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Vermietung: Nicht kostendeckende Vermietung führt zu verdeckter Gewinnausschüttung

Bekanntlich können Kosten eines privat genutzten Eigenheims steuerlich kaum geltend gemacht werden, während ein Vermieter nahezu sämtliche Kosten – inklusive Gebäudeabschreibung – von der Steuer absetzen kann.

Diesen Umstand wollte sich ein Kläger zunutze machen, indem er das privat genutzte Einfamilienhaus von einer GmbH kaufen ließ, deren alleiniger Gesellschaftergeschäftsführer er war. Er berücksichtigte auch, dass er – zur Vermeidung einer verdeckten Gewinnausschüttung – an seine GmbH Miete zahlen musste. Dabei legte er dem Mietvertrag eine Miete zugrunde, die sich aus dem Mietspiegel ableitete und damit regional marktüblich war.

Allerdings konnte die GmbH mit dieser Miete nicht die Kosten des Einfamilienhauses decken und erlitt einen Verlust. Der Betriebsprüfer erkannte die Verluste nicht an und setze eine verdeckte Gewinnausschüttung an, indem er nicht nur die Miete als Einnahme erfasste, sondern die Kosten zugrundelegte und darauf einen Gewinnaufschlag anwandte.

Gegen diese Vorgehensweise wandte sich die GmbH und argumentierte, dass auch ein fremder Geschäftsführer sich auf das Geschäft eingelassen hätte; denn es liege zwar ein Vermietungsverlust vor – durch die Investition in das Gebäude sei jedoch mit einer künftigen Wertsteigerung zu rechnen, wodurch das Gebäude mit Gewinn verkauft werden könnte. Insgesamt würde also aus der Immobilie ein Gewinn entstehen.

Das ließen die Richter jedoch nicht gelten. Nach ihrer Auffassung würde auch ein fremder Geschäftsführer darauf achten, dass im laufenden Betrieb eines Geschäfts ein Gewinn entstehe. Zudem könne von (anzuerkennenden) Anlaufverlusten keine Rede sein, da diese nur dann berücksichtigt werden könnten, wenn angemessen und erkennbar auf die Verlustsituation reagiert werde.

Hinweis: Dem Urteil ist zu entnehmen, dass der Betriebsprüfer im konkreten Fall eine sogenannte Kostenmiete zuzüglich eines Gewinnaufschlags von 5 % als angemessen betrachtet hätte.

Irrtümliche Lohnzahlungen: Gesellschafter-Geschäftsführer muss Beträge (zunächst) versteuern.

Nach der langjährigen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) müssen auch versehentliche Überweisungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer als Arbeitslohn versteuert werden. In einem neuen Urteil hat der BFH diesen Rechtsgrundsatz erneut bekräftigt und sich zudem der Frage gewidmet, wie eine spätere Rückzahlung der zu viel gezahlten Beträge durch den Arbeitnehmer steuerlich zu behandeln ist.

Im vorliegenden Fall hatte ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer in den Jahren 2008 bis 2010 zu hohe Tantiemen und Urlaubsgelder von seiner GmbH ausgezahlt bekommen (keine verdeckten Gewinnausschüttungen). Das Finanzamt hatte die Überzahlungen im Zuge einer Außenprüfung im Jahr 2011 aufgedeckt, so dass die GmbH die Beträge zurückforderte.

Vor dem BFH wollte der Geschäftsführer erreichen, dass das Finanzamt seine versteuerten Arbeitslöhne in den Einkommensteuerbescheiden 2008 bis 2010 um die zu viel gezahlten Beträge kürzt. Das Gericht urteilte jedoch, dass die Arbeitslöhne in diesen Jahren korrekt angesetzt worden waren, weil auch unrichtig ermittelte und überhöht gezahlte Lohnbeträge zunächst versteuert werden müssen. Die zu viel gezahlten Lohnbeträge dürfen vom Geschäftsführer erst im Jahr der Rückzahlung – vorliegend in 2011 – einkünftemindernd berücksichtigt werden, denn es gilt das sogenannte Abflussprinzip, nach dem Ausgaben in dem Kalenderjahr abzusetzen sind, in dem sie geleistet worden sind.

Hinweis: Das Gericht wies darauf hin, dass der Abfluss einer Arbeitslohnrückzahlung auch bei beherrschenden Gesellschaftern erst im Zeitpunkt der Leistung und nicht bereits im Zeitpunkt der Fälligkeit der Rückforderung anzunehmen ist.

Organschaft GmbH Gewinnabführungsvertrags

Die Vereinbarung einer ertragsteuerlichen Organschaft zwischen zwei Kapitalgesellschaften (Mutter und Tochtergesellschaft) bietet eine Vielzahl von steuerlichen Vorteilen. Der größte Vorteil besteht darin, dass die Muttergesellschaft ihre eigenen Gewinne mit Verlusten der Tochtergesellschaft verrechnen kann (was ohne die Organschaft nicht möglich wäre, da Verluste nicht „ausschüttbar“ sind).

Allerdings müssen die Gesellschaften diesen Steuerbonus möglicherweise teuer bezahlen, denn die Finanzverwaltung überwacht Organschaftsfälle mit Argusaugen und straft jeden kleinen Fehler mit der kompletten Verwerfung des Organschaftsverhältnisses – und zwar rückwirkend. Dies führt unweigerlich zur Versteuerung verdeckter Gewinnausschüttungen. Betroffene Gesellschaften müssen also strenge Maßstäbe an die Ordnungsmäßigkeit legen und strikt auf die Voraussetzungen der Organschaft achten.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist das sogenannte Durchführungsgebot. Danach muss die Organtochtergesellschaft ihren ganzen Gewinn an ihre Muttergesellschaft abführen. Doch was geschieht, wenn eine Betriebsprüfung im Nachhinein feststellt, dass eine Abschreibung der Tochtergesellschaft an einem Wirtschaftsgut zu hoch beziffert wurde? Der Betriebsprüfer wird den Gewinn der Tochtergesellschaft erhöhen und behaupten, dass nicht der gesamte Gewinn an die Muttergesellschaft abgeführt worden ist.

