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Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Abfrage bei Vertragsschluss kann ausreichen

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Voraussetzung für die Steuerfreiheit einer innergemeinschaftlichen Lieferung ist, dass Sie als Lieferant unter anderem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Abnehmers auf ihre Gültigkeit überprüft haben. Es stellt sich dabei die Frage, wann diese Überprüfung erfolgen muss. Darüber hatte jüngst das Finanzgericht Berlin-Brandenburg (FG) zu entscheiden.

In dem Streitfall hatte die Klägerin als Kfz-Händlerin mehrere Fahrzeuge nach Spanien exportiert. Bei einer Lieferung zeichnete sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des spanischen Vertragspartners auf. Den Kaufvertrag über das entsprechende Fahrzeug schloss die Händlerin am 20.05.2005 ab. Am selben Tag überprüfte sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des spanischen Vertragspartners beim Bundeszentralamt für Steuern. An diesem Tag war die Nummer gültig.

Am 25.05.2005 – also nur fünf Tage später – wurde die Nummer allerdings ungültig. Und die tatsächliche Auslieferung des Fahrzeugs erfolgte erst neun Tage nach dem Vertragsschluss. Zu diesem Zeitpunkt war die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des spanischen Unternehmens also bereits ungültig.

Nach Auffassung des FG hätte die Klägerin die Nummer bei der Auslieferung nicht erneut überprüfen müssen. Das hatte sie am Tag des Vertragsschlusses bereits erledigt und damals war für sie nicht erkennbar, dass die Nummer kurze Zeit später ungültig werden würde.

Hinweis: Das letzte Wort in dieser Sache in noch nicht gesprochen, denn das FG hat die Revision
zum Bundesfinanzhof zugelassen. Einstweilen sollten Sie bis zur endgültigen Entscheidung zwisch
Vertragsschluss und Auslieferung nicht zu viel Zeit vergehen lassen. Gegebenenfalls sollten Sie di
Nummer am Auslieferungstag zur Sicherheit erneut abfragen.

Vorsteuer aus Photovoltaik: Rechtzeitige Zuordnung der Anlage zum Unternehmen ist erforderlich

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Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. weist darauf hin, dass Photovoltaikanlagen für Umsatzsteuerzwecke rechtzeitig zugeordnet werden müssen.

Erwirbt ein Privatmann eine Photovoltaikanlage und speist er den erzeugten Strom in das öffentliche Stromnetz ein, wird er zum Unternehmer. Damit bekommt er auch – selbst wenn er ansonsten nicht unternehmerisch tätig ist – die Rechte und Pflichten eines Unternehmers. Unter anderem muss er Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Auf der anderen Seite kann er die für die Investition gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Die Installation einer Photovoltaikanlage auf einem privaten Wohnhaus kann so zu einer erheblichen Umsatzsteuererstattung führen. Darüber hinaus kann man sich auch weitere Umsatzsteuerbeträge aus Rechnungen, die mit der Anlage zusammenhängen, als Vorsteuer erstatten lassen.

Der Steuerberaterverband weist darauf hin, dass der Eigenheimbesitzer dem Finanzamt hierfür anzeigen muss, dass und inwieweit er die Anlage seiner unternehmerischen Sphäre zuordnet. Diese Zuordnung muss nach Auffassung des Verbands spätestens bis zum 31.05. des Folgejahres erfolgen.

Hinweis: Für eine im Laufe des Jahres 2016 angeschaffte Photovoltaikanlage müssen Sie die Zuordnung zum Unternehmen dem Finanzamt also spätestens bis zum 31.05.2017 mitteilen.

Umsatzsteuervorauszahlungen: Zehntageszeitraum ist nicht verlängerbar

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Ermittelt ein Unternehmer seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung, muss er seine Ausgaben in der Regel in dem Kalenderjahr absetzen, in dem er sie geleistet hat. Dieses sogenannte Abflussprinzip sieht für regelmäßig wiederkehrende Ausgaben wie Umsatzsteuervorauszahlungen aber eine Ausnahme vor: Diese dürfen noch im Jahr ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit abgezogen werden, wenn sie kurze Zeit vor Beginn oder nach Ende des Jahres abgeflossen sind.

Hinweis: Als „kurze Zeit“ definiert die Rechtsprechung einen Zeitraum von bis zu zehn Tagen vor bzw. nach dem Jahreswechsel (somit vom 22.12. bis 10.01.).

In einer überarbeiteten Kurzinfo weist die Oberfinanzdirektion Nordrhein-Westfalen (OFD) auf folgende Besonderheiten hin:

  •  Abweichend gezahlte Umsatzsteuervorauszahlungen dürfen nur dann über die Zehntagesregelung in das Jahr ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit gezogen werden, wenn sie innerhalb der zehn Tage fällig und geleistet worden sind. Demgegenüber muss der Unternehmer die Vorauszahlung im Abflussjahr abziehen, wenn nur die Zahlung in den Zehntageszeitraum fällt, nicht aber der Fälligkeitszeitpunkt.
  • Umsatzsteuervorauszahlungen werden am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig. Die Zahlungsfrist kann sich allerdings bis zum folgenden Werktag verlängern, wenn das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag fällt. Wird die Fälligkeit der Vorauszahlung aufgrund dieser Sonderregelung auf einen Zeitpunkt nach dem 10.01. verschoben, darf die Zahlung nicht mehr über die Zehntagesregelung in das Jahr ihrer wirtschaftlichen Zugehörigkeit gezogen werden (Abzug somit im Zahlungsjahr). Die OFD weist darauf hin, dass diese Sichtweise mittlerweile durch ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) bestätigt worden ist. Die Finanzämter sind daher angewiesen, ruhende Einsprüche zu dieser Thematik zurückzuweisen.
  •  Hat ein Unternehmer dem Finanzamt eine Lastschrifteinzugsermächtigung erteilt und ist sein Konto hinreichend gedeckt, gelten die Umsatzsteuervorauszahlungen steuerlich im Zeitpunkt ihrer Fälligkeit als abgeflossen, auch wenn das Finanzamt die Beträge tatsächlich erst später einzieht. Daher muss der Unternehmer eine am 10.01. fällige, aber erst später eingezogene Umsatzsteuervorauszahlung noch dem vorangegangenen Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit zuordnen. Das Finanzgericht Düsseldorf hat diese Behandlung kürzlich bestätigt. Weil der BFH die dagegen eingelegte Nichtzulassungsbeschwerde zurückgewiesen hat, sollen die Finanzämter entsprechende Einsprüche nun ebenfalls zurückweisen.
  • Hinweis: In der Praxis kann der Betriebsausgabenabzug für Umsatzsteuervorauszahlungen durch die abweichende Zuordnungsregelung für wiederkehrende Ausgaben komplett verloren gehen, beispielsweise wenn das Finanzamt einen Betriebsausgabenabzug im Jahr der Zahlung der Umsatzsteuervorauszahlung aberkennt und der betroffene Unternehmer daraufhin einen Abzug im vorangegangenen Jahr der wirtschaftlichen Zugehörigkeit erreichen will – dieses Jahr jedoch verfahrensrechtlich nicht mehr änderbar ist. Einnahmenüberschussrechner sollten daher penibel auf die korrekte zeitliche Zuordnung ihrer Umsatzsteuervorauszahlungen achten.

Rechnungsanforderungen und Vorsteuerabzug

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I.    Bedeutung der Rechnung für den Vorsteuerabzug

Als Unternehmer können Sie die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen, wenn die Leistung für Ihr Unternehmen erbracht worden ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Der Vorsteuerabzug ist außerdem möglich, wenn Sie vor Leistungserbringung aufgrund einer ordnungsgemäßen Rechnung eine Anzahlung leisten (vgl. Kap. IV. 5.).

Die Finanzämter prüfen bei Außen- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sehr gründlich, ob die Rechnungen alle

Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug erfüllen. Ist dies nicht der Fall, droht eine Rückforderung der geltend gemachten Vorsteuer sowie eine Verzinsung der Steuernachzahlung von 6 % pro Jahr.

II.   Begriff und Form der Rechnung

1.    Begriff der Rechnung

Jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, ist eine Rechnung. Es kommt also nicht darauf an, ob dieses Dokument als Rechnung bezeichnet wird. Auch ein Vertrag kann eine Rechnung darstellen, wenn er die erforderlichen Angaben enthält (vgl. Kap. III.). Fehlen in dem Vertrag erforderliche Angaben, müssen diese in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hinzuweisen ist. Zu Verträgen bei Dauerleistungen vgl. Kap. IV. 4. Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Allerdings muss dann in einem der Dokumente das Entgelt und der hierauf entfallende Umsatzsteuerbetrag zusammengefasst angegeben werden. Zudem sind in diesem Dokument alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Pflichtangaben ergeben. Papiere, die ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen (z. B. Mahnungen oder Kontoauszüge) und Lieferscheine sind hingegen keine Rechnungen. Rechnungen können in Papierform oder per Telefax erstellt sowie elektronisch übermittelt werden.

2.    Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnungen sind z. B. Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, wobei die Rechnung entweder direkt in der E-Mail enthalten oder aber als Word- oder PDF-Datei angehängt sein kann. Zu den elektronischen Rechnungen zählen zudem solche, die als Web-Download heruntergeladen werden können bzw. per Computer-Fax, Faxserver, DE-Mail oder E-Post übersandt werden. Eine elektronische Übermittlung der Rechnung bedarf der Zustimmung des Leistungsempfängers. Dazu genügt ein allgemeines Einvernehmen zwischen Leistungsempfänger und Rechnungsaussteller, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wird. Dieses Einvernehmen kann etwa aufgrund einer Rahmenvereinbarung bzw. AGB oder aber auch nachträglich durch Bezahlung der Rechnung erteilt werden. Es genügt damit sogar eine stillschweigende Handhabung.

Hinweis: Inhaltlich müssen elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen (vgl. Kap. III.). Es wird also nur die Form und Übermittlung der Rechnung vereinfacht, nicht aber ihr Inhalt.

3.    Echtheit und Unversehrtheit

Der Vorsteuerabzug setzt die Echtheit der Rechnungs­herkunft , die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit (ggf. nach Konvertierung) voraus. Hierzu müssen Sie als Leistungsempfänger anhand eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens sicherstellen, dass Sie nur die Rechnungen bezahlen, zu deren Bezahlung Sie verpflichtet sind. Die Anforderungen an dieses Kontrollverfahren sind allerdings nicht hoch: Sie können also ein gewöhnliches Rechnungsprüfungssystem verwenden; auch ein manueller Abgleich mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein genügt. Bei einer inhaltlich zutreffenden Rechnung unterstellt die Finanzverwaltung zugunsten des Unternehmers ein korrektes innerbetriebliches Kontrollverfahren.

Hinweis: Bei elektronischen Rechnungen kann der leistende Unternehmer die elektronische Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, ggf. mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz, versehen oder die Rechnung im Wege des EDI-Verfahrens (Elektronischer Datenaustausch gemäß den europarechtlichen Vorgaben) übermitteln. In diesem Fall werden die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit von Gesetzes wegen unterstellt.

4.    Verpflichtung zur Erstellung der Rechnung

Erbringen Sie als Unternehmer Leistungen sind Sie aufgrund des Vertragsverhältnisses zivilrechtlich verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen. Andernfalls kann der Leistungsempfänger seinen Anspruch auf Erteilung einer Rechnung vor dem Zivilgericht durchsetzen. Zwar besteht auch aufgrund des Umsatzsteuergesetzes in der Regel eine Verpflichtung des leistenden Unternehmers zur Rechnungserteilung. Diese umsatzsteuerliche Verpflichtung ist für den Leistungsempfänger allerdings nicht einklagbar, sondern betrifft nur das Verhältnis zwischen dem leistenden Unternehmer und dem Finanzamt.

III.  Pflichtangaben in der Rechnung

1.    Anschrift und Name des leistenden Unternehmers

Der leistende Unternehmer (Rechnungsaussteller) muss in der Rechnung seinen vollständigen Namen und seine vollständige Anschrift angeben. Diese Angaben müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung des leistenden Unternehmers ermöglichen. Zulässig sind auch Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder aber in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist. Handelt es sich bei dem leistenden Unternehmer um eine GmbH in Gründung, muss sich dies aus der Rechnung ergeben (z. B. durch einen Zusatz „i. G.“). Anderenfalls ist die Rechnung fehlerhaft.

2.    Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Des Weiteren muss die Rechnung den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungs- und Rechnungsempfängers enthalten. Insbesondere Kapital- und Personengesellschaften sollten genau darauf achten, dass sie – und nicht ihre Gesellschafter – in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet werden. Zudem muss die Rechtsform der Gesellschaft genau bezeichnet werden, falls sich bei Angabe einer anderen Rechtsform eine Verwechselungsgefahr ergeben könnte.

Beispiel: Die beiden Gesellschafter der Müller & Schmidt OHG sind auch an der Müller & Schmidt GmbH beteiligt. Der Lieferant stellt für eine Lieferung an die Müller & Schmidt OHG eine Rechnung an die Müller & Schmidt GmbH aus. Die Rechnung ist wegen der falschen Rechtsformangabe fehlerhaft, weil sie zu einer Verwechselung beider Unternehmen führen kann. Anschriften mit einem c/o-Zusatz gelten nur dann als betriebliche Anschrift des Leistungsempfängers, wenn er unter der „c/o“-Anschrift über eine Zweigniederlassung, eine Betriebsstätte oder einen Betriebsteil verfügt.

3.    Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

In der Rechnung muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers angegeben werden. Eine sog. Wv-Nummer (Wiedervorlage-Nummer), die das Finanzamt verwendet, bevor es eine Steuernummer zuteilt, genügt dazu nicht.

Rechnungsaussteller, die sowohl im eigenen Namen Leistungen erbringen (sog. Eigengeschäft) als auch in fremdem Namen und für fremde Rechnung Umsätze vermitteln (vermittelter Umsatz) wie z. B. Tankstellenbetreiber, die zwar Süßwaren in eigenem Namen verkaufen, das Benzin aber im Namen und auf Rechnung der Mineralölgesellschaft verkaufen, müssen bei Eigenumsätzen ihre eigene Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben, bei vermittelten Umsätzen hingegen die des leistenden Unternehmens.

4.    Rechnungsdatum

Die Rechnung muss ein Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) ausweisen.

5.    Fortlaufende Rechnungsnummer

Eine fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die Rechnung einmalig ist. Die Rechnungsnummer bzw. der Nummernkreis muss zwar fortlaufend sein, aber nicht lückenlos. Auf welche Weise die Rechnungsnummer erstellt wird, ist unerheblich: So ist z. B. eine Kombination von Buchstaben und Zahlen zulässig. Sie können auch mehrere sog. Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche schaffen, indem Sie z. B. für bestimmte Kundenkreise, Länder oder Zeiträume einen Zusatz zur Rechnungsnummer bildet.

Beispiel: U fängt jedes Quartal mit der Rechnungsnummer 1 an, fügt aber je nach Quartal eine I, II, III oder IV sowie das Jahr hinzu.

6.    Beschreibung der erbrachten Leistung

Bei einer Warenlieferung muss in der Rechnung die Art, d.h. die handelsübliche Bezeichnung, sowie die Menge der gelieferten Gegenstände genannt werden. Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) sind Art und Umfang der Leistung zu bezeichnen. Die Bezeichnung muss dabei so genau sein, dass die erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung eindeutig und leicht nachprüfbar festgestellt werden kann. Ausreichend sind handelsübliche Sammelbezeichnungen wie etwa „Büromöbel“, „Spirituosen“, „Schnittblumen“ oder „Kurzwaren“. Unzureichend sind aber:

  • bei sonstigen Leistungen allgemeine Leistungsbeschreibungen (wie z. B. „für technische Beratung“, „Fliesenarbeiten“, „Trockenbauarbeiten“, „Außenputzarbeiten“ oder „Personalgestellung“ ohne nähere Angaben);
  • bei Warenlieferungen Bezeichnungen, die Gruppen unterschiedlicher Gegenstände umfassen (z. B. „unser gesamter Warenbestand“, „Geschenkartikel“ oder „Stahl“ ohne nähere Bezeichnung).

Ausreichend ist in diesen Fällen allerdings, wenn sich die erbrachte Leistung aus weiteren Geschäftsunterlagen ergibt, z. B. einem Rahmenvertrag. In der Rechnung muss dann aber hierauf ausdrücklich Bezug genommen werden.

7.    Zeitpunkt der Leistung

Neben dem Rechnungsdatum (vgl. Kap. III. 4.) muss die Rechnung auch den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung ausweisen; dabei genügt die Angabe des Monats. Diese Angabe ist selbst dann erforderlich, wenn der Leistungszeitpunkt mit dem Rechnungsdatum identisch ist (wie z. B. bei Barrechnungen). Es genügt dann jedoch der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.

Der Zeitpunkt der Ausführung bestimmt sich nach den folgenden Grundsätzen:

  • Bei Abholung der Ware durch den Leistungsempfänger kommt es auf den Zeitpunkt der Übergabe, d. h. der Abholung, an.
  • Bei einer Versendung oder Beförderung der Ware durch den Lieferer, Abnehmer oder Dritten (z. B. einen Spediteur), ist der Beginn der Versendung oder Beförderung maßgeblich.
  • Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) ist der Zeitpunkt der Vollendung der sonstigen Leistung entscheidend. Erstreckt sich die Dienstleistung über mehrere Monate oder Jahre, genügt insoweit die Angabe des gesamten Leistungszeitraums (z. B. „1. 1. 2016 bis 31. 12. 2016“).

