistungsstrukturen zugesagt werden. So kann bei der Invaliditätsversorgung sowohl eine Leistungszusage als auch eine beitragsorientierte Leistungszusage erteilt werden.

Bei der Alters- und Hinterbliebenenversorgung kann sowohl auf die beitragsorientierte Leistungszusage, die Beitragszusage mit Mindestleistung als auch auf die Leistungszusage zurückgegriffen werden.

Unabhängig von der gewählten Leistungsstruktur ist bei der Direktversicherung die zugesagte Höhe der Versorgungsleistung auf die Versicherungsleistung beschränkt, die sich aus einem klassischen Versicherungstarif mit Garantie Leistung ergibt.

Hinweis: Die Höhe der zugesagten Versorgungsleistung ist von der Höhe der tatsächlichen Ausfallhaftung, für die der Arbeitgeber einzustehen hat, zu unterscheiden.

Bei fondsgebundenen Produkten und dem damit zusammenhängenden Risiko einer Nachschusspflicht bei vorzeitigem Ausscheiden des Arbeitnehmers sollte nur die Beitragszusage mit Mindestleistung verwendet werden.

3. Verwaltungsaufwand

Je nach Größe der zu versichernden Gruppe (ab etwa 10 Arbeitnehmer) können Rahmenverträge abgeschlossen werden, die die Anwendung von Kollektivversicherungstarifen festlegen. Diese führen zu einer erheblichen Vereinfachung der Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung. Neben vereinfachten Risikoprüfungen gewähren sie auch Vergünstigungen in der Prämienkalkulation. Zudem wird durch den Rahmenvertrag sichergestellt, dass für alle Arbeitnehmer dieselben Bedingungen und Tarife gelten.

Der Verwaltungsaufwand bei einer Direktversicherung ist für den Arbeitgeber sehr überschaubar. Neben der Verwaltung der Versicherung für die Beitragszahlung muss der Arbeitgeber lediglich die Besteuerungsart des Beitrags an den Lebensversicherer mitteilen. Dieser übernimmt dann die komplette Verwaltung sowohl in der Anwartschafts- als auch in der Rentenphase. Dies umfasst auch den Ausweis der zu versteuernden Versicherungsleistung mit Zuordnung zur Einkunftsart und Meldung, das Abführen der Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung und die Auszahlung. Die Kalkulation des Beitrags für die Direktversicherung erfasst alle Kosten für diesen Verwaltungsaufwand.

4. Insolvenzsicherungspflicht

Bei einer arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Direktversicherung beginnt mit Eintritt der gesetzlichen Unverfallbarkeit der Anwartschaften grundsätzlich auch die gesetzliche Melde- und Beitragspflicht zum Träger der Insolvenzsicherung (PSVaG). Wird dem Arbeitnehmer jedoch das Bezugsrecht unwiderruflich eingeräumt und werden die Ansprüche aus der Direktversicherung durch den Arbeitgeber weder abgetreten noch beliehen, dann entfällt die Insolvenzsicherungspflicht.

5. Ausscheiden mit unverfallbaren Anwartschaften

Mit Ablauf der gesetzlichen Unverfallbarkeitsfrist sind die Anwartschaften auf die Direktversicherungsleistungen unverfallbar, so dass sie bei Ausscheiden des Arbeitnehmers vor Eintritt des Versorgungsfalls nicht ersatzlos verfallen.

  1. a) Wahlrecht des Arbeitgebers zur versicherungs-förmigen Lösung

Bei der Direktversicherung hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die versicherungsförmige Lösung zu wählen. Diese ermöglicht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Versicherung zur Fortführung mit eigenen Beiträgen mitgibt und seine Versorgungsverpflichtungen damit erfüllt sind. Dieses Wahlrecht besteht jedoch nur, wenn die Leistungsstruktur der Leistungszusage oder die beitragsorientierte Leistungszusage gewählt wurde, nicht jedoch bei Wahl der Beitragszusage mit Mindestleistung.

Für eine wirksame Wahl der versicherungsförmigen Lösung durch den Arbeitgeber muss Folgendes beachtet werden:

  • Vom Beginn der Versicherung an werden nach dem Versicherungsvertrag die Überschussanteile nur zur Verbesserung der Versicherungsleistung verwendet.
  • Zudem hat der ausgeschiedene Arbeitnehmer nach dem Versicherungsvertrag das Recht, die Versicherung mit eigenen Beiträgen fortzuführen.

Darüber hinaus müssen bei der Wahl der versicherungsförmigen Lösung die weiteren Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Arbeitgeber muss seine Wahl spätestens nach 3 Monaten seit dem Ausscheiden des Arbeitnehmers diesem und dem Versicherer mitgeteilt haben.
  • Spätestens nach 3 Monaten seit dem Ausscheiden des Arbeitnehmers muss das Bezugsrecht unwiderruflich sein.
  • Eine gegebenenfalls zuvor erfolgte Abtretung oder Beleihung des Rechts aus dem Versicherungsvertrag durch den Arbeitgeber muss rückgängig gemacht worden sein.
  • Es dürfen keine Beitragsrückstände vorhanden sein.

Die Wahl der versicherungsförmigen Lösung ist jedoch ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer zuvor von seinem Recht auf Übertragung Gebrauch macht.

  1. b) Wahlrecht des Arbeitgebers zur Abfindung von Bagatellleistungen

Handelt es sich um sog. Bagatellleistungen, kann der Arbeitgeber die Anwartschaften auch gegen den Willen des Arbeitnehmers abfinden. Im Jahr 2016 ist von einer Bagatellleistung auszugehen, wenn die künftigen monatlichen Rentenleistungen die Beträge 29,05 € (West) und 25,20 € (Ost) nicht übersteigen.

Die Abfindung ist jedoch ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer zuvor von seinem Recht auf Übertragung der Anwartschaft Gebrauch macht.

  1. c) Anspruch des Arbeitnehmers auf Übertragung

Bei der Durchführung über die Direktversicherung hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Übertragung des in der Direktversicherung gebildeten Kapitals auf den neuen Arbeitgeber. Diesen Anspruch kann der ausgeschiedene Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend machen.

6. Anpassungsverpflichtung für laufende Leistungen

Die Anpassungsverpflichtung für die laufende Rente hängt bei der Direktversicherung von der gewählten Leistungsstruktur ab. Wählt der Arbeitgeber die Beitragszusage mit Mindestleistung, dann ist er nicht verpflichtet, die laufenden Rentenleistungen anzupassen.

Wählt der Arbeitgeber hingegen die beitragsorientierte Leistungszusage oder die reine Leistungszusage, dann besteht grundsätzlich die Verpflichtung zur Anpassung der laufenden Leistung um wenigstens 1 %. Dieser Verpflichtung kann der Arbeitgeber bei der Direktversicherung aber dadurch nachkommen, dass er ab Rentenbeginn sämtliche auf den Rentenbestand entfallenden Überschussanteile zur Erhöhung der laufenden Leistungen verwendet.

7. Steuerliche und sozialrechtliche Auswirkungen beim Arbeitnehmer

  1. a) Anwartschaftsphase

Bei der Direktversicherung sind die Beiträge für Rentenleistungen bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze „West“ in der allgemeinen Rentenversicherung im ersten Arbeitsverhältnis pro Kalenderjahr steuerfrei. Dieser Betrag ändert sich jährlich mit der Bekanntgabe der Sozialversicherungsrechengrößen. Für das Jahr 2016 beläuft sich dieser jährliche Freibetrag bundeseinheitlich auf 2.976 €. Daneben sind weitere 1.800 € steuerfrei, wenn die Beiträge aufgrund einer Versorgungszusage geleistet werden, die nach dem 31.12.2004 erteilt wurde und keine oder keine beitragspflichtige Direktversicherung oder Pensionskassenversicherung besteht, die einer Pauschalbesteuerung unterliegt. Im Jahr 2016 können also maximal 4.776 € lohnsteuerfrei in die Direktversicherung eingebracht werden. Darüber hinausgehende Beiträge sind dann bereits im Zeitpunkt ihrer Zuführung zum Versorgungsträger steuerpflichtiger Lohn.

Im Sozialrecht sind die sozialversicherungsfreien Beiträge auf maximal 4 % der Beitragsbemessungsgrenze (West) in der allgemeinen Rentenversicherung begrenzt. Zudem gilt der Freibetrag nur für Rentenleistungen.

  1. b) Bezugsphase

Die späteren Versorgungsleistungen, die aus den steuerfreien Beiträgen finanziert worden sind, werden bei Rentenbezug als sonstige Einkünfte voll versteuert. Die Rentenleistungen, die auf bereits besteuerten Beiträgen beruhen, werden dann nur noch mit dem Ertragsanteil versteuert.

Liegen die steuerrechtlichen Voraussetzungen für eine einmalige Kapitalzahlung anstelle der Altersrente oder der Hinterbliebenenrente vor, dann ist die einmalige Kapitalzahlung als sonstige Einkunft zu versteuern. Die Versorgungsbezüge aus der betrieblichen Altersversorgung sind beitragspflichtige Einnahmen und führen somit zu einer Beitragspflicht für die Krankenversicherung der Rentner und der sozialen Pflegeversicherung.

8. Steuerliche Auswirkungen beim Arbeitgeber

Die Beiträge des Arbeitgebers zu der Direktversicherung können im Jahr der Aufwendung als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dies gilt auch dann, wenn die Beiträge beim Arbeitnehmer nicht steuerlich gefördert werden, wie etwa bei der Überschreitung der steuerlichen Freibeträge oder bei der Risikodirektversicherung.

Die Versorgungsverpflichtung aufgrund des Direktversicherungsversprechens hat keine Bilanzberührung. Es dürfen weder Rückstellungen in den Bilanzen gebildet werden, noch dürfen die Versicherungen mit ihrem Aktivwert bilanziert werden.

9. Entgeltumwandlungssystem neben Arbeitgeberfinanzierung

Die Direktversicherung ist sicherlich die einfachste und effektivste Methode eine betriebliche Altersversorgung durchzuführen. Dies gilt für die Arbeitgeberfinanzierung, aber auch für die Entgeltumwandlung.

Die steuer- und sozialrechtliche Förderung der Direktversicherung wird jedoch nur einmal pro Arbeitsverhältnis im Kalenderjahr gewährt. Bei einer gemischten Finanzierung kann es daher zur Konkurrenz von Arbeitgeberfinanzierung und Entgeltumwandlung kommen, wobei die Beiträge des Arbeitgebers vorrangig auf die Förderung angerechnet werden. Solange das Finanzierungsvolumen insgesamt die 4 % der Beitragsbemessungsgrenze (West) nicht übersteigt, ist diese Konkurrenz unproblematisch. Wenn die Freibeträge jedoch überschritten werden, dann kann es im Rahmen der Direktversicherung zu einer Steuer- und Sozialbeitragspflicht kommen, die aber regelmäßig nicht gewollt ist.

Hinweis: Die Kombination von Durchführungswegen kann hier die Lösung sein. So kann beispielsweise der Finanzierungsquelle Arbeitnehmer und Arbeitgeber je ein Durchführungsweg zugewiesen werden. Etwa die Direktversicherung für die Entgeltumwandlung und die rückgedeckte Unterstützungskasse für die Arbeitgeberfinanzierung.

Denkbar ist aber auch, dass die Finanzierungsvolumen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils anteilig auf mehrere Durchführungswege verteilt werden, etwa die Direktversicherung und die rückgedeckte Unterstützungskasse für beide.

VIII. Die Publikumspensionskasse

Die versicherungsförmige Pensionskasse (sog. Publikumspensionskasse), die wie die Direktversicherung Tarife der Lebensversicherung verwendet, wird genauso wie die Direktversicherung steuerrechtlich und sozialversicherungsrechtlich gefördert. Die Publikumspensionskasse ist eine Alternative zur Direktversicherung, jedoch mit weniger Flexibilität bei der Tarifauswahl und der Tarifausgestaltung gegenüber der Direktversicherung. Unternehmensinterne Pensionskassen, die auf einer Umlagefinanzierung beruhen und kein Deckungskapital im Sinne eines Versicherungstarifes haben, werden hier nicht behandelt.

1. Leistungsziele, Leistungsarten und Leistungsstrukturen

Auch mit der Publikumspensionskasse können die drei Leistungsziele der betrieblichen Altersvorsorge (Alter, Invalidität und Hinterbliebenenversorgung) abgebildet werden.

Während die Versorgung mit Altersrenten, Hinterbliebenen- und Waisenrenten identisch mit der Direktversicherung ist, bestehen Unterschiede in der Invaliditätsversorgung. Die Risikobeschreibung für die Invalidität kann hier anders formuliert sein, was zu einer vergleichsweise eingeschränkten Invaliditätsabsicherung führt. Zudem ist eine selbständige Versicherung von Invalidität und Tod aufgrund der angebotenen Tarife regelmäßig nicht möglich. So ist insbesondere die bis zum Altersrentenbeginn befristete selbständige Invaliditätsabsicherung bei der Publikumspensionskasse nicht möglich.

Auch bei der Publikumspensionskasse müssen die Leistungen grundsätzlich als Rentenleistungen zugesagt werden, um die steuer- und sozialrechtliche Förderung in Anspruch nehmen zu können.

Die Ausnahmen zum Kapitalwahlrecht anstelle der Altersrente und der Hinterbliebenenrente sind identisch mit denen bei der Direktversicherung.

Wie bei der Direktversicherung können bei der Pensionskasse alle Leistungsstrukturen verwendet werden.

2. Verwaltungsaufwand

Die Verwaltung ist identisch wie bei der Direktversicherung.

Neben der Verwaltung der Pensionskassenversicherung hinsichtlich der Beitragszahlung muss der Arbeitgeber lediglich die Besteuerungsart des Beitrags an die Publikumspensionskasse mitteilen. Dieser übernimmt dann die komplette Verwaltung sowohl in der Anwartschafts- als auch in der Rentenphase.

3. Insolvenzsicherungspflicht

Bei der Publikumspensionskasse besteht keine Insolvenzsicherungspflicht. Der Gesetzgeber geht hier von einem uneingeschränkt sicheren Durchführungsweg aus.

4. Ausscheiden mit unverfallbaren Anwartschaften

  1. a) Wahlrecht des Arbeitgebers zur versicherungs-förmigen Lösung

Wie bei der Direktversicherung kann der Arbeitgeber auch bei der Publikumspensionskasse die versicherungsförmige Lösung wählen, wenn die Zusage als Leistungszusage oder beitragsorientierte Leistungszusage erteilt wurde und die Voraussetzungen dafür vorliegen. Die Übertragung des in der Pensionskassenversicherung gebildeten Kapitals hat jedoch Vorrang, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt.

  1. b) Wahlrecht des Arbeitgebers zur Abfindung von Bagatellanwartschaften

Auch hier können die Bagatellrenten gegen den Willen des Arbeitnehmers abgefunden werden, wenn dieser nicht von seinem Recht auf Übertragung Gebrauch macht.

  1. c) Anspruch des Arbeitnehmers auf Übertragung

Als versicherungsförmiger Durchführungsweg gewährt auch die Publikumspensionskasse dem Arbeitnehmer einen Anspruch auf Übertragung des in der Pensionskassenversicherung gebildeten Kapitals auf den neuen Arbeitgeber.

5. Anpassungsverpflichtung für laufende Leistungen

Die Anpassungsverpflichtung richtet sich auch hier nach der gewählten Leistungsstruktur. Bei der Beitragszusage mit Mindestleistung besteht keine Anpassungsverpflichtung. Bei einer beitragsorientierten Leistungszusage und der Leistungszusage kann wie bei der Direktversicherung die Verpflichtung dadurch ersetzt werden, dass ab Rentenbeginn sämtliche auf den Rentenbestand entfallenden Überschussanteile zur Erhöhung der laufenden Leistungen verwendet werden.

6. Steuerliche und sozialrechtliche Auswirkungen beim Arbeitnehmer

Die steuerlichen und sozialrechtlichen Auswirkungen für den Arbeitnehmer sind sowohl in der Anwartschaftsphase wie in der Bezugsphase mit der Direktversicherung identisch.