Dieses Damoklesschwert schwebte jahrzehntelang über sämtlichen Organschaften in Deutschland – bis 2013 die sogenannte kleine Organschaftsreform für Erleichterung sorgte. Danach gilt der gesamte Gewinn als an die Muttergesellschaft abgeführt, wenn ein Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater den  Jahresabschluss der Tochtergesellschaft testiert hat und ein im Nachhinein gefundener Fehler richtiggestellt worden ist. Das Finanzministerium Schleswig-Holstein hat jetzt nach drei Jahren kleiner Organschaftsreform Stellung dazu genommen, wann ein Bilanzansatz falsch ist und wie ein solcher Fehler zu korrigieren ist.

Danach liegt stets ein Bilanzierungsfehler vor, wenn ein Wirtschaftsgut oder eine Schuld in der Handels- oder Steuerbilanz zu hoch oder zu niedrig bilanziert wird. Wird ein solcher Fehler bei einer Betriebsprüfung aufgedeckt, muss er unverzüglich im aktuellen Jahr korrigiert werden; es erfolgt also keine Korrektur im Fehlerjahr.

Private Reisen und GmbH

Bei Einzelunternehmern muss der berufliche Anteil einer Reise gegenüber dem Finanzamt dokumentiert werden, um wenigstens einen Teil der Reisekosten steuerlich geltend machen zu können.

Beispiel: Arzt B fährt zu einem Ärztekongress, der von Mittwoch bis Freitag auf Mallorca stattfindet. Um sich von dem anstrengenden Treffen zu erholen, verlängert er seinen Aufenthalt bis Sonntag. Ohne die genaue Dokumentation des privaten und beruflichen Anteils der Reise (z.B. anhand von Tagungsprogrammen, Taxibelegen, Bewirtungsbelegen, selbstgeschriebenem Reisetagebuch mit Uhrzeitangaben etc.) sind die beruflichen Anteile nicht abzugsfähig.

Dass dies auch für Kapitalgesellschaften gilt, hat das Finanzgericht München mit rechtskräftigem Urteil entschieden. Im Urteilssachverhalt betrieb eine GmbH ein Reiseunternehmen, das unter anderem Stadtrundfahrten anbot. Der Gesellschaftergeschäftsführer und seine Ehefrau, die bei der GmbH ebenfalls angestellt war, unternahmen auf Kosten der GmbH diverse Reisen (u.a. nach Alicante, Neapel und Paris). Sie begründeten die betriebliche Veranlassung mit dem Umstand, dass an den vorgenannten Orten jährlich Conventions der „Stadtrundfahrtenbranche“ stattfänden.

Trotz Aufforderung des Gerichts konnten sie allerdings keine Tagungsprogramme, Broschüren oder Ähnliches mehr beibringen, aus denen sich der berufliche Anteil der Conventions hätte ergeben können. Aufgrund dieses fehlenden Nachweises unterstellten die Finanzrichter eine private Mitveranlassung von nicht unerheblichem Umfang.

Genau diese Regelungen würden auch bei Einzelunternehmern gelten.

Hinweis: Dokumentieren Sie berufliche Reisen stets möglichst weitgehend und umfangreich. Können keine Belege beigebracht werden, hilft in der Regel ein selbstgeschriebenes „Reisetagebuch“.

Verkauf GmbH-Anteile

Als Beschenkter hat man es vor dem Finanzamt teilweise nicht leicht, auch nicht beim Verkauf eines GmbH-Anteils. Man muss eine komplizierte Steuererklärung abgeben und Schenkungsteuer bezahlen. Im ärgsten Fall wird die Schenkungsteuer dann noch mit Einkommensteuer belegt. Sie meinen, das geht nicht? Doch: Im deutschen Steuerrecht ist das möglich.

Bestätigt hat das kürzlich das Finanzgericht Nürnberg (FG) – und zwar im Fall eines Gesellschafters, der einen GmbH-Anteil von seinem Vater unentgeltlich übertragen bekommen hatte. Dafür hatte er damals über 300.000 EUR Schenkungsteuer gezahlt. Später veräußerte er diesen Anteil mit Gewinn.

Der Veräußerungsgewinn ermittelt sich in der Regel durch Abzug der Anschaffungs- und Veräußerungskosten vom Veräußerungspreis. Da der Gesellschafter durch die Schenkung keine Anschaffungskosten hatte, wurden bei der Berechnung die Anschaffungskosten des Rechtsvorgängers – also seines Vaters – angesetzt. Die Schenkungsteuer, die der Sohn entrichtet hatte, wurde dagegen nicht dazugerechnet.

Im Ergebnis musste der Gesellschafter auf die zwar gezahlte, aber nicht als Anschaffungskosten anerkannte Schenkungsteuer im Zuge des Verkaufs noch einmal Einkommensteuer entrichten.

Das hat verschiedene Gründe: Einerseits schreibt das Gesetz vor, dass bei einer unentgeltlichen Übertragung die Anschaffungskosten des Rechtsvorgängers angesetzt werden müssen. Und der Vater hatte ja keine Schenkungsteuer gezahlt. Andererseits sind Personensteuern wie die Schenkungsteuer generell vom Abzug ausgeschlossen. Schließlich hatte der Sohn die Schenkungsteuer nicht aufgewendet, um in den Besitz des GmbH-Anteils zu gelangen; sie war lediglich eine Konsequenz der Schenkung. Wirtschaftlich gesehen war die Schenkungsteuer außerdem keine Gegenleistung für den Erwerb.

