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Geburtstag eines Geschäftsführers: „Rustikale“ Feier im Betrieb ist absetzbar

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Wenn Arbeitnehmer die Kosten für eine Geburtstagsfeier im beruflichen Kontext als Werbungskosten abrechnen, beißen sie bei Finanzämtern und Steuergerichten häufig auf Granit. Grünes Licht für einen Kostenabzug hat der Bundesfinanzhof (BFH) allerdings im Fall eines Geschäftsführers einer kommunalen Wohnungsbaugesellschaft aus Rheinland-Pfalz gegeben: Der Mann hatte anlässlich seines 60. Geburtstages sämtliche Mitarbeiter und „seinen“ Aufsichtsratsvorsitzenden an einem Freitagnachmittag in die Werkstatthalle des Betriebes eingeladen. Die Kosten der Geburtstagsfeier von 35 EUR pro Person rechnete der Geschäftsführer später als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung ab.

Ob die Kosten einer Feier privat (= nicht abziehbar) oder beruflich (= abziehbar) veranlasst sind, muss nach dem Urteil anhand folgender Kriterien überprüft werden:

  • Anlass der Feier: Von erheblichem Gewicht für die steuerliche Behandlung der Feierkosten ist der Anlass der Feier. Gleichwohl kann eine berufliche Veranlassung auch bei einem privaten Feieranlass wie einem Geburtstag gegeben sein, wenn andere Umstände der Feier hierfür sprechen.
  • Gastgeber und Ort der Veranstaltung: Steuerlich relevant ist zudem, wer als Gastgeber auftritt, wer die Gästeliste bestimmt und an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet.
  • Gäste: Ein besonderes Augenmerk muss bei der Prüfung der Kostenveranlassung auf die Frage gelegt werden, nach welchen Kriterien die Gästeliste zusammengestellt worden ist. Werden Arbeitskollegen aufgrund ihrer Zugehörigkeit zu einer bestimmten betrieblichen Einheit (z.B. Abteilung) oder nach ihrer Funktion (z.B. Außendienstmitarbeiter) eingeladen, legt diese Eingrenzung den Schluss nahe, dass die Kosten für diese Gäste beruflich veranlasst und damit abziehbar sind. Werden hingegen nur ausgesuchte Arbeitskollegen eingeladen, spricht dies dafür, dass diese Personen aufgrund freundschaftlicher Kontakte eingeladen wurden, was wiederum eine private Veranlassung nahelegt.
  • Kosten der Feier: Bei der steuerlichen Beurteilung einer Feier ist zudem zu prüfen, ob sich die Kosten im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegt haben.

Gemessen an diesen Kriterien war die Feier im Urteilsfall so gut wie ausschließlich beruflich veranlasst – und damit absetzbar. Zu dieser Einstufung trug bei, dass der Geschäftsführer sämtliche Mitarbeiter eingeladen hatte und der Arbeitgeber in die Organisation der Veranstaltung eingebunden war. Auch die maßvollen Kosten von 35 EUR pro Teilnehmer, Veranstaltungsort und -zeit sowie die Billigung der Feier durch den Arbeitgeber sprachen nach Ansicht des BFH für einen beruflichen Bezug.

Hinweis: Ein weiteres Indiz für die berufliche Veranlassung der Firmenfeier war für die Bundesrichter, dass der Geschäftsführer seinen Geburtstag zusätzlich im privaten Rahmen – und mit deutlich höheren Kosten – gefeiert hatte.

Betriebsveranstaltungen: BMF beantwortet Praxisfragen zur Besteuerung

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Für Betriebsveranstaltungen wie Betriebsausflüge, Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern sieht das Einkommensteuergesetz seit 2015 einen Freibetrag vor: Zuwendungen, die Arbeitnehmer anlässlich solcher Veranstaltungen vom Arbeitgeber erhalten (z.B. in Form von Speisen, Getränken, Bühnenauftritten), können bis zu einer Höhe von 110 EUR pro Betriebsveranstaltung und Teilnehmer steuerfrei bleiben; nur für die übersteigenden Kosten fällt (Lohn-)Steuer an.

Hinweis: Vor 2015 bestand eine Freigrenze von 110 EUR pro Betriebsveranstaltung und Teilnehmer, so dass die kompletten Zuwendungen versteuert werden mussten, wenn die 110 EUR auch nur geringfügig überschritten worden waren.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in einem Antwortschreiben an die Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft nun diverse Praxisfragen zur steuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen ab 2015 beantwortet. Die drei wichtigsten Aussagen im Überblick:

  • Pro-Kopf-Aufteilung der Feierkosten: Das BMF weist darauf hin, dass die Gesamtkosten der Feier zur Berechnung des 110-EUR-Freibetrags weiterhin zu gleichen Teilen auf alle bei der Feier tatsächlich anwesenden Teilnehmer aufgeteilt werden müssen. Die Umrechnung darf nicht auf Grundlage der Zahl der angemeldeten Teilnehmer erfolgen.

Hinweis: Für Arbeitgeber hat diese Sichtweise den Nachteil, dass eine Betriebsveranstaltung zu unbeabsichtigten steuererhöhenden Folgen führen kann, wenn wesentlich weniger Gäste erscheinen, als ursprünglich angemeldet waren. Denn in diesem Fall bleiben die Kosten der Feier häufig nahezu gleich, müssen aber auf weniger Köpfe umgerechnet werden als geplant, so dass der 110-EUR-Freibetrag schneller überschritten wird.

  • Einrechnung von Geschenken: Unter den Freibetrag können nur Zuwendungen fallen, die „anlässlich“ einer Betriebsveranstaltung anfallen – hierfür muss ein konkreter Zusammenhang zwischen Geschenk und Betriebsveranstaltung bestehen. Geschenke, die allen oder einzelnen Arbeitnehmern nur „bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung überreicht werden, sind hingegen vom Anwendungsbereich des Freibetrags ausgeschlossen. Bei Geschenken bis 60 EUR pro Arbeitnehmer darf der Arbeitgeber nach dem BMF-Antwortschreiben pauschal unterstellen, dass sie „anlässlich“ einer Betriebsveranstaltung zugewandt wurden und somit unter den Freibetrag fallen.
  • Behandlung von Reisekosten: Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern die bei einer Betriebsveranstaltung anfallenden Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen) separat steuerfrei erstatten, wenn die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, der Arbeitnehmer wegen der Betriebsveranstaltung anreisen muss und er seine An- und Abreise selbst organisiert. Das BMF weist darauf hin, dass bei arbeitgeberseitiger Organisation der Anreise über betriebsinterne Reisemanagementsysteme keine separate steuerfreie Reisekostenerstattung möglich ist, sondern die übernommenen Reisekosten vom Arbeitgeber in den 110-EUR-Freibetrag eingerechnet werden müssen.