Ein Lieferschein ersetzt nicht die Angabe des Leistungszeitpunkts in der Rechnung. Allerdings kann in der Rechnung auf den Lieferschein ausdrücklich verwiesen werden, wenn hieraus wiederum der Zeitpunkt der Lieferung ersichtlich ist; das Datum der Ausstellung des Lieferscheins genügt dagegen nicht.

8.    Entgelt

In der Rechnung muss das Entgelt, d. h. der Nettobetrag, angegeben werden. Gelten für einzelne Leistungen unterschiedliche Steuersätze oder sind sie steuerbefreit, ist das Entgelt entsprechend aufzuteilen.

Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe wie z. B. „2 % Skonto bei Zahlung bis zum …“. Nicht erforderlich ist also, dass das Skonto mit seinem Betrag ausgewiesen wird. Bestehen schriftliche Rabatt- und Bonusvereinbarungen, ist es ausreichend, wenn in der Rechnung auf die Rabatt- bzw. Bonusvereinbarung hingewiesen wird (z. B. „Es gilt die Bonusvereinbarung vom …“). Der Unternehmer muss diese Vereinbarung aber auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung vorlegen können.

9.    Steuersatz und Steuerbetrag

Aus der Rechnung müssen sich der Steuersatz (z. B. 19 %) und der Steuerbetrag, also die eigentliche Umsatzsteuer, ergeben.

Beispiel:

Entgelt                                                  1.000 €

zzgl. Umsatzsteuer 19 %                      190 €

Gesamtbetrag                                                       1.190 €

Vereinfachungen gibt es bei sog. Kleinbetragsrechnungen (vgl. Kap. IV. 1.).

Bei einer steuerfreien Leistung ist auf die Steuerbefreiung hinzuweisen. Statt der Angabe der entsprechenden Gesetzesnorm kann der Grund für die Steuerbefreiung auch umgangssprachlich formuliert werden (z. B. „steuerfrei wegen Krankentransports“).

Hinweis: Besonderheiten bestehen für Hotelbesitzer, die sowohl ermäßigte Übernachtungsleistungen als auch nicht ermäßigte sonstige Leistungen (z. B. Wellness oder Verpflegung) anbieten: Sie können bestimmte nicht ermäßigte Leistungen in einem Sammelposten „Business-Package“ oder „Service-Pauschale“ zusammenfassen, der mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt werden kann und dann mit 19 % besteuert wird.

  1. Weitere Angaben

Weitere Angaben sind erforderlich, wenn mittels Gutschrift abgerechnet wird (vgl. Kap. IV. 3.) oder wenn Privatpersonen zur Aufbewahrung der Rechnung verpflichtet sind (vgl. Kap. VI.). Bei bestimmten Gebrauchtgegenständen kann ein Wiederverkäufer von der sog. Differenzbesteuerung Gebrauch machen. Hier wird lediglich die Differenz zwischen seinem Verkaufspreis und dem eigenen Einkaufspreis der Umsatzsteuer unterworfen. In diesem Fall muss darauf in der Rechnung durch den Zusatz „Sonderregelung für Reisebüros“ oder „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ bzw. durch eine entsprechende Formulierung in einer anderen EU-Sprache hingewiesen werden. Bei zahlreichen Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten muss der Unternehmer sowohl seine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als auch die des ausländischen Leistungsempfängers angeben.

IV. Besonderheiten

1.    Kleinbetragsrechnungen

Vereinfachungen sind bei Kleinbetragsrechnungen möglich; dies sind Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 €. Hier genügen folgende Angaben:

  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (vgl. Kap. III. 1.),
  • das Ausstellungsdatum (vgl. Kap. III. 4.),
  • Bezeichnung der erbrachten Leistung (vgl. Kap. III. 6.),
  • das Entgelt und der Umsatzsteuerbetrag in einer Summe, d. h. der Bruttobetrag, sowie
  • der Steuersatz bzw. bei einer Steuerbefreiung der Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B. „umsatzsteuerfrei wegen Blindenumsätzen“ (vgl. Kap. III. 9.).

Diese Vereinfachungen gelten aber nicht bei Versandhandelslieferungen innerhalb des EU-Gemeinschaftsgebiets, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (s. Kap. IV. 7.).

2.    Fahrausweise

Vereinfachungen gibt es auch bei Fahrausweisen. Sie berechtigen zum Vorsteuerabzug, wenn folgende Angaben enthalten sind:

  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Beförderungsunternehmers (vgl. Kap. III. 1.), wobei hier eine allgemein übliche Kurzform genügt (z. B. „DB“ für Deutsche Bahn oder „BVG“ in Berlin),
  • das Ausstellungsdatum (vgl. Kap. III. 4.),
  • das Entgelt und der Umsatzsteuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag) sowie
  • der Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht ermäßigt besteuert wird; eine ermäßigte Besteuerung von 7 % gilt nur bei Beförderungen innerhalb einer Gemeinde oder bei einer Beförderungsstrecke von bis zu 50 km. Bei Eisenbahnfahrscheinen kann statt des Steuersatzes die Tarifentfernung angegeben werden.

Besonderheiten bestehen bei grenzüberschreitenden Beförderungen, über die wir Sie bei Bedarf gerne informieren.

3.    Umsatzsteuerliche Gutschriften

Die Vertragspartner können vereinbaren, dass die Leistung durch eine Gutschrift des Leistungsempfängers abgerechnet wird. Bei dieser umsatzsteuerlichen Gutschrift handelt es sich also nicht um eine kaufmännische Gutschrift im Sinne einer Korrektur bzw. Stornorechnung aufgrund einer fehlerhaften Lieferung. Umsatzsteuerliche Gutschriften, mit denen der Leistungsempfänger gegenüber dem leistenden Unternehmer abrechnet, müssen ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet werden. Die Bezeichnung als „Rechnung“ oder „Abrechnung“ reicht nicht aus, um die Vorsteuer geltend machen zu können. Bei Vertragsbeziehungen mit EU-Ausländern kann auch der entsprechende ausländische Begriff verwendet werden. Die Gutschrift ist nur wirksam, wenn die Abrechnung durch Gutschrift vorher vereinbart wird, sie dem leistenden Unternehmer übermittelt wird und dieser nicht widerspricht.

Hinweis: Ist das Verhältnis zum leistenden Unternehmer angespannt, ist die Abrechnung per Gutschrift riskant, weil ein Widerspruch des leistenden Unternehmers den Vorsteueranzug des Ausstellers der Gutschrift gefährdet.

Im Übrigen muss die Gutschrift die gleichen Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung des leistenden Unternehmers. Daher ist auch die Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnum­mer des leistenden Unternehmers anzugeben (Gutschriftempfänger; vgl. Kap. III. 3.), nicht die des Ausstellers der Gutschrift (Leistungsempfängers); hierzu muss der leistende Unternehmer seine Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dem Aussteller der Gutschrift mitteilen. Die Rechnungsnummer (vgl. Kap. III. 5.) wird aber durch den Gutschriftaussteller vergeben.

4.    Verträge über Dauerleistungen als Rechnungen

Verträge gelten als Rechnungen, wenn sie die erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Denkbar ist dies z. B. bei einem Wartungs- oder Mietvertrag. In dem Vertrag muss dann die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers angegeben werden. Statt einer fortlaufenden Rechnungsnummer genügt auch eine Vertragsnummer, bei einem Mietvertrag also eine Wohnungs- oder Mieternummer. Fehlen erforderliche Angaben, müssen diese in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hinzuweisen ist.

Hinweis: Verträge, die monatliche Leistungen beinhalten (z. B. Miet- oder Wartungsverträge), enthalten zumeist zwar das monatliche Entgelt und die Umsatzsteuer, weisen aber nicht den jeweiligen Leistungszeitraum (z. B. September 2012) aus. Der Vertrag gilt in diesen Fällen nur dann als Rechnung, wenn sich der jeweilige Leistungszeitraum aus den monatlichen Zahlungsbelegen bzw. aus den Überweisungsträgern ergibt und diese darüber hinaus vorgelegt werden können.

5.    Anzahlungen

Wird vor Ausführung der Leistung eine Rechnung über eine Anzahlung erstellt, muss sie ebenfalls die Pflichtangaben enthalten. Statt des Zeitpunkts der (künftigen) Leistung ist jedoch der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts anzugeben, falls dieser feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt. Hier genügt es, den Kalendermonat der Vereinnahmung zu benennen. Außerdem ist in der Rechnung anzugeben, dass die Leistung noch nicht erbracht worden ist.

6.    Organschaften

Bei einer Organschaft werden Organträger und Organgesellschaften umsatzsteuerlich als ein (gemeinsamer) Unternehmer behandelt. Daher sind Rechnungen innerhalb der Organschaft umsatzsteuerlich nicht erforderlich. Wird trotzdem eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erstellt, ist dies umsatzsteuerlich unschädlich. Bei Rechnungen an den Leistungsempfänger muss die Organgesellschaft ihre eigene bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Organträgers angeben. Alternativ kann auch die Steuernummer des Organträgers genannt werden.

7.    Reverse Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)

In bestimmten Fällen schuldet der Leistungsempfänger – und gerade nicht der leistende Unternehmer – die Umsatzsteuer.

Beispiele: Bauleistungen an andere Bauunternehmer, Werklieferungen oder sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers, Lieferungen von Schrott und Altmetallen an andere Unternehmer, Lieferungen von Mobilfunkgeräten, Spielkonsolen oder Tablets an andere Unternehmer zu einem Gesamtlieferpreis von mindestens 5.000 €, Edelmetalle im Wert von mindestens 5.000 €, Leistungen von Gebäude- und Fensterreinigern an andere Reinigungsunternehmen.

Bei Bauleistungen schuldet der Leistungsempfänger (Auftraggeber) die Umsatzsteuer, wenn er selbst nachhaltig entsprechende Bauleistungen erbringt. Eine nachhaltige Bautätigkeit ist zu bejahen, wenn der Leistungsempfänger mindestens zehn Prozent seines Weltumsatzes als Bauleistungen erbringt. Ob diese Voraussetzung erfüllt ist, entscheidet das Finanzamt durch eine Bescheinigung, die der Leistungsempfänger beantragen kann und deren Gültigkeit maximal drei Jahre beträgt.

Hinweis: Auch Unternehmensgründer oder Unternehmen, die erstmalig Bauleistungen ausführen wollen, können eine solche Bescheinigung beantragen. Sie wird erteilt, wenn der Unternehmer nach außen erkennbar mit den ersten Handlungen zur nachhaltigen Erbringung von Bauleistungen begonnen hat und die Bauleistungen voraussichtlich mehr als zehn Prozent seines Weltumsatzes betragen werden.

Bauträger, die ausschließlich eigene Grundstücke bebauen und anschließend verkaufen, erhalten die Bescheinigung nicht, da die Bebauung und der Verkauf eigener Grundstücke keine Bauleistung ist, sondern eine Lieferung darstellt. Sobald die Bescheinigung erteilt worden ist, ist der Leistungsempfänger in jedem Fall Schuldner der Umsatzsteuer. Dies gilt selbst dann, wenn er die Bescheinigung nicht gegenüber dem leistenden Bauunternehmer verwendet. Er muss also die Umsatzsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen. Der leistende Bauunternehmer erhält vom Leistungsempfänger nur den Nettobetrag, braucht aber aufgrund der Bescheinigung keine Inanspruchnahme durch das Finanzamt zu befürchten.

Die vorstehenden Grundsätze gelten auch für Gebäudereinigungen.

Hinweis: In Zweifelsfällen können sich die Vertragspartner auf einen Vertrauensschutz berufen, wenn sie zu Unrecht davon ausgegangen, dass der Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer geworden ist. Der Leistungsempfänger bleibt dann Steuerschuldner.

Ist das Reverse-Charge-Verfahren anwendbar, muss der leistende Unternehmer dem anderen Unternehmer eine Rechnung ausstellen, die die im Abschn. III. genannten Pflichtangaben mit Ausnahme des Steuerbetrags und Steuersatzes (Abschn. III. 9.) enthalten muss. Zudem muss er in der Rechnung durch die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” (oder durch eine entsprechende Übersetzung in einer anderen EU-Sprache) darauf hinweisen, dass der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist. Der Leistungsempfänger hat dann zwar die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen, kann aber gleichzeitig die Vorsteuer in gleicher Höhe geltend machen.

V.  Fehlerhafte Rechnungen und Berichtigung

1.    Folgen fehlerhafter Rechnungen

Fehlen die Pflichtangaben oder sind sie falsch, wird der Vorsteuerabzug grundsätzlich versagt (vgl. hierzu aber auch Kap. V. 2.). Die Finanzverwaltung gewährt allerdings den Vorsteuerabzug für den Fall, dass in der Rechnung eine falsche Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben wurde und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte oder dass es sich um kleinere Schreibfehler beim Namen, der Anschrift oder der Leistungsbeschreibung handelt.

Hinweis: Bei anderen fehlerhaften Rechnungsangaben kann das Finanzamt aus Billigkeitsgründen den Vorsteuerabzug gewähren, wenn der Rechnungsempfänger die Fehlerhaftigkeit der Angaben in der Rechnung nicht erkennen konnte.

Eine Besonderheit ergibt sich, wenn dem Leistungsempfänger ein überhöhter Umsatzsteuersatz in Rechnung gestellt wird (d. h. ein Umsatzsteuersatz von 19 % statt – richtigerweise – von 7 %). In diesem Fall kann der Leistungsempfänger nur die Umsatzsteuer in Höhe von 7 % auf den in der Rechnung ausgewiesenen Nettobetrag als Vorsteuer geltend machen. Der Vorsteuerabzug bleibt ausgeschlossen, wenn dem Unternehmer zu Unrecht Umsatzsteuer für eine umsatzsteuerfreie oder für eine nicht umsatzsteuerbare Leistung in Rechnung gestellt wird oder wenn dem Unternehmer von einem Nicht-Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird.

2.    Berichtigung

Eine Rechnung, in der einzelne Pflichtangaben fehlen oder unzutreffend sind, kann berichtigt werden. Die Berichtigung kann entweder durch Ausstellung einer neuen Rechnung erfolgen oder aber durch Ergänzung bzw. Korrektur nur der fehlenden oder unzutreffenden Angaben. In der Berichtigung muss ein eindeutiger Bezug auf die fehlerhafte Rechnung erfolgen.

Hinweis: Die Rechnung sollte unmittelbar nach Erhalt daraufhin überprüft werden, ob sie alle erforderlichen Angaben enthält und zutreffend ist. Ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, sollte der Rechnungsempfänger vor der Bezahlung umgehend eine Berichtigung verlangen. Je später die Rechnungsberichtigung in Angriff genommen wird, desto schwieriger wird dies (weil z. B. der leistende Unternehmer seinen Geschäftssitz verlegt hat und nicht mehr auffindbar ist oder in Insolvenz gegangen ist).

Die Berichtigung muss durch den Rechnungsaussteller vorgenommen werden, nicht durch den Leistungs- und Rechnungsempfänger. Nur bei Gutschriften (vgl. Kap. IV. 3.) erfolgt die Berichtigung durch den Aussteller der Gutschrift. Noch nicht abschließend geklärt ist die Frage, ob eine Berichtigung auf das ursprüngliche Rechnungsdatum zurückwirkt. Hierzu ist ein Verfahren beim Europäischen Gerichtshof anhängig, das in Kürze entschieden wird; voraussichtlich wird eine rückwirkende Berichtigung zugelassen werden.

VI. Aufbewahrung von Rechnungen

Der Unternehmer muss sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 31. 12. des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird. Sie verlängert sich, soweit die Festsetzungsfrist  noch nicht abgelaufen ist (z. B. wegen eines noch laufenden Klageverfahrens). Papierrechnungen müssen während des gesamten Zeitraums lesbar sein. Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen sind nicht zulässig.

Hinweis: Wird die Rechnung per Telefax übermittelt und auf Thermo-Papier ausgedruckt, besteht die Gefahr, dass die Schrift vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist verblasst. Das Telefax sollte daher kopiert und die Kopie aufbewahrt werden. Die auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung muss dann nicht aufgehoben werden.

Papierrechnungen können auch elektronisch gespeichert werden. Es gelten dann besondere Anforderungen an die Lesbarkeit und Einsichtnahme durch die Finanzverwaltung.

Elektronische Rechnungen (vgl. Kap. II. 2.) müssen während der Aufbewahrungsfrist so gespeichert werden, dass sie nicht nur lesbar, sondern auch maschinell auswertbar sind.