Die Doppelbesteuerung im Urteilsfall fand das FG jedenfalls verfassungsrechtlich unbedenklich

Rechte und Pflichten eines GmbH-Geschäftsführers

I.    Überblick

Der GmbH-Geschäftsführer ist gesetzlicher Vertreter der GmbH und vertritt diese gegenüber den Gesellschaftern und Dritten (z. B. Kunden, Lieferanten oder Finanzamt und Sozialversicherungsträgern) gerichtlich und außergerichtlich. Die Vertretungsbefugnis – ggf. gemeinsam mit einem weiteren Geschäftsführer – kann im Außenverhältnis nicht beschränkt werden. Aus den Vorschriften des GmbH-Gesetzes ergeben sich zwar die Pflichten des Geschäftsführers, nicht aber dessen persönliche Rechte gegenüber der GmbH. So ist dem GmbH-Gesetz z. B. nicht zu entnehmen, welche Vergütung dem Geschäftsführer zusteht oder ob und wie lange er Urlaub hat. Diese Punkte müssen individuell mit den Gesellschaftern in einem Anstellungsvertrag geregelt werden (vgl. hierzu Kapitel II.). Aus der Satzung der GmbH (= Gesellschaftsvertrag) kann sich u. a. die Erlaubnis des Geschäftsführers ergeben, selbst Geschäfte mit der GmbH abzuschließen (vgl. Kapitel II. 1.) oder die Regelung, dass mehrere Geschäftsführer nur gemeinsam handeln dürfen.

Geschäftsordnungen der GmbH enthalten oft ausführliche Regelungen darüber, welche Geschäfte der Geschäftsführer nicht ohne vorherige Genehmigung der Gesellschafterversammlung abschließen darf. Solche Beschränkungen im Innenverhältnis betreffen häufig das Verbot, Grundstücke zu kaufen oder Darlehen ab einer bestimmten Größenordnung ohne Rücksprache aufzunehmen. Die Geschäftsordnung ist gegenüber der Satzung nachrangig. So können in der Geschäftsordnung nur Regelungen getroffen werden, die der Satzung und dem Gesetz nicht widersprechen. Die Geschäftsordnung wird von der Gesellschafterversammlung aufgrund einer Erlaubnis in der Satzung beschlossen. Besteht eine Geschäftsordnung, wird der Geschäftsführer in seinem Anstellungsvertrag regelmäßig auf die Einhaltung der Geschäftsordnung verpflichtet werden.

Ein Geschäftsführer muss die Geschäfte der Gesellschaft mit der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns ausführen. Bei Verletzung seiner Pflichten riskiert er, von der Gesellschaft für entstandene Schäden in Regress genommen zu werden. Aber auch Dritte wie Sozialversicherungsträger können den Geschäftsführer in die persönliche Haftung nehmen (vgl. Kapitel VI.). Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs und der Oberlandesgerichte zeigt, dass der GmbH-Geschäftsführer seine Pflichten nicht auf die leichte Schulter nehmen darf.

Die Ausführungen in diesem Mandanten-Merkblatt betreffen sowohl den nicht an der GmbH beteiligten Geschäftsführer (sog. Fremdgeschäftsführer) als auch den Gesellschafter einer GmbH, der Geschäftsführer innerhalb dieser GmbH ist (sog. Gesellschafter-Geschäftsführer). Auch der Geschäftsführer einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), d. h. einer GmbH, die mit weniger als 25.000 € Stammkapital gegründet wird, muss sich an die nachfolgenden Regeln halten.

II.   Rechte

1.    Verträge zwischen GmbH und Geschäftsführer (Insichgeschäfte)

Grundsätzlich darf niemand mit sich selbst Geschäfte abschließen (sog. Selbstkontrahierungsverbot). Dies gilt auch für Geschäfte des Geschäftsführers als Vertreter der GmbH auf der einen mit sich selbst als Vertragspartei auf der anderen Seite (sog. Insichgeschäfte). Die Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot muss beim Alleingesellschafter-Geschäftsführer in der Satzung geregelt sein; anderenfalls genügt ein Gesellschafterbeschluss. Die Erlaubnis der Insichgeschäfte ist immer im Handelsregister einzutragen. Soweit der Geschäftsführer von dem im Gesetz geregelten Selbstkontrahierungsverbot befreit ist, kann er – als Vertreter der GmbH – alle Verträge mit sich im eigenen Namen abschließen. Auch bei erlaubten Geschäften zwischen der GmbH und dem Geschäftsführer muss dieser darauf achten, dass der GmbH dadurch kein Schaden entsteht und er im Übrigen nicht gegen die Geschäftsordnung oder Satzung verstößt.

Beispiel: Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist vom Selbstkontrahierungsverbot befreit und vermietet der liquiden GmbH eine ihm gehörende Lagerhalle für zwei Jahre zu einer ortsüblichen Miete. Diese Halle wird von der GmbH auch dringend benötigt.

Der Mietvertrag ist gültig. Ein Schaden für die GmbH ist nicht entstanden.

2.    Rechte aus dem Anstellungsvertrag

Von der Bestellung zu unterscheiden ist das Anstellungsverhältnis zwischen Geschäftsführer und Gesellschaft: Die Bestellung ist jederzeit widerruflich, während die Abberufung nicht automatisch zur Beendigung des Anstellungsvertrags führt. Dazu muss eine gesonderte Kündigung ausgesprochen werden, über die – wie bei der Abberufung – die Gesellschafterversammlung entscheidet. Im Anstellungsvertrag kann sich der Geschäftsführer daher z. B. eine Abfindung für den Fall der Kündigung unabhängig von der Abberufung zusichern lassen.

Neben Gehalt, Tantieme, Dienstwagen und Spesenersatz sollte der Geschäftsführer mit der GmbH im Geschäftsführer-Anstellungsvertrag folgende wichtige Rechte regeln, weil die Arbeitnehmerschutzrechte grundsätzlich nicht für den Geschäftsführer gelten:

  • Entgeltfortzahlung für den Krankheitsfall;
  • Zuschuss zur privaten Krankenversicherung und Unfallversicherungsschutz;
  • Beitrag zur privaten Altersversorgung;
  • Urlaubsansprüche;
  • Anspruch auf Elternzeit;
  • Rechte nach dem Mutterschutzgesetz;
  • Einzelheiten über Kündigungsgründe, Fristen und Formalien, Abfindung und Weiterbeschäftigung bis zum Vertragsende;
  • Anspruch auf Arbeitszeugnis (beim Fremdgeschäftsführer);
  • Verkürzung der Verjährungsfristen wegen möglicher Schadenersatzansprüche der GmbH gegen den Geschäftsführer;
  • Keine Anrechnung weiterer Einkünfte bei Karenzentschädigung aufgrund eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots;
  • Abschluss einer Vermögensschadensversicherung zugunsten des Geschäftsführers auf Kosten der GmbH.