Fahrten zur Arbeit: Finanzämter erkennen Unfallkosten neben der Pendlerpauschale an

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Es gibt nur wenige Rechtsfragen, in denen die Finanzämter eine steuerzahlerfreundlichere Position vertreten als der Bundesfinanzhof (BFH). Hierzu gehört die Frage nach der Absetzbarkeit von Unfallkosten, die Arbeitnehmern auf dem Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen.

Der BFH vertritt seit 2014 die Auffassung, dass durch den Ansatz der Entfernungspauschale für die Pendelfahrten zur Arbeit auch außergewöhnliche Kosten abgegolten sind, so dass Arbeitnehmer ihre Unfallkosten für diese Fahrten nicht zusätzlich steuerlich abziehen dürfen.

Für die Finanzämter gilt hingegen bis heute ein Erlass des Bundesfinanzministeriums (BMF) aus dem Jahr 2013, wonach Unfallkosten ausdrücklich neben der Entfernungspauschale als allgemeine Werbungskosten abziehbar sind.

Hinweis: In einer Antwort auf eine parlamentarische Anfrage aus Mai 2016 hat der Parlamentarische Staatssekretär im BMF, Dr. Michael Meister, noch einmal diese steuerzahlerfreundliche Billigkeitsregelung bestätigt. Ein Kostenabzug ist demnach aber nur zulässig, wenn der Unfall auf einer Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, auf einer Umwegfahrt zum Betanken des Fahrzeugs oder zur Abholung von Mitfahrern einer Fahrgemeinschaft geschehen ist und der Arbeitnehmer dabei nicht unter Alkoholeinfluss gestanden hat.

Arbeitnehmer sollten beachten, dass sie nur ihre selbst getragenen Unfallkosten als Werbungskosten abrechnen können – Versicherungserstattungen mindern den abziehbaren Aufwand. Steuerlich anerkannt werden beispielsweise selbst getragene Abschlepp- und Reparaturkosten. Im Falle eines Totalschadens erkennen die Finanzämter aber nur den verbleibenden buchungsmäßigen Restwert des Pkws als Werbungskosten an.

Hinweis: Sofern der Unfall während einer steuerlichen Auswärtstätigkeit (Dienstreise) des Arbeitnehmers geschehen ist, dürfen die Kosten ebenfalls als Werbungskosten abgezogen werden. In diesem Fall erkennt auch der BFH den steuerlichen Kostenabzug an.

Ob ein Arbeitszimmer erforderlich ist, entscheide ich

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Die Erforderlichkeit des häuslichen Arbeitszimmers ist kein Merkmal des Abzugstatbestands des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG (BFH, Urteil vom 08.03.2017 – IX R 52/14, NV; veröffentlicht am 07.06.2017).

Sachverhalt: Der Kläger begehrt den Abzug der Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, welches er nach eigenen Angaben zu 50 % zur Verwaltung seines Kapitalvermögens und zu 50 % zur Verwaltung seiner Mietobjekte sowie zur sonstigen Vermögensverwaltung nutzte. Das FG der ersten Instanz ließ einen Abzug der Kosten nicht zu. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer könnten nur dann berücksichtigt werden, wenn dieses für die Tätigkeit des Steuerpflichtigen erforderlich sei.

Hierzu führten die Richter des BFH weiter aus:

§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG bestimmt abschließend, unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer abziehbar sind (vgl. u.a. Kanzler, NWB 15/2016 S. 1071, unter I.5.).
Die Erforderlichkeit ist kein Merkmal des Abzugstatbestands.
Der Gesetzgeber typisiert in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG die Abzugsvoraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer, in dem er die Abzugsmöglichkeit auf die zwei im Gesetz genannten Fallgruppen (kein anderer Arbeitsplatz, Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung) begrenzt.
Mit den beiden Fallgruppen typisiert das Gesetz die Erforderlichkeit der beruflichen oder betrieblichen Nutzung des Arbeitszimmers, ohne den Begriff der Erforderlichkeit in Gestalt eines unbestimmten Rechtsbegriffs zu einem Tatbestandsmerkmal zu machen (vgl. BFH, Urteil vom 27.09.1996 – VI R 47/96, BStBl II 1997, 68, unter 2.b).
Ein zusätzliches ungeschriebenes Tatbestandsmerkmal der Erforderlichkeit für die beiden Fälle, in denen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer überhaupt nur abzugsfähig sind, folgt daher weder aus dem Gesetzeswortlaut noch aus der Gesetzesbegründung.
Denn mit den beiden in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG geregelten Fallgruppen sollen gerade Streitigkeiten über die Notwendigkeit eines Arbeitszimmers vermieden werden (BT- Drucks 13/1686, S. 16, BR- Drucks 171/2/95, S. 36).

Hinweis:

Im Streitfall hat der BFH die Sache an das FG zurückverwiesen. Denn es hat keine Feststellungen dazu getroffen, in welchem Umfang der in Rede stehende Raum zur Erzielung von Einkünften genutzt wurde oder ob ggf. eine schädliche private (Mit-)Nutzung vorlag. Diese Feststellungen wird es im zweiten Rechtsgang nachzuholen haben.

Geschenke

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Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – und stärken die Kundenbeziehungen. Damit sich auch tatsächlich Ihre Kunden freuen und nicht der Fiskus, erfahren Sie in diesem Mandanten-Merkblatt, unter welchen Voraussetzungen Geschenke für den Beschenkten steuerfrei sind und was Sie als Unternehmer beachten müssen, damit die Geschenke als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

I.    Einkommensteuer

1.    Übersicht

Der Abzug von Geschenken ist steuerlich sehr begrenzt:

  • Die Geschenke müssen betrieblich bzw. beruflich veranlasst sein.
  • Selbst betrieblich veranlasste Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer sind, dürfen nur abgezogen werden, wenn sie pro Jahr und Empfänger bei max. 35 € liegen (Freigrenze; vgl. Kap. I. 4.).
  • Auch wenn diese beiden Punkte erfüllt sind, scheitert der Abzug, wenn die Geschenkaufwendungen nicht einzeln und getrennt aufgezeichnet worden sind.

2.    Geschenke: Gegenstand und Begriff

Geschenke sind alle unentgeltlichen Zuwendungen, die nicht als Gegenleistung für bestimmte Leistungen des Empfängers gedacht sind und auch nicht in unmittelbarem zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit solchen Gegenleistungen stehen. Da die Zuwendung für den Beschenkten einen wirtschaftlichen Vorteil darstellen muss, fallen bloße Annehmlichkeiten, die den Empfänger nicht bereichern, nicht unter die Abzugsbeschränkung.