7. Steuerliche Auswirkungen beim Arbeitgeber

Die Zuwendungen an die Pensionskassen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Die vom Arbeitgeber über die Publikumspensionskasse durchgeführte Versorgung hat, ebenso wie die Direktversicherung, keine Bilanzberührung.

8. Entgeltumwandlungssystem neben Arbeitgeberfinanzierung

Wie bei der Direktversicherung gilt auch hier, dass die steuer- und sozialrechtliche Förderung der Pensionskasse nur einmal im ersten Arbeitsverhältnis im Kalenderjahr gewährt wird. Die Förderung der Publikumspensionskasse steht nicht zusätzlich zur Förderung der Direktversicherung zur Verfügung.

Dabei werden auch hier zuerst die Beiträge des Arbeitgebers auf die Förderung angerechnet. Dieser Umstand sollte bei einer gemischten Finanzierung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer berücksichtigt werden. Auch hier bietet sich dann eine entsprechende Kombination von Durchführungswegen an.

IX. Der Pensionsfonds

Die Hauptintention des Gesetzgebers zur Schaffung dieses Durchführungsweges im Jahre 2001 war, dem Arbeitgeber die Auslagerung bereits bestehender Pensionsverpflichtungen aus der Direktzusage und der Unterstützungskasse auf den Pensionsfonds zu ermöglichen (sog. Past Service). Aber auch für künftige Versorgungsanwartschaften kann auf diesen Durchführungsweg zurückgegriffen werden (sog. Future Service), wobei sich dieser Durchführungsweg noch nicht so wie die anderen klassischen versicherungsförmigen Durchführungswege verbreitet hat.

1. Leistungsziele und Leistungsarten

Primäres Leistungsziel beim Pensionsfonds ist die Altersversorgung, die der Pensionsfonds als lebenslange Zahlung zu erbringen hat. Dies kann sowohl in Form einer Rente als auch in Form eines Auszahlungsplans vorgesehen sein.

Je nach Pensionsplan des Pensionsfonds können neben der Altersversorgung auch Berufsunfähigkeits- und Hinterbliebenenrenten zugesagt werden. Wie bei der Publikumspensionskasse sind selbständige Risikoversicherungen im Pensionsfonds nicht möglich. Dies gilt insbesondere für die zeitlich bis zum Altersrentenbeginn befristete selbständige Invaliditätsabsicherung.

Auch hier gelten die Ausführungen zur Auszahlung von Einmalkapital anstelle der vorgesehen Rente wie bei der Direktversicherung. Anstelle der Rentenleistungen kann also auch hier bei Vorliegen der Voraussetzungen ein Alterskapital und ein Hinterbliebenenkapital gezahlt werden.

2. Leistungsstrukturen

Zwar sind hier neben der Beitragszusage mit Mindestleistung auch die Leistungszusage und die beitragsorientierte Leistungszusage möglich. Anders als bei der Direktversicherung und Pensionskasse sollte hier aus Haftungsgründen nur die Beitragszusage mit Mindestleistung erteilt werden. Denn wegen der aufsichtsrechtlichen Anlagevorschriften, die liberaler als bei der Lebensversicherung und der Publikumspensionskasse sind, kann es zeitweise zu Unterdeckungen im Pensionsfonds kommen, für die der Arbeitgeber dann eine Nachschusspflicht hat. Die Beitragszusage mit Mindestleistung reduziert die Haftung und die Nachschusspflicht des Arbeitgebers zumindest auf die planmäßig versprochenen Altersversorgungsbeiträge abzüglich verbrauchter Risikoprämien.

3. Verwaltungsaufwand

Wie bei der Direktversicherung und der Publikumspensionskasse übernimmt der Pensionsfonds die Verwaltung für Anwartschaften und Renten, so dass der Arbeitgeber keine weiteren Kapazitäten für diese Versorgung vorhalten muss.

4. Insolvenzsicherungspflicht

Anders als bei der Direktversicherung und der Pensionskasse ist der Pensionsfonds immer insolvenzsicherungspflichtig. Damit ist für unverfallbare Anwartschaften eine Melde- und Beitragspflicht gegenüber dem PSVaG verbunden. Der Beitrag berechnet sich jährlich neu aus dem festgesetzten Beitragssatz und der Beitragsbemessungsgrundlage für den Pensionsfonds. Die Beitragsbemessungsgrundlage für den Pensionsfonds beträgt 20% des steuerlichen Teilwertes der Pensionsverpflichtung.

5. Ausscheiden mit unverfallbaren Anwartschaften

Anders als bei der Direktversicherung und der Pensionskasse kann der Arbeitgeber beim Pensionsfonds keine versicherungsförmige Lösung wählen. Unverfallbare Anwartschaften werden daher bis zum Leistungsfall im Pensionsfonds weitergeführt. Das Wahlrecht des Arbeitgebers zur Abfindung von Bagatellrenten und das Recht des Arbeitnehmers auf Übertragung des Versorgungskapitals auf den neuen Arbeitgeber bestehen auch hier.

6. Anpassungsverpflichtung für laufende Leistungen

Die Anpassungsverpflichtung für laufende Leistungen entfällt, wenn dem Pensionsfonds die Beitragszusage mit Mindestleistung zu Grunde liegt.

7. Steuerliche und sozialrechtliche Auswirkungen beim Arbeitnehmer

Die steuerlichen und sozialrechtlichen Auswirkungen für den Arbeitnehmer sind sowohl in der Anwartschaftsphase als auch in der Bezugsphase mit der Direktversicherung und der Pensionskasse identisch.

8. Steuerliche Auswirkungen beim Arbeitgeber

Die Beiträge an den Pensionsfonds sind als Betriebsausgaben im Jahr der Aufwendung abzugsfähig. Das Pensionsfondsversprechen berührt, wie die Direktversicherung und die Pensionskassenversicherung, die Bilanz des Arbeitgebers nicht.

9. Entgeltumwandlungssystem neben Arbeitgeberfinanzierung

Wie bei der Direktversicherung und der Pensionskasse gilt auch hier, dass die steuer- und sozialrechtliche Förderung des Pensionsfonds nur einmal im ersten Arbeitsverhältnis im Kalenderjahr gewährt wird. Die Förderung des Pensionsfonds steht nicht zusätzlich zur Förderung eines anderen versicherungsförmigen Durchführungsweges zur Verfügung. Dabei werden auch hier zuerst die Beiträge des Arbeitgebers auf die Höchstbeträge angerechnet, so dass dieser Umstand bei einer gemeinsamen Finanzierung durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer berücksichtigt werden sollte.

X. Die rückgedeckte Gruppenunterstützungskasse

Als Ergänzung oder als Alternative zur Direktversicherung kann sich die Durchführung über die rückgedeckte Unterstützungskasse anbieten. Rückgedeckte Unterstützungskassen werden auf dem Markt zumeist als sog. Gruppenunterstützungskassen angeboten, wobei die Anzahl der Anwärter und Rentner über alle teilnehmenden Trägerunternehmen hinweg (unsegmentiert) betrachtet wird.

Bei der Durchführung über die rückgedeckte Gruppenunterstützungskasse schließt der Arbeitgeber (als sog. Trägerunternehmen) mit der Unterstützungskasse einen Versorgungsvertrag für seine Arbeitnehmer. Die Unterstützungskasse wiederum schließt als Versicherungsnehmerin eine Rückdeckungsversicherung zur Finanzierung ab. Der Arbeitgeber verpflichtet sich gegenüber der Unterstützungskasse sog. Zuwendungen an diese zu zahlen. Mit diesen Zuwendungen finanziert die Unterstützungskasse die Beiträge zur Rückdeckungsversicherung.

In der richtigen Ausgestaltung kommt dieser Durchführungsweg der Direktversicherung sehr nahe, wenn auch nicht in allen Belangen. Denn wie bei der Direktversicherung ergibt sich auch bei der rückgedeckten Gruppenunterstützungskasse die Höhe der zugesagten Leistung aus den Beiträgen, die mittels des Versicherungstarifes in garantierte Leistungen umgewandelt werden.

Hinweis: Von der Gruppenunterstützungskasse ist die pauschal dotierte Unterstützungskasse zu unterscheiden, die hier nicht behandelt wird. Die pauschal dotierte Unterstützungskasse dient dem Trägerunternehmen hauptsächlich als Darlehensgeber und ist mit einem sehr hohen Verwaltungs- und Controlling Aufwand verbunden.

Bei der pauschal dotierten Unterstützungskasse ist zudem eine periodengerechte Ausfinanzierung und somit ein Kapitaldeckungsverfahren der Versorgung nicht möglich, so dass im Leistungsfall eine weitere Ausfinanzierung erforderlich ist.

1. Leistungsziele, Leistungsarten und Leistungsstrukturen

Auch mit der Unterstützungskassenversorgung können die Versorgungsziele Alter, Invalidität und Hinterbliebenenversorgung abgedeckt werden.

Damit die Zuwendungen an die Unterstützungskasse als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen bestimmte steuerrechtliche Vorgaben erfüllt sein, die schon bei der Wahl der Leistungsarten beachtet werden sollten. So gibt das Steuerrecht insbesondere vor, dass die betriebsrentenrechtlichen Versorgungsleistungen als „lebenslange Leistungen“ vorgesehen sein müssen.

Dabei geht die Finanzverwaltung dann von lebenslangen Leistungen aus, wenn die Leistungen nicht schon von vorneherein nur für eine bestimmte Anzahl von Jahren oder bis zu einem bestimmten Lebensalter des Berechtigten vorgesehen sind.

Hinweis: Die Eigenschaft der zugesagten Leistung als lebenslange Leistung wird nicht durch Vorbehalte im Leistungsplan beeinträchtigt wie z.B. Wiederverheiratungsklauseln oder Wegfall der Invaliditätsrente bei Wiederaufnahme einer Arbeitstätigkeit etc.

Anders als bei der Direktversicherung kann hier demnach eine bis zum Altersrentenbeginn begrenzte selbständige Invaliditätsleistung nicht zugesagt werden. So muss eine Invaliditätsrente mit Eintritt des Rentenalters als eine Invaliditätsaltersrente fortgesetzt werden.

Die Altersversorgung kann hier aber, anders als bei der Direktversicherung, der Pensionskasse und dem Pensionsfonds, von vorne herein sowohl als Rente als auch als Kapital zugesagt und geleistet werden. Denn Einmalkapitalzahlungen anstelle von Rentenleistungen gelten nach den steuerlichen Vorgaben auch als lebenslange Leistungen. Gleiches gilt für die Hinterbliebenenversorgung, so dass auch ein Hinterbliebenenkapital versprochen werden kann. In Kombination mit einem Hinterbliebenenkapital kann dann auch ein Invaliditätskapital versprochen werden. Zudem können zeitlich begrenzte Waisenrenten als Zusatzversicherung versprochen werden.

Hinweis: Die Vielfalt der Leistungsarten kann durch die verfügbaren Tarife der Rückdeckungsversicherungen eingeschränkt sein.

Um den Betriebsausgabenabzug der Zuwendung sicherzustellen, muss bei der Tarifwahl der Rückdeckungsversicherung die Vorgabe beachtet werden, dass die Versicherung nicht vor Vollendung des 55. Lebensjahres des Begünstigten enden darf. Die Beiträge zur Versicherung müssen zudem gleich bleibend oder steigend sein. Ein veränderliches Beitragsniveau aufgrund von Überschussverrechnungen aus der Rückdeckungsversicherung ist jedoch unschädlich.

Bei der Durchführung über die Unterstützungskasse kommen als Leistungsstrukturen nur die beitragsorientierte Leistungszusage und die Leistungszusage in Betracht. Die Beitragszusage mit Mindestleistung ist hier ausgeschlossen. Bei der in der Praxis überwiegenden beitragsorientierten Leistungszusage wird die Höhe der Versorgungsleistung üblicherweise durch die garantierte tarifliche Leistung der Versicherung bestimmt.

Da die Gruppenunterstützungskasse als soziale Einrichtung von der Körperschaftsteuer befreit ist, sind die Versorgungsleistungen der Kasse begrenzt. Allerdings können unsegmentierten Gruppenunterstützungskassen bei einer homogenen Versorgung mehr Anwärter und Leistungsempfänger mit höheren Versorgungsleistungen versichern, als segmentierte Gruppenunterstützungskassen oder kleinere unternehmenseigene Unterstützungskassen.

2. Besonderheit: Mindestalter der Anwärter

Anders als bei der Direktversicherung fordert das Steuerrecht für die Abzugsfähigkeit der Zuwendung des Trägerunternehmens zur Unterstützungskasse ein Mindestalter der zu versorgenden Anwärter. Zuwendungen an die Unterstützungskasse für die Versorgung im Alter sind nur dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn der Anwärter das 27. Lebensjahr vollendet hat. Diese Altersgrenze gilt jedoch nicht, wenn in der Versorgungszusage die Anwartschaften von Anfang an vertraglich unverfallbar gestellt werden. Für die Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung gilt dieses Mindestalter ebenfalls nicht.

Hinweis: Mit der Gesetzesänderung zum 1.1.2018 wird für Neuzusagen das Mindestalter auf 23 Jahre reduziert.

3. Verwaltungsaufwand

Wie bei der Direktversicherung können für die Rückdeckungsversicherung bei einer entsprechend großen Gruppe (ab etwa 10 Arbeitnehmer) Rahmenverträge abgeschlossen werden und vorteilhafte Kollektivversicherungstarife vereinbart werden. Diese beinhalten Vereinfachungen beim Aufnahmeverfahren, in der Verwaltung und Vergünstigungen für die Prämienkalkulation.

Während bei der Direktversicherung alle Verwaltungsaufgaben vom Versicherer übernommen werden, müssen diese Leistungen bei der Unterstützungskasse in einer Servicevereinbarung mit dem Versicherer oder einem Dienstleister gegen Honorar geregelt werden. Dazu gehören in der Anwartschaftsphase z.B. die Versorgungsbescheinigungen für den Arbeitnehmer, die Berechnung der Beitragsbemessungsgrundlage und der Beitragspflicht für die Pensionssicherung. Auch die Rentenabrechnung und -verwaltung muss dort geregelt werden.

4. Insolvenzsicherungspflicht

Die Gruppenunterstützungskasse ist immer insolvenzsicherungspflichtig, auch wenn eine Rückdeckungsversicherung vorhanden ist. Daher muss der Arbeitgeber für gesetzlich unverfallbare Anwartschaften und für laufende Versorgungsleistungen Beiträge an den PSVaG zahlen.

5. Ausscheiden mit unverfallbaren Anwartschaften

Anders als bei der Direktversicherung und der Pensionskasse ist bei der Gruppenunterstützungskasse keine versicherungsförmige Lösung möglich.

Liegen Bagatellleistungen vor, dann können diese abgefunden werden. Die Bagatellgrenzen für Kapitalleistungen belaufen sich dabei im Jahr 2016 auf 3.486 € (West) und 3.024 € (Ost).

Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Übertragung der Unterstützungskassenversorgung besteht nicht. Die bestehende Unterstützungskassenversorgung kann aber einvernehmlich vom neuen Arbeitgeber übernommen werden. Der neue Arbeitgeber kann auch aufgrund des vorhandenen Versorgungswertes ein neues Versorgungsversprechen erteilen, wenn er das möchte.

Ansonsten verbleiben die unverfallbaren Anwartschaften in der Unterstützungskasse des Trägerunternehmens. Bei der beitragsorientierten Leistungszusage entspricht diese Anwartschaft der beitragsfreien Versicherungsleistung. Bei der Leistungszusage wird die ratierliche Anwartschaft der beitragsfreien Versicherungsleistung regelmäßig nicht entsprechen. In der Anfangsphase der Versicherung kann dies zu einer entsprechenden Nachfinanzierungsverpflichtung führen, die entweder mit laufenden Zuwendungen in der Anwartschaftsphase oder im Versorgungsfall mit einer Einmalzahlung erfüllt werden kann.