Ist die Rechnung (in Papierform oder in elektronischer Form) während des Aufbewahrungszeitraums verloren gegangen oder vernichtet worden, kommt es nicht zwingend zu einem rückwirkenden Wegfall des Vorsteuerabzugs. Der Unternehmer muss dann aber nachweisen, dass die Rechnung ursprünglich vorgelegen hat. Den Nachweis kann er auf beliebige Weise führen (z. B. durch eine Zweitausfertigung der Rechnung). Privatpersonen müssen Rechnungen über Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Handwerkerrechnungen) zwei Jahre lang aufbewahren; dies gilt auch für Unternehmer, die eine derartige Leistung für ihren Privatbereich verwenden. Auf die Aufbewahrungspflicht muss der leistende Unternehmer den Auftraggeber in der Rechnung ausdrücklich hinweisen. Hierfür genügt ein allgemeiner Hinweis, dass ein nichtunternehmerischer Leistungsempfänger diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren hat.

Steuerberater und Banken

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I. Ausgangslage

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie möchten eine Maschine für Ihren Betrieb kaufen oder Ihre Kundenzahlungen gehen nicht wie geplant ein. Sie sprechen Ihre Bank an, bitten um einen Kredit und legen Ihre Bilanz mit aktueller BWA vor. Es folgen Fragen, Zweifel werden geäußert, und möglicherweise gibt es eine Absage.

II. Hintergründe

Ausgehend von der Immobilienkrise 2007 in den USA und der darauffolgenden Wirtschafts- und Finanzkrise war es wichtig, das ins Trudeln geratene Bankensystem zu stabilisieren. Dies geschah nicht nur durch Bereitstellung von Kapital, sondern auch durch eine Verschärfung der gesetzlichen Bestimmungen bzw. der Bankenregulierung. Hinzu kamen ab 2010 die Schuldenkrise in Europa und die Probleme unserer europäischen Währung. Ziel aller Maßnahmen (insbesondere Basel III) war es, ein stabiles, funktionsfähiges Bankensystems zu gewährleisten, ohne das unsere Wirtschaft nicht lebensfähig ist. Das in 2011 umhergehende Schreckgespenst einer möglichen Kreditklemme kann getrost verneint werden. Banken und Sparkassen können aufgrund der von der EZB bereitgestellten hohen Liquidität die Wirtschaft mit genügend Kreditmittel versorgen, um die gesamtwirtschaftlich erforderlichen Investitionen zu finanzieren. Dennoch haben KMU mit mittleren oder nur ausreichenden Bonitäten gemäß Umfragen und gezeigten Erfahrungen immer noch Schwierigkeiten, eine Finanzierung für Betriebsmittel und Investitionen zu erhalten. Die angesprochene Basel III-Regulierung hat starken Einfluss auf die internen Prozesse in den Banken genommen. Über die Bilanzzahlen hinaus spielen die so genannten weichen Faktoren (geschäftliches Umfeld, Wettbewerb, Abnehmer, Geschäftsführung, Kontoinformationen, Informationspolitik etc.) zunehmend eine wichtige Rolle. Das Ergebnis der eigenen Bonität spiegelt sich im Rating wider, das die Banken jeweils für ihr Haus nach gesetzlich vorgegebenen Bestimmungen ermitteln. Eine gute Ratingnote ist das Maß aller Dinge.

PRAXISHINWEIS
Deshalb ist es für Sie wichtig, sich schnellstmöglich darauf einzustellen. Machen Sie sich fit für eine neue Finanzkommunikation. Werden Sie aktiv und treffen Vorsorge – mit den folgenden Empfehlungen.

III. Empfehlungen

Die folgenden Empfehlungen zur Bankenkommunikation garantieren Ihnen keine Kreditgewährung, erhöhen aber die Wahrscheinlichkeit. Denn Sie schaffen damit eine Win-win-Situation – Offenheit und Verlässlichkeit schaffen Vertrauen. Dies ist eine gute Grundlage für eine gedeihliche Zusammenarbeit.

1. Kommunizieren Sie regelmäßig und offen

Suchen Sie regelmäßig den Kontakt zu Ihrem Firmenkundenbetreuer und Ihrer Hausbank.

Checkliste: Regelmäßige und offene Kommunikation

  • Bauen Sie eine gute persönliche Beziehung auf.
  • Schaffen Sie ein Umfeld von gegenseitigem Vertrauen, das sich durch Offenheit und Transparenz auszeichnet.
  • Akzeptieren Sie das Informationsbedürfnis der Banken. Gehen Sie insbesondere auf „kritische“ Fragen des Bankers ein und versuchen Sie, diese zu entkräften.
  • Sprechen Sie Ihre Bank rechtzeitig an. Die Prüfung Ihres Kreditwunsches bedarf meist einer gewissen Bearbeitungszeit.
  • Führen Sie jährlich ein ausführliches Bilanzgespräch mit Ihrer Bank. Sprechen Sie über Stärken, Schwächen und Verbesserungsvorschläge aus Bankensicht. Erfragen Sie auch den Eindruck, den die Bank von Ihrer Bilanz hat.
  • Seien Sie verlässlich: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können und liefern Sie, was sie versprochen haben.

2. Bereiten Sie sich und das Umfeld vor

Eine gute Vorbereitung ist durch nichts zu ersetzen. Nehmen Sie sich daher die erforderliche Zeit, zu überlegen, welche Unterlagen mit welchen Inhalten vorzulegen sind. Am besten gelingt dies, wenn Sie sich gedanklich in die Lage des Gegenübers versetzen.

Checkliste: Vorbereitung und Umfeld

  • Zeigen Sie sich gut vorbereitet. Stellen Sie Sachverhalte einfach, klar und aussagekräftig in optisch guter Form dar.
  • Schaffen Sie für das Bankengespräch eine freundliche Atmosphäre und vermeiden Sie dabei Termindruck.
  • Laden Sie Ihren Banker zu einer Betriebsbesichtigung ein. Übergeben Sie ihm dabei auch Unterlagen, Flyer und Werbematerial Ihres Unternehmens.
  • Machen Sie sich vorher auch Gedanken über mögliche Diskussionspunkte und Sicherheiten.

3. Vermitteln Sie Kompetenz und Zukunftsfähigkeit

Bringen Sie Kompetenz und Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens zum Ausdruck.

Checkliste: Kompetenz und Zukunftsfähigkeit

  • Geben Sie sich fachlich versiert und kompetent. Führen Sie das Gespräch im Dialog. Zeigen Sie, dass Sie der richtige Steuermann für Ihr Unternehmen sind.
  • Entwickeln Sie ein übergeordnetes Leitbild (Vision) und bauen darauf Ihre Unternehmensziele auf.
  • Stellen Sie Geschäftsmodell und Strategie vor und zeigen klare, möglichst einfache Strukturen auf.
  • Entwickeln Sie eine „Finanz-Story“, die beim Leser auch Emotionen erzeugt.
  • Stellen Sie die Kompetenzen Ihres Unternehmens mit speziellem Know-how, den Kunden- und Entwicklungspotenzialen, der Innovationskraft und insbesondere dem Alleinstellungsmerkmal dar.
  • Beschreiben Sie den für Ihr Unternehmen relevanten Markt, den Wettbewerb und Ihre Marktposition.
  • Zeigen Sie die zukünftige (erfolgreiche) Ertragssituation Ihres Unternehmens mit Zahlen auf. Dazu gehören – neben Bilanzen und BWAs – Planungsrechnungen wie Investitions- und Finanzierungsplanung, Rentabilitäts- und Kapitaldienstberechnungen. Entwickeln Sie dabei Zukunftsszenarien bei unterschiedlichen Annahmen.
  • Stellen Sie Zahlen, Unterlagen etc. realistisch dar; versuchen Sie nicht, diese „schön zu rechnen“. Zeigen Sie, dass Sie auch im „Worst Case“-Fall Überlebensfähig sind.
  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Bilanz- und GuV-Relationen mit Blick auf die Verbesserung Ihrer Bonität bzw. Ihres Ratings.
  • Stellen Sie ein tragfähiges Finanzierungskonzept auf und beachten dabei Gesamtverschuldung, Liquidität sowie Kapitaldienstfähigkeit.
  • Kommentieren Sie die gelieferten Zahlen unbedingt, insbesondere bei ungeplanten Abweichungen.
  • Zeigen Sie auch, dass Sie für Eventualfälle (Notfallplanung, anstehende Nachfolge im Unternehmen) gerüstet sind.
  • Stellen Sie sich dem Rating und versuchen Sie, es positiv zu beeinflussen. Sprechen Sie mit Ihrem Bankberater darüber.

4. Schaffen Sie Alternativen

Stellen Sie sich im Finanzierungsbereich flexibel auf. Denken und handeln Sie auch hier in Alternativen.

Checkliste: Alternativen schaffen

  • Bauen Sie sich eine zweite Bankverbindung auf.
  • Erweitern Sie damit Ihre Finanzierungsspielräume und schaffen Sie sich einen Wettbewerbsvergleich.
  • Da ein solcher Aufbau sorgfältig vorbereitet werden muss, sollten Sie eine gewisse Zeit einkalkulieren.
  • Beziehen Sie auch Alternativen wie Leasing, Factoring und Beteiligungskapital in Ihre Überlegungen ein. Denken Sie bei Ihren Finanzierungsvorhaben auch an öffentliche Mittel und staatliche Bürgschaftsprogramme.
PRAXISHINWEISE
  •  Bleiben Sie vertragstreu und stimmen erforderlichenfalls geplante Änderungswünsche vorab mit Ihrer Bank ab.
  • Achten Sie unbedingt darauf, dass es nicht zu unabgesprochenen Überziehungen kommt. Melden Sie sich vorher bei der Bank.
  •  Überprüfen Sie Ihren Finanzbedarf, z. B. ob die derzeitige Höhe Ihres Kontokorrentkredites noch Ihrem aktuellen Geschäftsumfang/Bedarf entspricht.
  •  Stimmen Sie den Umfang der benötigten Unterlagen/Informationswünsche vorab mit der Bank ab.
  •  Überprüfen Sie, ob durch erfolgte Tilgungen frei gewordene Sicherheiten zurückgegeben werden können.
  •  Entwickeln Sie über den heutigen Tag hinaus eine mittelfristige Finanzstrategie.
  •  Überprüfen Sie bei der Finanzierung von Investitionen, ob Sie auch Eigenkapital einbringen können.
  •  Ein regelmäßiges, gut strukturiertes Reporting ist zudem eine gute Grundlage für eine unabdingbare Krisenprävention.
  • Sie sind zu mehr als 100 % im Tagesgeschäft gebunden. Sprechen Sie daher Ihren Berater an. Er kann Sie vertrauensvoll bei der Vielzahl Ihrer Aufgaben rund um die Bankenkommunikation unterstützen.

Kassenbuch richtig führen – Alle Anforderungen im Überblick

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 I.  Bedeutung

Das Kassenbuch ist ein zentrales Instrument der Buchführung. Es veranschaulicht alle Bargeschäfte des Unternehmers und ermöglicht so eine Überprüfung der Geschäftstätigkeit. Dies gilt sowohl für die Überprüfung durch die Finanzverwaltung, als auch die Überprüfung durch den Unternehmer selbst. Unabhängig von der Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs ist daher jedem Unternehmer mit Bargeschäften die Kassenbuchführung – für eigene Zwecke – zu empfehlen.

Gerade im Zusammenhang mit dem Kassenbuch gilt der zentrale Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg!“.

Die Finanzverwaltung stellt hohe formale Anforderungen an die Kassenbuchführung. Kommt es zu Beanstandungen, können Einnahmen hinzugeschätzt werden.

II.   Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hängt zum einen an der Durchführung von Bargeschäften ohne Rechnung, zum andere an der Bilanzierung. Wer eine Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbuch führen. Betroffen sind daher stets:

  • Kaufleute (insb. auch GmbH, UG)
  • Gewerblich Unternehmen
  • Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung

Besteht keine Bilanzierungspflicht, muss auch kein Kassenbuch geführt. Daher sind vor allem Freiberufler und kleine gewerbliche Unternehmen von der Kassenbuchführung befreit.

Hinweis: Sofern keine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, sollte auch tatsächlich keine Führung im Rahmen der Geschäftsunterlagen erfolgen. Kommt es im Rahmen einer Überprüfung der Finanzverwaltung zu Beanstandungen, können auch Fehler im „freiwilligen Kassenbuch“ sanktioniert werden.

Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, muss dennoch die Nachvollziehbarkeit der Kassenführung gewährleistet werden. Belege über Ausgaben sind daher chronologisch zu ordnen. Einnahmen sind mindestens nach Tagen in Kassenberichten festzuhalten. Je höher der Barverkehr ist, desto häufiger muss ein aufgezeichneter Abgleich zwischen tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand erfolgen.

III.  Wie kann ein Kassenbuch geführt werden?

Die Art der Kassenbuchführung hängt von der verwendeten Kasse ab. Kommt eine offene Ladenkasse zum Einsatz, muss das Kassenbuch entweder handschriftlich oder mithilfe einer entsprechenden Software geführt werden. Bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse genügt die Aufbewahrung bestimmter Bons. Ein gesondertes klassisches Kassenbuch ist dann entbehrlich.

IV. Anforderungen

1.    Beschaffenheit

Das Kassenbuch muss gebunden sein, also ein Buch im Wortsinn. Es darf nicht möglich sein, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Üblicherweise werden Kassenbücher mit Durchschlag geführt. Eine Kassenbuchseite kann dann in die Buchführungsunterlagen übernommen werden, während die Durchschläge als Buch gebunden bleiben.

Ferner muss das Kassenbuch für eine mindestens zehnjährige Archivierungsdauer geeignet sein. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Archivierungszeitraum sicherzustellen. Zudem sollte das Kassenbuch sicher vor äußeren Einflüssen gelagert werden.

2.    Aufbau

Ein Kassenbucheintrag muss stets zumindest die folgenden Angaben enthalten:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Leistungsbeschreibung

Die Eintragungen sind täglich, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Umsatzsteuer muss im Kassenbuch nicht gesondert festgehalten werden; eingetragene Beträge sind stets Bruttobeträge. Das Festhalten des Kassenstands ist bei einzelnen Einträgen entbehrlich. Üblicherweise wird die Summe zum Ende einer Kassenbuchseite oder eines Voranmeldungszeitraums (häufig Monat) eingetragen.

Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind „übrige“ Zeilen auf einer Kassenbuchseite mit der sog. „Buchhalternase“ zu versehen oder anderweitig auszufüllen. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist.

Eintragungen im Kassenbuch sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge sind als Eurobeträge Cent-genau einzutragen.

Werden Beträge vergessen, sind diese zwingend nachzutragen (kein „Dazwischenschieben“). Grundsätzlich genügt die Eintragung im Zeitpunkt des Erkennens.

V.  Besonderheiten bei digitalen Kassen

Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons. Werden diese auf Thermopapier gedruckt, sind zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien der Belege anzufertigen. Weitere Voraussetzung ist, dass eine Bedienungsanleitung, soweit die Programmierdokumentation zum jederzeitigen Zugriff aufbewahrt wird. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist etwa auf eine korrekt eingestellte Uhrzeit, da u.a. eine Übereinstimmung von Belegerstellung und Ladenöffnungszeiten überprüft wird.

Wird eine Software verwendet, muss ein geeignetes Programm genutzt werden. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden. Von der Verwendung einer einfachen Tabellenkalkulation ist nachdrücklich abzuraten.

VI. Häufige Fehler

Bei der Erstellung eines Kassenbuchs besteht eine Vielzahl von Fehlerquellen. Besonders häufig beanstandet die Finanzverwaltung folgende Punkte:

  • Korrekturen ein Kassenbuch, das keinerlei Korrekturen enthält, wirkt in aller Regel verdächtig.
  • Kasse / Bank oftmals werden Eintragungen zu Bareinzahlungen bzw. -abhebungen bei der Kassenbuchführung vergessen.
  • Private Entnahmen gleiches gilt für Zahlungen aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke.
  • Negative Kasse der buchmäßige Bestand einer Kasse darf nie negativ sein.
  • Bestandsprüfung bei einfachen Ladenkassen sollte regelmäßig (täglich) eine Überprüfung von tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand vorgenommen werden.

 

VII. Sanktionen bei Verstößen

Fehler im Kassenbuch werden durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen und (unangemeldeten) Umsatzsteuer-Nachschauen festgestellt. Geringe Verstöße können ohne nachhaltige Konsequenzen bleiben. Wird das Kassenbuch jedoch als ordnungswidrig verworfen, ist die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung von Einnahmen berechtigt. Diese belaufen sich nicht selten auf 10 % der deklarierten Einnahmen.

Kassenabrechnung Firma Muster KG von 01/01/14 bis 31/01/14 Seite 1
Datum Nr. Vorgang Einnahme Ausgabe Bestand
Übertrag Kassenbestand 100,00
01.01.2014 1 Blumen (Geschenk) 10,00
10.01.2014 2 Verkauf Musterware 20,00
18.01.2014 3 Geschäftsessen 40,00
23.01.2014 4 Kassenbuch 5,00 3,00 gez. Muster 
Summe 20,00
Ausgaben 55,00
Kassenbestand 65,00
Erstellt Geprüft Gebucht
Muster Meier Schmidt

Abb.: Muster-Kassenbuchseite

ALLE ANGABEN ohne Gewähr. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an uns!

Rechnung – Pflichtangaben Vorsteuer Umsatzsteuer

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Die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden stellen, ist nicht nur für Ihre Unterlagen wichtig, sondern sie ermöglicht Ihrem Kunden den Abzug der Umsatzsteuer, die Sie ihm in Rechnung gestellt haben (sog. Vorsteuer für den Kunden). Voraussetzung hierfür ist eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält. Zur Erstellung einer solchen Rechnung sind Sie aufgrund des mit Ihrem Kunden geschlossenen Vertrags verpflichtet.