Beispiele: Meistens handelt es sich bei den Geschenken um Geld- oder Sachzuwendungen – auch in Form von Geschenkgutscheinen – im Rahmen der allgemeinen Kundenpflege, z. B. zu Weihnachten oder zu Geburtstagen. Darüber hinaus können Dienstleistungen verschenkt werden. Gleiches gilt für Warenproben, wenn sie nicht im Zusammenhang mit einem bestimmten Geschäftsabschluss stehen.

Gegenbeispiele: Werbeprämien zählen nicht zu den Geschenken, sondern stellen eine Gegenleistung für eine Vermittlungstätigkeit dar. Auch Zugaben, die zusätzlich zu einer gekauften Ware „geschenkt“ werden, sind keine Geschenke in diesem Sinne, weil sie in zeitlichem und wirtschaftlichem Zusammenhang mit dem Kauf stehen. Auch die betrieblich veranlassten Leistungen im Rahmen des Sponsorings erfolgen, weil der Sponsor eine bestimmte Werbewirksamkeit bzw. Werbung für bestimmte Produkte erwartet. Ferner gelten Blumen und Kränze anlässlich der Beerdigung eines Geschäftsfreundes nicht als Geschenk und sind unbegrenzt abzugsfähig.

Zu unterscheiden: Preisprämien im Rahmen von Preisausschreiben sind keine Geschenke, weil sie zur Teilnahme anregen sollen; Preise bei Turnieren oder einer Tombola hingegen sehr wohl. Auch bei Incentive-Reisen ist zu differenzieren: Wird einem Geschäftspartner eine Reise im Zusammenhang mit einer konkreten Leistung angeboten, handelt es sich nicht um ein Geschenk. Gegenteiliges gilt, wenn die Reise zur Anbahnung oder Verbesserung der Geschäftsbeziehung durchgeführt wird; hier liegt ein – i. d. R. nicht abziehbares – Geschenk vor. Abgrenzbare Aufwendungen im Rahmen einer Veranstaltung für Kunden, die ohne konkrete Gegenleistungen erbracht wurden (z. B. Besuch eines Bundesliga-Fußballspiels im Anschluss an eine Betriebsbesichtigung), können (nicht abzugsfähige) Geschenkaufwendungen sein.

Zusammenfassend lässt sich somit festhalten: Es handelt sich nicht um ein Geschenk, wenn dieser Leistung eine konkrete Gegenleistung gegenübersteht; denn dann fehlt es an der hierfür erforderlichen Unentgeltlichkeit.

Hinweis: Gerade die „Unentgeltlichkeit“ ist nicht immer leicht zu bestimmen. Insbesondere bei größeren Summen empfiehlt sich eine Beratung. Bitte sprechen Sie uns an.

3.    Betriebliche Veranlassung

Grundvoraussetzung für den – wenn auch nur beschränkten – steuerlichen Abzug ist die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung des Geschenks. Ist der Hintergrund eines Geschenks dagegen ein privater, zählt es zu den typischen Lebenshaltungskosten, die steuerlich nicht berücksichtigt werden. Gegenstände, die ursprünglich für den betrieblichen Bereich angeschafft wurden und erst später privat verschenkt werden, sind im Zeitpunkt der Schenkung als Entnahme Gewinn erhöhend auszubuchen.

Sind Geschenke teils privat, teils betrieblich begründet, werden die Aufwendungen insgesamt den nicht abziehbaren privaten Kosten der Lebensführung zugerechnet, wenn sich der betriebliche Teil nicht leicht und eindeutig trennen lässt (was bei Geschenken regelmäßig der Fall sein dürfte).

Hinweis: Die Abgrenzung zwischen privater und betrieblicher Veranlassung lässt sich u. a. danach beurteilen, wer beschenkt wird. Geschenke an Geschäftsfreunde sind i. d. R. betrieblich veranlasst, da damit meist eine Geschäftsbeziehung angebahnt oder vertieft werden soll.

Betrieblich veranlasste Geschenke, die der Empfänger nur betrieblich nutzen kann, fallen nicht unter die Abzugsbeschränkung; sie können unabhängig von ihrer Höhe beim Schenker als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Beispiele: Eine Brauerei schenkt einem Gastwirt Gläser mit Werbeaufdruck; ein Pharmahersteller überlässt Krankenhäusern oder Ärzten Medikamentenmuster bzw. medizinisches Equipment. Hierbei handelt es sich um ein betrieblich veranlasstes Geschenk, das der Empfänger nur betrieblich nutzen kann. Die Aufwendungen für das Geschenk können vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden.

4.    Abzugsbegrenzung

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für Geschenke dürfen den Gewinn nur mindern, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten (inkl. Aufwendungen z. B. für die Kennzeichnung als Werbeträger) für alle einem Empfänger in einem Wirtschaftsjahr zugewendeten Geschenke insgesamt 35 € nicht übersteigen. Verpackungskosten gehören nicht zu den Anschaffungskosten, soweit es um die Transportverpackung geht (Gegenbeispiel: Geschenkbox als Umverpackung). Die 35 €-Grenze gilt nur für Nicht-Arbeitnehmer. D. h. Geschenke an eigene Arbeitnehmer können uneingeschränkt abgezogen werden.

Für die Prüfung der 35 €-Grenze sind alle Geschenke eines Jahres an eine Person zusammenzurechnen. Ob die Umsatzsteuer einzubeziehen ist, hängt davon ab, ob Umsätze getätigt wurden, die zum Vorsteuerabzug berechtigen. Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert ohne Umsatzsteuer abzustellen. Ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen, ist der Bruttowarenwert einschließlich Umsatzsteuer maßgeblich.

Beispiel: Ein Unternehmer erwirbt ein Geschenk, dessen Bruttokaufpreis 40,46 € beträgt (darin sind 6,46 € Vorsteuer enthalten). Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug, ist auf den Nettowarenwert i. H. von 34 € abzustellen, so dass die 35 €-Grenze nicht überschritten wird. Anders sieht es hingegen aus, wenn keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht: Hier ist der Bruttowarenwert i. H. von 40,46 € maßgeblich, so dass in diesem Fall die 35 €-Grenze überschritten ist.

Hinweis: Bei Überschreiten der 35 €-Grenze sind alle Geschenke an den einen Empfänger nicht abziehbar und nicht nur die Geschenke, die über der 35 €-Grenze liegen.