6. Anpassungsverpflichtung für laufende Leistungen

Alle laufenden Leistungen müssen bei einer Durchführung über die Gruppenunterstützungskasse angepasst werden. Bei der rückgedeckten Gruppenunterstützungskasse kann diese Verpflichtung jedoch dadurch entfallen, dass der Arbeitgeber eine Rückdeckungsversicherung wählt, die eine garantierte Anpassung der laufenden Leistungen aus der Rückdeckungsversicherung um wenigstens 1 % vorsieht.

7. Steuerliche und sozialrechtliche Auswirkungen beim Arbeitnehmer

Für den Arbeitnehmer sind die Zuwendungen des Arbeitgebers zur Gruppenunterstützungskasse unbegrenzt steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Leistungen sind erst bei Bezug als Einkommen aus nichtselbständiger Tätigkeit zu versteuern. Für Kapitalleistungen kommt die sog. Fünftelungsregelung zur Anwendung. Mit Leistungsbezug sind dann auch Beiträge zur Sozialversicherung zu entrichten.

8. Steuerliche Auswirkung beim Arbeitgeber

Die Versorgungsverbindlichkeiten finden bei der rückgedeckten Gruppenunterstützungskasse, ebenso wie bei den versicherungsförmigen Durchführungen, keinen Niederschlag in der Bilanz des Trägerunternehmens. Der Aktivwert der Rückdeckungsversicherung darf vom Trägerunternehmen nicht in der Bilanz angesetzt werden. Die Rückdeckungsversicherung gehört zum Vermögen der Unterstützungskasse.

9. Entgeltumwandlungssystem neben Arbeitgeberfinanzierung

Anders als bei einer Kombination von versicherungsförmigen Durchführungswegen (Direktversicherung, Publikumspensionskasse und Pensionsfonds) für die gemischt finanzierte Versorgung, werden bei der Kombination von versicherungsförmigen Durchführungswegen und der Unterstützungskasse die Zuwendungen des Arbeitgebers an die Unterstützungskasse nicht auf den Steuerfreibetrag des versicherungsförmigen Durchführungswegs angerechnet. Die steuerliche und sozialrechtliche Förderung der versicherungsförmigen Durchführungswege wird vielmehr neben der Unterstützungskasse zusätzlich gewährt. Demnach bleiben hier Beiträge zur versicherungsförmigen Entgeltumwandlung in dem vorgegebenen Umfang voll steuer- und sozialversicherungsfrei.

In den Fällen, in denen der Arbeitgeber einen Matching Plan bzw. eine Kombination aus Matching Plan und Grundversorgung anbieten will, kommt der rückgedeckten Unterstützungskasse neben der Direktversicherung eine besondere Bedeutung zu. Wird dieses Nebeneinander von Direktversicherung und Rückdeckungsversicherung für die Unterstützungskasse über denselben Versorgungsträger durchgeführt, kann die Versorgung komplett auf diesen Versorgungsträger ausgelagert werden. Ein und derselbe Versicherungstarif kann für beide Durchführungswege eingesetzt werden. Der Arbeitgeber hat es immer nur mit einem Versorgungsträger zu tun.

Hinweis: Es bietet sich daher an, die Direktversicherung für die Entgeltumwandlung zu reservieren, die rückgedeckte Unterstützungskasse für die Arbeitgeberfinanzierung und sich für einen Versorgungsträger zu entscheiden, der beides anbietet.

XI. Die rückgedeckte Direktzusage

Die Direktzusage ist die flexibelste Art der Durchführung einer betrieblichen Altersversorgung. Im Rahmen der Versorgungsziele kann der Arbeitgeber jede Leistung versprechen, die ihm geeignet erscheint.

Dieser Flexibilität stehen aber eine Reihe zwingender steuerlicher Anforderungen an die Gestaltung und Ausformulierung der Versorgungszusage gegenüber, da die Verpflichtung des Arbeitgebers aus der Direktzusage erhebliche Auswirkung auf den steuerpflichtigen Ertrag des Unternehmens haben kann. Die Zulässigkeit der Bildung von Pensionsrückstellungen ist daher bei der Direktzusage ein zentraler Punkt.

Hinweis: Mit der Bildung der Pensionsrückstellung ist die Verpflichtung aus der Direktzusage noch nicht mit Vermögen finanziert. Die Rückstellungen führen zwar zu einer Steuerminderung, aber nicht automatisch dazu, dass auch entsprechende liquide Mittel für den Versorgungsfall bereit stehen.

Der Arbeitgeber kann seine Versorgungsverbindlichkeiten praktisch einfach über eine Rückdeckungsversicherung finanzieren, da diese die Versorgungsleistungen im Versorgungsfall abbilden können.

Die Rückdeckungsversicherungen können bei entsprechender Qualifikation nach deutschem Handelsrecht und nach internationalen Rechungslegungsvorschriften mit den Pensionsrückstellungen aufgerechnet werden.

Diese Qualifikation kann durch eine besondere Sicherung für den Fall der Insolvenz des Arbeitgebers erreicht werden, etwa durch Sicherungsvertrag zu Gunsten Dritter, Globalabtretung oder auch durch Sicherungsverpfändung der Versicherungsleistung.

1. Leistungsziele, Leistungsarten und Leistungsstrukturen

Mit einer Direktzusage können neben den Rentenleistungen auch einmalige Kapitalzahlungen zum Altersrentenbeginn, im Todesfall oder bei Invalidität zugesagt werden. Die Invaliditätsversorgung kann abgekürzt oder lebenslang sein. Im Übrigen ergeben sich praktisch nur Einschränkungen für die Gestaltungsfreiheit durch den verfügbaren Versicherungstarif.

Zudem bestehen beim Finanzierungsvolumen keine Begrenzungen auf bestimmte jährliche steuerfreie Höchstbeträge für den Beitrag zur Rückdeckungsversicherung. Mit der rückgedeckten Direktzusage kann somit auch ein höheres Versorgungsniveau in der Anwartschaftsphase einkommensteuerfrei finanziert werden, das über den Rahmen der versicherungsförmigen Durchführungen und den Rahmen der rückgedeckten Unterstützungskasse hinaus reichen kann.

Anders als bei der Gruppenunterstützungskasse gibt es hier auch keine Vorgaben hinsichtlich eines gleich bleibenden oder steigenden Beitragsniveaus. Es können somit hier auch laufende Versicherungen mit Einmalbeitrag zur Finanzierung verwendet werden.

Die Versorgungsleistungen können als Leistungszusage und als beitragsorientierte Leistungszusage erteilt werden. Die Beitragszusage mit Mindestleistung ist, wie bei der Unterstützungskasse ausgeschlossen.

2. Besonderheit: Mindestalter der Anwärter

Das Steuerrecht gibt ein Mindestalter vor, vor dessen Erreichen keine Rückstellungen für Direktzusagen in der Steuerbilanz gebildet werden dürfen. Das Steuerrecht erkennt in der Anwartschaftsphase die Rückstellungen nur für die Wirtschaftsjahre an, bis zu dessen Mitte der Anwärter bereits das 27. Lebensjahr beendet hat, oder für die Wirtschaftsjahre, in deren Verlauf die Anwartschaft nach dem Betriebsrentengesetz unverfallbar wird.

Hinweis: Mit der Gesetzesänderung zum 1.1.2018 wird für Neuzusagen das Mindestalter auf 23 Jahre reduziert.

Für die Wirtschaftsjahre davor werden die gewinnmindernden Rückstellungen in der Steuerbilanz nicht zugelassen. Vor diesem Hintergrund sollte die Erteilung der Versorgungszusage aus praktischen Erwägungen erst ab Vollendung des 27. Lebensjahres ansetzen.

Hinweis: Da das Steuerrecht hier auf die gesetzliche Unverfallbarkeit der Anwartschaft abstellt, kann – anders als etwa bei der Unterstützungskasse – diese Altersgrenze nicht durch die Vereinbarung der vertraglichen Unverfallbarkeit verändert werden. Diese Regelung gilt für alle Anwartschaften, also auch für die Hinterbliebenen- und die Invaliditätsversorgung.

3. Verwaltungsaufwand

Die Ausführungen zu den Vereinfachungen und Vergünstigungen bei den Kollektivversicherungstarifen und Rahmenverträgen, wie sie bei den versicherungsförmigen Durchführungswegen und der Rückdeckungsversicherung zur Unterstützungskasse möglich sind, gelten genauso für die Rückdeckungsversicherung zur Direktzusage.

Hinweis: Speziell bei der Direktzusage ist vor der Zusageerteilung unbedingt an die Versicherbarkeit der begünstigen Mitarbeiter zu denken. Bei der Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung sollte die Versicherbarkeit zur Bedingung für die Versorgungszusage gemacht werden.

Bei der Direktzusage ist zu berücksichtigen, dass auch bei Bestehen einer Rückdeckungsversicherung Pensionsrückstellungen zu bilden sind. In der Handelsbilanz können die Rückstellungen nach dem Teilwert, dem modifizierten Teilwertverfahren oder dem Anwartschaftsbarwertverfahren (PUC), gebildet werden.

Zu beachten ist, dass die Pensionsrückstellungen für die deutsche Handelsbilanz, für die internationale Rechnungslegung und für die Steuerbilanz jeweils unterschiedlich bewertet werden müssen, da für die Steuerbilanz allein das Teilwertverfahren anwendbar ist. Daher müssen mindestens zwei entsprechende Gutachten in Auftrag gegeben werden. Ein Drittes wird erforderlich, wenn die Pensionsrückstellungen für die internationale Rechnungslegung bewertet werden müssen.

Der gesamte administrative Aufwand für die Anwärter (Versorgungsbescheinigung, PSV Beitragspflicht, ratierliche Anwartschaften bei Ausscheiden etc.) und Leistungsempfänger (Rentenabrechnung und –auszahlung, Kommunikation mit den leistungsberechtigten Empfängern etc.) ist originär eine Nebenpflicht des Arbeitgebers und kann nur gegen Honorar auf Dienstleister ausgelagert werden.

4. Insolvenzsicherungspflicht

Die Direktzusage ist, auch bei Vorliegen einer Rückdeckungsversicherung, immer insolvenzsicherungspflichtig. Die Höhe der Bemessungsgrundlage richtet sich dabei nach dem steuerlichen Teilwert der Pensionsverpflichtungen.

5. Ausscheiden mit unverfallbaren Anwartschaften

Wie bei der Unterstützungskasse ist auch hier weder die versicherungsförmige Lösung möglich, noch besteht ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Übertragung. In Betracht kommt lediglich die einvernehmliche Übertragung der Anwartschaft oder des Versorgungswertes. Die Abfindung von Bagatellleistungen ist auch hier möglich.

6. Anpassungsverpflichtung für laufende Leistungen

Die laufenden Rentenleistungen müssen angepasst werden. Dabei können wie bei der Unterstützungskasse Versicherungstarife gewählt werden, die die Anpassung z.B. mit 1 % garantieren.

7. Steuerliche und sozialrechtliche Auswirkungen beim Arbeitnehmer

In der Anwartschaftsphase stellen weder die Rückstellungen noch die Versicherungsbeiträge zur Rückdeckungsversicherung steuerpflichtigen Lohn dar. Auch sozialversicherungsrechtlich liegt kein beitragspflichtiger Lohnzufluss vor. Die Leistungen aus der Direktzusage sind erst im Bezugsfall für den Begünstigten steuer- und sozialversicherungspflichtig.

8. Steuerliche Auswirkungen beim Arbeitgeber

Die Pensionsverpflichtung muss in der Steuerbilanz mit dem sog. Teilwert gewinnmindernd passiviert werden. Dabei ist jedoch die Bildung von Rückstellungen in der Steuerbilanz an eine Reihe von Formalien und Vorgaben gebunden, die unbedingt schon in der Versorgungszusage beachtete werden müssen. Die Rückdeckungsversicherung muss zudem mit ihrem Aktivwert in der Bilanz angesetzt werden.

Bei der Invaliditätsversorgung und der Hinterbliebenenversorgung kommt es durch den Risikoeintritt zu einem Bilanzsprung.

Im Versorgungsfall sind die Rückstellungen wieder gewinnerhöhend aufzulösen.

Die Beiträge des Arbeitgebers zur Rückdeckungsversicherung sind als Betriebsausgaben abzugsfähig.
9. Entgeltumwandlungssystem neben Arbeitgeberfinanzierung

Die vom Arbeitgeber finanzierte Direktzusage mit Rückdeckungsversicherung erweitert das steuerlich und sozialrechtlich geförderte Beitragsvolumen als drittes System zusätzlich zur rückgedeckten Unterstützungskasse und den versicherungsförmigen Durchführungswegen. Dir rückgedeckte Direktzusage bietet dem Arbeitgeber zudem maximale Flexibilität bei der Ausgestaltung der Versorgungsleistung. Damit ist die rückgedeckte Direktzusage ein Auffangsystem für spezifische Versorgungswünsche der Unternehmen, insbesondere bei der anwartschaftlichen Risikoversorgung von Arbeitnehmern und ihren Hinterbliebenen. Sie ist die Ergänzungsmöglichkeit zur Entgeltumwandlung, sowie zu anderen arbeitgeberfinanzierten Durchführungswegen.

Steuerliche Auswirkungen der Eheschließung

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Der Ehe kommt in Deutschland eine hohe gesellschaftliche Bedeutung zu. Trotzt langfristig rückläufiger Eheschließungen stand die Mehrzahl der Deutschen bereits vor dem Traualtar. Allein im Jahr 2013 wurde über 370.000 Ehen geschlossen.

  1. Ehe und eingetragene Lebenspartnerschaft

Die steuerlichen Regelungen für Verheiratete knüpfen an das zivilrechtliche Eheinstitut an. Erforderlich ist daher grundsätzlich eine standesamtliche Eheschließung in Deutschland. Andere Gemeinschaften (z.B. eheähnliche Gemeinschaft, Bedarfsgemeinschaft) fallen – wie auch Paare, welche nur rein kirchlich getraut wurden – nicht unter die steuerlichen Sonderregelungen.

Der zivilrechtlichen Ehegemeinschaft sind eingetragene Lebenspartnerschaften steuerlich gleichgestellt.

Besonderheiten können sich bei Ehen mit Auslandsbezug ergeben. Sofern eine Ehe im Ausland rechtsgültig geschlossen wurde, wird diese auch in Deutschland grundsätzlich anerkannt. Ist nur ein Ehegatte in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig, muss der andere Ehegatte für die Gewährung aller steuerlichen Vorteile seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in einem EWR-Staat haben.

Hinweis: Steuerlich anerkannt wird nur eine intakte Ehe. Danach muss eine räumliche, persönliche und geistige Gemeinschaft der Ehegatten bestehen.

  1. Steueroptimale Heirat – Veranlagungsform

Grundlegend für die Besteuerung der Eheleute ist die Wahl der Veranlagungsform. Wird eine einzelne Veranlagung der Ehegatten nicht (wirksam) beantragt, werden die Eheleute zusammen veranlagt. Voraussetzung ist, dass die Ehe im Veranlagungszeitraum für mindestens einen Tag bestanden hat. Aufgrund des Splitting-Vorteils ist eine Zusammenveranlagung regelmäßig vorteilhaft oder zumindest nicht nachteilig. Die Einzelveranlagung entfaltet nur im Einzelfall steuerliche Vorteile. Solche können sich beispielsweise bei bestimmten (z.B. außerordentlichen oder dem Progressionsvorbehalt unterliegenden) Einkünften oder vorehelichen Verlusten ergeben. Die einmal gewählte Veranlagungsform kann unterjährig grundsätzlich stets, im Übrigen regelmäßig bis zur Bestandskraft der Jahresveranlagung gewechselt werden.

  1. Wahl der Lohnsteuerklassen

Beziehen beide Eheleute Einkünfte als Arbeitnehmer, stellen sie sich meist die Frage nach der optimalen Wahl der Lohnsteuerklasse. Tatsächlich jedoch hat die Wahl rein steuerlich nur einen eher geringen Einfluss. Denn die Wahl der Steuerklasse beeinflusst nur den unterjährigen Lohnsteuerabzug. Sofern eine Steuererklärung abgegeben wird, erfolgt die endgültige Besteuerung nach den allgemeinen Regelungen des Einkommensteuergesetzes. Eventuelle unterjährige Vor- und Nachteile gleichen sich dann aus.