Dieses Merkblatt zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Rechnungslegung achten sollten.

Alles auf einen Blick: Im Mandanten-Merkblatt sind den einzelnen Pflichtangaben der Rechnung Nummern zugeordnet. Diese Nummern finden Sie in der Muster-Rechnung am Ende des Merkblattes wieder.

I. Pflichtangaben in der Rechnung

1. Angabe Ihres Namens

Sie müssen als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller Ihren vollständigen Namen angeben. Betreiben Sie kein Einzelunternehmen, sondern führen Sie eine Personengesellschaft oder GmbH muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung genannt werden.

2. Angabe Ihrer Anschrift

In der Rechnung muss außerdem Ihre vollständige Geschäftsanschrift bzw. bei Gesellschaften deren Geschäftsadresse angegeben werden.

3. Name und Anschrift Ihres Kunden

Die Rechnung muss an Ihren Kunden gerichtet werden und dessen Namen sowie (Geschäfts-)Anschrift enthalten; denn er ist der Leistungsempfänger, der die Vorsteuer geltend machen will. Ist Ihr Kunde eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH), muss die Rechnung an die Personen- bzw. Kapitalgesellschaft gerichtet sein.

4. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

In Ihrer Rechnung müssen Sie entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben.

5. Rechnungsdatum

Ihre Rechnung muss ein Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) ausweisen. Dies ist der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellen.

6. Fortlaufende Rechnungsnummer

Weiterhin müssen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden, damit das Finanzamt sicherstellen kann, dass die Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Statt fortlaufender Nummern können Sie auch Nummernkreise für zeitlich, organisatorisch oder geografisch abgegrenzte Bereiche bilden.

Beispiel: U fängt jedes Quartal mit der Rechnungsnummer 1 an, fügt aber je nach Quartal eine I, II, III oder IV sowie das Jahr hinzu.

7. Bezeichnung der erbrachten Leistung

Sie müssen die von Ihnen erbrachte Leistung in der Rechnung bezeichnen: Bei einer Warenlieferung müssen Sie die Art, d. h. die handelsübliche Bezeichnung, und Menge der gelieferten Waren angeben.

Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) müssen Sie den Umfang und die Art Ihrer Leistung konkret bezeichnen. Allgemeine Beschreibungen wie „Beratung“ oder „Handwerkerarbeiten“ reichen nicht aus.

Ist eine Leistungsbeschreibung in der Rechnung zu umfangreich, können Sie stattdessen in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen, z. B. auf den zugrunde liegenden Vertrag, verweisen, in dem die Leistung genau beschrieben wird.

8. Zeitpunkt der Leistung

Weiterhin müssen Sie in der Rechnung den Zeitpunkt nennen, an dem Sie Ihre Leistung erbracht haben. Dabei genügt die Angabe des Monats, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Lieferungen der Tag der Warenlieferung und bei sonstigen Leistungen wie z. B. Handwerkerleistungen der Tag der Vollendung. Erstreckte sich die Leistung über mehrere Monate oder Jahre, genügt die Angabe des gesamten Leistungszeitraums (z. B. von Mai bis Oktober 2016).

Erstellen Sie Ihre Rechnung noch am Tag Ihrer Leistung, genügt der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei Lieferungen kann die Angabe des Leistungszeitpunkts nicht durch die Beifügung des Lieferscheins ersetzt werden; allerdings genügt der ausdrückliche Verweis in der Rechnung auf den Lieferschein, wenn sich aus dem Lieferschein das Lieferdatum ergibt.

9. Entgelt

Das Entgelt ist der Nettobetrag, also ohne Umsatzsteuer. Haben Sie Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen (19 % und 7 %) erbracht, müssen Sie das Entgelt nach den Steuersätzen aufteilen.

Sofern Sie ein Skonto gewähren, genügt die Angabe des Skontosatzes wie z. B. „2 % Skonto bei Zahlung bis zum …“; den genauen Skontobetrag müssen Sie nicht ausweisen. Besteht eine Bonus- oder Rabattvereinbarung, genügt in der Rechnung der Hinweis auf diese Vereinbarung. Beispiel: „Es gilt unsere Bonusvereinbarung vom …“.

10. Steuersatz und Steuerbetrags

Sowohl der Steuersatz (19 % oder 7 %) als auch der Steuerbetrag, also die sich ergebende Umsatzsteuer, müssen in der Rechnung ausgewiesen werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen Steuersatz und Steuerbetrag sowohl für die Umsätze zu 7 % als auch für die Umsätze zu 19 % jeweils getrennt genannt werden.

Haben Sie eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht, müssen Sie in der Rechnung auf die Steuerbefreiung und den Grund für die Steuerbefreiung hinweisen, z. B. durch den Hinweis „steuerfrei wegen Vermittlung von Versicherungen“ oder durch die Angabe des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt.

II. Besonderheiten

1. Anzahlungen

Haben Sie mit Ihrem Kunden eine Anzahlung vereinbart und stellen Sie hierüber eine Rechnung aus, gelten die gleichen Grundsätze wie im Abschn. I. Nur den Zeitpunkt der Leistung brauchen Sie noch nicht anzugeben, weil er noch nicht feststeht.

Jedoch müssen Sie in der Rechnung angeben, dass Sie die Leistung noch nicht erbracht haben, z. B. durch die Angabe „Anzahlung“. Zudem müssen Sie den Monat der Vereinnahmung des Entgelts angeben, falls dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Bei der Erstellung der Schlussrechnung müssen Sie darauf achten, dass Sie sowohl die bereits erhaltenen Anzahlungen abziehen, und zwar sowohl die bereits vereinnahmten Nettobeträge als auch die bereits vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge. Auf diese Weise vermeiden Sie einen doppelten – und damit unberechtigten (einmal in der Anzahlungsrechnung und ein weiteres Mal in der Schlussrechnung) – Ausweis der Umsatzsteuer, die Sie ansonsten an das Finanzamt abführen müssten, obwohl Sie sie nur einmal vom Kunden erhalten haben.

2. Kunde als Steuerschuldner [12]

In bestimmten Fällen schuldet Ihr Auftraggeber die Umsatzsteuer, z. B. wenn Sie Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer oder Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen an ein anderes Reinigungsunternehmen erbringen. Man spricht hier vom sog. Reverse-Charge-Verfahren.

Die Steuerschuldnerschaft für Bauleistungen geht auf Ihren Auftraggeber über, wenn dieser selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt; bei Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen geht die Steuerschuldnerschaft auf Ihren Auftraggeber über, wenn dieser nachhaltig Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen erbringt. Die Nachhaltigkeit kann Ihr Auftraggeber anhand einer Bescheinigung des Finanzamts nachweisen: Sobald ihm das Finanzamt eine Bescheinigung erteilt hat, dass er nachhaltig Bauleistungen bzw. Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen erbringt, ist er zur Abführung der Umsatzsteuer verpflichtet. Dies gilt auch dann, wenn er Ihnen die Bescheinigung nicht vorlegt. Ihr Auftraggeber hat daher kein Interesse daran, Ihnen die Bescheinigung zu verschweigen.

Der Übergang der Schuldnerschaft auf Ihren Auftraggeber hat zur Folge, dass er die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss. Trotz der Schuldnerschaft Ihres Auftraggebers bleiben Sie aber zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, die die im Abschn. I. genannten Pflichtangaben mit Ausnahme des Steuerbetrags und Steuersatzes (Ab-schn. I. 10.) enthalten muss. Zusätzlich müssen Sie in der Rechnung darauf hinweisen, dass der Rechnungsempfänger, also Ihr Auftraggeber, die Umsatzsteuer schuldet. Hierfür ist folgende Formulierung vorgeschrieben: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

3. Kleinbetragsrechnungen

Liegt der Gesamtbetrag Ihrer Rechnung nicht über 150 €, genügen Angaben zu Ihrem Namen und Ihrer Anschrift (s. I. 1.), zum Rechnungsdatum (s. Kap. I. 4.), zur erbrachten Leistung (s. I. 6.) und zum Steuersatz bzw. zu einer etwaigen Steuerbefreiung (s. I. 10.). Der Bruttobetrag kann dann in einer Summe genannt werden, so dass eine Aufteilung in Entgelt (Nettobetrag) und Umsatzsteuer nicht erforderlich ist. Auch der Name und die Anschrift Ihres Kunden muss in der Rechnung nicht genannt werden.

4. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Haben Sie eine Bauleistung entweder an eine Privatperson (Nicht-Unternehmer) oder an einen Unternehmer für dessen Privatbereich erbracht, müssen Sie in der Rechnung darauf hinweisen, dass Ihr Kunde die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss.

 Lebensmittelgroßhandel Hans Müller                       Obststraße 4                                                 12345 Feldstadt

Tel. 02324-141 007

Fax 02324-141 008

E-Mail: hans-mueller-lebensmittel@web.de

Internet: www.lebensmittel-mueller.de

Lebensmittel Hans Müller, Obststraße 4, 12345 Feldstadt

Frische-Supermarkt Klara Schmidt

Spargelweg 17

56789 Maisbachl

Rechnung 

Rechnungsnummer                                                        Kundennummer                                               Datum

7268/13                                                                                      1234567                                                                      04. Juli 2016

Lieferdatum Ware Menge Entgelt Umsatzsteuer 7 % Umsatzsteuer 19 % Summe
24. 6. 2013 Äpfel „Gala“ 300 kg 360,- € 25,20 €10 -,- 385,20 €
26. 6. 2013 Apfelsaft „Obsti“ 50 l 50,- € -,- 9,50 € 59,50 €
Gesamtbetrag     410,- € 25,20 € 9,50 € 444,70 €

Der Gesamtbetrag ist innerhalb von 14 Tagen unter Abzug von 2 % Skonto zahlbar.

Es gelten unsere AGB.

Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen.

Ihr Lebensmittelgroßhandel Hans Müller

 

Lebensmittelgroßhandel Hans Müller      USt-ID-Nummer: DE125418076           Bankverbindung:

Obststraße 4                                                             Finanzamt Feldstadt                       Agrarbank Feldstadt

12345 Feldstadt                                                                                                                     IBAN: DE125000056600

BIC: WELADED1REK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rechnung für den Fall, dass der Leistungs- empfänger Steuerschuldner ist (s. II. 2.)

                                                   jTischlerei Hans Müller                                                                                                               Holzstraße 4

k12345 Waldstadt

Tel. 02324-141 007

Fax 02324-141 008

E-Mail: hans-mueller-tischlerei@web.de

Internet: www.tischlerei-hans.mueller.de

Tischlerei Hans Müller, Holzstraße 4, 12345 Waldstadt

Bauunternehmen Schmidt KG

Wiesenstraße 17

56789 Fichtendorfl

 

 

Rechnung

 

Rechnungsnummer                                                        Kundennummer                                                Datum

234/16o                                                                            723456                                                                04. Juli 2016n

 

Tischlerarbeiten im Bauvorhaben Ahornstraße 45, 56783 Eibendorf:p

·         Einbau von sechs Zimmertüren á 200,- €                                                                   1.200,- €

·         Einbau von 12 Fensterflügeln á 100 €                                                                                        1.200,- €

·         Anbringung von zwei Treppengeländern á 400,- €                                                     800,- €

Abschluss der Arbeiten am 28. Juni 2016q

 

Entgelt rgemäß Vereinbarung 40 € x acht Fenster                                                               3.200,- €

 

 

Rechnungsbetrag                                                                                                                                          3200,- €

 

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers [12]

 

Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen unter Abzug von 2 % Skontor zahlbar.

 

 

 

 

 

Es gelten unsere AGB.

Wir danken für Ihren Auftrag.

 

Ihre Tischlerei Hans Müller

 

Tischlerei Hans Müller                                        USt-ID-Nummer: DE125418076           m          Bankverbindung:

Holzstraße 4                                                         Finanzamt Waldstadt                                          Handwerksbank Waldstadt

12345 Waldstadt                                                                                                                                IBAN: DE125000056600

BIC: WELADED1REK

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rechnung – Das muss drinstehen für Handwerker

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Die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden stellen, ist nicht nur für Ihre Unterlagen wichtig, sondern sie ermöglicht Ihrem unternehmerisch tätigen Kunden den Abzug der Umsatzsteuer, die Sie ihm in Rechnung gestellt haben. Voraussetzung hierfür ist eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält (s. Abschnitt I. und II.).

Soweit Sie Handwerkerleistungen für den Privathaushalt Ihres Kunden erbringen, kann Ihr Kunde unter bestimmten Voraussetzungen eine Ermäßigung seiner Einkommensteuer geltend machen (s. Abschnitt III.). Hierbei können Sie ihm mit ihrer Rechnung helfen, indem Sie die erforderlichen Angaben leisten.

Alles auf einen Blick: Im Mandanten-Merkblatt sind den einzelnen Pflichtangaben in der Rechnung Nummern zugeordnet. Diese Nummern finden Sie in der Muster-Rechnung am Ende des Merkblattes wieder.

I. Pflichtangaben in der Rechnung

1. Angabe Ihres Namens

Sie müssen als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller Ihren vollständigen Namen angeben. Betreiben Sie kein Einzelunternehmen, sondern führen Sie eine Personengesellschaft oder GmbH muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung genannt werden.

2. Angabe Ihrer Anschrift

In der Rechnung muss außerdem Ihre vollständige Geschäftsanschrift bzw. bei Gesellschaften deren Geschäftsadresse angegeben werden.

3. Name und Anschrift Ihres Kunden

Die Rechnung muss an Ihren Kunden gerichtet werden und dessen Namen sowie (Geschäfts-)Anschrift enthalten; denn er ist der Leistungsempfänger, der die Vorsteuer geltend machen will. Ist Ihr Kunde eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH), muss die Rechnung an die Personen- bzw. Kapitalgesellschaft gerichtet sein.

Statt der Anschrift genügt übrigens ein Postfach oder eine Großkundenadresse, falls Ihr Kunde über eine solche verfügt.

4. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

In der müssen Sie entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben.

5. Rechnungsdatum

Ihre Rechnung muss ein Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) ausweisen. Dies ist der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellen.

6. Fortlaufende Rechnungsnummer

Weiterhin müssen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden, damit das Finanzamt sicherstellen kann, dass die Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Es empfehlen sich fortlaufende Nummern.

7. Bezeichnung der erbrachten Leistung

Sie müssen die von Ihnen erbrachte Leistung in der Rechnung bezeichnen: Bei einer Warenlieferung müssen Sie die Menge und Art, d. h. die handelsübliche Bezeichnung, der gelieferten Waren angeben.

Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) müssen Sie den Umfang und die Art Ihrer Leistung konkret bezeichnen. Allgemeine Beschreibungen wie „Beratung“ oder „Handwerkerarbeiten“ reichen nicht aus.

Ist eine Leistungsbeschreibung in der Rechnung zu umfangreich, können Sie stattdessen in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen, z. B. auf den zugrunde liegenden Vertrag, verweisen, in dem die Leistung genau beschrieben wird.

8. Zeitpunkt der Leistung

Weiterhin müssen Sie in der Rechnung den Zeitpunkt nennen, an dem Sie Ihre Leistung erbracht haben. Dabei genügt die Angabe des Monats, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Lieferungen der Tag der Warenlieferung und bei sonstigen Leistungen wie z. B. Handwerkerleistungen der Tag der Vollendung.

Erstellen Sie Ihre Rechnung noch am Tag Ihrer Leistung, genügt der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Die Angabe des Leistungszeitpunkts kann nicht durch die Beifügung des Lieferscheins ersetzt werden; allerdings genügt der ausdrückliche Verweis in der Rechnung auf den Lieferschein, wenn sich aus dem Lieferschein das Lieferdatum ergibt.

9. Entgelt

Das Entgelt ist der Nettobetrag, also ohne Umsatzsteuer. Haben Sie Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen (19 % und 7 %) erbracht, müssen Sie das Entgelt nach den Steuersätzen aufteilen.

Sofern Sie ein Skonto gewähren, genügt die Angabe des Skontosatzes wie z. B. „2 % Skonto bei Zahlung bis zum …“; den genauen Skontobetrag müssen Sie nicht ausweisen. Besteht eine Bonus- oder Rabattvereinbarung, genügt in der Rechnung der Hinweis auf diese Vereinbarung. Beispiel: „Es gilt unsere Bonusvereinbarung vom …“.

10. Steuersatz und Steuerbetrags

Sowohl der Steuersatz (19 % oder 7 %) als auch der Steuerbetrag, also die sich ergebende Umsatzsteuer, müssen in der Rechnung ausgewiesen werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen Steuersatz und Steuerbetrag sowohl für die Umsätze zu 7 % als auch für die Umsätze zu 19 % jeweils genannt werden.

Haben Sie eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht, müssen Sie in der Rechnung auf die Steuerbefreiung und den Grund für die Steuerbefreiung hinweisen, z. B. durch den Hinweis „steuerfrei wegen Vermittlung von Versicherungen“ oder durch die Angabe des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt.