Hinweis: Der Bundesgerichtshof hat im Jahr 2010 entschieden, dass die GmbH und ihr Geschäftsführer im Anstellungsvertrag vereinbaren können, dass das Kündigungsschutzgesetz für den Geschäftsführer anwendbar ist. Die GmbH kann dann ihrerseits nur bei Fehlverhalten des Geschäftsführers, langer Krankheit oder aus betriebsbedingten Gründen kündigen. In einem solchen Fall kann das Gericht u. U. die GmbH zur Zahlung einer angemessenen Abfindung verurteilen, wenn bei einer nach dem Kündigungsschutzgesetz unwirksamen Kündigung davon ausgegangen werden kann, dass eine der GmbH dienliche Zusammenarbeit zwischen Gesellschaftern und Geschäftsführer nicht mehr erwartet werden kann.

Nach dem Widerruf seiner Bestellung besteht kein Anspruch des Geschäftsführers auf Weiterbeschäftigung in einer seiner früheren Tätigkeit vergleichbaren leitenden Funktion. Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs aus Oktober 2010 kann etwas anderes gelten, wenn der Anstellungsvertrag die Möglichkeit einer anderen Beschäftigung vorsieht.

Werden die Kompetenzen des Geschäftsführers entgegen der Zuständigkeitsregelung in seinem Anstellungsvertrag beschränkt, kann er diesen fristlos kündigen. Ob er dann Schadensersatz für den entgangenen Verdienst bekommt, muss der Bundesgerichtshof in einem laufenden Verfahren klären.

III.  Allgemeine Pflichten

1.    Treuepflicht

Geschäftsführer unterliegen aufgrund ihrer Stellung und Befugnisse einer besonderen Treuepflicht. Diese besteht während der gesamten Dauer der Tätigkeit und in bestimmtem Maße grundsätzlich auch nach Beendigung.

Die Aufgabe des Geschäftsführers ist die Verwirklichung des Gesellschaftszwecks. Er hat hierbei aktiv die von den Gesellschaftern gesetzten Vorgaben (Unternehmensziele) umzusetzen, alle wirtschaftlichen Vorteile zugunsten der Gesellschaft zu wahren und darf Kenntnisse aus seiner Stellung nicht zu eigenem wirtschaftlichem Vorteil nutzen; ebenso wenig darf er z. B. Provisionen von Dritten für Geschäfte mit der GmbH annehmen.

Der Geschäftsführer hat über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse Stillschweigen zu bewahren. Die Treuepflicht umfasst selbstverständlich auch das Wettbewerbsverbot des Geschäftsführers während seiner Tätigkeit für die Gesellschaft, begrenzt auf den eigentlichen Geschäftszweck der Gesellschaft (gilt nicht für die Einpersonen-GmbH). Häufig wird auch ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart; dafür muss der (ehemalige) Geschäftsführer dann eine Entschädigung erhalten.

Aufgrund seiner Treuepflicht zur Gesellschaft hat der Gesellschafter-Geschäftsführer z. B. auch selbst auf eine Herabsetzung seiner Bezüge hinzuwirken, wenn sich die Verschlechterung der wirtschaftlichen Verhältnisse zur wirtschaftlichen Krise der Gesellschaft ausgeweitet hat.

2.    Sorgfaltspflichten

Bei der Führung der Geschäfte ist die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns anzuwenden (= objektiver Maßstab). Fehlende Kenntnisse des Geschäftsführers haben keinen Einfluss auf den Pflichtenmaßstab. Der Umfang der Pflichten wird durch Größe, Art und Geschäftszweig des Unternehmens im Einzelfall bestimmt. Bei einer Delegierung von Aufgaben an (Mit-)Gesellschafter oder einer Ressortverteilung bei mehreren Geschäftsführern müssen diese informiert und überwacht werden.

Beispiele für die Verletzung der Sorgfaltspflichten: Unterlassene Nutzung finanzieller Vorteile (z. B. Subventionen, Fördermittel), Abschluss ungünstiger Verträge (z. B. überteuerter Wareneinkauf wegen Fehlplanung), unterlassene Anweisungen für wichtige Geschäftsabläufe (z. B. Überprüfung der Bonität von Kunden vor Belieferung) und fehlende Kontrolle auf Einhaltung von Anweisungen.

3.    Maßnahmen zur Risikovorsorge

Geschäftsführer müssen sich jederzeit über die finanzielle und wirtschaftliche Lage der GmbH informieren (können). Risiken für die GmbH sollen frühzeitig erkannt und dokumentiert werden. Indikatoren hierfür können die Liquiditäts- und Umsatzentwicklung sein. Kann der Geschäftsführer in einem Schadensfall nicht auf geeignete Vorsorgemaßnahmen verweisen, ist seine persönliche Haftung kaum abwendbar.

Die Risikovorsorge umfasst alle betrieblichen Bereiche, von denen eine Gefahr für den Ablauf oder Fortbestand des Unternehmens ausgehen kann. Dazu gehören auch Bereiche, deren Gefahren über Versicherungen abgedeckt sind (Produktionsausfall bei Hochwasser usw.). Hier verantwortet der Geschäftsführer, dass der Versicherungsumfang den Bestand und Fortgang des Unternehmens sichert.