Bei größeren Einkommensunterschieden empfiehlt sich regelmäßig die Kombination III/V, da diese in solchen Fällen zu einer monatlich geringen Steuerbelastung führt und somit „liquiditätsschonend“ ist. Bei annähernd identischen Einkommen gilt dies für die IV/IV-Kombination. Mit dem Faktorverfahren (IV*/IV*) wird die tatsächliche Steuerbelastung am genauesten abgebildet, sodass es zu den geringsten Einkommensteuererstattungen oder -nachzahlungen kommt.

Der wesentliche Vorteil der IV/IV-Kombination gegenüber den Kombinationen III/V und IV*/IV* ist, dass – sofern keine anderen veranlagungspflichtigen Einkünfte vorliegen – keine Einkommensteuererklärung erstellt werden muss.

Hinweis: Die Wahl der Lohnsteuerklasse kann außersteuerliche Beachtung entfalten, da beispielsweise verschiedene Sozialleistungen (z.B. Elterngeld) häufig an den Nettolohn anknüpfen.

 

III.               Einkommensteuerliche Vorteile

1.                    Splitting-Vorteil

Die größte steuerliche Bedeutung aus der Eheschließung ergibt sich in der Regel aus dem Splitting-Vorteil. Dieser steht für Ehepaare zur Verfügung, die sich für die Zusammenveranlagung entscheiden. Die Funktionsweise des Splitting-Vorteils beschreibt sich wie folgt: Zur Bestimmung der Steuerschuld der Eheleute wird das Einkommen beider Partner zusammengerechnet und anschließend halbiert. Sodann ist die Steuerschuld des halbierten gemeinsamen Einkommens zu ermitteln und schließlich zu verdoppeln. Aus dieser Berechnung entsteht ein Steuervorteil zwischen 0 € und maximal gut 15.000 €.

Beeinflusst wird die Höhe des Splitting-Vorteils durch zwei Faktoren. Der Vorteil steigt prinzipiell mit zunehmendem Einkommensunterschied der Ehegatten und ist maximal, wenn ein Ehegatte kein Einkommen und der andere Ehegatte mehr als 500.000 € erzielt. Bei gleichem Einkommen der Eheleute ist der Splitting-Vorteil stets Null. Dazwischen entwickelt sich die Höhe des Steuervorteils ungleichmäßig. Daneben schrumpft der Vorteil mit zunehmendem Einkommen des weniger verdienenden Partners.

Ab einem Einkommen des weniger verdienenden Partners von etwa 250.000 € ist der Splitting-Vorteil unabhängig vom Mehrverdienst des anderen stets Null.

Einkommen A Einkommen B    Splitting-Vorteil
0 40.000 3.672
0 600.000 15.761
10.000 40.000 1.157
30.000 40.000 114
30.000 80.000 1.197
110.000 120.000 0
110.000 270.000 580
270.000 300.000 0
270.000 1.000.000 0

Tab.: Splitting-Vorteil bei ausgewählten Einkommen

  1. Sparer-Pauschbetrag und Vorsorgeaufwendungen

Für verheiratete Paar verdoppelt sich der Sparer-Pauschbetrag auf 1.602 €. Dieser kann frei auf die Ehegatten verteilt werden. Ein geringer Steuervorteil entsteht so insbesondere, wenn nur ein Ehegatte Kapitaleinkünfte erzielt.

Ebenso wird ein gemeinsamer Höchstbetrag bei den abzugsfähigen Vorsorgeaufwendungen gebildet.

  1. Auswirkungen auf andere Steuern
  2. Umsatzsteuer

Übt ein Ehegatte eine unternehmerische Tätigkeit aus, ist darauf zu achten, dass der andere Ehegatte nicht ungewollt in die Umsatzbesteuerung einbezogen wird. Anderenfalls können sich Haftungsprobleme und Vorsteuergefährdungen ergeben, wenn beide Ehegatten unerkannt gemeinsam als ein Unternehmer angesehen werden.

Sollten Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.

  1. Erbschaftsteuer

Die Eheschließung hat grundsätzlich erbrechtliche Auswirkungen. Erbschaftsteuerlich werden Ehegatten stark begünstigt. So kann etwa auf einen vielfach höheren steuerlichen Freibetrag zurückgegriffen werden. Zudem kommen spezielle Steuerbefreiungen in Betracht, beispielweise für den Übergang des Familienheims. Daneben gelten umfangreiche Befreiungen von der Grunderwerbsteuer bei der Übertragung zwischen den Ehegatten.

  1. Kirchensteuer

Bei glaubensverschiedenen Ehen erfolgt eine Besteuerung auch bei der Zusammenveranlagung grundsätzlich nur insoweit, wie die Ehegatten der Besteuerung bei isolierter Betrachtung unterliegen würden.

  1. Zweitwohnungsteuer

Unterhält ein Ehegatte aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung, ist diese zwingend von der Zweitwohnungsteuer zu befreien. Für unverheiratete Paare existiert keine entsprechende Regelung.

  1. Steuer(straf-)verfahren

Den Eheleuten steht im Steuer(straf-)verfahren ein Zeugnisverweigerungsrecht zu den steuerlichen Angelegenheiten des Partners zu. Dieses Recht bleibt auch nach einer Scheidung bestehen.

Zudem gilt als Besonderheit, dass ein Ehegatte selbst bei Zusammenveranlagung und Kenntnis von steuerstrafrechtlich relevantem Verhalten des anderen Ehegatten nicht zur Haftung herangezogen werden kann, solange er nicht aktiv auf eine Steuerhinterziehung oder ähnliches hinwirkt.

  1. Steuerliche Nachteile

Auch wenn eine Ehe nicht in jedem Fall zu steuerlichen Vorteilen führt, ergeben sich zumindest nur sehr selten steuerliche Nachteile. Eine Ausnahme stellt allerdings der Wegfall des Freibetrags für Alleinerziehende dar.

  1. Beendigung der Ehe

Auch bei der Beendigung der Ehe (insbesondere durch Tod eines Partners oder Scheidung) sind steuerliche Folgen zu beachten. So gehen etwa die einkommensteuerlichen Vorteile (Splitting-Vorteil) spätestens im auf die Beendigung folgenden Jahr verloren. Zudem entstehen steuerliche Folgewirkungen aus der zivilrechtlichen Abwicklung vor allem bei Scheidungen, die insoweit mildernd oder verstärkend wirken können. Gerade bei großen Einkommens- oder Vermögensunterschieden zwischen den Partnern kann daher eine frühzeige Beschäftigung mit der Thematik – ggf. auch vor der Eheschließung – zu empfehlen sein.

Geschenke

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Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – und stärken die Kundenbeziehungen. Damit sich auch tatsächlich Ihre Kunden freuen und nicht der Fiskus, erfahren Sie in diesem Mandanten-Merkblatt, unter welchen Voraussetzungen Geschenke für den Beschenkten steuerfrei sind und was Sie als Unternehmer beachten müssen, damit die Geschenke als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

I.    Einkommensteuer

1.    Übersicht

Der Abzug von Geschenken ist steuerlich sehr begrenzt:

  • Die Geschenke müssen betrieblich bzw. beruflich veranlasst sein.
  • Selbst betrieblich veranlasste Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer sind, dürfen nur abgezogen werden, wenn sie pro Jahr und Empfänger bei max. 35 € liegen (Freigrenze; vgl. Kap. I. 4.).
  • Auch wenn diese beiden Punkte erfüllt sind, scheitert der Abzug, wenn die Geschenkaufwendungen nicht einzeln und getrennt aufgezeichnet worden sind.

2.    Geschenke: Gegenstand und Begriff

Geschenke sind alle unentgeltlichen Zuwendungen, die nicht als Gegenleistung für bestimmte Leistungen des Empfängers gedacht sind und auch nicht in unmittelbarem zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit solchen Gegenleistungen stehen. Da die Zuwendung für den Beschenkten einen wirtschaftlichen Vorteil darstellen muss, fallen bloße Annehmlichkeiten, die den Empfänger nicht bereichern, nicht unter die Abzugsbeschränkung.

Beispiele: Meistens handelt es sich bei den Geschenken um Geld- oder Sachzuwendungen – auch in Form von Geschenkgutscheinen – im Rahmen der allgemeinen Kundenpflege, z. B. zu Weihnachten oder zu Geburtstagen. Darüber hinaus können Dienstleistungen verschenkt werden. Gleiches gilt für Warenproben, wenn sie nicht im Zusammenhang mit einem bestimmten Geschäftsabschluss stehen.

Gegenbeispiele: Werbeprämien zählen nicht zu den Geschenken, sondern stellen eine Gegenleistung für eine Vermittlungstätigkeit dar. Auch Zugaben, die zusätzlich zu einer gekauften Ware „geschenkt“ werden, sind keine Geschenke in diesem Sinne, weil sie in zeitlichem und wirtschaftlichem Zusammenhang mit dem Kauf stehen. Auch die betrieblich veranlassten Leistungen im Rahmen des Sponsorings erfolgen, weil der Sponsor eine bestimmte Werbewirksamkeit bzw. Werbung für bestimmte Produkte erwartet. Ferner gelten Blumen und Kränze anlässlich der Beerdigung eines Geschäftsfreundes nicht als Geschenk und sind unbegrenzt abzugsfähig.

Zu unterscheiden: Preisprämien im Rahmen von Preisausschreiben sind keine Geschenke, weil sie zur Teilnahme anregen sollen; Preise bei Turnieren oder einer Tombola hingegen sehr wohl. Auch bei Incentive-Reisen ist zu differenzieren: Wird einem Geschäftspartner eine Reise im Zusammenhang mit einer konkreten Leistung angeboten, handelt es sich nicht um ein Geschenk. Gegenteiliges gilt, wenn die Reise zur Anbahnung oder Verbesserung der Geschäftsbeziehung durchgeführt wird; hier liegt ein – i. d. R. nicht abziehbares – Geschenk vor. Abgrenzbare Aufwendungen im Rahmen einer Veranstaltung für Kunden, die ohne konkrete Gegenleistungen erbracht wurden (z. B. Besuch eines Bundesliga-Fußballspiels im Anschluss an eine Betriebsbesichtigung), können (nicht abzugsfähige) Geschenkaufwendungen sein.

Zusammenfassend lässt sich somit festhalten: Es handelt sich nicht um ein Geschenk, wenn dieser Leistung eine konkrete Gegenleistung gegenübersteht; denn dann fehlt es an der hierfür erforderlichen Unentgeltlichkeit.

Hinweis: Gerade die „Unentgeltlichkeit“ ist nicht immer leicht zu bestimmen. Insbesondere bei größeren Summen empfiehlt sich eine Beratung. Bitte sprechen Sie uns an.

3.    Betriebliche Veranlassung

Grundvoraussetzung für den – wenn auch nur beschränkten – steuerlichen Abzug ist die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung des Geschenks. Ist der Hintergrund eines Geschenks dagegen ein privater, zählt es zu den typischen Lebenshaltungskosten, die steuerlich nicht berücksichtigt werden. Gegenstände, die ursprünglich für den betrieblichen Bereich angeschafft wurden und erst später privat verschenkt werden, sind im Zeitpunkt der Schenkung als Entnahme Gewinn erhöhend auszubuchen.

Sind Geschenke teils privat, teils betrieblich begründet, werden die Aufwendungen insgesamt den nicht abziehbaren privaten Kosten der Lebensführung zugerechnet, wenn sich der betriebliche Teil nicht leicht und eindeutig trennen lässt (was bei Geschenken regelmäßig der Fall sein dürfte).

Hinweis: Die Abgrenzung zwischen privater und betrieblicher Veranlassung lässt sich u. a. danach beurteilen, wer beschenkt wird. Geschenke an Geschäftsfreunde sind i. d. R. betrieblich veranlasst, da damit meist eine Geschäftsbeziehung angebahnt oder vertieft werden soll.

Betrieblich veranlasste Geschenke, die der Empfänger nur betrieblich nutzen kann, fallen nicht unter die Abzugsbeschränkung; sie können unabhängig von ihrer Höhe beim Schenker als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Beispiele: Eine Brauerei schenkt einem Gastwirt Gläser mit Werbeaufdruck; ein Pharmahersteller überlässt Krankenhäusern oder Ärzten Medikamentenmuster bzw. medizinisches Equipment. Hierbei handelt es sich um ein betrieblich veranlasstes Geschenk, das der Empfänger nur betrieblich nutzen kann. Die Aufwendungen für das Geschenk können vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden.

4.    Abzugsbegrenzung

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für Geschenke dürfen den Gewinn nur mindern, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten (inkl. Aufwendungen z. B. für die Kennzeichnung als Werbeträger) für alle einem Empfänger in einem Wirtschaftsjahr zugewendeten Geschenke insgesamt 35 € nicht übersteigen. Verpackungskosten gehören nicht zu den Anschaffungskosten, soweit es um die Transportverpackung geht (Gegenbeispiel: Geschenkbox als Umverpackung). Die 35 €-Grenze gilt nur für Nicht-Arbeitnehmer. D. h. Geschenke an eigene Arbeitnehmer können uneingeschränkt abgezogen werden.

Für die Prüfung der 35 €-Grenze sind alle Geschenke eines Jahres an eine Person zusammenzurechnen. Ob die Umsatzsteuer einzubeziehen ist, hängt davon ab, ob Umsätze getätigt wurden, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert ohne Umsatzsteuer abzustellen. Ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, ist der Bruttowarenwert einschließlich Umsatzsteuer maßgeblich.

Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt ein Geschenk, dessen Bruttokaufpreis 40,46 € beträgt (darin sind 6,46 € Vorsteuer enthalten). Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert i. H. von 34 € abzustellen, so dass die 35 €-Grenze nicht überschritten wird. Anders sieht es hingegen aus, wenn keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht: Hier ist der Bruttowarenwert i. H. von 40,46 € maßgeblich, so dass in diesem Fall die 35 €-Grenze überschritten ist.

Hinweis: Bei Überschreiten der 35 €-Grenze sind alle Geschenke an den einen Empfänger nicht abziehbar und nicht nur die Geschenke, die über der 35 €-Grenze liegen.

Empfänger von Geschenken können natürliche Personen sein, aber auch Kapitalgesellschaften oder Aufsichtsräte, Vereinsvorstände etc. Geschenke an Gesellschafter einer Personengesellschaft sind bei dieser einen Person zusammenzurechnen. Handelt es sich um nahestehende Personen des Empfängers, sind die Geschenke in die Berechnung der 35 €-Grenze beim Empfänger einzubeziehen, wenn sie wegen der Geschäftsbeziehungen zu dem Geschäftspartner an diese Person gegeben worden sind.

5.    Aufzeichnungspflicht

Aufwendungen für Geschenke müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben sowie fortlaufend und zeitnah erfasst werden. Wichtig ist, dass der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen ist. Bei Bilanzierenden sind die Geschenkaufwendungen auf besondere Konten zu buchen (z. B. Konto „Geschenke an Geschäftsfreunde“). Einnahmenüberschuss-Rechner müssen sie getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzeichnen.

Hinweis: Aufwendungen für Geschenke gleicher Art können in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung). Dies gilt zum einen, wenn die Namen der Empfänger der Geschenke aus einem Buchungsbeleg ersichtlich sind. Zum anderen ist dies möglich, wenn es sich um geringwertige Geschenke handelt (z. B. Taschenkalender) und insoweit vermutet werden kann, dass die Freigrenze beim jeweiligen Beschenkten nicht überschritten wird.

6.    Erfassung beim Empfänger

Wer als Unternehmer betrieblich veranlasste Geschenke erhält, muss diese als Betriebseinnahmen versteuern, auch wenn der Geber die Aufwendungen wegen Überschreitens der 35 €-Grenze nicht abziehen kann.

Beim Arbeitnehmer gehören Geschenke und insbesondere Incentives i. d. R. zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Sachleistungen sind dabei mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer zu unterwerfen. In besonderen Fällen ist eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % bzw. mit 30 % möglich.