Empfänger von Geschenken können natürliche Personen sein, aber auch Kapitalgesellschaften oder Aufsichtsräte, Vereinsvorstände etc. Geschenke an Gesellschafter einer Personengesellschaft sind bei dieser einen Person zusammenzurechnen. Handelt es sich um nahestehende Personen des Empfängers, sind die Geschenke in die Berechnung der 35 €-Grenze beim Empfänger einzubeziehen, wenn sie wegen der Geschäftsbeziehungen zu dem Geschäftspartner an diese Person gegeben worden sind.

5.    Aufzeichnungspflicht

Aufwendungen für Geschenke müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben sowie fortlaufend und zeitnah erfasst werden. Wichtig ist, dass der Name des Empfängers aus der Buchung oder dem Buchungsbeleg zu ersehen ist. Bei Bilanzierenden sind die Geschenkaufwendungen auf besondere Konten zu buchen (z. B. Konto „Geschenke an Geschäftsfreunde“). Einnahmenüberschuss-Rechner müssen sie getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben einzeln aufzeichnen.

Hinweis: Aufwendungen für Geschenke gleicher Art können in einer Buchung zusammengefasst werden (Sammelbuchung). Dies gilt zum einen, wenn die Namen der Empfänger der Geschenke aus einem Buchungsbeleg ersichtlich sind. Zum anderen ist dies möglich, wenn es sich um geringwertige Geschenke handelt (z. B. Taschenkalender) und insoweit vermutet werden kann, dass die Freigrenze beim jeweiligen Beschenkten nicht überschritten wird.

6.    Erfassung beim Empfänger

Wer als Unternehmer betrieblich veranlasste Geschenke erhält, muss diese als Betriebseinnahmen versteuern, auch wenn der Geber die Aufwendungen wegen Überschreitens der 35 €-Grenze nicht abziehen kann.

Beim Arbeitnehmer gehören Geschenke und insbesondere Incentives i. d. R. zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Sachleistungen sind dabei mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer zu unterwerfen. In besonderen Fällen ist eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % bzw. mit 30 % möglich.

Nicht zu versteuern sind folgende Zuwendungen:

  • Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmer oder seine Angehörigen aus jedem persönlichem Anlass (z. B. Geburtstag, Heirat, Geburt eines Kindes) bis zu einem Wert von 60 € brutto pro Geschenk. Aber bereits eine Überschreitung von nur einem Cent führt zum kompletten Erlöschen der Freigrenze und zur Besteuerung des Geschenks als Arbeitslohn. Außerdem würde dann der gesamte Betrag für den Arbeitnehmer auch sozialabgabenpflichtig.
  • Neben obigen Aufmerksamkeiten kann der Arbeitgeber ohne jeden Anlass einmal im Monat Sachbezüge im Wert von 44 € brutto zuwenden (z. B. einen Geschenkkorb oder einen Warengutschein, der zum Bezug von Sachwerten berechtigt; Recht des Arbeitnehmers bei einer Tankstelle auf Kosten des Arbeitgebers zu tanken).

Hinweis: Beträgt das Entgelt für das Jobticket nicht mehr als 44 € monatlich, kann auch das Jobticket lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei vom Arbeitgeber übernommen werden. Dies gilt laut Bundesfinanzhof nicht für ein Job-ticket, das als Jahreskarte bezahlt und ausgestellt wird, weil dann der Arbeitnehmer den Jahrespreis in einem Monat erhält.

  • Übliche Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung von bis zu 110 € inkl. Umsatzsteuer.

Hinweise: Wird ein Geschenk (unabhängig von der Höhe der Kosten) im Rahmen einer Betriebsveranstaltung übergeben, dürfen die Kosten für das Präsent zusammen mit den übrigen Kosten für die Feier 110 € brutto je Arbeitnehmer nicht übersteigen.

Soweit übliche Zuwendungen (Speisen und Getränke, Übernahme von Übernachtungskosten etc.) den Betrag von 110 € brutto für die Betriebsveranstaltung (maximal zwei im Jahr) und den teilnehmenden Arbeitnehmer jährlich nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.

Alle Kosten für die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung (Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter) – insbesondere auch Mietkosten und Kosten für die organisatorischen Tätigkeiten eines Eventveranstalters etc. inkl. Umsatzsteuer – sind ab dem Veranlagungszeitraum 2015 grundsätzlich bei der Ermittlung des Freibetrags von 110 € zu berücksichtigen.

Aufzuteilen ist der Gesamtbetrag der Veranstaltung auch auf Familienangehörige der Arbeitnehmer, sofern diese an der Veranstaltung teilgenommen haben. Der auf die Familienangehörigen entfallende Aufwand ist den Arbeitnehmern bei der Berechnung, ob deren Freibetrag überschritten ist, ab dem Veranlagungszeitraum 2015 zuzurechnen.

Hinweise: Wird bei einer Betriebsveranstaltung die 110 €-Grenze überschritten wird, ist ab dem Veranlagungszeitraum 2015 nur noch der übersteigende Teilbetrag der Zuwendungen lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuer für den steuerpflichtigen Teil kann mit 25 % pauschal ermittelt werden.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass die Übernahme von Reisekosten von auswärtigen Mitarbeitern zur Betriebsveranstaltung nicht zu den in die Ermittlung des geldwerten Vorteils einzubeziehenden Gesamtaufwendungen gehören. Wenn die Teilnahme an der Veranstaltung beruflich veranlasst war, handelt es sich bei den Reisekosten um steuerfreien Werbungskostenersatz. Diese Auffassung wird auch von der Finanzverwaltung so vertreten.

  • Aufwendungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers für Arbeitnehmer (kostenloser Kaffee, Getränke, Kekse während der Arbeitszeit oder Bewirtung anlässlich einer außergewöhnlichen Sitzung, soweit der Wert 60 € brutto nicht übersteigt).
  • Aufmerksamkeiten an Dritte (Geschäftsfreunde) anlässlich eines persönlichen besonderen Anlasses, soweit der Wert pro Geschenk 60 € brutto nicht übersteigt (aber: eine Sachbezugsfreigrenze i. H. von 44 €/Monat ist bei der Zuwendung an Dritte nicht zulässig).

Der Empfänger muss Sachgeschenke zudem nicht versteuern, wenn der zuwendende Unternehmer die Pauschalversteuerung (s. Kap. I. 7.) anwendet.

7.    Pauschalversteuerung

Unternehmer können Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde bis zu einer Höhe von insgesamt 10.000 € brutto jährlich pro Empfänger pauschal mit 30 % Einkommensteuer versteuern (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). In diesem Fall bleiben die Zuwendungen beim Empfänger im Rahmen der Ermittlung seiner Einkünfte außer Ansatz.

Hinweis: Erwähnen Sie in einem Brief, dass das Geschenk pauschal versteuert wurde, dann muss sich ihr Gegenüber keine Gedanken über eine mögliche Besteuerung machen.

