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Verkauf einer Freiberufler-Praxis: Halber Steuersatz, Freibetrag

Zwar betrifft der hier vorliegende Fall eine Steuerberatungspraxis. Der Fall ist jedoch auch auf Arzt-/Zahnarztpraxen übertragbar:

Die tarifbegünstigte Veräußerung einer freiberuflichen Einzelpraxis setzt voraus, dass der Steuerpflichtige die wesentlichen vermögensmäßigen Grundlagen entgeltlich und definitiv auf einen anderen überträgt. Hierzu muss der Veräußerer seine freiberufliche Tätigkeit in dem bisherigen örtlichen Wirkungskreis wenigstens für eine gewisse Zeit einstellen (Anschluss an BFH-Urteile v. 10.06.1999 – IV R 11/99, BFH/NV 1999, 1594; v. 29.06.1994 – I R 105/93, BFH/NV 1995, 109; v. 18.05.1994 – I R 109/93, BFHE 175, 249, BStBl II 1994, 925: BFH, Urteil v. 21.08.2018 – VIII R 2/15; veröffentlicht am 28.11.2018).

Hintergrund: Gemäß § 18 Abs. 3 i.V.m. § 16 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG gehört zu den Einkünften aus selbständiger Arbeit auch der Gewinn aus der Veräußerung des ganzen Vermögens, das der selbständigen Arbeit dient (Praxisveräußerung). Für diesen Veräußerungsgewinn sieht § 34 Abs. 2 Nr. 1 i.V.m. Abs. 1 EStG eine Tarifbegünstigung vor.

Sachverhalt: Streitig ist, ob der Kläger seine Steuerberatungskanzlei im Streitjahr 2008 gemäß § 18 Abs. 3 i.V.m. § 16 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 2 sowie § 34 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 1 EStG VZ 2008 tarifbegünstigt veräußert hat.

Hierzu führten die Richter des BFH weiter aus:

Nach ständiger Rechtsprechung des BFH setzt die Veräußerung einer Praxis voraus, dass der Steuerpflichtige die für die Ausübung der selbständigen Tätigkeit wesentlichen vermögensmäßigen Grundlagen entgeltlich auf einen anderen überträgt. Hierzu gehören insbesondere die immateriellen Wirtschaftsgüter der Praxis wie Mandantenstamm bzw. Praxiswert (u.a. BFH, Urteil v. 18.05.1994 – I R 109/93, BStBl II 1994, 925).

Darüber hinaus muss der Veräußerer nach der Rechtsprechung des BFH seine freiberufliche Tätigkeit in dem bisherigen örtlichen Wirkungskreis wenigstens für eine gewisse Zeit einstellen (u.a. BFH, Urteil v. 10.06.1999 – IV R 11/99).

Ob eine „definitive“ Übertragung des Mandantenstamms stattgefunden hat, hängt letztlich von den Umständen des Einzelfalls ab, die das FG als Tatsacheninstanz zu würdigen hat. Sie kann letztlich nur nach einem gewissen Zeitablauf abschließend beurteilt werden, was insbesondere für freiberufliche Tätigkeiten gilt, die in einem besonderen Maß personenbezogen sind und bei denen sich deshalb die persönlichen Beziehungen des Erwerbers zu den bisherigen Mandanten des Veräußerers erst entwickeln bzw. festigen müssen.

Neben der Dauer der Einstellung der freiberuflichen Tätigkeit sind insbesondere die räumliche Entfernung einer wieder aufgenommenen Berufstätigkeit zur veräußerten Praxis, die Vergleichbarkeit der Betätigungen, die Art und Struktur der Mandate, eine zwischenzeitliche Tätigkeit des Veräußerers als Arbeitnehmer oder freier Mitarbeiter des Erwerbers sowie die Nutzungsdauer des erworbenen Praxiswerts zu berücksichtigen.

Wird der Veräußerer als Arbeitnehmer oder als freier Mitarbeiter im Auftrag und für Rechnung des Erwerbers tätig, ist dies grundsätzlich unschädlich, da der Erwerber trotzdem zivilrechtlich und wirtschaftlich in der Lage ist, die Beziehungen zu den früheren Mandanten des Veräußerers zu verwerten.

Nimmt der Veräußerer dagegen seine freiberufliche Tätigkeit nach einer gewissen Zeit wieder auf, kann dies auch dann schädlich sein, wenn die Wiederaufnahme zum Zeitpunkt der Übertragung der Praxis nicht geplant war. Maßgebend ist allein, ob es objektiv zu einer definitiven Übertragung der wesentlichen Praxisgrundlagen gekommen ist.