Beispiel: Ein Geschäftsführer hat das Firmenfahrzeug nicht vollkaskoversichert. Ein Mitarbeiter verursacht auf der Fahrt zum Kunden fahrlässig einen Unfall mit wirtschaftlichem Totalschaden. Da die GmbH gegen Arbeitnehmer regelmäßig keinen Anspruch auf Schadenersatz hat, entsteht der GmbH ein Schaden, für den der Geschäftsführer aufkommen muss. Die Gesellschafter, denen der Geschäftsführer über seine Tätigkeit und die Vorkommnisse in der GmbH Rechenschaft ablegen muss, werden von ihm den entstandenen Schadensbetrag einfordern und z. B. mit dem Geschäftsführergehalt verrechnen.

Der Geschäftsführer muss sich darüber hinaus u. a. mit den Anforderungen der Produkt- und Umwelthaftung und der Vertragsprüfung beschäftigen. Hat die GmbH Arbeitnehmer, muss der Geschäftsführer den Personaleinsatz planen, das Personal überwachen usw. Ein weiterer wichtiger Bereich ist zudem das Forderungsmanagement. Ein funktionierendes, effizientes, auf die jeweilige GmbH zugeschnittenes Risikomanagement kann sich bei Kreditvergabe seitens der Banken positiv auswirken (Rating).

Hinweis: Die D&O-Versicherung („directors and officers liability insurance“) ist eine spezielle Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für GmbH-Geschäftsführer. Sie schützt GmbH-Geschäftsführer vor den finanziellen Folgen der persönlichen Haftung gegenüber der Gesellschaft und den Gesellschaftern (Innenhaftung) sowie gegenüber Ansprüchen Dritter (Außenhaftung). Bis zu einer vereinbarten Versicherungssumme sind die gerichtliche und die außergerichtliche Abwehr sowie die Zahlung von Schadensersatzansprüchen versicherter Geschäftsführer gedeckt.

IV. Pflichten aus dem Gesellschaftsrecht

1.    Formale Pflichten

Beim Handelsregister muss der Geschäftsführer Folgendes anmelden:

  • die Gesellschaft,
  • die Geschäftsführer,
  • den Gesellschaftsvertrags inkl. Änderungen,
  • Kapitalerhöhungen/-herabsetzungen,
  • die Vertretungsregelungen.

Angezeigt werden müssen dort auch Veränderungen bei den Gesellschaftern und/oder deren Beteiligungsverhältnissen durch Einreichung einer Gesellschafterliste.

Der Geschäftsführer hat darüber hinaus darauf zu achten, dass alle individuell adressierten Geschäftsbriefe der GmbH (E-Mails, Angebote, Bestellscheine, Empfangsbestätigungen, Preislisten, Rechnungen usw.) folgende Angaben enthalten:

  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH),
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft,
  • Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (z. B. HRB 1234),
  • alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

2.    Überwachung der Einlagepflicht und Kapitalerhaltung

Häufig wird bei der GmbH-Gründung zunächst nicht der volle Geschäftsanteil eingezahlt. Nach der Satzung ist dies meist erst nach einem entsprechenden Gesellschafterbeschluss nötig. Der Geschäftsführer muss ummittelbar nach Beschlussfassung die ausstehenden Stammeinlagen einfordern. Wenn er dies versäumt, haftet er im Insolvenzfall gegenüber dem Insolvenzverwalter als Geschäftsführer und/oder Gesellschafter der GmbH für Einlagen, die dieser von den Mitgesellschaftern u. U. nicht (mehr) bekommen kann.

Das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen der Gesellschaft darf nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden. Etwas anderes gilt nur, wenn die Auszahlung durch einen vollwertigen Gegenleistungsanspruch zugunsten der GmbH gedeckt ist (z. B. Darlehen an Gesellschafter gegen selbstschuldnerische Bankbürgschaft). Ein Verstoß gegen das Kapitalerhaltungsverbot liegt z. B. auch vor, wenn an den Gesellschafter-Geschäftsführer ein überhöhtes Gehalt (verdeckte Gewinnausschüttung) gezahlt wird. Dem Geschäftsführer selbst darf die GmbH unter keinen Umständen einen Kredit gewähren, soweit das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen betroffen ist.

Hinweis: Der Geschäftsführer muss die Liquidität der GmbH dauernd prüfen und Zahlungen vermeiden, die in die Krise der GmbH führen. Auch eine etwaige Zustimmung zur Zahlung an Gesellschafter aufgrund eines Gesellschafterbeschlusses befreit den Geschäftsführer nicht von der Strafbarkeit seines Handelns.

Der Geschäftsführer haftet der GmbH gegenüber auf Schadenersatz, wenn er Zahlungen an Gesellschafter leistet und diese Zahlungen zur Zahlungsunfähigkeit der Gesellschaft führen (existenzvernichtender Eingriff).

3.    Auskunftserteilung

Jeder Gesellschafter kann vom Geschäftsführer jederzeit Auskunft über die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse der GmbH verlangen sowie Einsicht in die Bücher und Steuerunterlagen nehmen. Das Auskunftsrecht erfasst alle Angelegenheiten der GmbH, z. B. die laufenden Geschäfte, und alles, was für die Kontroll-, Gewinn- und Vermögensinteressen des Gesellschafters bedeutsam sein kann. Der Auskunftsanspruch richtet sich zwar gegen die GmbH, ist jedoch vom Geschäftsführer zu erfüllen.

Aber auch ungefragt muss der Geschäftsführer die Gesellschafter über die das Gesellschaftsinteresse betreffenden Tatsachen offen, transparent, zutreffend und vollständig informieren. Zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft darf es keine Geheimnisse geben. So hat das Kammergericht Berlin im Sommer 2011 das Recht der GmbH zur fristlosen Kündigung des Anstellungsvertrags des Geschäftsführers bejaht, weil dieser die Gesellschafter nicht vor der Auftragserteilung von Bauplanleistungen unterrichtet hatte, obwohl die Gesellschafter bestimmte Vorgaben gemacht hatten.