Hintergrund dieser Möglichkeit der Pauschalversteuerung ist die Tatsache, dass Zuwendungen an Arbeitnehmer und Nicht-Arbeitnehmer im Wirtschaftsleben immer mehr an Bedeutung gewinnen. Hierbei schwindet allerdings der Vorteil des Leistungsanreizes eines Arbeitnehmers bzw. die Motivation eines Geschäftspartners, wenn dieser die Zuwendung versteuern muss. Zudem bereitet die Frage nach der richtigen Bemessung der Steuer oftmals Probleme, insbesondere wenn – wie z. B. bei Karten für VIP-Logen – unterschiedliche Leistungen zugewendet werden (Werbung, Bewirtung, Geschenke). Mit der Pauschalierung werden sowohl diese Schwierigkeiten als auch die Unannehmlichkeiten für den Zuwendungsempfänger umgangen.

Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer sind die Aufwendungen des Steuerpflichtigen inkl. Umsatzsteuer. In die Bemessungsgrundlage sind laut Finanzverwaltung alle Zuwendungen einzubeziehen, unabhängig davon, ob der Zuwendende die Geschenkaufwendung als Betriebsausgabe abziehen darf.

Von der Pauschalversteuerung erfasst werden nur solche betrieblich veranlassten Zuwendungen, die beim Empfänger dem Grunde nach zu einkommensteuerbaren und einkommensteuerpflichtigen Einkünften führen.

Hinweis: Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass Werbegeschenke an Privatkunden überhaupt nicht pauschal versteuert werden müssen, weil die Zuwendungen den privaten Kunden nicht im Rahmen einer Einkunftsart zufließen.

Der Bundesfinanzhof hat auch geklärt, dass die Pauschalversteuerung auf Sachzuwendungen an Arbeitnehmer und Geschäftsfreunde, die in Deutschland nicht steuerpflichtig sind (also Ausländer), keine Anwendung findet.

Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass eine Pauschalierung hinsichtlich der Kosten der Teilnahme von Arbeitnehmern an einer Begleitfahrt auf einer Segelyacht im Rahmen der Kieler Woche nicht in Betracht kommt, wenn die Arbeitnehmer die ebenfalls eingeladenen Kunden des Arbeitgebers während der Fahrt beraten und betreuen müssen. Denn in diesem Fall liegt kein lohnsteuerrechtlicher Vorteil vor.

Die bestehenden Aufzeichnungspflichten für Geschenke bleiben unberührt. Besondere Aufzeichnungspflichten für die Ermittlung der Zuwendungen, für die die Pauschalversteuerung angewendet wird, bestehen nicht. Aus der Buchführung oder den Aufzeichnungen muss sich ablesen lassen, dass bei Wahlrechtsausübung alle Zuwendungen erfasst und die Höchstbeträge nicht überschritten wurden. Pauschal versteuerte Zuwendungen müssen nicht zum Lohnkonto genommen werden.

Wichtig ist, dass die Pauschalierung für alle in einem Wirtschaftsjahr getätigten Geschenke einheitlich ausgeübt wird. D. h. der Steuerpflichtige steht vor der Entscheidung, alle Geschenke pauschal zu versteuern oder keine Geschenke bzw. Zuwendungen zu versteuern. Eine bewusste Auswahl bestimmter Sachverhalte ist dagegen unzulässig. In größeren Unternehmen, in denen mehrere Abteilungen über Geschenke und Zuwendungen entscheiden, ist häufig eine Richtlinie oder Geschäftsanweisung zu erlassen, um die einheitliche Behandlung gewährleisten zu können. Unterschieden werden kann aber zwischen Zuwendungen an Arbeitnehmer und an Nicht-Arbeitnehmer.

Die Pauschalsteuer trifft sowohl abziehbare Geschenke bis 35 € als auch darüber liegende, nicht abziehbare Aufwendungen. Sie ist buchhalterisch wie Lohnsteuer zu behandeln, vom Unternehmer anzumelden und abzuführen. Darüber hinaus muss er den Zuwendungsempfänger über die Pauschalierung unterrichten.

Hinweis: Der Unternehmer muss die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalierung bezüglich der Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer spätestens in der letzten Lohnsteuer-Anmeldung des Wirtschaftsjahres der Zuwendung treffen. Bei Zuwendungen an Arbeitnehmer soll sich der Steuerpflichtige spätestens bis zu dem für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung geltenden Termin (28. 2. des Folgejahres) entscheiden, ob er von der Pauschalierung Gebrauch macht.

Laut Bundesfinanzhof erfasst die Pauschalierungsvorschrift auch Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 € nicht übersteigen. Das Gesetz selbst kennt keine solche Wertgrenze. Die Finanzverwaltung qualifiziert solche Sachzuwendungen dagegen als sog. Streuwerbeartikel und stellt sie nun ausdrücklich von der Pauschalierungsmöglichkeit bzw. Versteuerungspflicht frei. Bei der Prüfung der 10 €-Grenze ist auf den Wert des einzelnen Werbeartikels abzustellen, auch wenn ein Zuwendungsempfänger mehrere Artikel erhält. Besteht der einzelne Werbeartikel aus einer Sachgesamtheit (Beispiel: ein Etui mit zwei Kugelschreibern im Wert von jeweils 6 €), kommt es ist für die Prüfung der 10 €-Grenze auf den Wert der Sachgesamtheit an. Die Umsatzsteuer ist für die Prüfung der 10 €-Grenze den Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten hinzuzurechnen, wenn der Unternehmer, der die Streuwerbeartikel verteilt, nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Ob die Pauschalsteuer vom Unternehmer als Betriebsausgabe abziehbar ist, hängt davon ab, ob die Zuwendung, die pauschal versteuert wird, selbst abziehbar ist oder unter die Abzugsbeschränkung für Geschenke oder Bewirtungskosten fällt. Die Pauschalsteuer für Zuwendungen an Arbeitnehmer ist aber grundsätzlich immer abziehbar.

Hinweise: Für Sachverhalte zur Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen kann eine Anrufungsauskunft beim Betriebsstättenfinanzamt kostenfrei eingeholt werden.

Das Niedersächsische Finanzgericht hat Anfang 2014 entschieden, dass die übernommene Pauschalsteuer Teil der Schenkung ist und so zur Nichtabziehbarkeit als Betriebsausgabe bei Zuwendungen an Nichtarbeitnehmer führt, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt mit der Pauschalsteuer 35 € übersteigen. Der Bundesfinanzhof wird über die Revision urteilen. Wird der Einspruch auf das anhängige Verfahren gestützt, ruht das Einspruchsverfahren.