Ob ein Arbeitszimmer erforderlich ist, entscheide ich

Die Erforderlichkeit des häuslichen Arbeitszimmers ist kein Merkmal des Abzugstatbestands des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG (BFH, Urteil vom 08.03.2017 – IX R 52/14, NV; veröffentlicht am 07.06.2017).

Sachverhalt: Der Kläger begehrt den Abzug der Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer, welches er nach eigenen Angaben zu 50 % zur Verwaltung seines Kapitalvermögens und zu 50 % zur Verwaltung seiner Mietobjekte sowie zur sonstigen Vermögensverwaltung nutzte. Das FG der ersten Instanz ließ einen Abzug der Kosten nicht zu. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer könnten nur dann berücksichtigt werden, wenn dieses für die Tätigkeit des Steuerpflichtigen erforderlich sei.

Hierzu führten die Richter des BFH weiter aus:

§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG bestimmt abschließend, unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer abziehbar sind (vgl. u.a. Kanzler, NWB 15/2016 S. 1071, unter I.5.).
Die Erforderlichkeit ist kein Merkmal des Abzugstatbestands.
Der Gesetzgeber typisiert in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG die Abzugsvoraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer, in dem er die Abzugsmöglichkeit auf die zwei im Gesetz genannten Fallgruppen (kein anderer Arbeitsplatz, Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung) begrenzt.
Mit den beiden Fallgruppen typisiert das Gesetz die Erforderlichkeit der beruflichen oder betrieblichen Nutzung des Arbeitszimmers, ohne den Begriff der Erforderlichkeit in Gestalt eines unbestimmten Rechtsbegriffs zu einem Tatbestandsmerkmal zu machen (vgl. BFH, Urteil vom 27.09.1996 – VI R 47/96, BStBl II 1997, 68, unter 2.b).
Ein zusätzliches ungeschriebenes Tatbestandsmerkmal der Erforderlichkeit für die beiden Fälle, in denen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer überhaupt nur abzugsfähig sind, folgt daher weder aus dem Gesetzeswortlaut noch aus der Gesetzesbegründung.
Denn mit den beiden in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG geregelten Fallgruppen sollen gerade Streitigkeiten über die Notwendigkeit eines Arbeitszimmers vermieden werden (BT- Drucks 13/1686, S. 16, BR- Drucks 171/2/95, S. 36).

Hinweis:

Im Streitfall hat der BFH die Sache an das FG zurückverwiesen. Denn es hat keine Feststellungen dazu getroffen, in welchem Umfang der in Rede stehende Raum zur Erzielung von Einkünften genutzt wurde oder ob ggf. eine schädliche private (Mit-)Nutzung vorlag. Diese Feststellungen wird es im zweiten Rechtsgang nachzuholen haben.

Steuerschulden: Bei Hinterziehung durch Mitarbeiter haftet der Geschäftsführer

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht: Diesen Grundsatz gab es schon im römischen Recht. Im deutschen Sprachraum wurde er zwar als Volksweisheit übernommen, im deutschen Strafrecht schützt Unwissenheit in den meisten Fällen aber doch vor einer Strafe. Wegen einer Steuerhinterziehung kann beispielsweise nur derjenige verurteilt werden, der vorsätzlich gehandelt hat. Allerdings schützt Unwissenheit nicht davor, als GmbH-Geschäftsführer wegen der Steuerhinterziehung seiner Mitarbeiter in Haftung genommen zu werden. Dies zeigt eine Entscheidung des Finanzgerichts Mecklenburg-Vorpommern (FG).

In dem Verfahren hatte das Finanzamt einen alleinvertretungsberechtigten GmbH-Geschäftsführer in Haftung genommen. Seine Mitarbeiter waren wegen vorsätzlicher Steuerhinterziehung bzw. leichtfertiger Steuerverkürzung straf- und ordnungswidrigkeitenrechtlich belangt worden.

Obwohl der Geschäftsführer keine Kenntnis von den Steuerstraftaten seiner Mitarbeiter hatte, musste er die Steuerschulden der GmbH bezahlen. Die Richter warfen ihm eine Pflichtverletzung vor, weil er nicht dafür gesorgt hatte, dass die Steuern rechtzeitig und zutreffend festgesetzt wurden. Zwar muss ein Geschäftsführer nicht sämtliche steuerlichen Angelegenheiten seiner GmbH selbst erledigen. Bei mangelnder Sachkunde kann er sogar verpflichtet sein, die Erledigung anderen sachkundigen Personen zu übertragen. Allerdings muss er diejenigen Personen, denen er die Erledigung der steuerlichen Pflichten übertragen hat, laufend und sorgfältig überwachen. Dies hatte der Geschäftsführer versäumt, so dass er für die Steuerschulden der GmbH haftete. Der Spruch müsste in diesem Fall also lauten: Unwissenheit schützt vor Haftung nicht.