Nicht zu versteuern sind folgende Zuwendungen:

  • Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer oder seine Angehörigen aus jedem persönlichem Anlass (z. B. Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes) bis zu einem Wert von 60 € brutto pro Geschenk. Aber bereits eine Überschreitung von nur einem Cent führt zum kompletten Erlöschen der Freigrenze und zur Besteuerung des Geschenks als Arbeitslohn. Außerdem würde dann der gesamte Betrag für den Arbeitnehmer auch sozialabgabenpflichtig.
  • Neben obigen Aufmerksamkeiten kann der Arbeitgeber ohne jeden Anlass einmal im Monat Sachbezüge im Wert von 44 € brutto zuwenden (z. B. einen Geschenkkorb oder einen Warengutschein, der zum Bezug von Sachwerten berechtigt; Recht des Arbeitnehmers bei einer Tankstelle auf Kosten des Arbeitgebers zu tanken).

Hinweis: Beträgt das Entgelt für das Jobticket nicht mehr als 44 € monatlich, kann auch das Jobticket lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei vom Arbeitgeber übernommen werden. Dies gilt laut Bundesfinanzhof nicht für ein Job-ticket, das als Jahreskarte bezahlt und ausgestellt wird, weil dann der Arbeitnehmer den Jahrespreis in einem Monat erhält.

  • Übliche Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung von bis zu 110 € inkl. Umsatzsteuer.

Hinweise: Wird ein Geschenk (unabhängig von der Höhe der Kosten) im Rahmen einer Betriebsveranstaltung übergeben, dürfen die Kosten für das Präsent zusammen mit den übrigen Kosten für die Feier 110 € brutto je Arbeitnehmer nicht übersteigen.

Soweit übliche Zuwendungen (Speisen und Getränke, Übernahme von Übernachtungskosten etc.) den Betrag von 110 € brutto für die Betriebsveranstaltung (maximal zwei im Jahr) und den teilnehmenden Arbeitnehmer jährlich nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.

Alle Kosten für die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung (Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter) – insbesondere auch Mietkosten und Kosten für die organisatorischen Tätigkeiten eines Eventveranstalters etc. inkl. Umsatzsteuer – sind ab dem Veranlagungszeitraum 2015 grundsätzlich bei der Ermittlung des Freibetrags von 110 € zu berücksichtigen.

Aufzuteilen ist der Gesamtbetrag der Veranstaltung auch auf Familienangehörige der Arbeitnehmer, sofern diese an der Veranstaltung teilgenommen haben. Der auf die Familienangehörigen entfallende Aufwand ist den Arbeitnehmern bei der Berechnung, ob deren Freibetrag überschritten ist, ab dem Veranlagungszeitraum 2015 zuzurechnen.

Hinweise: Wird bei einer Betriebsveranstaltung die 110 €-Grenze überschritten wird, ist ab dem Veranlagungszeitraum 2015 nur noch der übersteigende Teilbetrag der Zuwendungen lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuer für den steuerpflichtigen Teil kann mit 25 % pauschal ermittelt werden.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Übernahme von Reisekosten von auswärtigen Mitarbeitern zur Betriebsveranstaltung nicht zu den in die Ermittlung des geldwerten Vorteils einzubeziehenden Gesamtaufwendungen gehören. Wenn die Teilnahme an der Veranstaltung beruflich veranlasst war, handelt es sich bei den Reisekosten um steuerfreien Werbungskostenersatz. Diese Auffassung wird auch von der Finanzverwaltung so vertreten.

  • Aufwendungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers für Arbeitnehmer (kostenloser Kaffee, Getränke, Kekse während der Arbeitszeit oder Bewirtung anlässlich einer außergewöhnlichen Sitzung, soweit der Wert 60 € brutto nicht übersteigt).
  • Aufmerksamkeiten an Dritte (Geschäftsfreunde) anlässlich eines persönlichen besonderen Anlasses, soweit der Wert pro Geschenk 60 € brutto nicht übersteigt (aber: eine Sachbezugsfreigrenze i. H. von 44 €/Monat ist bei der Zuwendung an Dritte nicht zulässig).

Der Empfänger muss Sachgeschenke zudem nicht versteuern, wenn der zuwendende Unternehmer die Pauschalversteuerung (s. Kap. I. 7.) anwendet.

7.    Pauschalversteuerung

Unternehmer können Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde bis zu einer Höhe von insgesamt 10.000 € brutto jährlich pro Empfänger pauschal mit 30 % Einkommensteuer versteuern (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). In diesem Fall bleiben die Zuwendungen beim Empfänger im Rahmen der Ermittlung seiner Einkünfte außer Ansatz.

Hinweis: Erwähnen Sie in einem Brief, dass das Geschenk pauschal versteuert wurde, dann muss sich ihr Gegenüber keine Gedanken über eine mögliche Besteuerung machen.

Hintergrund dieser Möglichkeit der Pauschalversteuerung ist die Tatsache, dass Zuwendungen an Arbeitnehmer und Nicht-Arbeitnehmer im Wirtschaftsleben immer mehr an Bedeutung gewinnen. Hierbei schwindet allerdings der Vorteil des Leistungsanreizes eines Arbeitnehmers bzw. die Motivation eines Geschäftspartners, wenn dieser die Zuwendung versteuern muss. Zudem bereitet die Frage nach der richtigen Bemessung der Steuer oftmals Probleme, insbesondere wenn – wie z. B. bei Karten für VIP-Logen – unterschiedliche Leistungen zugewendet werden (Werbung, Bewirtung, Geschenke). Mit der Pauschalierung werden sowohl diese Schwierigkeiten als auch die Unannehmlichkeiten für den Zuwendungsempfänger umgangen.

Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen des Steuerpflichtigen inkl. Umsatzsteuer. In die Bemessungsgrundlage sind laut Finanzverwaltung alle Zuwendungen einzubeziehen, unabhängig davon, ob der Zuwendende die Geschenkaufwendung als Betriebsausgabe abziehen darf.

Von der Pauschalversteuerung erfasst werden nur solche betrieblich veranlassten Zuwendungen, die beim Empfänger dem Grunde nach zu einkommensteuerbaren und einkommensteuerpflichtigen Einkünften führen.

Hinweis: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass Werbegeschenke an Privatkunden überhaupt nicht pauschal versteuert werden müssen, weil die Zuwendungen den privaten Kunden nicht im Rahmen einer Einkunftsart zufließen.

Der Bundesfinanzhof hat auch geklärt, dass die Pauschalversteuerung auf Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde, die in Deutschland nicht steuerpflichtig sind (also Ausländer), keine Anwendung findet.

Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass eine Pauschalierung hinsichtlich der Kosten der Teilnahme von Arbeitnehmern an einer Begleitfahrt auf einer Segelyacht im Rahmen der Kieler Woche nicht in Betracht kommt, wenn die Arbeitnehmer die ebenfalls eingeladenen Kunden des Arbeitgebers während der Fahrt beraten und betreuen müssen. Denn in diesem Fall liegt kein lohnsteuerrechtlicher Vorteil vor.

Die bestehenden Aufzeichnungspflichten für Geschenke bleiben unberührt. Besondere Aufzeichnungspflichten für die Ermittlung der Zuwendungen, für die die Pauschalversteuerung angewendet wird, bestehen nicht. Aus der Buchführung oder den Aufzeichnungen muss sich ablesen lassen, dass bei Wahlrechtsausübung alle Zuwendungen erfasst und die Höchstbeträge nicht überschritten wurden. Pauschal versteuerte Zuwendungen müssen nicht zum Lohnkonto genommen werden.

Wichtig ist, dass die Pauschalierung für alle in einem Wirtschaftsjahr getätigten Geschenke einheitlich ausgeübt wird. D. h. der Steuerpflichtige steht vor der Entscheidung, alle Geschenke pauschal zu versteuern oder keine Geschenke bzw. Zuwendungen zu versteuern. Eine bewusste Auswahl bestimmter Sachverhalte ist dagegen unzulässig. In größeren Unternehmen, in denen mehrere Abteilungen über Geschenke und Zuwendungen entscheiden, ist häufig eine Richtlinie oder Geschäftsanweisung zu erlassen, um die einheitliche Behandlung gewährleisten zu können. Unterschieden werden kann aber zwischen Zuwendungen an Arbeitnehmer und an Nicht-Arbeitnehmer.

Die Pauschalsteuer trifft sowohl abziehbare Geschenke bis 35 € als auch darüber liegende, nicht abziehbare Aufwendungen. Sie ist buchhalterisch wie Lohnsteuer zu behandeln, vom Unternehmer anzumelden und abzuführen. Darüber hinaus muss er den Zuwendungsempfänger über die Pauschalierung unterrichten.

Hinweis: Der Unternehmer muss die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung bezüglich der Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer spätestens in der letzten Lohnsteuer-Anmeldung des Wirtschaftsjahres der Zuwendung treffen. Bei Zuwendungen an Arbeitnehmer soll sich der Steuerpflichtige spätestens bis zu dem für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung geltenden Termin (28. 2. des Folgejahres) entscheiden, ob er von der Pauschalierung Gebrauch macht.

Laut Bundesfinanzhof erfasst die Pauschalierungsvorschrift auch Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 € nicht übersteigen. Das Gesetz selbst kennt keine solche Wertgrenze. Die Finanzverwaltung qualifiziert solche Sachzuwendungen dagegen als sog. Streuwerbeartikel und stellt sie nun ausdrücklich von der Pauschalierungsmöglichkeit bzw. Versteuerungspflicht frei. Bei der Prüfung der 10 €-Grenze ist auf den Wert des einzelnen Werbeartikels abzustellen, auch wenn ein Zuwendungsempfänger mehrere Artikel erhält. Besteht der einzelne Werbeartikel aus einer Sachgesamtheit (Beispiel: ein Etui mit zwei Kugelschreibern im Wert von jeweils 6 €), kommt es ist für die Prüfung der 10 €-Grenze auf den Wert der Sachgesamtheit an. Die Umsatzsteuer ist für die Prüfung der 10 €-Grenze den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten hinzuzurechnen, wenn der Unternehmer, der die Streuwerbeartikel verteilt, nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Ob die Pauschalsteuer vom Unternehmer als Betriebsausgabe abziehbar ist, hängt davon ab, ob die Zuwendung, die pauschal versteuert wird, selbst abziehbar ist oder unter die Abzugsbeschränkung für Geschenke oder Bewirtungskosten fällt. Die Pauschalsteuer für Zuwendungen an Arbeitnehmer ist aber grundsätzlich immer abziehbar.

Hinweise: Für Sachverhalte zur Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen kann eine Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt kostenfrei eingeholt werden.

Das Niedersächsische Finanzgericht hat Anfang 2014 entschieden, dass die übernommene Pauschalsteuer Teil der Schenkung ist und so zur Nichtabziehbarkeit als Betriebsausgabe bei Zuwendungen an Nichtarbeitnehmer führt, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt mit der Pauschalsteuer 35 € übersteigen. Der Bundesfinanzhof wird über die Revision urteilen. Wird der Einspruch auf das anhängige Verfahren gestützt, ruht das Einspruchsverfahren.

8.    Werbungskostenabzug

Auch beruflich bedingte Geschenke von Arbeitnehmern an Kunden des Arbeitgebers sind bei diesem nur bis zur 35 €-Grenze als Werbungskosten von seinen Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit abziehbar. Für Arbeitnehmer gilt allerdings nicht die strenge Aufzeichnungspflicht. Jedoch sollten die Geschenke aus Beweisgründen näher bezeichnet werden; sonst erkennt das Finanzamt die Werbungskosten nicht an.

Geschenke an Mitarbeiter und Kollegen sind von einem Arbeitnehmer grundsätzlich nicht als Werbungskosten absetzbar, auch nicht zu besonderen persönlichen Anlässen wie z. B. Geburtstag oder Hochzeit. Ausnahme: Der Arbeitnehmer bezieht erfolgsabhängige Bezüge und ein Teil seiner Bezüge ist vom Erfolg und Arbeitseinsatz seiner Mitarbeiter abhängig. Dann können die Geschenke als Belohnung für gute Arbeit bzw. als Anreiz für weitere Leistungen angesehen werden.

II.   Umsatzsteuer

1.    Übersicht

Die umsatzsteuerliche Behandlung orientiert sich grundsätzlich an der ertragssteuerrechtlichen Behandlung. Umsatzsteuerlich sind dabei insbesondere zwei Fragen relevant:

  1. Ist aus der Anschaffung der Geschenke der Vorsteuerabzug zulässig (gewesen)?
  2. Muss der Schenker die Zuwendungen der Umsatzsteuer unterwerfen?

Die Antworten richten sich u. a. danach, ob das Geschenk betrieblich veranlasst ist oder nicht.

Wurden die Geschenke im Zeitpunkt der Anschaffung als abziehbar eingestuft sowie die Vorsteuer abgezogen, und stellt sich später heraus, dass dies fehlerhaft war, ist der ursprüngliche Vorsteuerabzug zu korrigieren.

Hinweise: Der Bundesfinanzhof hat Ende 2010/Anfang 2011 im mehreren Urteilen konkretisiert, dass der Unternehmer nur zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, soweit er Leistungen für sein Unternehmen verwenden will. Zwischen Eingangs- und Ausgangsleistung muss ein direkter und unmittelbarer Zusammenhang bestehen.

Unternehmer, die bereits beim Einkauf der Geschenke beabsichtigen, diese nicht für ihre wirtschaftlichen Tätigkeiten, sondern z. B. ausschließlich und unmittelbar für unentgeltliche Zuwendungen an Arbeitnehmer für dessen privaten Bedarf zu verwenden, sind von vornherein nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Es unterbleibt dann aber auch eine umsatzsteuerpflichtige Entnahmebesteuerung.

2.    Private Geschenke

Hier ist zu unterscheiden, aus welchem Anlass der geschenkte Gegenstand angeschafft wurde:

  • Für den Fall, dass das Geschenk direkt weiter verschenkt werden sollte, ist mangels unternehmerischer Veranlassung kein Vorsteuerabzug möglich. Die Schenkung unterliegt dann aber auch nicht als sog. unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer.
  • Wurde der geschenkte Gegenstand bisher unternehmerisch genutzt (z. B. ein Firmenwagen) und war deshalb aus der ursprünglichen Anschaffung der Vorsteuerabzug möglich, ist zu unterscheiden, ob der Gegenstand bisher dem Umlauf- oder Anlagevermögen zugeordnet war:
  • Bei verschenktem Anlagevermögen muss der Vorsteuerabzug nicht rückgängig gemacht werden. Auf die private Wertabgabe (z. B. Schenkung des Firmenwagens an die Tochter) entsteht dann aber Umsatzsteuer auf den aktuellen Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Schenkung bzw. auf die Selbstkosten.
  • War der Gegenstand der Schenkung Umlaufvermögen, ist der ursprüngliche Vorsteuerabzug rückgängig zu machen, d. h. ans Finanzamt zurück zu zahlen; die Schenkung löst keine weitere Umsatzsteuer aus.

3.    Betrieblich veranlasste Geschenke

Bei Geschenken an Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten etc. ist zu differenzieren:

  • Bei Geschenken bis 35 € netto pro Jahr und Empfänger, die gesondert aufgezeichnet werden, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich (außer z. B. bei Ärzten oder Versicherungsvertretern, die nur steuerfreie Umsätze tätigen), sofern eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis vorliegt. Die Schenkung unterliegt wegen ihres geringen Werts nicht der Umsatzsteuer.
  • Für ertragsteuerlich nicht abzugsfähige Geschenke – das betrifft sowohl jene über der 35 €-Grenze als auch solche, die nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet werden – scheidet der Vorsteuerabzug prinzipiell aus. Für die Schenkung fällt entsprechend keine Umsatzsteuer an.

Der Bundesfinanzhof hat Ende 2012 entschieden, dass ein von einem Unternehmer einem Diabetiker zur Bestimmung des Blutzuckerspiegels unentgeltlich zugewendetes Set (im Rahmen einer Schulung), das einen späteren Verkauf der Teststreifen fördern sollte, kein Warenmuster ist. Ob ein umsatzsteuerbares Geschenk von geringem Wert i. S. einer Lieferung gegen Entgelt vorliegt, hängt von der Einhaltung der einkommensteuerrechtlichen Wertgrenze (35 €) ab. Ist diese Wertgrenze überschritten, führt die unentgeltliche Zuwendung zur Umsatzsteuerpflicht.