11. Bezeichnung als „Gutschrift“ bei Abrechnung durch Leistungsempfänger

Rechnen Sie als Leistungsempfänger mittels Gutschrift gegenüber dem leistenden Unternehmer ab, müssen Sie diese Abrechnung seit dem 30. 6. 2013 ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnen. Unzulässig wäre also eine Bezeichnung als „Rechnung“ oder „Abrechnung“; denn dies gefährdet Ihren Vorsteuerabzug aus der (eigenen) Gutschrift.

Statt des Begriffs Gutschrift können Sie auch einen vergleichbaren Begriff aus einem anderen EU-Staat verwenden, z. B. „Self-billing“ (englisch) oder „autofacturation“ (französisch). Dies bietet sich an, wenn Ihr Vertragspartner als leistender Unternehmer aus einem anderen EU-Staat stammt und kein Deutsch versteht. Die Finanzverwaltung hat die entsprechenden Übersetzungen des Begriffs „Gutschrift“ veröffentlicht.

Der Begriff „Gutschrift“ muss auch dann verwendet werden, wenn Sie und Ihr Vertragspartner bei einem Tausch in einem einheitlichen Dokument sowohl über die Leistungen Ihres Geschäftspartners als auch über Ihre eigenen Leistungen abrechnen. Beachten Sie, dass in diesem Fall deutlich werden muss, wer welche Leistungen erbracht hat und dass eine Saldierung und Verrechnung der gegenseitig erbrachten Leistungen nicht zulässig ist.

Unschädlich ist es übrigens, wenn Sie Ihre kaufmännische Gutschrift, mit der Sie Ihre bisherige Rechnung korrigieren (z. B. aufgrund einer Beanstandung durch Ihren Kunden), als „Gutschrift“ und nicht als „Storno“ bezeichnen. Sie müssen dann nicht befürchten, die in dieser Gutschrift ausgewiesene Umsatzsteuer erneut abführen zu müssen.

II. Besonderheiten

1. Anzahlungen

Haben Sie mit Ihrem Kunden eine Anzahlung vereinbart und stellen Sie hierüber eine Rechnung aus, gelten die gleichen Grundsätze wie im Abschn. I. Nur den Zeitpunkt der Leistung brauchen Sie noch nicht anzugeben, weil er noch nicht feststeht. Außerdem müssen Sie in der Rechnung angeben, dass Sie die Leistung noch nicht erbracht haben, z. B. durch die Angabe „Anzahlung“.

Bei der Erstellung der Schlussrechnung müssen Sie darauf achten, dass Sie sowohl die bereits erhaltenen Anzahlungen abziehen, und zwar sowohl die bereits vereinnahmten Nettobeträge als auch die bereits vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge. Auf diese Weise vermeiden Sie einen doppelten – und damit unberechtigten – Ausweis der Umsatzsteuer (einmal in der Anzahlungsrechnung und ein weiteres Mal in der Schlussrechnung), die Sie ansonsten an das Finanzamt abführen müssten, obwohl Sie sie nur einmal vom Kunden erhalten haben.

2. Kunde als Steuerschuldner

In bestimmten Fällen schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer, z. B. wenn Sie Bauleistungen an einen anderen Unternehmer oder Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen an ein anderes Reinigungsunternehmen erbringen. Man spricht hier vom sog. Reverse-Charge-Verfahren.

Trotz der Schuldnerschaft Ihres Kunden bleiben Sie zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, die die im Abschn. I. genannten Pflichtangaben enthalten muss. Zusätzlich müssen Sie mit dem Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ in der Rechnung darauf hinweisen, dass der Rechnungs- und Leistungsempfänger, also Ihr Kunde, die Umsatzsteuer schuldet. Alternativ können Sie dies auch in der Sprache eines anderen EU-Staates formulieren; die Finanzverwaltung hat entsprechende Übersetzungen veröffentlicht, z. B. „Reverse Charge“ (englisch) oder „Autoliquidation“ (französisch).

3. Kleinbetragsrechnungen

Liegt der Gesamtbetrag Ihrer Rechnung nicht über 150 €, genügen Angaben zu Ihrem Namen und Ihrer Anschrift (s. I. 1.), zum Rechnungsdatum (s. Kap. I. 4.), zur erbrachten Leistung (s. I. 6.) und zum Steuersatz bzw. zu einer etwaigen Steuerbefreiung (s. I. 10.). Der Bruttobetrag kann dann in einer Summe genannt werden, so dass eine Aufteilung in Entgelt (Nettobetrag) und Umsatzsteuer nicht erforderlich ist. Auch der Name und die Anschrift Ihres Kunden muss in der Rechnung nicht genannt werden.

III. Rechnungen an Privatkunden

1. Ausweis von Handwerkerleistungen

  1. a) Begünstigte Leistungen

Ihr Kunde kann eine Ermäßigung seiner Einkommensteuer beantragen, wenn Sie Renovierungs-, Erhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen in seinem Haushalt oder Garten durchführen. Begünstigt sind alle handwerklichen Tätigkeiten im Bereich der Renovierung, Erhaltung und Modernisierung. Dabei darf auch etwas Neues im vorhandenen Haushalt geschaffen werden, z. B. ein neuer Kachelofen eingebaut werden; der Neubau eines Hauses oder eines Anbaus ist aber nicht begünstigt. Hingegen sind auch Arbeiten auf dem Grundstück begünstigt, z. B. im Garten.

Weitere Beispiele für begünstigte Handwerkerleistungen sind:

  • Arbeiten am Dach, am Fußboden, an der Fassade, in der Garage oder an den Außen- und Innenwänden
  • Austausch oder Modernisierung einer Einbauküche, von Bodenbelägen oder Fenstern
  • Sanierung von Badezimmern
  • Überdachung eines Pkw-Stellplatzes auf dem Grundstück (Carport) oder einer Terrasse
  • Wartung und Reparatur von Elektroanlagen oder Fahrstühlen
  • Heizungswartung und Schornsteinfegerleistungen
  • Rohrreinigungsarbeiten auf dem Grundstück
  • Schädlingsbekämpfung
  • Gartenpflege und -neugestaltung sowie Pflasterarbeiten auf dem Grundstück
  • Reparatur elektronischer Geräte im Haushalt des Kunden (nicht: in Ihrem Betrieb), z. B. Reparatur von Fernsehern, Wasch- oder Geschirrspülmaschinen in dessen Haushalt.
  1. b) Begünstigter Anteil Ihrer Leistung

Die Ermäßigung beträgt 20 % (maximal 1.200 €) der von Ihnen in Rechnung gestellten Arbeitskosten inklusive Fahrtkosten, Entsorgung des ersetzten Materials und Kosten für Verbrauchsmittel wie z. B. Reinigungs-, Schmier- und Spülmittel oder Streugut. Nicht begünstigt sind aber Ihre Materialkosten.

Beispiel: Die Arbeitskosten für das Aufstellen eines Baugerüstes sind begünstigt, nicht aber die von Ihnen gezahlte Miete bzw. die Materialkosten für das Baugerüst.

  1. c) Keine Barzahlung

Ihr Kunde kann die Steuerermäßigung nur in Anspruch nehmen, wenn er den Rechnungsbetrag an Sie überweist. Barzahlungen sind also schädlich.

  1. d) Was müssen Sie bei der Rechnungslegung tun?

Damit Ihr Kunde die Steuerermäßigung geltend machen kann, müssen Sie in der Rechnung den Anteil der begünstigten Arbeitskosten (inklusive Fahrtkosten, Entsorgung und Verbrauchsmittel, aber ohne Material) gesondert ausweisen. Dies kann durch einen Zusatz am Ende der Rechnung geschehen, in dem Sie dort den begünstigten Anteil (als Bruttobetrag oder als Nettobetrag zzgl. Umsatzsteuer) ausweisen.

Auch eine prozentuale Aufteilung wird von der Finanzverwaltung akzeptiert. Bei Wartungsverträgen reicht es aus, wenn der Anteil der Arbeitskosten, aus einer Anlage zur Rechnung hervorgeht; der Anteil der Arbeitskosten kann sich dabei auch pauschal aus einer Mischkalkulation ergeben.

Haben Sie Ihre Leistung sowohl auf dem Privatgelände Ihres Kunden als auch auf öffentlichem Gelände erbracht, z. B. als Winterdienst den öffentlichen Gehweg vor dem Haus Ihres Kunden sowie dessen Garageneinfahrt von Schnee befreit, sind nur die Arbeitskosten begünstigt, die auf das Privatgrundstück (z. B. Garageneinfahrt) entfallen. Dieser Anteil muss in der Rechnung gesondert ausgewiesen werden.

Hinweis: Sie müssen nicht bei jeder Rechnung prüfen, ob es sich um eine begünstigte Handwerkerleistung handelt. Wenn Sie aber Handwerkerleistungen erbringen und Ihr Kunde kein Unternehmer ist, sollten Sie von sich aus Ihren Arbeitskostenanteil auf der Rechnung ausweisen. Ihr Kunde hat dann die Möglichkeit, die Steuerermäßigung zu prüfen und ggf. beim Finanzamt geltend zu machen.

2. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Haben Sie eine Bauleistung an einen Nicht-Unternehmer oder an einen Unternehmer für dessen Privatbereich erbracht, müssen Sie in der Rechnung darauf hinweisen, dass Ihr Kunde die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss.

 

Tischlerei Hans Müller                                                                       Holzstraße 4                                               12345 Waldstadt

Tel. 02324-141 007

Fax 02324-141 008

E-Mail: hans-mueller-tischlerei@web.de

Internet: www.tischlerei-hans.mueller.de

Tischlerei Hans Müller, Holzstraße 4, 12345 Waldstadt

Sabine Schmidt

Eichenweg 17

56789 Fichtendorf

 

Rechnung 

Rechnungsnummer                                                         Kundennummer                                                Datum

7268/13o                                                                                     1234567                                                                       02. Juli 2013

 

Tischlerarbeiten im Eichenweg 17, 56789 Fichtendorf

·         Reparatur der acht Holzfenster im Erdgeschoss und 1. Obergeschoss

·         Entfernung und Entsorgung des vorhandenen Dichtungsgummis

·         Lieferung und Einbau der neuen Dichtungsgummis

·         Einstellung der Fensterflügel

Abschluss der Arbeiten am 28. Juni 2013q

 

Entgelt gemäß Vereinbarung 40 € x acht Fenster                                                               320,- €

 

zzgl. Umsatzsteuer 19 %s                                                                                                          60,80 €s

Rechnungsbetrag                                                                                                                           380,80 €

 

Der Gesamtbetrag ist innerhalb von 14 Tagen unter Abzug von 2 % Skonto zahlbar.

In dem Rechnungsbetrag sind Arbeitskosten einschließlich Entsorgung des ausgebauten Materials in Höhe von 119,- €

(100,- € netto zzgl. 19,- € Umsatzsteuer) enthalten.

Es gelten unsere AGB.

Wir danken für Ihren Auftrag.

 

Ihre Tischlerei Hans Müller

 

Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.

Tischlerei Hans Müller                                        St.-Nr. 12/345/6789                                                        Bankverbindung:

Holzstraße 4                                                         Finanzamt Waldstadt                                                       Handwerksbank Waldstadt

12345 Waldstadt                                                                                                                                                BLZ: 444 555 6600

Kto: 0135 7911 13

 

 

Besteuerung privater Veräußerungsgeschäften – Von ebay bis Immobilie

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Wenn Sie Gegenstände Ihres Privatvermögens verkaufen, z.B. Ihre Plattensammlung auf einer Internet-Auktionsplattform oder ein Eigenheim mit Grundstück, brauchen Sie den Veräußerungsgewinn im Allgemeinen nicht der Einkommensteuer zu unterwerfen. Jedoch gibt es – wie so häufig im Steuerrecht – Ausnahmen, die man kennen sollte.

Hauptanliegen dieses Merkblatts ist es, Ihnen Informationen über die Besteuerungsgrundsätze zu geben, darzulegen, in welchen Situationen doch eine Steuerpflicht eintritt und dabei aufzuzeigen, wie Sie Steuerfallen vermeiden.

I. Freigrenze von 599,99 €

Das Wichtigste vorab: Es gibt eine Freigrenze bei der Besteuerung von privaten Veräußerungsgeschäften in Höhe von 599,99 €. D.h., Ihr Gesamtgewinn aus allen privaten Veräußerungsgeschäften bleibt steuerfrei, wenn er weniger als 600 € beträgt. Zur Ermittlung des „Gesamtgewinns“ sind sämtliche Gewinne aus privaten Veräußerungsgeschäften des Veranlagungszeitraums zusammenzurechnen und ggf. mit Verlusten aus privaten Veräußerungsgeschäften zu verrechnen. Wird die Besteuerungsgrenze von 600 € erreicht oder überschritten, ist der gesamte Gewinn in voller Höhe steuerpflichtig, und nicht nur mit dem die Freigrenze übersteigenden Betrag.

Haben Sie und Ihr mit Ihnen zusammen veranlagter Ehegatte beide Gewinne aus privaten Veräußerungsgeschäften erzielt, ist für jeden Ehegatten gesondert zu prüfen, ob sein Gesamtgewinn unter 600 € liegt und deshalb nicht zu versteuern ist. Die Freigrenze von 599,99 € steht also jedem Ehegatten höchstens bis zur Höhe seines Gesamtgewinns aus privaten Veräußerungsgeschäften zu. Es ist nicht zulässig, auf die Gesamtgewinne beider Ehegatten die doppelte Freigrenze anzuwenden.

Beispiel: Sie, der Ehemann, haben im Jahr 2015 Gewinne aus privaten Veräußerungsgeschäften von insgesamt 550 €, Ihre Ehefrau von 580 € erzielt. Beide Gewinne unterliegen nicht der Besteuerung, da sie nicht die Freigrenze übersteigen. Aber: Haben Sie einen Gewinn aus privaten Veräußerungsgeschäften von 650 €, Ihre Ehefrau von 480 € erzielt, ist Ihr Spekulationsgewinn von 650 € in voller Höhe steuerpflichtig, der Spekulationsgewinn Ihrer Ehefrau dagegen steuerfrei, da er die Freigrenze von 599,99 € nicht übersteigt.

II.   Gewinne oder Verluste gehören zu den sonstigen Einkünften

Einkünfte aus privaten Veräußerungsgeschäften gehören zu den sonstigen Einkünften, die Sie in der „Anlage SO“ eintragen müssen.  

Hinweis: Die Besteuerung eines Veräußerungsgewinns als Gewinn aus privaten Veräußerungsgeschäften ist ausgeschlossen, wenn Sie Wirtschaftsgüter veräußern, deren Erlös bei den sog. Gewinneinkünften, z.B. Einkünften aus Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit, als Betriebseinnahme oder bei den sog. Überschusseinkünften, z.B. Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, als Einnahme anzusetzen ist. Hierunter fallen u.a. der Verkauf des zu Ihrem Betriebsvermögen gehörenden Pkws oder des Firmen-PCs.

III. Gegenstand von privaten Veräußerungsgeschäften

1. Immobilien

Gegenstand von privaten Veräußerungsgeschäften können fremd genutzte Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte sein. Für Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte beträgt die Spekulationsfrist zehn Jahre. Zu den grundstücksgleichen Rechten gehören vor allem das Erbbaurecht, das Mineralgewinnungsrecht und das Wohnungseigentum, nicht jedoch das Dauerwohnrecht. Ausdrücklich ausgenommen von der Veräußerungsgewinnbesteuerung sind Wirtschaftsgüter,

  • die im Zeitraum zwischen Anschaffung oder Fertigstellung und Veräußerung ausschließlich zu eigenen Wohnzwecken oder
  • im Jahr der Veräußerung und in den beiden vorangegangenen Jahren zu eigenen Wohnzwecken genutzt wurden.

„““““““ B I L D    E I N F Ü G E N „““““““““

 

Beispiel: Sie haben 2013 einen Bauplatz erworben, den Sie in 2014 mit einem Einfamilienhaus bebaut haben, das Sie bis zur Veräußerung in 2015 selbst bewohnt haben. Da Sie das Einfamilienhaus zwischen Fertigstellung und Veräußerung ausschließlich zu eigenen Wohnzwecken genutzt haben, ist der Veräußerungsgewinn nicht zu erfassen. Das gilt auch für den auf den Grund und Boden entfallenden Gewinn.

Beispiel: Sie haben 2010 ein Einfamilienhaus erworben, das Sie bis Ende 2012 vermietet und anschließend selbst bewohnt haben. Im November 2015 verkaufen Sie das Haus. Da Sie die Immobilie im Veräußerungsjahr und in den beiden vorangegangenen Jahren selbst bewohnt haben, ist der Gewinn bzw. Verlust nicht steuerbar.

Hinweis: Eine (ausschließliche) Nutzung zu eigenen Wohnzwecken ist auch dann gegeben, wenn eine Mitbenutzung durch den Ehegatten oder andere Angehörige erfolgt. Unschädlich ist auch, wenn die Wohnung auch mit einem Dritten, z.B. dem nichtehelichen Lebenspartner, bewohnt wird.

