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Elektronische Kassensysteme: Bundesregierung plant neue Maßnahmen gegen Manipulation

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Vorsichtig geschätzt 5 Mrd. EUR Steuerausfälle hat der Fiskus jedes Jahr wegen manipulierter Registrierkassen zu beklagen. Denn aufgrund der fortschreitenden Technisierung ist es heute problemlos möglich, digitale Grundaufzeichnungen in elektronischen Kassen unerkannt zu löschen oder zu verändern.

Als Gegenmaßnahme hat die Bundesregierung am 13.07.2016 den „Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ auf den Weg gebracht. Ab 2020 sollen die folgenden Neuerungen auf die Nutzer und Hersteller zukommen:

  1. Um die nachträgliche Manipulation von digitalen Grundaufzeichnungen auszuschließen, sollen sogenannte elektronische Aufzeichnungssysteme (dazu gehören auch elektronische Registrierkassen) künftig durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Die digitalen Grundaufzeichnungen müssen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet (Einzelaufzeichnungspflicht) und auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden. Die technischen Anforderungen an die elektronischen Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr sollen in einer gesonderten Rechtsverordnung detailliert geregelt werden.
  2. Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben soll das Finanzamt künftig ohne vorherige Ankündigung eine sogenannte Kassennachschau durchführen können.
  3. Wird ein Kassensystem verwendet, das nicht den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht, so kann ein Bußgeld von bis zu 25.000 EUR verhängt werden. Diese Sanktion kann auch dann zum Einsatz kommen, wenn die neue zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme fehlt.

Der Gesetzentwurf sieht übrigens Bestandsschutz für diejenigen Registrierkassen vor, die aufgrund der Verlautbarung des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 (vgl. Ausgabe 08/16) angeschafft oder aufgerüstet wurden, aber den nun geplanten technischen Anforderungen nicht genügen: Alle nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 erworbenen Registrierkassen dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiter verwendet werden, sofern es technisch nicht möglich ist, sie nachzurüsten. Prüfen Sie daher bitte rechtzeitig, ob Ihre Registrierkasse aufgerüstet werden kann. Stellt sich erst bei einer Kassenprüfung heraus, dass das möglich gewesen wäre, gilt die Bestandsschutzregelung nicht.

Kassenbuchführung: Mangelnde Ordnungsmäßigkeit führt zu weitreichenden Hinzuschätzungen

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Als Unternehmer im Gastronomiegewerbe haben Sie täglich mit Bargeld zu tun. Eine ordnungsgemäße Kassen- und Buchführung ist daher schon aus wirtschaftlichen Gründen wichtig. Genaues Arbeiten und Dokumentieren ist jedoch aufwendig und wird mitunter vernachlässigt – was bei Betriebsprüfungen häufig zu den gefürchteten Hinzuschätzungen durch das Finanzamt führt.

Wie weit eine solche Hinzuschätzung reichen kann, musste kürzlich ein Dönerimbissbetreiber erfahren: Nach einem entsprechenden Hinweis hatte die Steuerfahndung festgestellt, dass er nicht nur keine ordnungsgemäße Kassenbuchführung vorweisen konnte, sondern auch seine Kassen manipuliert und die Hälfte seiner Einnahmen und Ausgaben verschwiegen hatte.

Ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß, kann auch das steuerliche Ergebnis nicht stimmen. Das Finanzamt hat in einem solchen Fall das Recht, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Die Hinzuschätzungen reichten bei dem Hamburger Imbissbetreiber so weit, dass die Erkenntnisse der Steuerfahndung auch auf vergangene Jahre übertragen wurden. Das Finanzamt erhöhte rückwirkend den Gewinn aus Gewerbebetrieb für die vier geprüften Jahre erheblich. Entsprechend stieg auch die zu zahlende Einkommensteuer.

Den Einwand des Imbissbetreibers, dass die Hinzuschätzungen in Anbetracht eines in den vergangenen Jahren ausgebrochenen Preiskampfs – in der Branche auch als Dönerkrieg bezeichnet – übertrieben waren, ließ das Finanzgericht Hamburg nicht gelten. Einerseits bezweifelten die Richter das Vorhandensein eines solchen Dönerkriegs und andererseits verwiesen sie darauf, dass das Finanzamt noch wesentlich höher hätte schätzen können.

Hinweis: Ab 2017 gelten für elektronische Kassensysteme neue Regeln. Gern informieren wir Sie über die rechtlichen und technischen Neuerungen für die Kassenbuchführung.

Registrierkassen: Ab 2017 gelten verschärfte Regeln

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In bargeldintensiven Betrieben liegt der Fokus der steuerlichen Betriebsprüfung häufig auf der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Unregelmäßigkeiten in diesem Bereich führen hier oft zu kräftigen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Bereits im Jahr 2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in der „neuen Kassenrichtlinie“ seine erhöhten Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften dargelegt. Demnach muss ein Kassensystem unter anderem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens zehn Jahre archivieren, wobei die Archivierung auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen kann. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen die Daten dem Prüfer elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.

Damit Betriebe ihre alten Kassensysteme (ohne geforderte Speicherungsmöglichkeit) nicht zwangsläufig sofort austauschen mussten, hatte das BMF damals folgende Übergangsfrist formuliert: Unternehmer durften ihre alten Kassen demnach noch bis zum 31.12.2016 weiterhin einsetzen, sofern

  • sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Zieldurchgeführt hatten, die erhöhten Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen, oder
  • sich die Kasse bauartbedingt nicht aufrüsten ließ.

Hinweis: Spätestens zum 31.12.2016 entsteht also auch bei Ihnen Handlungsbedarf, wenn Sie noch immer ein altes elektronisches Kassensystem einsetzen, das die erhöhten Anforderungen nicht erfüllt. Derartige Kassen müssen entweder ausgetauscht oder auf den geforderten technischen Stand gebracht werden. Ignorieren Sie die neuen Regeln und setzen Sie Ihr altes Kassensystem weiterhin für die steuerliche Einnahmenermittlung ein, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung später nicht anerkennt und Steuernachzahlungen einfordert.