4.    Geschenke an Arbeitnehmer

Sachzuwendungen an Mitarbeiter zum privaten Bedarf sind auch umsatzsteuerbar, wenn sie unentgeltlich sind, d. h. wenn sie keine Vergütungen für die Dienstleistung des Arbeitnehmers darstellen und aus unternehmerischen (betrieblichen) Gründen erfolgen.

Werden Geschenke in der Absicht erworben, diese zur privaten Verwendung an Arbeitnehmer zu verschenken, gibt es keinen Vorsteuerabzug. Die Schenkung als unentgeltliche Lieferung ist dann aber nicht mit Umsatzsteuer zu belasten.

Handelt es sich bei der Schenkung um eine sog. Aufmerksamkeit bzw. ist die Zuwendung im überwiegenden Eigeninteresse des Unternehmens getätigt, die ihn zum Vorsteuerabzug berechtigt. Es entsteht aber keine Umsatzsteuer. Die in der Punktliste zu Kap. I. 6. bezüglich Arbeitnehmer aufgezählten Sachzuwendungen unterliegen damit nicht der Umsatzsteuer.

5.    Gemischte Schenkung

  • Bei einer gemischten Schenkung veräußert der Unternehmer einen Gegenstand verbilligt („zum Freundschaftspreis“). Die gemischte Schenkung stellt aus steuerlicher Sicht keine Entnahme dar. Dieser Vorgang ist vielmehr als entgeltliche Lieferung zu behandeln. Erfolgt die gemischte Schenkung an eine nahe stehende Person oder an Mitarbeiter, greift die sog. Mindestbemessungsgrundlage, d. h. als Bemessungsgrundlage ist dann mindestens der Betrag anzusetzen, der im Falle einer unentgeltlichen Wertabgabe anzusetzen wäre.

Minijobs richtig besteuern (Privathaushalte)

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Das bisschen Haushalt“ macht sich leider nicht immer von allein. Nicht nur junge Familien oder ältere Menschen können Hilfe beim Einkaufen, Aufräumen, Abwaschen, Kochen, Putzen und Bügeln gut gebrauchen.

Wenn auch Sie überlegen, als Privathaushalt Arbeitgeber zu werden, erfahren Sie das Wichtigste zur Anmeldung, zu den zu entrichtenden Beiträgen sowie zur Besteuerung in diesem Merkblatt.

  1. Das Haushaltsscheckverfahren

Minijobs in Privathaushalten werden vom Gesetzgeber besonders gefördert. Um den bürokratischen Aufwand für Privathaushalte so gering wie möglich zu halten, hat der Gesetzgeber das sog. Haushaltsscheckverfahren eingeführt. Es vereinfacht die melde-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Abwicklung von geringfügigen Beschäftigungen in Privathaushalten. Hier gibt es einen zentralen Partner für Meldungen und Beiträge zur Sozialversicherung sowie für die Unfallversicherung und die Abgeltung der Lohnsteuer.

Zusätzlichen Anreiz stellen die Steuerermäßigungen dar (siehe Abschnitt V) und die gegenüber gewerblichen Arbeitgebern geringeren Abgaben.

Das günstige Haushaltsscheckverfahren können Sie für alle geringfügigen Beschäftigungen anwenden, die durch den Privathaushalt begründet sind. Es muss sich allerdings um Tätigkeiten handeln, die gewöhnlich von den Haushaltsangehörigen selbst verrichtet werden. In der Regel sind Handwerkertätigkeiten hiervon nicht erfasst.

Besonderheiten sind zu beachten, wenn Sie dieselbe Person gewerblich beschäftigen und als Haushaltshilfe einstellen möchten. Liegt eine Arbeitgeberidentität vor, dürfen Sie das Haushaltsscheckverfahren nicht anwenden – es handelt sich dann insgesamt um eine gewerbliche Beschäftigung.

Familienangehörige bzw. nahe Verwandte können Sie beschäftigen, wenn diese weder Ihrem Haushalt angehören, noch Ihnen gegenüber unterhaltsberechtigt sind. Entsprechend ist ein solches Beschäftigungsverhältnis unter Eheleuten regelmäßig ausgeschlossen, was auch für Kinder gilt, die noch dem Haushalt angehören.

Wird die Haushaltshilfe zur Pflege einer pflegebedürftigen Person eingestellt und einzig das Pflegegeld weitergegeben, handelt es sich nicht um Arbeitsentgelt. Die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale entfällt. Gleiches gilt – unabhängig von der Höhe der Entlohnung – wenn Familienangehörige oder Verwandte die Pflege erbringen.

Hinweis: Die Tätigkeit muss nicht zwingend im Haushalt stattfinden, sondern auf Veranlassung und im Zusammenhang mit dem Privathaushalt ausgeführt werden, wie beispielsweise das Erledigen von Einkäufen.

  1. Wie kann ich das Haushaltsscheckverfahren nutzen?

Mit dem Haushaltsscheckverfahren können Sie eine Haushaltshilfe anmelden und Abgaben zahlen. Hierzu füllen Sie einen Vordruck aus, den sog. Haushaltsscheck. Anhand Ihrer Angaben zur Beschäftigung berechnet die Minijob-Zentrale alle Abgaben und zieht diese vom angegebenen Konto ein und zwar zweimal jährlich für das vergangene Halbjahr (für Januar bis Juni im Juli des laufenden Kalenderjahres; für Juli bis Dezember im Januar des Folgejahres).

Hinweis: Die Formulare für das Haushaltsscheckverfahren erhalten Sie bei der Minijob-Zentrale. Unter www.minijob-zentrale.de können Sie den Haushaltsscheck auch online ausfüllen.

III. Allgemeines zu Minijobs

  1. Geringfügig entlohnte Beschäftigung

Die sog. Minijobs unterteilen sich in zwei Arten geringfügiger Beschäftigung. Die gebräuchlichste Art ist die geringfügig entlohnte Beschäftigung. Bei ihr kommt es darauf an, dass der Beschäftigte ein regelmäßiges Arbeitsentgelt von nicht mehr als 450 € monatlich erzielt – sog. 450 Euro-Minijob.

  1. Kurzfristige Beschäftigung

Neben den 450 Euro-Minijobs gibt es auch in Privathaushalten die kurzfristige Beschäftigung; auch als „Kurzfristiger Minijob“ bezeichnet. Diese ist im Voraus auf eine Dauer von maximal 70 Arbeitstagen oder drei Monaten (bei Beschäftigung an mindestens 5 Tagen in der Woche) pro Kalenderjahr befristet. Diese Zeitgrenzen gelten in der Zeit vom 1. 1. 2015 bis 31. 12. 2018. Anschließend sind 50 Arbeitstage bzw. zwei Monate maßgeblich.

Die Beschäftigungszeit können Sie auch mittels Rahmenarbeitsvertrag frei verteilen. Der Rahmenvertag darf dabei maximal zwölf Monate umfassen. Allerdings darf es sich hierbei nicht von vornherein um ein Dauer- oder regelmäßig wiederkehrendes Arbeitsverhältnis handeln, selbst wenn die 70 Arbeitstage bzw. drei Monate im Laufe eines Kalenderjahres nicht überschritten werden. Auf die Höhe des Arbeitsentgelts kommt es hingegen nicht an, sofern die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausgeübt wird.

Möchten Sie eine Haushaltshilfe als kurzfristige Beschäftigung anmelden, müssen Sie dies auf dem Haushalts-scheck-Formular zusätzlich vermerken, was allerdings im Online-Verfahren bisher nicht vorgesehen ist.

IV. Lohnsteuerpflicht

1.    Grundsatz

Das Arbeitsentgelt geringfügig entlohnter und kurzfristiger Minijobs unterliegt grundsätzlich der Lohnsteuerpflicht. Die Lohnsteuer ist pauschal (s. VI, 1) oder nach den individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und steuerliche Freibeträge, s. VI, 2) zu erheben.

Hinweis: Grundsätzlich gelten für Ausländer, die in Deutschland einem Minijob nachgehen, entweder die Vorschriften über die soziale Sicherheit des Herkunftslandes oder die gleichen Vorschriften, wie für deutsche Arbeitnehmer. Bei Fragen, z. B. zur Vermeidung sog. Doppelbesteuerungen, wenden Sie sich gerne an uns.

2.    Arten der Lohnsteuererhebung

Für geringfügig entlohnte und kurzfristige Beschäftigungen existieren neben der individuellen Besteuerung zwei unterschiedliche Arten der Lohnsteuerpauschalierung:

  • Einheitliche Pauschsteuer in Höhe von 2 % inkl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer für geringfügig entlohnte Beschäftigungen.
  • Pauschale Lohnsteuer in Höhe von 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer für kurzfristige Beschäftigungen.

V.  Steuervorteile

Aufwendungen für eine Haushaltshilfe in Ihrem Privathaushalt können Sie mit der Einkommensteuerschuld verrechnen. Dies führt in der Regel zu einer Verminderung Ihrer Einkommensteuerlast.

1.    Steuerminderung bis zu 510 €

Zu den begünstigten Aufwendungen von Minijobs in Privathaushalten zählen neben dem Arbeitsentgelt auch die vom Arbeitgeber zu tragenden Sozialversicherungsbeiträge, die Umlagen zur Entgeltfortzahlungsversicherung, der pauschale Unfallversicherungsbeitrag sowie die Lohnsteuer, ggf. zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.

Den Steuervorteil können Sie ganz einfach ermitteln: Er beträgt 20 % der Gesamtaufwendungen bis zu maximal 510 € pro Kalenderjahr. Der ermittelte Abzugsbetrag vermindert direkt die von Ihnen zu zahlende Einkommen-steuer. Als Nachweis gegenüber dem Finanzamt erhalten Sie von der Minijob-Zentrale einmal jährlich die Finanzamtsbescheinigung über die Höhe des im abgelaufenen Kalenderjahr gezahlten Arbeitsentgelts sowie der Minijob-Abgaben.

Hinweis: Die Minijob-Zentrale bietet unter www.minijob-zentrale.de einen Haushaltsscheck-Rechner an, der neben den Abgaben für Minijobs in Privathaushalten auch den Steuervorteil (Abzugsbetrag) errechnet.

Beispiel: Sie vereinbaren mit der Haushaltshilfe einen regelmäßigen Verdienst von monatlich 140€ für 14 Arbeitsstunden à 10 €. Ihre Gesamtaufwendungen betragen entsprechend 140 € Verdienst plus 20,36 € Abgaben (14,54 %) also insgesamt 160,36 €. Ihre Steuerermäßigung beträgt entsprechend 32,07 € (20 % von 160,36 €). Das sind 11,71 € mehr, als Sie an Abgaben aufgewendet haben.

2.    Kinderbetreuungskosten

Beschäftigen Sie einen Minijobber im Privathaushalt ausschließlich für die Kinderbetreuung, sind die Aufwendungen in der Regel abzugsfähig. Für jedes Kind bis zur Vollendung des 14. Lebensjahres können 2/3 der Aufwendungen bis zu 4.000 € als Sonderausgaben geltend gemacht werden.

Darüber hinaus gelten Besonderheiten bei Kindern mit Behinderung.

Soweit Betreuungskosten als Sonderausgaben geltend gemacht werden, entfällt die unter 1. genannte Möglichkeit, die Einkommensteuer um 20 % (maximal 510 € pro Jahr) zu reduzieren.

VI. Steuererhebung

1.    Pauschalierung

a) Geringfügig entlohnte Beschäftigung – Einheitliche Pauschsteuer von 2 %

Bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung in einem Privathaushalt können Sie die Lohnsteuer mit der zwei-prozentigen Pauschsteuer abgelten. Hierbei verzichten Sie auf die Lohnsteuererhebung nach den individuellen Lohnsteuer-Merkmalen.

Der Vorteil gegenüber der individuellen Lohnsteuererhebung liegt für Arbeitgeber im geringeren Verwaltungs- und damit Zeitaufwand. Die Pauschsteuer wird im Haushaltsscheckverfahren von der Minijob-Zentrale berechnet und – genau wie die anderen pauschalen Abgaben – zweimal jährlich eingezogen und an die Finanzverwaltung weitergeleitet. In der zweiprozentigen Pauschale sind bereits Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer enthalten; dies allerdings auch dann, wenn der Arbeitnehmer keiner erhebungsberechtigten Religionsgemeinschaft angehört.

Für den Arbeitnehmer ist die Pauschalierung in der Regel dann vorteilhaft, wenn er weitere Einkünfte erzielt oder der Lohnsteuerklasse V oder VI zugeordnet ist. Bei verheirateten Beschäftigten ist die Entscheidung für die Pauschsteuer in der Regel immer vorteilhaft, denn pauschal versteuerte Entgelte bleiben bei der Erhebung der individuellen Einkommensteuer beim Ehegattensplitting unberücksichtigt.

Hinweis: Die Pauschsteuer ist für den Arbeitnehmer in der Regel günstiger als die Individualbesteuerung, wenn er neben dem Minijob noch andere steuerpflichtige Einkünfte erzielt.

Die einheitliche Pauschsteuer kann nur erhoben werden, wenn der Arbeitgeber für den Minijobber Pauschalbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung zahlen muss, was bei 450 Euro-Minijobs in Privathaushalten stets der Fall ist; hingegen nicht bei kurzfristigen Minijobs.

Es ist rechtlich zulässig, wenn Sie die zweiprozentige Pauschsteuer im arbeitsrechtlichen Innenverhältnis auf den Arbeitnehmer abwälzen, also den Betrag vom Entgelt einbehalten. Das führt allerdings zu einem geringeren Nettoarbeitsentgelt und der Betrag zählt nicht mehr zu den steuerlich begünstigten Minijob-Abgaben.

Beachten Sie bitte: Für den Arbeitnehmer kann es unter Umständen günstiger sein, die zweiprozentige Pauschsteuer zu übernehmen, anstatt die individuelle Lohnsteuer zu tragen. Dies gilt immer dann, wenn andere Einkünfte vorhanden sind, die bereits an die erste Progressionszone heranreichen. Als Einkünfte sind hier nicht nur die steuerpflichtigen Einkünfte zu berücksichtigen. Auch steuerfreie Einkünfte, die dem sog. Progressionsvorbehalt unterliegen, wie z. B. das Arbeitslosengeld I, sind einzurechnen. Der pauschal besteuerte Arbeitslohn bleibt hingegen bei der Einkommensteuerveranlagung unberücksichtigt. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer jedoch keine Werbungskosten im Zusammenhang mit der Beschäftigung geltend machen.

b)    Kurzfristige Beschäftigung – Pauschale Lohnsteuer von 25 %

Bei kurzfristig ausgeübten und nicht geringfügig entlohnten Beschäftigungen können Sie die Lohnsteuer mit einem Satz von 25 % pauschal erheben – die Möglichkeit die Lohnsteuer pauschal mit 2 % zu erheben besteht hier nicht. Die Erhebung der pauschalen Lohnsteuer von 25 % setzt voraus, dass

  1. der Arbeitnehmer gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird. Das heißt, Sie dürfen mit dem Arbeitnehmer nicht bereits eine erneute Beschäftigung vereinbaren – gleichwohl dürfen Sie den Arbeitnehmer im Jahresverlauf erneut beschäftigen,
  2. die Beschäftigung maximal 18 zusammenhängende Arbeitstage dauert, wobei der tatsächliche Zeitraum (Kalendertage) aufgrund arbeitsfreier Tage größer sein kann und
  3. der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer 62 € durchschnittlich je Arbeitstag nicht übersteigt oder
  4. die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird. Hier muss ein nicht kalkulierbares Ereignis die Beschäftigung des Arbeitnehmers erforderlich machen, beispielsweise wenn ein anderer Arbeitnehmer durch Unfall oder Krankheit ausfällt oder eine Naturkatastrophe die Beschäftigung erfordert.

Diese Steuerpauschale können Sie nicht im Haushalts-scheckverfahren mit der Minijob-Zentrale abrechnen – hier ist das Finanzamt zuständig.