4.    Durchführung der Gesellschafterversammlung

Mindestens einmal im Jahr muss der Geschäftsführer zwecks Feststellung des Jahresabschlusses eine Gesellschafterversammlung formal korrekt einberufen, außerdem in bestimmten Fällen auf Verlangen eines Gesellschafters. Im Übrigen hat eine Gesellschafterversammlung stattzufinden, wenn dies in der Satzung vorgesehen oder im Interesse der Gesellschaft erforderlich ist oder bei einem Verlust in Höhe der Hälfte des Stammkapitals. Gesetzlich ist die Gesellschafterversammlung u. a. auch wie folgt zuständig:

  • Änderung der Satzung,
  • Feststellung der Gewinnverwendung,
  • Entscheidung über die Billigung des von den Geschäftsführern aufgestellten Abschlusses,
  • Einforderung von Einzahlungen auf die Einlagen,
  • Rückzahlung von Nachschüssen,
  • Teilung sowie die Einziehung von Geschäftsanteilen,
  • Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern sowie Entlastung derselben,
  • Maßregeln zur Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung,
  • Bestellung von Prokuristen und von Handlungsbevollmächtigten.

Die Einberufung erfolgt durch den Geschäftsführer mittels eingeschriebenen Briefs, mit einer Frist von mindestens einer Woche zum Tag der Gesellschafterversammlung. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem der Einschreibebrief bei ordnungsmäßiger Zustellung dem Gesellschafter zugeht.

Beispiel: Soll die Gesellschafterversammlung am Donnerstag stattfinden, muss der Tag des normalen Postlaufendes der Mittwoch der Vorwoche sein. Die Aufgabe zur Post muss also am davorliegenden Montag erfolgen.

Der Gesellschaftsvertrag kann die mündliche, telefonische oder mittels elektronischer Kommunikationsmittel vorgenommene Einberufung erlauben. Dies gilt jedoch nicht für eine Einladung mit einfachem Brief, wenn nicht die zusätzliche Sicherung der Benachrichtigung vorgesehen ist. Die Ladung zur Gesellschafterversammlung muss an alle Gesellschafter geschickt werden und folgende Punkte enthalten: Tagungsort, Tagungszeit, Zweck der Versammlung (Tagesordnung). Die Einladung hat namentlich den einberufenden Geschäftsführer zu benennen. Ob die Unterschrift des Geschäftsführers enthalten sein muss, ist in der Rechtsprechung und Literatur streitig; sie ist auf jeden Fall ratsam. Einladungen ohne Unterschrift des Geschäftsführers sollten also vom Gesellschafter wahrgenommen werden, wenn klar ist, wer die Gesellschafterversammlung einberuft.

Hinweise: Ist die Versammlung nicht ordnungsgemäß einberufen, können Beschlüsse nur wirksam gefasst werden, wenn alle Gesellschafter anwesend sind. Des Weiteren muss eine Versammlung nicht abgehalten werden, wenn sich alle Gesellschafter in Textform mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen einverstanden erklären.

Fasst die Gesellschafterversammlung Beschlüsse, ist es Aufgabe des Geschäftsführers, diese umzusetzen. Dabei muss der Geschäftsführer prüfen, ob die jeweiligen Beschlüsse rechtmäßig zustande gekommen sind. Ein rechtswidriger Beschluss darf nicht ausgeführt werden. Im Zweifel muss eine weitere Gesellschafterversammlung einberufen werden, damit die Gesellschafter Gelegenheit erhalten, einen korrekten Beschluss zu fassen. Nichtig ist z. B. ein Beschluss, der aufgrund einer nicht ordnungsgemäß einberufenen Gesellschafterversammlung zustande gekommen ist.

Ein Beschluss gilt als angenommen, wenn mehr als die Hälfte der abgegebenen Stimmen Ja-Stimmen sind. Ein Euro des Nominalwerts eines Geschäftsanteils gewährt je eine Stimme. Ausnahmsweise ist eine 3/4-Mehrheit erforderlich, wenn z. B. Änderungen des Gesellschaftsvertrags erfolgen sollen. Zudem kann die Satzung der GmbH Regeln enthalten, welche Beschlüsse mit welcher Stimmenmehrheit zu fassen sind.

Auch in der Einpersonen-GmbH können Beschlüsse in Versammlungen gefasst werden. Darüber muss der Geschäftsführer unbedingt ein unterschriebenes schriftliches Protokoll mit folgenden Inhalten anlegen:

  • Alle Gesellschafterbeschlüsse sowie
  • Ort und Datum der Beschlussfassung und
  • Unterschrift des Geschäftsführers als Gesellschafter.

Hinweis: Stellt der Geschäftsführer (auch im Laufe des Jahres) fest bzw. wird er informiert, dass die Hälfte des Stammkapitals verbraucht ist, muss er unverzüglich eine Gesellschafterversammlung einberufen. Unterlässt der Geschäftsführer eine Information an die Gesellschafter über den hälftigen Verlust, macht er sich strafbar. Ein Verzicht der Gesellschafter auf eine etwaige Information ändert nichts an der Anzeigepflicht des Geschäftsführers. Eine anderweitig, nicht durch einen Geschäftsführer erlangte Kenntnis der Gesellschafter, befreit den Geschäftsführer ebenfalls nicht von seiner Verpflichtung.

Häufig wird die Verletzung der Verlustanzeigepflicht erst in der Insolvenz entdeckt. Dann kann der Insolvenzrichter die Insolvenzakte der Staatsanwaltschaft zur Prüfung vorlegen. Zumindest fahrlässiges Handeln wird ein Strafrichter dem Geschäftsführer nach Erhebung der Anklage z. B. aufgrund von Bilanzen der GmbH nachweisen können, so dass diesem im besten Fall eine Geldstrafe droht und im schlechtesten Fall eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr.

5.    Rechnungslegung

Der Geschäftsführer ist für die ordnungsgemäße Buchführung der Gesellschaft zuständig. Die Buchführungspflicht umfasst die Pflicht zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle, zur Errichtung von Inventaren, zur Aufstellung der Eröffnungsbilanz, des Jahresabschlusses und des Lageberichts sowie zur Offenlegung des Jahresabschlusses.