8.    Werbungskostenabzug

Auch beruflich bedingte Geschenke von Arbeitnehmern an Kunden des Arbeitgebers sind bei diesem nur bis zur 35 €-Grenze als Werbungskosten von seinen Einkünften aus nichtselbständiger Tätigkeit abziehbar. Für Arbeitnehmer gilt allerdings nicht die strenge Aufzeichnungspflicht. Jedoch sollten die Geschenke aus Beweisgründen näher bezeichnet werden; sonst erkennt das Finanzamt die Werbungskosten nicht an.

Geschenke an Mitarbeiter und Kollegen sind von einem Arbeitnehmer grundsätzlich nicht als Werbungskosten absetzbar, auch nicht zu besonderen persönlichen Anlässen wie z. B. Geburtstag oder Hochzeit. Ausnahme: Der Arbeitnehmer bezieht erfolgsabhängige Bezüge und ein Teil seiner Bezüge ist vom Erfolg und Arbeitseinsatz seiner Mitarbeiter abhängig. Dann können die Geschenke als Belohnung für gute Arbeit bzw. als Anreiz für weitere Leistungen angesehen werden.

II.   Umsatzsteuer

1.    Übersicht

Die umsatzsteuerliche Behandlung orientiert sich grundsätzlich an der ertragssteuerrechtlichen Behandlung. Umsatzsteuerlich sind dabei insbesondere zwei Fragen relevant:

  1. Ist aus der Anschaffung der Geschenke der Vorsteuerabzug zulässig (gewesen)?
  2. Muss der Schenker die Zuwendungen der Umsatzsteuer unterwerfen?

Die Antworten richten sich u. a. danach, ob das Geschenk betrieblich veranlasst ist oder nicht.

Wurden die Geschenke im Zeitpunkt der Anschaffung als abziehbar eingestuft sowie die Vorsteuer abgezogen, und stellt sich später heraus, dass dies fehlerhaft war, ist der ursprüngliche Vorsteuerabzug zu korrigieren.

Hinweise: Der Bundesfinanzhof hat Ende 2010/Anfang 2011 im mehreren Urteilen konkretisiert, dass der Unternehmer nur zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, soweit er Leistungen für sein Unternehmen verwenden will. Zwischen Eingangs- und Ausgangsleistung muss ein direkter und unmittelbarer Zusammenhang bestehen.

Unternehmer, die bereits beim Einkauf der Geschenke beabsichtigen, diese nicht für ihre wirtschaftlichen Tätigkeiten, sondern z. B. ausschließlich und unmittelbar für unentgeltliche Zuwendungen an Arbeitnehmer für dessen privaten Bedarf zu verwenden, sind von vornherein nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Es unterbleibt dann aber auch eine umsatzsteuerpflichtige Entnahmebesteuerung.

2.    Private Geschenke

Hier ist zu unterscheiden, aus welchem Anlass der geschenkte Gegenstand angeschafft wurde:

  • Für den Fall, dass das Geschenk direkt weiter verschenkt werden sollte, ist mangels unternehmerischer Veranlassung kein Vorsteuerabzug möglich. Die Schenkung unterliegt dann aber auch nicht als sog. unentgeltliche Wertabgabe der Umsatzsteuer.
  • Wurde der geschenkte Gegenstand bisher unternehmerisch genutzt (z. B. ein Firmenwagen) und war deshalb aus der ursprünglichen Anschaffung der Vorsteuerabzug möglich, ist zu unterscheiden, ob der Gegenstand bisher dem Umlauf- oder Anlagevermögen zugeordnet war:
  • Bei verschenktem Anlagevermögen muss der Vorsteuerabzug nicht rückgängig gemacht werden. Auf die private Wertabgabe (z. B. Schenkung des Firmenwagens an die Tochter) entsteht dann aber Umsatzsteuer auf den aktuellen Einkaufspreis zum Zeitpunkt der Schenkung bzw. auf die Selbstkosten.
  • War der Gegenstand der Schenkung Umlaufvermögen, ist der ursprüngliche Vorsteuerabzug rückgängig zu machen, d. h. ans Finanzamt zurück zu zahlen; die Schenkung löst keine weitere Umsatzsteuer aus.

3.    Betrieblich veranlasste Geschenke

Bei Geschenken an Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten etc. ist zu differenzieren:

  • Bei Geschenken bis 35 € netto pro Jahr und Empfänger, die gesondert aufgezeichnet werden, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich (außer z. B. bei Ärzten oder Versicherungsvertretern, die nur steuerfreie Umsätze tätigen), sofern eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis vorliegt. Die Schenkung unterliegt wegen ihres geringen Werts nicht der Umsatzsteuer.
  • Für ertragsteuerlich nicht abzugsfähige Geschenke – das betrifft sowohl jene über der 35 €-Grenze als auch solche, die nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet werden – scheidet der Vorsteuerabzug prinzipiell aus. Für die Schenkung fällt entsprechend keine Umsatzsteuer an.

Der Bundesfinanzhof hat Ende 2012 entschieden, dass ein von einem Unternehmer einem Diabetiker zur Bestimmung des Blutzuckerspiegels unentgeltlich zugewendetes Set (im Rahmen einer Schulung), das einen späteren Verkauf der Teststreifen fördern sollte, kein Warenmuster ist. Ob ein umsatzsteuerbares Geschenk von geringem Wert i. S. einer Lieferung gegen Entgelt vorliegt, hängt von der Einhaltung der einkommensteuerrechtlichen Wertgrenze (35 €) ab. Ist diese Wertgrenze überschritten, führt die unentgeltliche Zuwendung zur Umsatzsteuerpflicht.

4.    Geschenke an Arbeitnehmer

Sachzuwendungen an Mitarbeiter zum privaten Bedarf sind auch umsatzsteuerbar, wenn sie unentgeltlich sind, d. h. wenn sie keine Vergütungen für die Dienstleistung des Arbeitnehmers darstellen und aus unternehmerischen (betrieblichen) Gründen erfolgen.

Werden Geschenke in der Absicht erworben, diese zur privaten Verwendung an Arbeitnehmer zu verschenken, gibt es keinen Vorsteuerabzug. Die Schenkung als unentgeltliche Lieferung ist dann aber nicht mit Umsatzsteuer zu belasten.

Handelt es sich bei der Schenkung um eine sog. Aufmerksamkeit bzw. ist die Zuwendung im überwiegenden Eigeninteresse des Unternehmens getätigt, die ihn zum Vorsteuerabzug berechtigt. Es entsteht aber keine Umsatzsteuer. Die in der Punktliste zu Kap. I. 6. bezüglich Arbeitnehmer aufgezählten Sachzuwendungen unterliegen damit nicht der Umsatzsteuer.