Hinweis: Es genügt nicht, dass die Beschäftigung die Voraussetzungen einer geringfügig kurzfristigen Beschäftigung im Sinne des § 8 Abs. 1 Satz 2 SGB IV erfüllt. Für die Lohnsteuerpauschalierung müssen Sie die zuvor genannten Voraussetzungen zusätzlich prüfen. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Zu der pauschalen Lohnsteuer kommen Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer hinzu, die ebenfalls pauschaliert werden können und sich dann nach der Lohnsteuer bemessen. Den Solidaritätszuschlag berechnen Sie in diesen Fällen immer mit 5,5 %; die pauschalen Kirchensteuersätze sind in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich hoch.

Hinweis: Die Kirchensteuer bemisst sich grundsätzlich von der einzubehaltenden Lohnsteuer. Der Erhebungssatz ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich hoch. Sprechen Sie uns an, wenn Sie unsicher sind, welcher Erhebungssatz in Ihrem Fall maßgeblich ist.

Auch im Falle der pauschalen Lohnsteuererhebung mit 25 % schulden Sie zwar die Lohnsteuer; können diese jedoch auf den Arbeitnehmer abwälzen. Das führt allerdings zu einem geringeren Nettoarbeitsentgelt und der Betrag zählt nicht mehr zu den steuerlich begünstigten Minijob-Abgaben. Der pauschal besteuerte Arbeitslohn bleibt jedoch bei der Einkommensteuerveranlagung der Haushaltshilfe unberücksichtigt und kann sich daher als vorteilhaft erweisen.

Die pauschale Lohnsteuer sowie den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer melden Sie beim Finanzamt an und führen die Abgaben dorthin ab.

Hinweis: Die Pauschsteuer ist für den Arbeitnehmer in der Regel günstiger als die Individualbesteuerung, wenn er neben dem Minijob noch andere steuerpflichtige Einkünfte erzielt.

Im Unterschied zu den 450 Euro-Minijobs zahlen Sie als Arbeitgeber eines kurzfristigen Minijobs im Privathaushalt in der Regel nur Umlagen von maximal 0,94 % sowie den Pauschalbeitrag zur Unfallversicherung in Höhe von 1,6 % an die Minijob-Zentrale.

Die zweiprozentige Pauschsteuer abzuführen ist für kurzfristige Minijobs nicht möglich, da kein Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung zu zahlen ist (vgl. VI,1,a). Die Lohnsteuer erheben Sie daher individuell oder wenn es sinnvoll und zulässig ist, pauschal mit 25 % und führen diese an das Finanzamt ab.

2.    Individuelle Lohnsteuer

Wählen Sie diese Form des Lohnsteuerabzugs, sind die sog. individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale der Haushaltshilfe ausschlaggebend – also die Lohnsteuerklasse, die Anzahl der Kinder sowie eventuelle Freibeträge etc. Die Merkmale werden Ihnen vom Finanzamt elektronisch übermittelt (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale, ELStAM). Hierfür sind die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers erforderlich.

Hinweis: Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Minijobber in Privathaushalten beschäftigen, können anstelle der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eine entsprechende manuelle Lohnsteuerbescheinigung (Besondere Lohnsteuer-bescheinigungen) erteilen. Den Vordruck erhalten Sie kostenlos beim Finanzamt.

Die Höhe der zu zahlenden Lohnsteuer unterliegt der Steuerprogression. Erst ab einem steuerpflichtigen Einkommen der Haushaltshilfe von über 8.354 € in 2015 erfolgt der Eintritt in die Steuerpflicht. Da die Jahres-Entgeltgrenze für 450 Euro-Minijobs bei 5.400 € erreicht ist (450 € x 12 Monate), kann die individuelle Besteuerung günstiger sein, als die Lohnsteuer pauschal zu erheben. Das hängt allerdings von der Steuerklasse ab und davon, ob der Arbeitnehmer weitere steuerpflichtige Einnahmen, beispielsweise aus anderen Beschäftigungen oder Vermietung und Verpachtung erzielt. In diesem Falle kann für ihn die Pauschalierung vorteilhaft sein. Das gilt genauso für kurzfristige Minijobs.

In der Steuerklasse I ist Einkommen in Höhe eines Minijobs lohnsteuerfrei. Hingegen fällt in der Steuerklasse V für einen Minijob mit 450 € Arbeitsentgelt Lohnsteuer in Höhe von 43,33 € zzgl. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag an. Hier ist die Pauschalierung mit zwei Prozent wesentlich günstiger (9 € inkl. Kirchensteuer und Soli).

Die einzubehaltende Lohnsteuer bestimmen Sie entweder mittels Monats-, Wochen- und Tageslohn-Steuertabellen oder einer entsprechenden Berechnungssoftware ausgehend vom Verdienst der Haushaltshilfe.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, den Betrag anhand des voraussichtlichen Jahresarbeitsentgelts zu ermitteln. Für dieses Verfahren müssen Sie vom Finanzamt zugelassen sein (Antragstellung erforderlich). Das ist jedoch nur für das laufende Arbeitsentgelt möglich und wird als permanenter Lohnsteuerjahresausgleich bezeichnet. Die Entgeltbestandteile, die nicht laufender Arbeitslohn sind (sonstige Bezüge wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld), müssen Sie dem Kalenderjahr zuordnen, in dem diese dem Arbeitnehmer zugeflossen sind und nach besonderen Vorschriften besteuern.

Neben der Lohnsteuer müssen Sie den Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer erheben. Den Zuschlag erheben Sie grundsätzlich mit 5,5 % der einzubehaltenden Lohnsteuer. Es gibt jedoch einige Besonderheiten zu beachten (fiktive Lohnsteuerberechnung).

Hinweis Als Arbeitgeber haften Sie sowohl für die Lohnsteuer als auch für einen zu gering einbehaltenen Solidaritätszuschlag.

Gehört die bei Ihnen beschäftigte Haushaltshilfe einer steuerberechtigten Religionsgemeinschaft an, behalten Sie zusätzlich zur Lohnsteuer und dem Solidaritätszuschlag auch die Kirchensteuer vom Lohn ein. Diese bemisst sich grundsätzlich ebenfalls von der einzubehaltenden Lohnsteuer, wobei allerdings Besonderheiten zu beachten sind (fiktive Lohnsteuerberechnung). Der Erhebungssatz beträgt regelmäßig 9 %, außer in Bayern und Baden-Württemberg mit 8 %.

Die Lohnsteuer sowie Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer melden Sie beim Finanzamt an und führen die einbehaltenen Abgaben dorthin ab.

Hinweis Die Lohnsteuer-Anmeldungen können Sie nur noch mit elektronischem Zertifikat an das Finanzamt übermitteln. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

VII. Entscheidungshilfen

Welche Methode der Lohnsteuererhebung ist wann vorteilhaft?
Individuelle Lohnsteuer Pauschalierung
Bei Lohnsteuerklassen I, II, III, IV Bei Lohnsteuerklassen V, VI und/oder
z.B. Schüler und Studenten Arbeitnehmer mit weiteren steuerpflichtigen Einkünften, z. B. weitere Arbeitsstelle, Vermietung und Verpachtung, Rentenbezug

Reisekosten

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Reisekosten sind Aufwendungen, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen. Bei der Frage wie diese Kosten steuerlich zu behandeln sind, gibt es häufig Unsicherheiten.

In diesem Mandanten-Merkblatt zeigen wir Ihnen anhand kurzer Erläuterungen und praktischer Tipps den richtigen Umgang mit diesen Kosten auf.

 

 

I.    Generelles zu Reisekosten

Reisekosten eines Arbeitnehmers sind seine Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, die Übernachtungskosten und Reisenebenkosten (Einzelheiten s. unten). Dabei wird nicht unterschieden zwischen einer Dienstreise, einer Fahrtätigkeit oder einer Einsatzwechseltätigkeit (z. B. bei Bau- oder Montagearbeiten). Entstehen bei der Auswärtstätigkeit Reisekosten, ist zu unterscheiden, ob die Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden oder Sie die Reisekosten (zum Teil) selbst tragen. Im letzteren Fall können Sie diese als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung (Anlage N) geltend machen.

Reisekosten fallen für den Unternehmer anlässlich einer Geschäftsreise an. Eine solche liegt vor, wenn der Gewerbetreibende oder Freiberufler vorübergehend außerhalb seiner Wohnung bzw. seiner Betriebsstätte tätig wird. In diesem Fall sind alle die Aufwendungen, wie sie auch beim Arbeitnehmer anfallen können, Betriebsausgaben.

II. Diese Kosten können Sie absetzen

1. Fahrtkosten

Fahrtkosten sind die Aufwendungen, die durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels (z. B. eigener Pkw, angemieteter Pkw) entstehen. Werden fremde Verkehrsmittel genutzt (Bus, Taxi, Bahn, Flugzeug, Schiff), ist der entrichtete Fahrpreis anzusetzen.

Hinweis: Die Ausgaben für eine Bahncard können angesetzt werden, wenn sich die Fahrtkosten für alle Auswärtstätigkeiten eines Jahres mindestens in Höhe der Kosten der Bahncard tatsächlich verringern.

Fahren Sie mit dem eigenen Fahrzeug, können Sie die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen (z. B. 0,30 € pro gefahrenem Kilometer beim Pkw) ansetzen.

Benutzen Sie Ihr privates Fahrzeug, kann aber auch der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs angesetzt werden, der auf die beruflichen/betrieblichen Fahrten entfällt oder ein auf der Basis der Gesamtkosten eines Jahres ermittelter Kilometersatz. Hierfür müssen Sie die gefahrenen Kilometer nachweisen (z. B. anhand eines Fahrtenbuchs). Die Verwendung der Kilometersätze der ADAC-Tabellen ist nicht zulässig. Die Möglichkeit, die anteiligen Gesamtkosten geltend zu machen, empfiehlt sich, wenn Sie bei Dienstreisen längere Strecken fahren.

Zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs gehören z. B. Treibstoff- sowie Wartungs- und Reparaturkosten, Garagenmiete, Kfz-Steuer, Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen, Abschreibungen (Nutzungsdauer eines Pkw: 6 Jahre) sowie die Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen, bei einem Leasingfahrzeug die Leasingraten und -sonderzahlungen. Park- und Straßenbenutzungsgebühren, Beiträge für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder gehören nicht zu den Gesamtkosten.

Tipp: Wann und ob Unfallkosten zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören ist von vielen Faktoren abhängig. Bitte sprechen Sie uns im Zweifelsfall an.

Hinweis: Werden für ein Jahr alle Kosten aufgelistet, der Kilometerstand am Anfang und Ende des Jahres festgehalten und der individuelle Kostensatz pro Kilometer berechnet, wird dies das Finanzamt im Allgemeinen nicht beanstanden. Der so errechnete Kilometersatz gilt in der Folgezeit solange wie das gleiche Fahrzeug genutzt wird bzw. die Abschreibungszeit dauert.

Besonderheit „Sammelpunkt“: Liegt keine erste Tätigkeitsstätte (siehe III. 1.) vor und bestimmt der Arbeitgeber, dass Sie sich typischerweise an einem festgelegten Ort (Sammelpunkt), der keine erste Tätigkeitsstätte ist, einfinden sollen, um von dort die unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen (z. B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fährhafen), werden Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt. Für diese Fahrten dürfen Sie Fahrtkosten nur im Rahmen der Entfernungspauschale ansetzen.

Besonderheit „Weiträumiges Tätigkeitsgebiet“: Wird die berufliche Tätigkeit typischerweise in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausgeübt, gilt auch für diese Fahrten von der Wohnung die Entfernungspauschale. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist die Entfernungspauschale aus Vereinfachungsgründen bei diesen Fahrten nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang anzuwenden.

Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebiets sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang können Sie die tatsächlichen Aufwendungen oder den maßgebliche pauschalen Kilometersatz für die gefahrenen Kilometer ansetzen.

2. Verpflegungsmehraufwendungen

Für die Verpflegung können Sie für tatsächlich entstandene Mehraufwendungen für die Verpflegung aufgrund einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nur Pauschbeträge geltend machen; und diese auch nur für die ersten drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte (sog. Dreimonatsfrist). Maßgebend für die Höhe der Verpflegungspauschbeträge ist die Dauer der Abwesenheit von Ihrer Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte (siehe III.1.) Es spielt keine Rolle, ob tatsächlich Verpflegungskosten in dieser Höhe entstanden sind. Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur die Unterbrechungsdauer. Dies gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem 1.1.2014 begonnen hat.

Hinweise: Verpflegungspauschalen können vom Arbeitnehmer insoweit nicht mehr zum Ansatz als Werbungskosten kommen, als er während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber „verpflegt“ wird.

Wird dem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, wird der Werbungskostenabzug tageweise gekürzt, und zwar

– um 20 % für ein Frühstück und

– um jeweils 40 % für ein Mittag- und Abendessen

der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale. Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland einer Kürzung um 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- und Abendessen. Die Kürzung gilt auch, wenn der Arbeitnehmer die angebotene Mahlzeit nicht einnimmt.

Als Mahlzeiten gelten alle Speisen und Lebensmittel, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind, somit Vor- und Nachspeisen ebenso wie Imbisse und Snacks. Eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale ist allerdings nur vorzunehmen, wenn es sich bei der vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Die Finanzverwaltung hat im Mai 2015 klargestellt, dass z. B. die auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstrecken-Flügen oder im Zug unentgeltlich gereichten Snacks wie kleine Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare andere Knabbereien keine Mahlzeiten sind.

Die Kürzung des Werbungskostenabzugs gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt oder wenn der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat.

Erhält der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für die Verpflegung vom Arbeitgeber, kommt ein Werbungskostenabzug insoweit nicht in Frage.

Für das Inland gelten seit 2014 die folgenden Pauschbeträge:

24 Stunden (bei mehrtägiger Reise) 24 €
mehr als 8 bis unter 24 Stunden 12 €
bis 8 Stunden
Jeweils für An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Reise unabhängig von der Abwesenheitsdauer 12 €

Die konkrete Abwesenheitsdauer wird durch den Zeitpunkt der Abfahrt und der Rückkehr in die Wohnung ermittelt.

Tipp: Vermerken Sie bei Überlandfahrten z. B. Verkehrsstaus oder die Zeit für Umwege.

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung können Sie ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 € ansetzen. Dies gilt auch, wenn Sie über Nacht (also an zwei Kalendertagen) unterwegs sind.

Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung können Sie ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 € als Werbungskosten geltend machen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Reise von Ihrer Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antreten.

Hinweis: Die oben angesprochene Dreimonatsfrist für den Abzug der Verpflegungspauschalen findet bei einer Fahrtätigkeit (Schiffspersonal, Zugbegleiter, Stewardess, Kurierdienstfahrer etc.) keine Anwendung.

Die Verpflegungspauschbeträge im Ausland sind je nach Land unterschiedlich hoch. Die vollen Verpflegungspauschbeträge des jeweiligen aufgesuchten Landes vermindern sich bei einer Abwesenheitsdauer von weniger als 24 Stunden, so z. B. an den Tagen der Hin- und Rückreise, anteilig. Im Hinblick auf die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten im Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andauernden An- und Abreisen genügt es für die Qualifizierung als An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.

Tipp: Zwecks optimaler Geltendmachung der Pauschbeträge können Sie z. B. bei Auslandsreisen ein „Reisetagebuch“ führen (z. B. Aufzeichnung der Abfahrt von zu Hause, Landung des Flugzeugs im Ausland und Rückkehr ins Heimatland etc.). Wir informieren Sie gerne im konkreten Fall über die Höhe der maßgeblichen Pauschbeträge.

3.    Übernachtungskosten

Sowohl im Inland als auch im Ausland angefallene Übernachtungskosten können in der Steuererklärung nur in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Hotelrechnungen in Fremdwährung müssen mit dem gültigen Devisenkurs in Euro umgerechnet werden. Abziehbar sind nur die reinen Übernachtungskosten; die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen sind mit dem Verpflegungspauschbetrag abgegolten.

Hinweis: Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist dieser Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen (siehe II. 2.).