Der Jahresabschluss (mit Lagebericht) ist vom Geschäftsführer grundsätzlich in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vorangegangene Geschäftsjahr aufzustellen. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen den Jahresabschluss (ohne Lagebericht) auch später aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsverlauf entspricht. Die Unterlagen sind aber spätestens innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres aufzustellen. Eine nicht fristgerechte Vorlage von Jahresabschlüssen ist nach Auffassung des Kammergerichts Berlin ein wichtiger Grund für eine sofortige Abberufung des Geschäftsführers.

Nach Aufstellung des Jahresabschlusses und des Lageberichts muss der Geschäftsführer diese den Gesellschaftern unverzüglich vorlegen, damit sie innerhalb der gesetzlichen Frist (acht Monate) die Feststellung des Jahresabschlusses beschließen können. Handelt es sich um eine kleine GmbH, gilt eine Frist von elf Monaten.

V.   Steuerliche Pflichten

In der Abgabenordnung sind die steuerlichen Pflichten des Geschäftsführers und die Folgen bei Nichterfüllung geregelt: Er muss zunächst das Finanzamt über die Gründung und die Eintragung der GmbH informieren sowie über die Aufnahme der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft. Alle Steuererklärungen sind persönlich zu unterschreiben. Mit seiner Unterschrift versichert der Geschäftsführer die notwendigen Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht zu haben. Des Weiteren haftet er persönlich für Steuerschulden der Gesellschaft, wenn durch vorsätzliche oder grob fahrlässige Verletzung seiner ihm obliegenden Pflichten Steueransprüche verkürzt worden sind.

1.    Lohnsteuer

Beschäftigt die GmbH Arbeitnehmer (dazu gehören auch der Gesellschafter-Geschäftsführer und der angestellte Gesellschafter), muss sie von der gezahlten Arbeitsvergütung Lohn- und etwaige Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag auf die Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen. Aus Sicht der GmbH ist die Lohnsteuer Fremdgeld, das treuhänderisch einbehalten wird. Für den Fall, dass die Lohnsteuer bei Fälligkeit nicht abgeführt wird, stellt dies aufgrund der strengen Rechtsprechung regelmäßig mindestens eine grobe Fahrlässigkeit des Geschäftsführers dar. Kann die GmbH die Lohnsteuer nicht aufbringen, haftet der Geschäftsführer gegenüber dem Finanzamt immer persönlich.

Hinweis: Stellt der Geschäftsführer fest, dass die vorhandene Liquidität nicht ausreicht, um alle fälligen Löhne und die Lohnsteuer zu bezahlen, muss er die Lohnauszahlungen soweit kürzen, dass die zur Verfügung stehenden Mittel auch für die entsprechend niedrigere Lohnsteuerzahllast ausreichen (vgl. hierzu aber auch Kapitel VI.).

2.    Umsatzsteuer

Umsatzsteuererklärungen müssen pünktlich abgegeben werden. Dies gilt auch für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, selbst wenn die berechnete Umsatzsteuer-Zahllast u. U. nicht oder nicht vollständig bezahlt werden kann. Zahlt die GmbH die geschuldete Umsatzsteuer nicht, stellt dies keine Steuerhinterziehung dar, wohl aber, wenn die Steuererklärung nicht bzw. nicht fristgemäß abgegeben wird.

VI.  Sozialversicherungsrechtliche Pflichten

Der Geschäftsführer macht sich strafbar, wenn er die Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung den zuständigen Einzugsstellen vorenthält. „Vorenthalten“ meint hier, dass diese Beträge bei Fälligkeit nicht abgeführt werden. Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Beschäftigungsmonats fällig. D. h. die Sozialversicherungsbeiträge müssen zu diesem Zeitpunkt auf dem Bankkonto der Einzugsstelle gutgeschrieben sein. Ein „Vorenthalten“ liegt schon dann vor, wenn die Sozialversicherungsbeiträge verspätet auf dem Konto der Einzugsstelle eingehen. Gegenüber dem Sozialversicherungsträger haftet der Geschäftsführer insoweit immer persönlich.

Können die Beiträge insgesamt (inklusive Arbeitgeberanteile) nicht in vollem Umfang erbracht werden, ist es empfehlenswert, bei Zahlung auf der Überweisung eine Tilgungsbestimmung (zunächst auf den Arbeitnehmeranteil) zu treffen. Zu beachten ist allerdings, dass bzgl. des Arbeitgeberanteils eine Stundungsvereinbarung mit dem Sozialversicherungsträger zu treffen ist. Denn auch wenn der Arbeitgeberanteil vorenthalten wird, macht sich der Geschäftsführer bei Vorliegen weiterer Voraussetzungen strafbar.

Hinweis: Bei Liquiditätsengpässen muss ggf. mit dem Arbeitnehmer eine Reduzierung des Gehalts vereinbart werden. Die Haftung für Sozialversicherungsbeiträge entsteht auch dann, wenn tatsächlich kein Nettolohn ausbezahlt wird.

VII. Insolvenzantragspflicht

Der Geschäftsführer muss, auch wenn die Gesellschafter dies u. U. nicht wollen, im ureigensten Interesse bei Vorliegen eines Insolvenzgrundes (Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung der GmbH) einen Insolvenzantrag stellen. Dies gilt für jeden Geschäftsführer, auch wenn mehrere bestellt sind und auch dann, wenn z. B. ein Gläubiger seinerseits bereits einen Insolvenzantrag gestellt hat. Anderenfalls riskiert der Geschäftsführer strafrechtliche Folgen oder persönlich von Gläubigern in Anspruch genommen zu werden, die aufgrund der Insolvenzverschleppung kein Geld mehr von der GmbH bekommen. Der Geschäftsführer hat ohne schuldhaftes Verzögern spätestens drei Wochen nach Vorliegen des Insolvenzgrundes Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen.

Eine Überschuldung liegt vor, wenn das Vermögen der GmbH deren Schulden nicht mehr deckt. Hingegen ist eine GmbH zahlungsunfähig, wenn sie fällige Zahlungsverpflichtungen nicht mehr erfüllen kann, also praktisch ihre Zahlungen eingestellt hat. Beträgt die Liquiditätslücke weniger als 10 % der fälligen Gesamtverbindlichkeiten, ist die GmbH (noch) nicht zahlungsunfähig.