5.    Gemischte Schenkung

  • Bei einer gemischten Schenkung veräußert der Unternehmer einen Gegenstand verbilligt („zum Freundschaftspreis“). Die gemischte Schenkung stellt aus steuerlicher Sicht keine Entnahme dar. Dieser Vorgang ist vielmehr als entgeltliche Lieferung zu behandeln. Erfolgt die gemischte Schenkung an eine nahe stehende Person oder an Mitarbeiter, greift die sog. Mindestbemessungsgrundlage, d. h. als Bemessungsgrundlage ist dann mindestens der Betrag anzusetzen, der im Falle einer unentgeltlichen Wertabgabe anzusetzen wäre.

Bewirtungskosten

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Bewirtungskosten

Inhalt
I. Allgemeines
II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
3. Allgemein betriebliche Veranlassung  4. Begriff der Bewirtungskosten
5. Angemessenheit
6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
III. Werbungskosten bei Arbeitnehmern

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die geschäftlich veranlasste Beköstigung von Personen, die nur in Höhe von 70 % der angemessenen Aufwendungen bei entsprechendem gesetzlich normiertem Nachweis und bei Einhaltung bestimmter Aufzeichnungspflichten als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
I. Allgemeines
Die Bewirtungskosten stehen im Spannungsfeld zwischen nicht abzugsfähigen Kosten der allgemeinen Lebensführung und betrieblich bzw. beruflich veranlassten Kosten, die als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind.
Entscheidend für einen Abzug sind insbesondere folgende Kriterien:
 die Veranlassung der Bewirtung,
 wer bewirtet wird und
 ob die Bewirtungskosten angemessenen sind.
 Außerdem sind grundsätzlich der Nachweis mittels ordnungsgemäßer Rechnung sowie eine gesonderte Aufzeichnung (Ausnahme: Arbeitnehmer) erforderlich.
In vier Schritten lässt sich prüfen, ob bzw. welche Bewirtungskosten abziehbar sind:
1. Schritt: Handelt es sich um betrieblich oder beruflich veranlasste Kosten? Für private Aufwendungen ist ein Abzug von vornherein ausgeschlossen.
2. Schritt: Ist die Bewirtung „geschäftlich“ (z. B. bei Bewirtung von Geschäftsfreunden) oder „allgemein betrieblich“ veranlasst (z. B. bei Arbeitnehmern)? Im ersten Fall dürfen die angemessenen Kosten nur zu 70 % abgezogen werden.
3. Schritt: Sind die Kosten angemessen? Unangemessen hohe Kosten sind aufzuteilen, in einen nicht angemessenen und damit nicht abziehbaren Teil und in einen angemessenen Teil (vgl. hierzu auch Schritt 2).
4. Schritt: Wurden die Höhe und die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung ordnungsgemäß nachgewiesen? Und bei Betriebsausgaben: Wurden die Kosten ordnungsgemäß aufgezeichnet?
II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist geschäftlich und folglich betrieblich veranlasst, wenn sie der Geschäfts-beziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Darunter fällt die Bewirtung der folgenden Personen:
 Kunden bzw. potenzielle Kunden,
 Lieferanten,
 Handelsvertreter,
 Bewerber,
 Besucher des Betriebs im Rahmen der Öffentlichkeits-arbeit sowie
 Berater.
Dazugezählt werden zudem Begleitpersonen, wie z. B. Sekretärin oder Ehegatte. Auch auf den einladenden und teilnehmenden Unternehmer, dessen Arbeitnehmer oder auf seine Familienangehörigen entfallende Kosten können „geschäftlich veranlasst” sein.
Vorsicht ist allerdings geboten bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden im eigenen Haus/der eigenen Wohnung: Hier überwiegt in den Augen der Finanzverwaltung meistens der private Charakter. Nur in ganz seltenen Fällen könnten Sie den „Kampf“ um den Abzug entsprechender Aufwendungen gewinnen, beispielsweise wenn ein ausländischer Geschäftsfreund eine Bewirtung in Gaststätten nicht gewohnt ist bzw. sein oder Ihr eigener Gesundheitszustand das nicht erlaubt oder wenn eine geschäftliche Unterredung geheim gehalten werden soll. Hier ist eine entsprechende Beweisführung unumgänglich.
Ähnlich problematisch ist die Bewirtung anlässlich von privaten Ereignissen wie beispielsweise bei Geburtstagen oder Dienstjubiläen. Auch hier tritt nach Ansicht der
Finanzverwaltung die private Mitveranlassung derart in den Vordergrund, dass sie die Bewirtungskosten insgesamt nicht zum Abzug zulässt – selbst wenn überwiegend Geschäftsfreunde eingeladen sind.
Hinweis: Bei Geschäfts- und Dienstreisen können bei Vorliegen der übrigen (vor allem zeitlichen) Voraussetzungen neben den Bewirtungskosten auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.
2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % abziehbar. Die nicht abzugsfähigen 30 % sollen in typisierter Form die private Haushaltsersparnis durch die ohnehin notwendige Nahrungsaufnahme berücksichtigen. Die Beschränkung gilt auch für den bewirtenden Unternehmer selbst, seine Angestellten und die Angehörigen.
Hinweis: Die frühere Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70 % ist nicht mehr anzuwenden. Die Vorsteuer können Sie damit immer zu 100 % abziehen, auch aus dem ertragsteuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil (sofern die Bewirtungskosten angemessen sind, s. u.).
Da die Abzugsbeschränkung nur für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass greift, ist die nachfolgende Abgrenzung äußerst wichtig:
3. Bewirtung aus allgemein
betrieblicher Veranlassung
Die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern des Betriebs – z. B. bei Betriebsveranstaltungen oder Weihnachtsfeiern – ist nicht „geschäftlich“, sondern „allgemein betrieblich“ veranlasst und daher in voller Höhe abzugsfähig. Hier greift die Abzugsbeschränkung von 70 % nicht, die Kosten sind somit in voller abzugsfähig. Auch die Kosten für Angehörige von Arbeitnehmern und für Personen, die z. B. zur Gestaltung einer Betriebsfeier beitragen, können unbegrenzt abgezogen werden. Die Bewirtung von fremden Arbeitnehmern, z. B. des Geschäftspartners oder von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen, ist aber „geschäftlich veranlasst“ und daher nur zu 70 % abzugs-fähig. Ebenfalls unter die Beschränkung fällt die Bewirtung von freien Mitarbeitern und Handelsvertretern, selbst wenn es sich um betriebsinterne Schulungen handelt.
4. Begriff der Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind vor allem Aufwendungen für
 Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel (z. B. Tabakwaren), aber auch
 Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren), allerdings keine Übernachtungs- oder Fahrtkosten (hier aber ggf. Betriebsausgaben aus anderen Gründen).