2. Andere Wirtschaftsgüter

Zu Einkünften aus privaten Veräußerungsgeschäften führt auch die Veräußerung von „anderen“ privaten Wirtschaftsgütern. Für andere Wirtschaftsgüter beträgt die Spekulationsfrist nur ein Jahr. Andere unter die „Spekulationsbesteuerung“ fallende Wirtschaftsgüter sind prinzipiell alle abnutzbaren und nicht abnutzbaren Gegenstände des Privatvermögens. Ausdrücklich ausgenommen sind Gegenstände des täglichen Gebrauchs, z.B. ein gebrauchter Pkw.

Zu den anderen Gegenständen, die bei einem Verkauf innerhalb der Spekulationsfrist von einem Jahr zu einem steuerpflichtigen Spekulationsgeschäft führen können, gehören z.B. Wertgegenstände, wie etwa Edelmetalle (Gold- und Silberbarren), Münzen, Kunstgegenstände, Antiquitäten, Oldtimer, Briefmarkensammlungen. Entsprechendes gilt für Geschäfte mit Devisen, also mit Nicht-Euro-Währungen. Wenn Sie ein Fremdwährungskonto unterhalten, z.B. Schweizer Franken oder Devisen, z.B. US-Dollar, in Ihrem Bankschließfach aufbewahren und diese innerhalb eines Jahres in Euro oder eine andere Fremdwährung umtauschen oder damit private Wertpapiere kaufen, liegt ein privates Veräußerungsgeschäft vor. Ein Wechselkursgewinn ist steuerbar, ein Kursverlust verrechenbar.

Internethandel: Verkauf auf ebay, Amazon und Co.

Laut einem aktuellen Urteil müssen Internethandel-Plattformen grundsätzlich mit der Steuerfahndung zusammenarbeiten. Von diesem Urteil sind nicht nur professionelle Händler sondern auch Privatpersonen betroffen.

Auch hier bleibt der Verkauf persönlicher Gegenstände steuerfrei, solange die Gewinne unter 600 € im Jahr liegen. Anders sieht es aus, wenn – auch nur in kleinem Umfang – Gegenstände gezielt angekauft werden, um sie weiter zu verkaufen. Überschritten wird die Grenze zum Gewerbe auch, wenn Waren „in erheblichem Umfang“ im Internet verkauft werden, z.B. Schmuckgegenstände in 56 Fällen (so jedenfalls das Finanzgericht Köln in einer aktuellen Entscheidung).

In diesen Fällen ist ein Gewerbe anzumelden und Einkommen-, ggf. auch Gewerbe- und Umsatzsteuer zu zahlen.

Hinweis: Der Übergang zum gewerblichen Handel ist fließend. Sprechen Sie uns an, wenn Sie hier unsicher sind.

3. Wertpapiergeschäfte führen ab 2009 zu Kapitaleinkünften

Gewinne aus der Veräußerung von Wertpapieren, z.B. Aktien, gehören seit Einführung der Abgeltungsteuer ab 2009 nicht mehr zu den Einkünften aus privaten Veräußerungsgeschäften, sondern zu den Einkünften aus Kapitalvermögen. Die Neuregelung bedeutet einen Systemwechsel. Unabhängig von der Haltedauer, also zeitlich unbegrenzt, werden Gewinne aus Wertpapiergeschäften als Kapitalerträge erfasst. Diese Neuregelung ist erstmals auf Gewinne aus der Veräußerung von Wertpapieren anzuwenden, die nach dem 31.12.2008 erworben und veräußert wurden.

Für Wertpapiere, die Sie vor dem 1.1.2009 erworben haben, gilt weiter das bisherige Recht. Veräußern Sie Aktien, die Sie vor dem 1.1.2009 gekauft haben, gilt die einjährige Spekulationsfrist. Das bedeutet, dass ein Veräußerungsgewinn ab 2009 steuerfrei bleibt, wenn Sie die verkauften Aktien vor 2009 erworben und länger als ein Jahr gehalten haben.

IV. Gründe für den Verkauf sind irrelevant

Für die Besteuerung eines privaten Veräußerungsgeschäfts ist allein entscheidend, dass Sie den objektiven Tatbestand des Gesetzes erfüllt haben. Auf den Grund des Verkaufs, Spekulationsabsicht oder sonstige Gründe, z.B. Krankheit, drohende Enteignung, sonstiger Zwang, finanzielle Notsituation, Vermeidung wirtschaftlicher Nachteile usw., kommt es prinzipiell nicht an.

Beispiel: Sie haben 2010 einen Bauplatz für 100.000 € gekauft, der zu Ihrem Privatvermögen gehört. Nachdem Sie in finanzielle Schwierigkeiten geraten sind, verkaufen Sie den Bauplatz im Jahr 2015 für 130.000 €. Obwohl Sie den Bauplatz verkauft haben, um Ihre angespannte finanzielle Situation zu verbessern, müssen Sie den Veräußerungsgewinn von 30.000 € mit Ihrem individuellen Steuersatz versteuern.

V. Wie wird die Spekulationsfrist berechnet?

Steuerlich relevant sind Verkäufe aus dem Privatvermögen, wenn der Kauf der Gegenstände nicht ausreichend lange zurückliegt. Wie lang die einzelnen Fristen sind, lesen Sie nachfolgend. Ist die sog. Spekulationsfrist abgelaufen, sind Gewinne unabhängig von ihrer Höhe nicht steuerbar und Verluste steuerlich unbeachtlich.

Hinweis: Spekulationsgewinne und -verluste werden also nur berücksichtigt, wenn die sog. Spekulationsfrist zwischen Anschaffung und Veräußerung des Wirtschaftsguts noch nicht abgelaufen ist.

1. Frist bei Immobilienveräußerungen

Die Spekulationsfrist beträgt bei Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten zehn Jahre. Für die Fristberechnung kommt es grundsätzlich auf das der Anschaffung und Veräußerung zugrunde liegende Verpflichtungsgeschäft an. Bei Erwerb und Veräußerung eines Grundstücks ist also der Tag des Abschlusses des notariellen Kaufvertrags maßgebend. Unerheblich ist, wann der Eigentumserwerb im Grundbuch eingetragen wird oder wann das wirtschaftliche Eigentum übergeht.

Beispiel: Sie haben mit notariellem Vertrag vom 10.12.2005 ein unbebautes Grundstück für 100.000 € erworben. Mit notariellem Vertrag vom 10.12.2015 veräußern Sie das Grundstück zum Preis von 150.000 €.

Für die Berechnung der Spekulationsfrist von zehn Jahren sind die zivilrechtlichen Vorschriften entsprechend anzuwenden. Ist für den Anfang einer Frist ein Ereignis oder ein in den Lauf eines Tages fallender Zeitpunkt maßgebend, wird bei Berechnung der Frist der Tag nicht mitgerechnet. Ein mit notariellem Vertrag vom 10.12.2005 gekauftes Grundstück darf – wenn ein privates Veräußerungsgeschäft vermieden werden soll – frühestens am 11.12.2015 wieder veräußert werden. Diese Voraussetzung ist hier nicht erfüllt. Es liegt ein privates Veräußerungsgeschäft vor. Sie müssen den Spekulationsgewinn von 50.000 € als sonstige Einkünfte versteuern.

2. Frist bei anderen Gegenständen

Die Spekulationsfrist beträgt bei anderen Wirtschaftsgütern als Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten ein Jahr. Auch bei der Ein-Jahres-Frist sind die zivilrechtlichen Vorschriften entsprechend anzuwenden. Für die Frage, ob die Ein-Jahres-Frist überschritten ist oder nicht, sind ebenfalls die schuldrechtlichen Verträge maßgeblich.

Beispiel: Sie haben am Freitag, dem10.10.2014, 100 Aktien der X-Bank AG für 54.000 € erworben und am Montag, dem 12.10.2015, für 62.000 € wieder veräußert.

Auch beim An- und Verkauf von Aktien sind für die Frage, ob die Spekulationsfrist überschritten ist oder nicht, die schuldrechtlichen Verträge vom An- und Verkauf der Aktien maßgeblich. Entscheidend ist „der Tag der Ausführung des Auftrags“, nicht der Tag der Wertstellung. Fällt das Ende der Spekulationsfrist auf einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag oder – wie vorliegend – auf einen Sonnabend (10.10.2015), wird das Fristende nicht auf den Ablauf des nächsten Werktages verlängert. Daraus folgt: Die einjährige Spekulationsfrist ist mit Ablauf des 10.10.2015 abgelaufen, obwohl dieser Tag ein Sonnabend ist. Durch den An- und Verkauf der Aktien ist Ihnen kein steuerbarer Gewinn aus einem privaten Veräußerungsgeschäft entstanden.

3. Frist bei unentgeltlichem Erwerb

Veräußern Sie als Erbe einen Gegenstand aus der Erbmasse und ist im Zeitpunkt der Veräußerung die für den Erblasser geltende Spekulationsfrist noch nicht abgelaufen, liegt ein privates Veräußerungsgeschäft vor. Der Spekulationsgewinn wird hiernach bei Ihnen als Erbe so erfasst, als habe der Erblasser selbst das Wirtschaftsgut veräußert.

Hinweis: Ein privates Veräußerungsgeschäft liegt also vor, wenn zwischen der Anschaffung durch den Erblasser und der Veräußerung durch den Erben die Spekulationsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Der unentgeltliche Erwerb durch Schenkung wird zwar nicht als Anschaffung behandelt, dem Beschenkten wird aber – wie beim Erbfall – die Zeit seit Anschaffung durch den Schenker zugerechnet. Wenn Sie also ein Wirtschaftsgut nach der Anschaffung unentgeltlich einem Dritten, z.B. Ihrem Ehegatten, übertragen und der Gegenstand von diesem innerhalb der Spekulationsfrist verkauft wird, liegt ein privates Veräußerungsgeschäft vor.

Beispiel: Sie haben am 31.3.2005 ein zur Vermietung bestimmtes Wohnhaus erworben, das Sie 2011 Ihrem Sohn geschenkt haben. Die Zeit seit Anschaffung durch Sie ist Ihrem Sohn zuzurechnen, so dass dieser das Grundstück bereits ab dem 1.4.2015 steuerfrei verkaufen kann.

VI. Berechnung des Veräußerungsgewinns bzw. -verlustes

Gewinn oder Verlust aus privaten Veräußerungsgeschäften ist der Unterschied zwischen dem Veräußerungspreis einerseits und den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bzw. dem an deren Stelle tretenden Ersatzwert und den Werbungskosten andererseits. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten mindern sich um Absetzungen, erhöhte Absetzungen und Sonderabschreibungen, soweit sie bei der Ermittlung der Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen oder Vermietung und Verpachtung abgezogen worden sind. Für die Berechnung des Veräußerungsgewinns oder -verlustes gilt folgendes Schema:

Veräußerungserlös abzgl. Nebenkosten
abzgl. Anschaffungskosten inkl. Nebenkosten
abzgl. ggf. abgezogene Abschreibungen
abzgl. Werbungskosten
= Veräußerungsgewinn/-verlust

Bei Erbschaft oder Schenkung sind die Anschaffungskosten des Erblassers bzw. Schenkers maßgeblich. Soweit in der Vergangenheit Abschreibungen bei den Überschusseinkünften, z.B. Vermietung und Verpachtung, abgezogen worden sind, müssen sie von den Anschaffungskosten abgesetzt werden. Die in Anspruch genommenen Abschreibungen werden bei einem Verkauf eines Gebäudegrundstücks innerhalb der Spekulationsfrist im Ergebnis wieder rückgängig gemacht, indem bei der Berechnung des Spekulationsgewinns die Anschaffungskosten um die Abschreibungen gemindert werden. Das gilt selbst dann, wenn das Grundstück zum selben Preis wie gekauft wieder veräußert wird; dann ist der Spekulationsgewinn so hoch wie die Abschreibungen.

Beispiel: Sie haben am 1.8.2013 für 1 Mio. € ein Mietwohnhaus gekauft und am 28.2.2015 für 1 Mio. € wieder veräußert. Für die auf den Gebäudeanteil entfallenden Anschaffungskosten haben sie in den Jahren 2013 bis 2015 bei Ihren Einkünften aus Vermietung und Verpachtung Abschreibungen in Höhe von insgesamt 25.334 € in Anspruch genommen. Der von Ihnen 2015 erzielte Spekulationsgewinn kann nach folgendem Schema errechnet werden:

Veräußerungspreis 1.000.000 €
Anschaffungskosten 1.000.000 €
in Anspruch genommene Abschreibungen     – 25.334 €     974.666 €
Veräußerungsgewinn       25.334 €

Hinweis: Herstellungskosten, die zur Ermittlung des Gewinns von den Anschaffungskosten abzuziehen sind, sind nachträgliche Herstellungskosten auf ein angeschafftes Wirtschaftsgut, z.B. Aufwendungen für den Ausbau eines Hauses. Von Ihnen erbrachte Eigenleistungen mindern mangels Aufwands nicht den Spekulationsgewinn, obgleich der Wert der Eigenleistungen regelmäßig im Veräußerungspreis enthalten ist; Eigenleistungen dürfen auch nicht im Billigkeitswege berücksichtigt werden.

Aufwendungen (z.B. Notar- und Gerichtskosten), die anfallen, weil Sie Ihr vermietetes Grundstück veräußern wollen, können nicht als Werbungskosten bei den privaten Veräußerungsgeschäften berücksichtigt werden, wenn das Grundstück zwar innerhalb der maßgebenden Veräußerungsfrist hätte veräußert werden sollen, es aber – aus welchen Gründen auch immer – nicht zu der Veräußerung kommt.

VII. Besteuerungszeitpunkt

1. Zufluss- und Abflussprinzip

Für Gewinne aus privaten Veräußerungsgeschäften gilt uneingeschränkt das sog. Zu- und Abflussprinzip. Eine Steuerpflicht entsteht demnach erst in dem Kalenderjahr, in dem Sie mehr erhalten haben als Ihnen an Anschaffungs- und/oder Herstellungskosten sowie an Werbungskosten entstanden sind. Diese Beurteilung hat insbesondere Bedeutung für den Fall, dass der Veräußerungspreis in Form von Rentenzahlungen oder Kaufpreisraten zufließt.

2. Zufluss in Raten

Fließen die Einnahmen aus privaten Veräußerungsgeschäften in Raten über mehrere Jahre hinweg zu, ist der Gewinn nicht voll im Jahr der Veräußerung zu versteuern, sondern erst in den Kalenderjahren zu berücksichtigen, in denen er tatsächlich erzielt wird. Das gilt auch für die Frage, ob der insgesamt im Kalenderjahr erzielte Gewinn weniger als 600 € beträgt. Durch Vereinbarung von Ratenzahlungen lässt sich die Freigrenze mehrfach ausnutzen. Bei Zufluss des Veräußerungsgewinns in Raten erfolgt die Besteuerung somit erst, wenn die Summe der gezahlten Teilbeträge die Anschaffungs- oder Herstellungskosten – ggf. gemindert um Abschreibungen – übersteigt.

3. Rückzahlung eines bereits vereinnahmten Kaufpreises

Muss ein bereits erhaltener Kaufpreis ganz oder teilweise nachträglich wieder zurückgezahlt werden, bleibt davon der zunächst erzielte Spekulationsgewinn nach bisheriger Rechtsprechung unberührt, wenn die Rückzahlung erst in einen späteren Veranlagungszeitraum fällt. Der Rückzahlungsbetrag ist danach im Jahr der Rückzahlung nicht als Spekulationsverlust, sondern als Verlust im Sinne negativer Einnahmen berücksichtigungsfähig. Für einen solchen Verlust sieht das Gesetz kein Ausgleichsverbot vor.

VIII. Wie Veräußerungsverluste verrechnet werden

1. Spezielle Regelungen

Verluste aus privaten Veräußerungsgeschäften dürfen Sie nur bis zur Höhe des Gewinns verrechnen, den Sie im gleichen Kalenderjahr aus anderen privaten Veräußerungsgeschäften erzielt haben. Ein Ausgleich mit positiven Einkünften aus anderen Einkunftsarten, z.B. aus Ihrer Arbeitnehmertätigkeit, ist nicht zulässig. Umgekehrt dürfen aber Ihre Spekulationsgewinne mit Ihren Verlusten aus anderen Einkunftsarten ausgeglichen werden.

Beispiel: Sie haben 2015 einen Spekulationsgewinn aus der Veräußerung eines Grundstücks von 30.000 € erzielt. Außerdem haben Sie einen Verlust aus einem 2015 eröffneten Gewerbebetrieb von 15.000 € erzielt. Der Verlust aus Gewerbetrieb wird mit dem Spekulationsgewinn verrechnet.

Ergibt sich nach Verrechnung von einzelnen Spekulationsgewinnen und -verlusten ein Gesamtverlust aus allen Ihren privaten Veräußerungsgeschäften, ist entweder ein Rücktrag ins Vorjahr oder ein Vortrag in die Folgejahre möglich. Wird der Verlust nicht oder nicht vollständig ins Vorjahr zurückgetragen, läuft der Verlustvortrag in die Folgejahre automatisch ab: Das Finanzamt stellt die Veräußerungsverluste, die nicht zurückgetragen werden, zum Zwecke des Verlustvortrags gesondert fest und erteilt zum Schluss des Veranlagungszeitraums einen „Bescheid über die gesonderte Feststellung des verbleibenden Verlustvortrags“.