Der Bundesgerichtshof hat die Zahlungsunfähigkeit von der (folgenlosen) Zahlungsstockung abgegrenzt. Eine Zahlungsstockung muss jedoch vom Geschäftsführer als Alarmzeichen ernst genommen werden. Sie liegt vor, wenn anzunehmen ist, dass die GmbH sich binnen drei Wochen die erforderlichen finanziellen Mittel beschaffen kann.

Hinweis: Stellt der Geschäftsführer fest, dass die Zahlungsunfähigkeit droht, muss er (weitere) Ausgaben auf ein absolutes Minimum beschränken und Gläubigern eine Ratenzahlung anbieten bzw. diese um Stundung bitten. Bei entsprechender Zusage seitens der Gläubiger wird wichtige Zeit gewonnen, um weitere Maßnahmen zur Liquiditätsgewinnung zu prüfen und zu ergreifen (z. B. Abverkauf von Lagerbeständen, „Sale and lease back“).

Sein Geschäftsführergehalt hat er bei drohender Zahlungsunfähigkeit nach Auffassung des Oberlandesgerichts Köln zugunsten der Gesellschaft reduzieren. Als Grundlage für diese Entscheidung verweist das Oberlandesgericht Köln auf das Aktiengesetz, wonach bei einer wesentlichen Verschlechterung der Verhältnisse der Gesellschaft eine angemessene Reduzierung der Vorstandsbezüge erfolgen kann. Dies ist nach Ansicht des Gerichts im Einzelfall entsprechend für Gesellschafter-Geschäftsführer anwendbar. In der Insolvenz wird der Insolvenzverwalter unter Bezugnahme auf diese Auffassung des Gerichts anteilig aus seiner Sicht zu viel gezahltes Geschäftsführergehalt zugunsten der Insolvenzmasse vom Geschäftsführer einfordern.

Steht die bilanzielle Überschuldung, d. h. ein nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag, fest, muss der Geschäftsführer überprüfen, ob auch eine rechtliche Überschuldung vorliegt. Diese ist gegeben, wenn das Vermögen der GmbH die bestehenden Verbindlichkeiten nicht mehr deckt, es sei denn, die Fortführung des Unternehmens ist nach den Umständen überwiegend wahrscheinlich. An eine positive Fortführungsprognose werden von der Rechtsprechung hohe Ansprüche gestellt, um die persönliche Haftung des Geschäftsführers zu vermeiden. Ohne Expertenrat kann eine Fortführungsprognose nach dem Standard des Instituts der Wirtschaftsprüfer nicht erstellt werden.

Beispiel: In einem Fall vor dem Bundesgerichtshof holte der Geschäftsführer zur Klärung des Bestehens der Insolvenzreife den Rat eines Wirtschaftsprüfers ein. Er informierte ihn über alle für die Beurteilung erheblichen Umstände. Nach eigener Plausibilitätskontrolle folgte er dem Rat und sah von der Stellung eines Insolvenzantrags ab. Hierin sahen die Richter keine Verletzung der Insolvenzantragspflicht.

Gleicht der Geschäftsführer nach Eintritt der Insolvenzreife rückständige Umsatz- und Lohnsteuer an das Finanzamt und rückständige Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung an die Einzugsstelle aus, trifft ihn keine Haftung.

Freiberufler: Gewerbliche Einkünfte durch Beteiligung von Kapitalgesellschaft

Wann sind Einkünfte freiberuflich und wann nicht, und wie unterscheiden sich freiberufliche Einkünfte eigentlich von gewerblichen? Das sind Fragen, deren Beantwortung ganze Bücher füllen könnte. Kurz gesagt aber sind unternehmerische Einkünfte, die als freiberuflich im Sinne des Einkommensteuergesetzes gelten (also etwa Einkünfte von Ärzten, Steuerberatern, Architekten, Wirtschaftsprüfern etc.), keine gewerblichen Einkünfte, alle anderen unternehmerischen Einkünfte dagegen schon. Die beiden Einkunftsarten unterscheiden sich durch die Gewerbesteuerpflicht. Während Gewerbetreibende Gewerbesteuer zahlen, müssen das Freiberufler nicht. Dafür entrichten diese eine höhere Einkommensteuer.

Bei der Einordnung einer Tätigkeit als gewerblich oder freiberuflich ist die sogenannte Infektionsoder Abfärbetheorie zu berücksichtigen, nach der bereits eine geringe gewerbliche Tätigkeit dazu führt, dass eine eigentlich freiberufliche Tätigkeit insgesamt als gewerblich gilt. Die gewerbliche Tätigkeit färbt also ab bzw. infiziert die freiberuflichen Einkünfte.

Wie das Finanzgericht Hamburg kürzlich festgestellt hat, gilt das auch für eine „freiberufliche“ Personengesellschaft in Form einer KG, wenn eine GmbH als Kommanditistin beteiligt ist. Denn vom Gesetz her hat eine GmbH immer gewerbliche Einkünfte – dass diese GmbH eine zugelassene Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist, ist unerheblich. Im zugrunde liegenden Fall war sogar der einzige Gesellschafter und Geschäftsführer der GmbH der Komplementär der KG, die ohnehin nur aus ihm selbst als Wirtschaftsprüfer und der GmbH bestand.

Grund für dieses Urteil ist folgendes: Die Freiberuflichkeit ist immer an die Berufsqualifikation gebunden. Eine Berufsqualifikation kann aber nur eine natürliche Person besitzen, nicht hingegen eine GmbH als juristische Person und Körperschaft. Deshalb können einzig Personengesellschaften, deren Mitunternehmer allesamt freiberuflich tätig sind, freiberufliche Einkünfte erzielen. Alle anderen Personengesellschaften (zum Beispiel mit der Beteiligung einer GmbH) haben gewerbliche Einkünfte.