4. Reisenebenkosten

Zu den Reisenebenkosten zählen z. B. Garage- und Parkplatzgebühren, Kosten für die Beförderung bzw. Aufbewahrung und Versicherung von Gepäck, Eintrittskarten und Aufwendungen für Kataloge von Messen und Ausstellungen und Mautgebühren, berufliche Telefonkosten. Im Einzelfall können ärztliche Zeugnisse, Zollpapiere, Visa, notwendige Impfungen, Reisekrankenversicherungsbeiträge bei beruflichen bedingten Auslandsreisen Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben sein.

Hinweis: Sammeln Sie am besten alle Belege, um diese mit der Steuererklärung einreichen zu können. Wenn Sie für einzelne Reisekosten keine Belege haben, ist es sinnvoll, einen Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendungen anzufertigen. Erfahrungsgemäß erkennen einige Finanzämter auch diese an.

III. Dienstreise des Arbeitnehmers

1.  Wann ist eine Reise eine Dienstreise?

Eine Dienstreise (im steuerrechtlichen Sprachgebrauch; „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“) liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und nicht an der sog. ersten Tätigkeitsstätte auf Weisung des Arbeitgebers beruflich tätig wird.

Es kann höchstens eine „erste Tätigkeitsstätte“ je Dienstverhältnis geben. Hierbei handelt sich um eine ortsfeste betriebliche Tätigkeitsstätte des Arbeitsgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, sodass Schiffe, Fahrzeuge oder Flugzeuge nicht hierunter fallen. Auch Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind keine „ersten Tätigkeitsstätten“.

Die Zuordnung richtet sich nach der dienst- und arbeitsrechtlichen Festlegung bzw. nach Absprachen und Weisungen des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber muss die Zuordnung in jedem Fall dokumentieren (z. B. im Arbeitsvertrag, Einsatzplänen, internen Reiserichtlinien, Protokollnotizen), da die Zuordnungsentscheidung eindeutig sein muss.

Hinweis: Fehlt ein Hinweis oder eine Glaubhaftmachung einer eindeutigen Zuordnung, gelten quantitative Kriterien (s. u.). Der Arbeitgeber kann dienst- oder arbeitsrechtlich aber nicht festlegen, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat (Negativfestlegung). Er kann allerdings (ggf. auch ausdrücklich) darauf verzichten, eine erste Tätigkeitsstätte dienst- oder arbeitsrechtlich festzulegen, oder ausdrücklich erklären, dass organisatorische Zuordnungen keine erste Tätigkeitsstätte begründen sollen.

Erste Tätigkeitsstätte kann auch eine Arbeitsstätte eines Dritten sein, die dem Arbeitnehmer dauerhaft zugewiesen wird, sodass z. B. hierunter in Fällen der Leiharbeit die Arbeitsstätte des Dritten zählt. Das häusliche Arbeitszimmer ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und kann daher keine erste Tätigkeitsstätte sein. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer einen Arbeitsraum in dessen Wohnung anmietet.

Der Arbeitnehmer muss der Tätigkeitsstätte mit einer gewissen Dauerhaftigkeit zugeordnet sein.

Dauerhaft in diesem Sinne ist eine Zuordnung insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll (dies ist also eine auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung).

Die etwaige Änderung einer Zuordnung durch den Arbeitgeber wird mit Wirkung für die Zukunft berücksichtigt.

Beispiel:

Arbeitnehmer A (wohnt in H) und ist laut Arbeitsvertrag bis auf Weiteres an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in H und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale des Arbeitgebers in S tätig. Der Arbeitgeber hatte zunächst die Filiale in S als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Ab 1.7.2015 legt er H als erste Tätigkeitsstätte fest.

Bis 30.6.2015 hat A in S seine erste Tätigkeitsstätte. Ab 1.7.2015 ist die erste Tätigkeitsstätte in H.

Fehlt es an einer dienst- oder arbeitsvertraglichen Festlegung oder ist diese nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte herangezogen. Diese quantitativen Kriterien besagen, dass eine erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung ist, an der der Arbeitnehmer

  • typischerweise arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit
  • dauerhaft tätig werden soll.

Dabei muss der Arbeitnehmer an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben.

Auch obige quantitative Kriterien werden anhand einer in die Zukunft gerichteten Prognose beurteilt.

Der Betriebssitz des Arbeitgebers, den der Arbeitnehmer lediglich regelmäßig nur zu Kontrollzwecken aufsucht, ist nicht die erste Arbeitsstätte. Dies gilt z. B. für Monteure, die dort lediglich das Kundendienstfahrzeug, Material, Aufträge abholen bzw. Stundenzettel etc. abgeben.

Weitere Beispiele für Auswärtstätigkeiten:

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter zu Kunden, auf eine Messe oder zu einer Fortbildungsveranstaltung schickt.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ist auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers.

Für Lehrer auf Klassenfahrten können Reisekosten anfallen, wenn der Dienstherr diese nicht ersetzt. Bei Fortbildungs- oder Sprachreisen eines Lehrers wird die berufliche Veranlassung vom Finanzamt allerdings genau geprüft (vgl. V „Vermischung von beruflichem und privatem Anlass“).

Der LKW-Fahrer soll typischerweise arbeitstäglich den Betriebssitz des Arbeitgebers aufsuchen, um dort das Fahrzeit abzuholen sowie dessen Wartung und Pflege durchzuführen.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie unsicher sind, welche Auswirkungen die Regelungen für Sie haben.

Erste Tätigkeitsstätte ist auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.

2.    Aufzeichnungspflichten

Um Reisekosten in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen zu können, müssen die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, die Reisedauer und der Reiseweg aufgezeichnet und anhand geeigneter Unterlagen, z. B. Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr, nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.

Hinweis: Bei der Höhe der Werbungskosten gilt für nachgewiesene Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten grundsätzlich keine Begrenzung.

3.    Erstattung durch den Arbeitgeber

Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei, soweit diese Aufwendungen auch als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgezogen werden können (s. oben II. „Diese Kosten können Sie absetzen“). Erstattet der Arbeitgeber darüber hinausgehende Kosten, sind diese Zahlungen steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Hinweis: Bleibt die Erstattung des Arbeitgebers unter den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungs- und Fahrtkostenpauschale, s. oben II.) oder den jeweils nachgewiesenen Kosten, kann die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

  1. a) Erstattung der Fahrtkosten

Sollen die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs ersetzt werden, müssen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für den Arbeitgeber ersichtlich sein (s. auch II. 1). Der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.

Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, muss er nicht prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt.

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, sind entweder die tatsächlichen Fahrtkosten laut Ticketpreis oder die pauschalen Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale (0,30 € je gefahrenen Kilometer) erstattungsfähig.

  1. b) Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen

Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist in Höhe der Pauschbeträge (s. II. 2.) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Ist die Erstattung durch den Arbeitgeber höher als der Pauschbetrag, ist diese Differenz Arbeitslohn und muss versteuert werden. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber eine pauschale Besteuerung von 25 % vornimmt. Diese Möglichkeit besteht bis zu einem Betrag, der doppelt so hoch wie die Verpflegungspauschale ist. Der restliche Betrag unterliegt dem normalen (höheren) Einkommensteuersatz.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten der „üblichen“ Mahlzeiten (bis zu 60 € incl. Getränken und incl. Umsatzsteuer), sind diese mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen und zu versteuern. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 €-Grenze nicht zu berücksichtigen. Die amtlichen Sachbezugswerte zum 1. 1. 2015 betragen für ein Frühstück 1,63 € pro Kalendertag und für Mittag- bzw. Abendessen je 3,00 € pro Kalendertag. Gewährt der Arbeitgeber zusätzlich Verpflegungspauschalen, müssen diese um die erhaltenen Sachbezugswerte gekürzt werden.

Hinweis: Die steuerliche Erfassung einer üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn entfällt, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an.

  1. c) Erstattung der Übernachtungskosten

Übernachtungskosten (s. II. 3.) kann der Arbeitgeber in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen vollständig oder ohne Einzelnachweis für jede Übernachtung im Inland mit einem Pauschbetrag von 20 € lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Der Ansatz der Pauschale ist nur bei der Arbeitgebererstattung möglich, nicht jedoch beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland, die der Arbeitgeber ohne Nachweis steuerfrei erstatten kann, wurden zum 1. 1. 2015 neu festgelegt und variieren zwischen den einzelnen Ländern.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie Auskünfte zu Übernachtungspauschalen im Ausland benötigen.

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf Ihren Arbeitgeber ausgestellt wird, nur in diesem Fall ist er zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € (brutto) kann der Vorsteuerabzug auch ohne Nennung des Arbeitsgebers genutzt werden.

Übernachtung mit Frühstück:

Die Kosten des Frühstücks gehören zu den Aufwendungen für Verpflegung. Sind sie bekannt, ist die Hotelrechnung um diesen Betrag zu kürzen.

Enthält die Rechnung keinen Hinweis auf den Preis des Frühstücks ist die Hotelrechnung um 4,80 € zu kürzen. 4,80 € entsprechen 20 % des vollen Verpflegungs-pauschbetrags bei 24-stündiger Abwesenheit. Für Mittag- und Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 % (d. h. bei Inlandsreisen 9,60 €). Wird das Frühstück nicht allein, sondern im Rahmen eines „Business-Package“ angeboten, ist die Rechnung um die gleichen Beträge zu kürzen.

Da nur die Übernachtung, nicht jedoch das Frühstück dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt, muss das Frühstück gesondert ausgewiesen sein. Es ist jedoch zulässig, das Frühstück mit weiteren Nebenleistungen (z. B. Parkplatz) zu einer Servicepauschale zusammenzufassen. Auch hier werden wieder 4,80 € für ein Frühstück angesetzt. Dieses Mal jedoch nicht auf den Gesamtbetrag, sondern nur auf den Betrag, den die Servicepauschale aufweist.

Mahlzeiten seitens des Arbeitgebers sind nur in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts zuzurechnen (s. oben II. 2., bei einem Frühstück sind das 1,63 €). Dies ist die günstigste Methode. Voraussetzung für eine arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung ist, dass

  • der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit verrichtet,
  • die Mahlzeit nicht mehr als 60 € inkl. Umsatzsteuer kostet und
  • die Abgabe der Mahlzeit dienstlich veranlasst ist.

Von einer dienstlichen Veranlassung ist auszugehen, wenn die Aufwendungen durch den Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, die ihm im Original vorliegt.

  1. d) Erstattung der Reisenebenkosten

Die Erstattung von tatsächlich aufgewendeten Reisenebenkosten (s. II. 4.) seitens des Arbeitgebers ist immer vollständig steuerfrei. Dem Arbeitgeber müssen entsprechende Unterlagen vorgelegt werden, die dieser als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.

IV. Geschäftsreise des Unternehmers

1.  Wann liegt eine Geschäftsreise vor?

Eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise liegt vor, wenn der Unternehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner Betriebsstätte tätig wird.

Betriebsstätte ist jede von der Wohnung getrennte Beschäftigungsstätte des Unternehmers, d. h. jede ortsfeste Einrichtung, an der oder von der die angelegte Tätigkeit auf Dauer ausgeübt wird. Räumlichkeiten, die einen Teil des Wohnhauses bilden, sind laut Rechtsprechung ungeachtet ihrer beruflichen oder betrieblichen Nutzung keine Betriebsstätte.

Betriebsstätte bei einem aufgrund eines Dienstvertrags tätigen Unternehmers, der keine eigene Betriebsstätte hat, ist der Ort des Auftraggebers, an dem oder von dem aus die steuerlich relevanten Leistungen dauerhaft erbracht werden. Daher kann lediglich die Entfernungspauschale für regelmäßige Fahrten eines Betriebsinhabers zu seinem einzigen Auftraggeber angesetzt werden.

Betrieblich veranlasst sind Besuche bei Kunden, die Teilnahme an Messen oder Tagungen (IHK, Handwerkskammer) oder Fortbildungskongressen.

Hinweis: Die Finanzverwaltung hat im Dezember 2014 die Regeln zu den Reisekosten für Gewerbetreibende und Freiberufler festgelegt.

2.    Aufzeichnungspflichten

Die Aufzeichnungspflichten des Unternehmers sind genauso umfassend wie die des Arbeitnehmers (s. III. 2.).

Damit der Zweck der Reise als Geschäftsreise nicht vom Finanzamt angezweifelt wird bzw. bei einer Vermischung von privatem und betrieblichem Anlass (s. V „Vermischung von beruflichem und privatem Anlass“) gegebenenfalls der betrieblich veranlasste Anteil herausgerechnet werden kann, sollten auch Tagungsbroschüren, Messekataloge, Eintrittskarten, zu den Belegen genommen werden.

Hinweis: Der Nachweis der Nutzung des betrieblichen Pkw eines Handelsvertreters zu betrieblichen Zwecken durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch setzt voraus, dass neben dem Datum und den Fahrtzielen der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner bzw. – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – der konkrete Gegenstand der betrieblichen Verrichtung aufgezeichnet wird.

3.    Umsatzsteuer

Der Vorsteuerabzug ist nur bei Vorlage einer auf den Unternehmer ausgestellten ordnungsgemäßen Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer möglich (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € brutto).

Bei Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist darauf zu achten, dass es entfernungsabhängig unterschiedliche Steuersätze gibt. So fallen nur 7 % Mehrwertsteuer an, wenn die Fahrten innerhalb einer Gemeinde erfolgen oder die Beförderungsstrecke nicht mehr als 50 km beträgt. Werden Fahrscheine bei der Deutschen Bahn über das Internet erworben, wird der ausgedruckte Fahrschein als Beleg anerkannt, wenn er vom Bahnpersonal bei der Kontrolle „abgestempelt“ wird.

Unterschiedliche Steuersätze gelten auch für die Hotelübernachtung (7 %) und das Frühstück (19 %).

Die in Rechnung gestellte Vorsteuer aus Verpflegungskosten ist in voller Höhe abzugsfähig, auch wenn Verpflegungskosten höher sind als die Verpflegungspauschale.

Für Reisekosten mit ausländischer Umsatzsteuer gelten Besonderheiten. Vorsteuern sind zwingend bei der jeweiligen ausländischen Finanzbehörde geltend zu machen. Dabei helfen wir Ihnen gerne.

V.  Vermischung von beruflichem und privatem Anlass

Bei längeren Dienst- bzw. Geschäftsreisen kommt es vor, dass der Aufenthalt vor Ort auch für private Ausflüge und Besichtigungen von touristischen Zielen genutzt wird. Manchmal werden auch ein paar Tage Urlaub „angehängt“. In diesen Fällen muss der Anteil der beruflich/betrieblich veranlassten Kosten ermittelt werden, da der Anteil, der auf den privaten Teil entfällt, nicht bei der Steuererklärung geltend gemacht werden darf.

Beispiel: Ein niedergelassener Zahnarzt besucht einen Fachkongress in Kopenhagen. Er bucht einen Flug und reist Samstagfrüh an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück. Die Kosten für 2 Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich betrieblich veranlasst und daher vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Die Flugkosten sind gemischt veranlasst und daher aufzuteilen. Sachgerechter Aufteilungsmaßstab ist das Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeit Anteile der Reise (betrieblich veranlasst sind 3/9). Ein Abzug der Verpflegungskosten als Betriebsausgaben ist nur i. H. d. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für die betrieblich veranlassten Tage zulässig.

Die Wahl, einen Sprachkurs auswärts zu besuchen, ist regelmäßig privat mit veranlasst. Bei der deshalb gebotenen Aufteilung der Reisekosten in Werbungskosten und Kosten der privaten Lebensführung kann auch ein anderer als der zeitliche Aufteilungsmaßstab richtig sein. Gegebenenfalls wird der Werbungskostenanteil geschätzt.

Einen festgelegten Aufteilungsmaßstab gibt es nicht. Das Sächsische Finanzgericht hat z. B. in 2012 einen hälftigen Werbungskostenabzug der Reisekosten sowie den vollen Werbungskostenabzug der Kursgebühren für einen Fortgeschrittenen-Spanischsprachkurs einer Exportsachbearbeiterin im touristisch interessanten Andengebiet in Ecuador anerkannt.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie bei Ihren Dienstreisen Fragen zum Aufteilungsmaßstab in private und betriebliche Teile haben.