Beim Verlustrück- oder Verlustvortrag wird die Freigrenze nur auf den Gesamtgewinn des Vor- bzw. Folgejahres vor Verlustverrechnung angewendet. Ergibt sich also erst nach erfolgter Verlustverrechnung im Vorjahr bzw. Folgejahr ein Gesamtgewinn unter 600 €, so bleibt dieser Gewinn dennoch voll steuerpflichtig.

Beispiel: Sie haben 2014 einen Spekulationsgewinn von 3.000 € und im Jahr 2015 einen Spekulationsverlust von 5.000 € erzielt. Sie beschränken den Verlustrücktrag aus dem Jahr 2015 in das Jahr 2014 auf 2.401 €, so dass sich im Jahr 2014 ein noch verbleibender Spekulationsgewinn von (3.000 € ./. 2.401 € =) 599 € ergibt. Die Einkünfte 2014 von 599 € liegen zwar unterhalb von 600 €. Dennoch werden diese Einkünfte 2014 der Besteuerung unterworfen, da die Anwendung der Freigrenze vor Verlustvor-/-rücktrag zu prüfen ist.

2. Zusammen veranlagte Ehegatten

Bei zusammen veranlagten Ehegatten können Verluste aus privaten Veräußerungsgeschäften des einen Ehegatten mit Gewinnen des anderen Ehegatten aus privaten Veräußerungsgeschäften ausgeglichen werden. Ein Ausgleich ist nicht vorzunehmen, wenn der erzielte Gesamtgewinn aus privaten Veräußerungsgeschäften des anderen Ehegatten steuerfrei bleibt, weil er im Kalenderjahr weniger als 600 € betragen hat.

Bleibt bei zusammen veranlagten Ehegatten nach der gegenseitigen Verrechnung von Gewinnen und Verlusten des gleichen Jahres bei einem Ehegatten ein Veräußerungsverlust übrig, wird dieser zunächst mit seinem Veräußerungsgewinn des Vorjahres (bei Rücktrag) bzw. des Folgejahres (bei Vortrag) verrechnet, sofern der Gewinn des Vorjahres bzw. Folgejahres mindesten 600 € beträgt. Reicht sein Veräußerungsgewinn nicht aus, kann eine Verrechnung des verbleibenden Verlusts mit dem Spekulationsgewinn im Vorjahr bzw. Folgejahr erfolgen.

Doppelte Haushaltsführung

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I. Überblick

Immer häufiger pendeln Arbeitnehmer zwischen Wohnsitz und Arbeitsplatz, denn Arbeitgeber fordern zunehmend mehr Mobilität von ihren Mitarbeitern. Arbeitnehmer hingegen wollen sich selbst lange tägliche Fahrtzeiten bzw. hohe Spritkosten ersparen oder aber beispielsweise ihrer Familie keinen Umzug zumuten, der für ihre Kinder mit einem Schulwechsel verbunden ist.

Der Fiskus unterstützt Arbeitnehmer, aber auch Gewerbetreibende und Selbstständige, wenn sich ihr Lebensmittelpunkt und ihr Arbeitsplatz bzw. Betrieb in unterschiedlichen Gemeinden befinden: Gründen diese aus beruflichen oder betrieblichen Gründen neben dem Haupthaushalt einen weiteren, zweiten Haushalt, liegt eine „doppelte Haushaltsführung“ vor. Die Aufwendungen für die doppelte Haushaltsführung sind beim Arbeitnehmer dann unter bestimmten Voraussetzungen Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Bei Gewerbetreibenden bzw. Selbständigen liegen u. U. Betriebsausgaben bei den Einkünften aus Gewerbebetrieb bzw. selbstständiger Arbeit vor. Folge: Wird die doppelte Haushaltsführung vom Finanzamt anerkannt, vermindert sich im Rahmen der steuerlichen Veranlagung (Abgabe der Einkommensteuererklärung) die eigene Steuerlast.

Hinweis: Die Kosten für eine doppelte Haushaltsführung können bei Arbeitnehmern auch vorab als Freibetrag bei der Lohnsteuerberechnung seitens des Arbeitgebers berücksichtigt werden. Hierfür muss der Arbeitnehmer beim Finanzamt einen Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung stellen. Der Freibetrag wird als elektronisches Lohnsteuerabzugsmerkmal (ELStAM) gespeichert und dem Arbeitgeber in einem elektronischen Abrufverfahren bereitgestellt. Der Arbeitnehmer muss dann aber auf jeden Fall eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Im Folgenden wird die doppelte Haushaltsführung aus Sicht des Arbeitnehmers erörtert. Das Gesagte gilt aber für Gewerbetreibende und Selbständige entsprechend.

Hinweis: Der Gesetzgeber hat das Reisekostenrecht für Veranlagungszeiträume ab 2014 geändert und damit auch den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“. Künftig ist der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ausschlaggebend, wann eine doppelte Haushaltsführung vorliegt. Eine erste Tätigkeitsstätte im neuen Reisekostenrecht liegt vor, wenn der Mitarbeiter einer solchen ortsfesten Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist. Arbeitnehmer können als beruflich veranlasste Unterkunftskosten für die Zweitwohnung im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung die tatsächlichen Mietkosten als Werbungskosten ansetzen (max. 1.000 €/Monat).

II. Wann liegt eine doppelte Haushaltsführung vor?

1. Zwingende Voraussetzungen

Aus steuerlicher Sicht müssen für eine doppelte Haushaltsführung folgende Voraussetzungen zwingend vorliegen:

Eigener Hausstand am Wohnort: Am eigentlichen Wohnort muss eine Hauptwohnung mit eigenem Hausstand unterhalten werden. Unerheblich ist, wo der Steuerzahler mit Haupt- oder Nebenwohnsitz gemeldet ist. Ein eigener Hausstand setzt eine eingerichtete, den Lebensbedürfnissen entsprechende Wohnung des Steuerpflichtigen voraus, die ihm gehört oder die er angemietet bzw. berechtigterweise (mit-)nutzen kann. In dieser Wohnung muss er die Haushaltsführung bestimmen oder wesentlich beeinflussen. Sie muss außerdem der auf Dauer angelegte Mittelpunkt seiner Lebensinteressen sein. Der Umstand, ob der Arbeitnehmer für die Kosten des Haushalts aufkommt, ist zwar ein besonders gewichtiges Indiz, war aber bisher keine zwingende Voraussetzung. Ab 2014 gilt: Das Vorliegen eines eigenen Hausstandes setzt das Innehaben einer Wohnung sowie eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung voraus.

Ein eigener Hausstand wird auch dann unterhalten, wenn der Erst- oder Haupthausstand im Rahmen eines Mehrgenerationenhaushalts (mit den Eltern) geführt wird,

Auswärtiger Beschäftigungsort: Eine doppelte Haushaltsführung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer zwei Hausstände unterhält: einen an seinem Hauptwohnsitz und einen am Beschäftigungsort (Ort der ersten Tätigkeitsstätte), d. h. in der Gemeinde, in der der Arbeitsplatz des Arbeitnehmers liegt, den er regelmäßig aufsucht. Auf die Entfernung zwischen der Hauptwohnung und der Wohnung am Beschäftigungsort kommt es grundsätzlich nicht an. Nur bei sehr kurzen Fahrtstrecken wird das Finanzamt die Zweitwohnung nicht anerkennen. Abzugrenzen ist die doppelte Haushaltsführung dabei von der sog. Auswärtstätigkeit. Eine Auswärtstätigkeit hat gesetzlichen Vorrang vor der doppelten Haushaltsführung und liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird.

Zweitwohnung und berufliche Veranlassung: Am Arbeitsort muss ein weiterer Hausstand regelmäßig aus beruflichen Gründen genutzt werden. Dies ist der Fall bei einem neuen Arbeitsverhältnis, einer Versetzung oder einem Arbeitsplatzwechsel an den Beschäftigungsort. Unerheblich ist es, wenn der Arbeitnehmer bereits vor der Begründung der doppelten Haushaltsführung in der Wohnung am Beschäftigungsort gewohnt hat. Beziehen beide berufstätigen Eheleute am gemeinsamen Beschäftigungsort eine gemeinsame Zweitwohnung, ist dies ebenfalls beruflich veranlasst. Eine aus beruflichem Anlass begründete doppelte Haushaltsführung liegt ferner auch dann vor, wenn ein Steuerpflichtiger seinen Haupthausstand aus privaten Gründen vom Beschäftigungsort wegverlegt und dann in einer Wohnung am Beschäftigungsort einen zweiten Haushalt begründet, um von dort aus seiner bisherigen beruflichen Tätigkeit weiter nachgehen zu können.

Hinweise: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass der Abzug von notwendigen Mehraufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung nicht deswegen ausscheidet, weil ein Arbeitnehmer in der Nähe des Beschäftigungsorts einen weiteren Hausstand durch die Anmietung und dann später durch den Kauf einer Immobilie gründet, um mit einer Arbeitskollegin in einer Wohngemeinschaft zu leben.

Neuerung ab 2014: Der Steuerpflichtige muss auch am Ort der ersten Tätigkeitsstätte wohnen. Die Anzahl der Übernachtungen ist dabei weiterhin unerheblich. Die Zweitwohnung muss sich am Ort der neuen ersten Tätigkeitsstätte befinden. Aus Vereinfachungsgründen kann von einer Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte dann noch ausgegangen werden, wenn der Weg von der Zweitwohnung zur neuen ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenverbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der neuen ersten Tätigkeitsstätte beträgt.

Beispiel 1: Der Arbeitnehmer hat seinen Hausstand in A und in B seine neue erste Tätigkeitsstätte. Die Entfernung von A (Mittelpunkt der Lebensinteressen) nach B beträgt 250 km. Der Arbeitnehmer findet in C sofort eine günstige Zweitwohnung. Die Entfernung von C (Zweitwohnung) nach B (neue erste Tätigkeitsstätte) beträgt 70 km. Auch wenn die Zweitwohnung 70 km von B entfernt liegt, gilt sie noch als Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, da sie weniger als die Hälfte der Entfernung von der Hauptwohnung in A zur neuen ersten Tätigkeitsstätte in B entfernt liegt.

Beispiel 2: Wie Beispiel 1: Aber die Entfernung von C (Zweitwohnung) nach B (neue erste Tätigkeitsstätte) beträgt 150 km. In diesem Fall kann nicht mehr ohne weiteres von einer Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte ausgegangen werden.

Hinweis: Eine beruflich begründete doppelte Haushaltsführung kann laut Finanzgericht Münster auch dann vorliegen, wenn die Zweitwohnung näher am Familienwohnsitz als an der Arbeitsstätte liegt. Im Streitfall war der Steuerpflichtige Professor an einer Universität. Die Stadt, in der er mit seiner Ehefrau und zwei lebt, liegt etwa 2 Stunden von seiner Arbeitsstätte entfernt. Aus diesem Grund hatte er zunächst eine Zweitwohnung in der Nähe der Universität. Diese gab er auf und zog in eine neue Zweitwohnung, die 83 km von der Universität, aber nur 47 km vom Familienwohnsitz entfernt liegt. Entscheidend sei, dass die Arbeitsstätte in zumutbarer Weise täglich aufgesucht werden könne. Die Entscheidung wird vom Bundesfinanzhof überprüft.

Eine doppelte Haushaltsführung endet regelmäßig dann, wenn

  • entweder der Haushalt in der Wohnung am Beschäftigungsort nicht mehr geführt wird
  • oder diese Wohnung der neue Lebensmittelpunkt ist.

Doch auch wenn eine doppelte Haushaltsführung einmal beendet wurde, kann sie am früheren Beschäftigungsort in der dazu schon früher genutzten Wohnung erneut begründet werden.

Hinweis: Eine doppelte Haushaltsführung ist auch bei einer großen Entfernung (141 km) zwischen Arbeitsstätte und Zweitwohnung möglich. Die Wohnung muss sich (nur) so weit im Einzugsbereich der Arbeitsstätte befinden, dass sie täglich aufgesucht werden kann. Im Zeitalter steigender Mobilitätsanforderungen ist davon auszugehen, dass es nicht auf die bloße Entfernung zwischen Zweitwohnung und Arbeitsstätte ankommen kann. Es ist durchaus üblich, dass Arbeitnehmer größere Entfernungen zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Kauf nimmt, wenn die Arbeitsstätte verkehrsgünstig zu erreichen ist.

2. Unverheiratete Arbeitnehmer

Ledige Arbeitnehmer haben ihren Lebensmittelpunkt dort, wo sie die engeren persönlichen Beziehungen haben, beispielsweise bei den Eltern. Auch der Freundes- und Bekanntenkreis, Mitgliedschaften in Vereinen, politische, künstlerische oder andere Aktivitäten bestimmen den Lebensmittelpunkt. Wichtig ist in diesem Fall, dass sich diese Arbeitnehmer in der Hauptwohnung auch im Wesentlichen aufhalten, d. h. grundsätzlich nur unterbrochen durch die arbeits- und urlaubsbedingte Abwesenheiten. Denn allein das Vorhalten einer Wohnung für gelegentliche Besuche oder für Ferienaufenthalte ist kein Unterhalten eines eigenen Hausstands. Bei einer mehr als fünfjährigen Auswärtstätigkeit muss der ledige Arbeitnehmer im Übrigen detailliert darlegen und nachweisen, weshalb der Lebensmittelpunkt noch am Heimatort liegt.

Hinweis: Die Frage, ob ein unverheirateter Arbeitnehmer einen eigenen Hausstand unterhält, ist eine Einzelfallentscheidung. Dabei werden alle tatsächlichen Verhältnisse einbezogen und gewichtet. Der Umstand, ob der Arbeitnehmer für die Kosten des Haushalts (mit) aufkommt, ist ab 2014 zwingende Voraussetzung für eine doppelte Haushaltsführung.

Das Finanzamt wird anhand der Häufigkeit der Heimfahrten beurteilen, ob sich der Lebensmittelpunkt (noch) am angegebenen Wohnort befindet. Sinnvollerweise sollten Benzinquittungen, Belege über Kfz-Reparaturkosten und TÜV aufgehoben werden, um die jährlich zurückgelegten Kilometer „nach Hause“ nachweisen zu können.

Bei Arbeitnehmern, die – wenn auch gegen Kostenbeteiligung – in den Haushalt der Eltern eingegliedert sind oder in der Wohnung der Eltern lediglich ein Zimmer bewohnen, scheidet eine doppelte Haushaltsführung aus. Wird der Haushalt in einer in sich abgeschlossenen Wohnung geführt, die auch nach Größe und Ausstattung ein eigenständiges Wohnen und Wirtschaften gestattet, wird regelmäßig vom Unterhalten eines eigenen Hausstands auszugehen sein. Das gilt auch, wenn der Arbeitnehmer die Mittel hierfür von einem Dritten (Ex-Ehepartner) erhält. Verfügt der Arbeitnehmer an seinem Beschäftigungsort über eine Wohnung, die an Größe und Ausstattung die Zimmer im elterlichen Einfamilienhaus übertrifft, spricht vieles dafür, dass das Zimmer bei den Eltern lediglich für Besuchszwecke vorgehalten wird.

Der Lebensmittelpunkt eines in fester Partnerschaft lebenden Arbeitnehmers befindet sich regelmäßig in der gemeinsamen Wohnung. Wohnt eine Steuerpflichtige schon über 20 Jahre am auswärtigen Beschäftigungsort, davon seit ca. 10 Jahren in einer gemeinsamen Wohnung mit ihrem Lebensgefährten und fährt sie an den Wochenenden bzw. im Urlaub in ihre eigene, 130 km entfernte Wohnung im Haus ihrer Eltern in ihrem früheren Heimatort, so liegt der Mittelpunkt der Lebensinteressen dennoch am auswärtigen Beschäftigungsort, wenn sie dort u. a. gemeinsam mit dem Lebensgefährten auch private Aktivitäten entwickelt.

3. Verheiratete Arbeitnehmer

Auch bei verheirateten Arbeitnehmern scheidet eine doppelte Haushaltsführung aus, sobald der Beschäftigungsort zum Lebensmittelpunkt wird. Ob der Hausstand gegenüber der Zweitwohnung am Beschäftigungsort den Lebensmittelpunkt darstellt bzw. der Ort ist, an dem die Eheleute in häuslicher Gemeinschaft zusammenleben, ist eine Entscheidung im Einzelfall. Alle konkreten Umstände werden dabei abgewogen und bewertet. Indizien können sich aus einem Vergleich von Größe und Ausstattung der beiden Wohnungen sowie aus Dauer und Häufigkeit der Aufenthalte in den jeweiligen Wohnungen ergeben.

Bei einem verheirateten Arbeitnehmer liegt der Mittelpunkt der Lebensinteressen grundsätzlich an dem Ort, an dem auch sein Ehepartner und – wenn auch nicht notwendigerweise – seine minderjährigen Kinder wohnen. Daher verlagert sich der Mittelpunkt der Lebensinteressen i. d. R. an den Beschäftigungsort, wenn der Arbeitnehmer dort mit seinem Ehepartner in eine familiengerechte Wohnung einzieht. Dies gilt auch dann, wenn die frühere Familienwohnung beibehalten und zeitweise noch genutzt wird.