Die Beköstigung muss eindeutig im Vordergrund stehen, was z. B. bei Besuchen von Nachtclubs oder eines Varieté nicht der Fall ist. Denn hierbei stehen die Gesamtkosten in einem Missverhältnis zu den Aufwendungen für die Bewirtung. Bei solchen Aufwendungen dürfte in der Regel der private Charakter überwiegen.
Hinweis: Aufmerksamkeiten in geringem Umfang als übliche Geste der Höflichkeit fallen nicht unter den Begriff der Bewirtung. So können z. B. Getränke und Gebäck anlässlich von Besprechungen uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nicht nach der Höhe der Aufwendungen, sondern nach der Verkehrsauffassung und Üblichkeit.
Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die kostenfreie Bewirtung in der betriebseigenen Kantine stattfindet: Hier sind die entsprechenden Sach- und Personalkosten prinzipiell auf das Konto „Bewirtung von Geschäftsfreunden“ umzubuchen und nur mit 70 % abziehbar. Aus Vereinfachungsgründen kann pro Bewirtung und pro Person ein Betrag von 15 € angesetzt werden, von dem anteilig 4,50 € nicht abzugsfähig sind.
Hinweis. Keine Bewirtung im engeren Sinne sind Produkt- und Warenverköstigungen. Sie stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und sind daher als Werbeaufwand unbegrenzt abziehbare Betriebsausgaben.
5. Angemessenheit
Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Ob und inwieweit Bewirtungsaufwendungen angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag). Sollte der Bewirtungsaufwand unangemessen sein, kann er gänzlich vom Abzug ausgeschlossen sein, wenn er seiner Art nach bereits unangemessen ist (z. B. beim Besuch eines Nachtclubs); ist der Aufwand nur der Höhe nach unangemessen, ist er aufzuteilen.
Dies geschieht wie folgt:
 Der unangemessene Anteil ist nicht abziehbar, einschließlich der enthaltenen Vorsteuern.
 Nur der angemessene Teil ist abzugsfähig, wobei dieser Teil dann noch um 30 % zu kürzen ist. Die Vorsteuer aus dem angemessenen Teil bleibt zu 100 % abziehbar.
6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
Die Höhe und geschäftliche Veranlassung der Bewirtung sind zeitnah (innerhalb von ca. zehn Tagen, spätestens mit der Monatsbuchhaltung) schriftlich durch folgende Angaben nachzuweisen:
 Ort und Tag,
 Teilnehmer,
 Anlass,
 Höhe der Aufwendungen.
Der Beleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Hinweis: Vermeiden Sie Streitigkeiten mit dem Finanzamt und geben Sie den Anlass der Bewirtung konkret und beweissicher an. Allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.
Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern; die übrigen Details müssen aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich sein. Nicht nur für den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten, sondern darüber hinaus für den Abzug der darin enthaltenen Vorsteuern muss die maschinelle und registrierte Rechnung folgende Angaben enthalten:
 den vollständigen Namen, die Anschrift der Gaststätte und die dem Gastwirt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
 den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Unternehmer),
 das Ausstellungsdatum,
 die Rechnungsnummer,
 Art, Menge bzw. Umfang der Leistungen,
 das Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag sowie
 den Tag der Bewirtung.
Bei Kleinbeträgen bis 150 € genügen der vollständige
Name und die Anschrift des Gastwirts, das Ausstellungs-datum, Art, Menge oder Umfang der Leistungen, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz.
Um den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten zu sichern, müssen noch folgende Besonderheiten beachtet werden:
 Alle verzehrten Speisen und Getränke müssen mit Einzelpreisen detailliert benannt sein (übliche Bezeichnungen wie z. B. „Menü“, „Lunch-Buffet“ o. Ä. sind dabei ausreichend).
 Außerdem müssen alle Teilnehmer der Bewirtung namentlich genannt werden, auch der einladende Unternehmer selbst, teilnehmende Arbeitnehmer sowie Familienangehörige. Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich, kann vom Finanzamt allerdings angefordert werden. Eine berufliche Schweigepflicht entbindet i. d. R. nicht von der Namensangabe. Eine Ausnahme gilt nur, wenn die Angaben z. B. bei einer großen Personenanzahl nicht zumutbar sind (dann genügt die Zahl und eine Sammelbezeichnung).
 Bei einer Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig.
Neben der Nachweispflicht müssen die Bewirtungsaufwendungen auch einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto oder in einer getrennten Spalte aufgezeichnet werden. Werden diese strikten Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Bewirtungskosten selbst dann streichen, wenn es keine Zweifel an der angemessenen Höhe und betrieblichen bzw. beruflichen Veranlassung der Aufwendungen hat.
Hinweis: Achten Sie akribisch auf die Richtigkeit der Belege. Ohne den ordnungsgemäßen Nachweis, bei unvollständigen Angaben oder fehlender separater Aufzeichnung streicht der Fiskus den Abzug – ggf. auch nachträglich! Die Angaben können nicht nachgeholt werden.
Es besteht eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für die Bewirtungskostenbelege.
III. Werbungskosten
Für Arbeitnehmer gelten für den Werbungskostenabzug die Regelungen für den Betriebsausgabenabzug von Unternehmern sinngemäß – mit Ausnahme der gesonderten Aufzeichnungspflicht. Bei ihnen kommt es auf eine beruf¬liche Veranlassung der Bewirtungskosten an. Dass erfolgsabhängige Einnahmen erzielt werden, ist keine absolute Voraussetzung mehr.
Allerdings entscheidet die Art der Bezüge über die Höhe des Werbungskostenabzugs:
 Bei nicht erfolgsabhängigen Bezügen greift die Abzugsbeschränkung von 70 %.
 Bewirtet ein Arbeitnehmer mit erfolgsabhängigen Bezügen seine Mitarbeiter, sind die Kosten zu 100 % abziehbar. Denn diese Bewirtung ist vergleichbar mit der einer reinen Arbeitnehmerbewirtung eines Unternehmers. Nur 70 % sind allerdings abziehbar, wenn andere Personen als dem Arbeitnehmer unterstellte Mitarbeiter bewirtet werden.
Hinweis: Den 100 %igen Abzug gibt es auch, wenn der Arbeitnehmer nicht selbst als Gastgeber auftritt, sondern sich an den Kosten des Arbeitgebers beteiligt, dieser also der eigentlich Einladende ist (Rechnungsadressierung an diesen). Seinen Kostenanteil kann der Arbeitnehmer dann voll als Werbungskosten geltend machen.

Rechtsstand: 1.6.2016
Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.