Voraussetzung für den Abzug von Kosten für eine doppelte Haushaltsführung ist, dass die Zweitwohnung am Arbeitsort nahezu ausschließlich aus beruflichen Gründen genutzt wird. Wohnen beide Ehegatten während der Woche zusammen in einer Wohnung in der Nähe beider Arbeitsstätten, und nur am Wochenende bzw. im Urlaub in einer anderen Stadt, befindet sich der Lebensmittelpunkt in der Wohnung am Beschäftigungsort. In einem anderen Streitfall bezog ein Ehepartner rund zwei Jahre nach Arbeitsaufnahme am Arbeitsort eine für die Wohnbedürfnisse angemessene Wohnung mit unbefristetem Mietvertrag. Vor dem Hintergrund der späteren Scheidung mussten sich die Eheleute zu diesem Zeitpunkt bereits in einer Krise befunden haben, denn die Phase des nach dem Eherecht erforderlichen Getrenntlebens hatte bereits begonnen. Daher lag auch hier nach Ansicht der Richter keine steuerlich anzuerkennende doppelte Haushaltsführung vor.

4. Nichteheliche Lebensgemeinschaft

Bei einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft kann ein gemeinsamer Hausstand auch dann vorliegen, wenn die Wohnung (am Erstwohnsitz) allein vom Lebenspartner des Arbeitnehmers angemietet wurde. Am eindeutigsten ist der Fall, wenn sich der Arbeitnehmer dauerhaft dort aufhält und finanziell anteilig (hälftig) zur Haushaltsführung beiträgt.

Das Finanzgericht Münster bejahte in folgendem Fall eine doppelte Haushaltsführung:

Streitfall: Zwischen einer Freundin und ihrem Freund bestand eine nichteheliche Lebensgemeinschaft. Die Freundin arbeitete und wohnte in R-Stadt, ihr Freund in der 91 km entfernten A-Stadt. Ende 2004 zog die Freundin in eine kleinere Wohnung in R-Stadt um und hielt sich ab diesem Zeitpunkt an den Wochenenden und im Urlaub in der Wohnung ihres Freundes in A-Stadt auf. Im Dezember 2006 heirateten beide.

Hier bestand nach Ansicht der Richter eine doppelte Haushaltsführung während des gesamten Jahres 2006, weil die Freundin ihren Lebensmittelpunkt in der Wohnung ihres Freundes in A-Stadt hatte und am Beschäftigungsort in R-Stadt eine Zweitwohnung unterhielt. Ihre größere Wohnung in R-Stadt hatte sie bereits Ende 2004 aufgegeben und war in eine kleinere Zweitwohnung umgezogen. Schließlich heirateten beide Ende 2006; auch dies sprach dafür, dass bereits zuvor ein gemeinsamer Lebensmittelpunkt bestand.

Auch eine erst später vollzogene Ummeldung beim Einwohnermeldeamt sagt steuerlich nichts darüber aus, ob schon vorher der Lebensmittelpunkt von einer Stadt in die andere verlagert worden ist. Einfacher ist es jedoch, wenn sich betroffene Steuerzahler in vergleichbaren Fällen nachweisbar an den Kosten der Wohnung des Lebenspartners beteiligen.

III. Welche Kosten können abgesetzt werden?

Liegen die Voraussetzungen einer doppelten Haushaltsführung vor, können viele Kosten als notwendige Mehraufwendungen steuerlich geltend gemacht werden. Wir verschaffen Ihnen nachfolgend einen Überblick:

1. Verpflegungsmehraufwendungen

Im Rahmen einer aus beruflichem Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung entstehen Arbeitnehmern Verpflegungsmehraufwendungen, die bei einer Beköstigung in nur einem Haushalt nicht angefallen wären. Verpflegungsmehraufwendungen werden für einen Zeitraum von drei Monaten nach Bezug der zweiten Wohnung am Arbeitsort für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer von der Wohnung am gemeinsamen Hauptwohnsitz abwesend ist, anerkannt. Es werden allerdings ausschließlich Pauschbeträge – wie sie für Dienstreisen gelten – berücksichtigt. Maßgeblich für die Höhe der Pauschbeträge von 24 € und 12 € ab 2014 ist die Dauer der Abwesenheit vom Wohnort.

An Tagen, an denen der Arbeitnehmer sich wegen Urlaub bzw. Krankheit oder an den Wochenenden in seiner Hauptwohnung aufhält, gibt es keinen Verpflegungspauschbetrag.

Hinweise: Die Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwand bei doppelter Haushaltsführung ist nach Ansicht des Bundesfinanzhofs verfassungsgemäß. Wichtig ist, dass bei jeder neuen doppelten Haushaltsführung auch die Dreimonatsfrist neu beginnt. Wechselt der Arbeitnehmer jedoch am auswärtigen Beschäftigungsort den Arbeitsplatz, fängt keine neue Dreimonatsfrist an. Auch wenn der Steuerpflichtige bereits seit mindestens drei Monaten am Beschäftigungsort wohnt, bevor er den zweiten Hausstand gründet, ist ein Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen für die ersten drei Monate seit Begründung der doppelten Haushaltsführung ausgeschlossen.

Laut FG Düsseldorf sind Mehraufwendungen für Verpflegung innerhalb der ersten drei Monate der doppelten Haushaltsführung auch dann Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn der Steuerpflichtige seinen Haupthausstand vom Beschäftigungsort wegverlegt und durch Umwidmung seiner bisherigen Hauptwohnung einen Zweithaushalt am Beschäftigungsort errichtet. Die Dauer des unmittelbar der Begründung des Zweithaushaltes am Beschäftigungsort vorausgegangenen Aufenthalts am Ort des Zweithaushalts ist nicht auf die Dreimonatsfrist anzurechnen. Es bleibt abzuwarten, wie der Bundesfinanzhof diesen Fall beurteilt.

2. Aufwendungen für die Zweitwohnung

Als Zweitwohnung gilt jede Unterkunft, die dem Steuerzahler entgeltlich oder unentgeltlich zur Verfügung gestellt wird. Der Steuerpflichtige kann wählen zwischen

  • einer Mietwohnung,
  • einem möbliertem Zimmer,
  • einem Hotelzimmer,
  • einer Pension,
  • einer Gemeinschaftsunterkunft (z. B. Baracke auf der Baustelle) oder
  • einer Eigentumswohnung.

Hinweis: Es ist nicht erforderlich, dass der Steuerpflichtige in der Unterkunft überwiegend übernachtet bzw. sich dort aufhält. Auch wann er die Unterkunft bezieht, ist unerheblich; er kann diese zudem beliebig wechseln. Die Kosten muss er nachweisen.

Bei einer Mietwohnung gehören zu den abziehbaren Aufwendungen

  • die Kaltmiete,
  • Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung (Strom, Heizung, Reinigung, Müllbeseitigung etc.),
  • Arbeitslohn einer Haushaltshilfe,
  • Beauftragung einer Reinigungsfirma,
  • Renovierungsaufwendungen inkl. Schönheitsreparaturen und
  • ggf. anfallende Zweitwohnungssteuer und Stellplatz, Gartennutzung.

Hinweis: Die Flächenbegrenzung von 60 m² im Hinblick auf die Angemessenheit mit durchschnittlicher ortsüblicher Miete spielt ab dem Veranlagungszeitraum 2014 keine Rolle mehr. Dann kann der Steuerpflichtige alle tatsächlichen Aufwendungen für eine zusätzliche Unterkunft bei doppelter Haushaltsführung bis zu einem Höchstbetrag von 1.000 € im Monat geltend machen.

Erfüllt ein Raum die Voraussetzungen eines steuerrechtlich anzuerkennenden Arbeitszimmers, sind die dadurch entstehenden Aufwendungen steuerlich gesondert zu beurteilen und nach den für ein häusliches Arbeitszimmer geltenden gesetzlichen Regelungen zusätzlich abziehbar..

Hinweis: Der Bundesfinanzhof hat Mitte 2011 entschieden, dass Aufwendungen für eine zweite Wohnung, die wegen eines beruflich veranlassten Umzugs entstehen, der Höhe nach unbegrenzt abziehbare Werbungskosten (im Rahmen der Umzugskosten) sein können. Dies gilt, wenn der Arbeitnehmer am Beschäftigungsort im Hinblick auf den geplanten Familiennachzug gleich eine entsprechend große Wohnung anmietet. Sogar doppelte Mietaufwendungen können durch den Umzug bedingt sein, sind allerdings zeitlich auf die Umzugsphase beschränkt. Die Umzugsphase beginnt mit der Kündigung der bisherigen Familienwohnung und endet mit dem Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist. Mietaufwendungen können so für die bisherige Wohnung ab dem Umzugstag (der Familie) und für die neue Familienwohnung bis zum Umzugstag (der Familie) als Werbungskosten abgezogen werden.

Kauft sich der Arbeitnehmer am Arbeitsort eine Eigentumswohnung, kann er die Kosten in der gleichen Höhe geltend machen, in der sie für eine Mietwohnung entstehen würden (bis zu einem monatlichen Höchstbetrag von 1.000 €). Zu den abzugsfähigen Kosten gehören z. B. Zinsen für die Finanzierung, die Absetzungen für Abnutzungen (s. o. Kapitel. III.).

Hinweis: Steuerlich zulässig (kein Gestaltungsmissbrauch) ist es, wenn ein Ehepartner die Wohnung am Beschäftigungsort kauft und im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung zu fremdüblichen Bedingungen an den vor Ort arbeitenden Ehepartner vermietet. Dieser kann die gezahlte Miete inkl. Nebenkosten als Werbungskosten ansetzen; der vermietende Ehepartner erzielt Verluste aus Vermietung und Verpachtung (Schuldzinsen, Abschreibung etc.), die dann mit den positiven Einkünften aus der Tätigkeit des Arbeitnehmers verrechnet werden dürfen. Dies führt zu einer weiteren Steuerersparnis.

Als „sonstige Kosten” einer doppelten Haushaltsführung gelten die Kosten für die in der Zweitwohnung benötigten – und nicht auf andere Weise (z. B. durch Mitnahme aus dem vorhandenen Hausrat) zu beschaffenden – Einrichtungsgegenstände.

Beispiele: Dazu gehören: Bett, Schrank, Tisch, Stühle, Sofa, Vorhänge, Lampen, Herd, Spüle, Kühlschrank und Waschmaschine sowie Hausrat wie Geschirr, Töpfe, Kaffeemaschine und Staubsauger.

Hinweis: Liegen die Anschaffungskosten für die einzelnen Einrichtungsgegenstände über 410 €, müssen diese über den voraussichtlichen Nutzungszeitraum verteilt werden. Bei Möbeln geht das Finanzamt von einer 13-jährigen Nutzungszeit aus. Die Waschmaschine hat eine Nutzungsdauer von zehn Jahren.

Unangemessen hohe Kosten wird das Finanzamt nicht anerkennen. Vorsicht ist z. B. geboten bei Kauf einer teuren Einbauküche.

Hinweis: Die Finanzverwaltung plant, dass der Höchstbetrag von 1.000 € monatlich sämtliche Aufwendungen inkl. AfA für notwendige Eirichtungsgegenstände etc. umfasst. Abschlagszahlungen für Nebenkosten und Nebenkostenendabrechnungen sind in dem Monat in die 1.000 €-Grenze einzubeziehen, in denen sie tatsächlich gezahlt werden.

Der Höchstbetrag von 1.000 € soll laut Finanzverwaltung ein Monatsbetrag sein, der nicht auf einen Kalendertag umzurechnen ist und grundsätzlich für jede doppelte Haushaltsführung des Arbeitnehmers gesondert gilt. Beziehen mehrere berufstätige Arbeitnehmer (z. B. beiderseits berufstätige Ehegatten, Lebenspartner, Lebensgefährten, Mitglieder einer Wohngemeinschaft) am gemeinsamen Beschäftigungsort eine gemeinsame Zweitwohnung, handelt es sich jeweils um eine doppelte Haushaltsführung, so dass jeder Arbeitnehmer den Höchstbetrag für die tatsächlich von ihm getragenen Aufwendungen jeweils für sich beanspruchen kann.

3. Fahrtkosten und Familienheimfahrten

Fahrtkosten im Zusammenhang mit dem Wohnungswechsel zu Beginn und am Ende der doppelten Haushaltsführung können in tatsächlicher und nachgewiesener Höhe (z. B. Bahnticket) berücksichtigt werden. Alternativ können sie in Höhe der Pauschbeträge für Auswärtstätigkeiten geltend gemacht werden; das sind 0,30 € pro gefahrenen Kilometer bei Fahrten mit dem Pkw.

Zu den notwendige Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer wegen einer aus beruflichem Anlass begründeten doppelten Haushaltsführung entstehen, gehören auch die Wegekosten vom Beschäftigungsort zum Ort des eigenen Hausstands und zurück – und zwar für eine Familienheimfahrt pro Woche. Hier dürfen bei Nutzung eines Pkw 0,30 € je Entfernungskilometer wie bei der Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Hauptwohnung und Arbeitsstätte angesetzt werden.

Hinweis: Aufwendungen des am Familienwohnsitz lebenden Ehepartners für Besuchsreisen zur Wohnung des anderenorts berufstätigen Ehegatten – sog. umgekehrte Familienheimfahrten – sind laut Bundesfinanzhof nicht als Werbungskosten abziehbar, wenn die Besuchsreisen privat veranlasst waren. Der Bundesfinanzhof hat aber offen gelassen, ob diese Fahrtkosten beruflich veranlasste Aufwendungen des am Beschäftigungsort arbeitenden Ehepartners sein können, wenn dieser aus beruflichen Gründen die wöchentliche Familienheimfahrt nicht antreten kann (Rufbereitschaft).

Die Heimfahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind mit den tatsächlichen Kosten berücksichtigungsfähig. Die Entfernungspauschale für eine wöchentliche Familienheimfahrt im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung kann laut Auffassung des BFH aufwandsunabhängig in Anspruch genommen werden. Steuerfrei geleistete Reisekostenvergütungen und steuerfrei gewährte Freifahrten sind dann aber mindernd auf die Entfernungspauschale anzurechnen (vgl. Kapitel IV).

Hinweise: Fährt der Arbeitnehmer mit dem Dienstwagen nach Hause, kann er steuerlich keine Aufwendungen geltend machen. Im Gegenzug müssen die wöchentlichen Heimfahrten in diesem Fall nicht als Arbeitslohn versteuert werden. Dies gilt laut Bundesfinanzhof auch für wöchentliche Familienheimfahrten mit einem vom Arbeitgeber überlassenen Firmenwagen..

4. Umzugskosten

Zu den notwendigen Mehraufwendungen der doppelten Haushaltsführung gehören bei der Begründung und der Beendigung oder einem Wechsel auch die nachweisbaren Umzugskosten.

Zu den Umzugskosten zählen:

Kosten der Wohnungssuche wie Maklerprovision, Fahrtkosten zwecks Besichtigungen der Wohnungen mit 0,30 € je gefahrenen Kilometer, Annoncen „Wohnungsgesuch“;

Transportkosten (Umzugsspedition, Miete für Lkw inkl. Spritkosten, bei Nutzung des eigenen Pkw 0,30 € für jeden gefahrenen Kilometer im Zusammenhang mit dem Umzug);

Trinkgelder an Umzugspersonal;

Anschlusskosten für Herd, Öfen.

Die Pauschalierungsmöglichkeit von Umzugskosten nach dem Bundesumzugskostengesetz gilt in Fällen der doppelten Haushaltsführung nicht.

War der Umzug wegen der Kündigung der bisherigen Zweitwohnung durch den Vermieter erforderlich, können die Kosten für die Einrichtung einer neuen Wohnung am Beschäftigungsort im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung geltend gemacht werden. Dies gilt auch dann, wenn der Steuerpflichtige gegen die Kündigung des Mietverhältnisses möglicherweise erfolgreich zivilrechtlich hätte vorgehen können.

IV. Kostenerstattung durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die Aufwendungen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung bis zur Höhe des zulässigen Werbungskostenabzugs (vgl. Kapitel III.) steuerfrei erstatten.

Hinweis: Wenn der Arbeitnehmer die Steuerklasse I, II oder VI hat, muss sich der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer schriftlich bestätigen lassen, dass er am Wohnort einen eigenen Hausstand hat. Dieses Schriftstück muss der Arbeitgeber bei den Lohnunterlagen aufbewahren.

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer eine Unterkunft unentgeltlich und lohnsteuerfrei zur Nutzung überlassen, wenn der Arbeitnehmer die übrigen Kosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung ansetzt bzw. ersetzt bekommt. Alternativ kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die nachgewiesenen Übernachtungskosten (z. B. Pension) steuerfrei erstatten. Soweit der Arbeitnehmer keinen Nachweis über die Unterbringungskosten vorlegt, können für die ersten drei Monate 20 € pro Übernachtung als Pauschbetrag steuerfrei gezahlt werden. In der Folgezeit reduziert sich der Pauschbetrag auf 5 € pro Übernachtung.

Will der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Umzugskosten erstatten, muss er sich die Belege, Quittungen, wie beispielsweise die Rechnung des Maklers, vorlegen lassen und aufbewahren.

Hinweise: Soweit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Aufwendungen erstattet, die den zulässigen Werbungskostenabzug übersteigen, liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Ist die Erstattung seitens des Arbeitgebers niedriger als die abziehbaren Kosten, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten geltend machen.