Hinweis: „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ bedeutet also nicht, dass die Beteiligten von einer Haftung völlig verschont bleiben. Gerade bei Steuerschulden besteht – insbesondere für den Geschäftsführer – ein erhebliches Haftungsrisiko.

Millionenschenkung: Kunstsammlung bleibt von Schenkungsteuer befreit

Nach dem Erbschaftsteuer- und Schenkungsteuergesetz können Kunstsammlungen unter folgenden Voraussetzungen steuerfrei vererbt bzw. verschenkt werden:

  • Die Steuerbefreiung beträgt 60 %, wenn die Erhaltung der Gegenstände wegen ihrer Bedeutung für Kunst, Geschichte oder Wissenschaft im öffentlichen Interesse liegt, die jährlichen Kosten in der Regel höher sind als die erzielten Einnahmen und die Gegenstände der Forschung oder Volksbildung nutzbar gemacht werden.
  • Die Steuerbefreiung beträgt 100 %, wenn der Erwerber zusätzlich bereit ist, die Gegenstände den geltenden Bestimmungen der Denkmalspflege zu unterstellen und sie sich seit mindestens 20 Jahren im Familienbesitz befinden (oder alternativ im Verzeichnis national wertvollen Kulturguts oder national wertvoller Archive eingetragen sind).

Vor dem Bundesfinanzhof (BFH) ist es dem Sohn eines Kunstsammlers gelungen, für viele Gemälde seiner schenkweise erhaltenen Kunstsammlung im Gesamtwert von 9,7 Mio. EUR die 100%ige Steuerbefreiung zu erlangen.

In der Vorinstanz hatte das Finanzgericht Münster zunächst nur die 60%ige Befreiung gewährt, weil es nicht die Bereitschaft des Sohnes erkannt hatte, die Sammlung den Bestimmungen der Denkmalspflege zu unterstellen. Maßgeblich war für die Finanzrichter, dass der Sohn im zeitlichen Zusammenhang mit der Schenkung keine entsprechende schriftliche Meldung an die untere Denkmalbehörde abgegeben hatte.

Der BFH erklärte jedoch, dass eine Mitteilung an die Denkmalbehörde nicht zwingend erforderlich ist. Die Bereitschaft, die Sammlung den Bestimmungen der Denkmalspflege zu unterstellen, ergab sich nach Ansicht der Bundesrichter bereits daraus, dass der Sohn drei Monate nach der Schenkung einen zehnjährigen Kooperationsvertrag mit einer Stiftung abgeschlossen hatte, wonach ihr ein jederzeitiges Zugriffsrecht auf die Sammlung eingeräumt worden war. Hinzu kam, dass der Sohn bereits in seiner Schenkungsteuererklärung dargelegt hatte, dass er seine Sammlung  konservatorisch einwandfrei behandeln werde.

Hinweis: Um die vollständige Steuerbefreiung für eine Kunstsammlung zu erhalten, kann also der Abschluss eines Leih- und Kooperationsvertrags mit einem Museum bzw. einer Stiftung genügen. Auf Nummer sicher geht jedoch, wer zeitnah gegenüber der zuständigen Denkmalbehörde erklärt, dass er die Vorschriften des landesrechtlichen Denkmalschutzgesetzes zur Denkmalspflege einhält.

Renovierung und Steuern: Schönheitsreparaturen

Eine schlechte Nachricht bei Gebäudesanierung: Anschaffungsnahe Herstellungskosten anstelle Sofortabzug

Der BFH hat mit drei Urteilen vom 14. Juni 2016 IX R 25/14, IX R 15/15 und IX R 22/15 den Begriff der „Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen“ in § 6 Abs. 1 Nr. 1a des EStG für die Fälle konkretisiert, in denen in zeitlicher Nähe zur Anschaffung neben sonstigen Sanierungsmaßnahmen reine Schönheitsreparaturen durchgeführt werden.

Der BFH bezieht auch diese Aufwendungen in die anschaffungsnahen Herstellungskosten ein, so dass insoweit kein sofortiger Werbungskostenabzug möglich ist.

In den Streitfällen hatten die Kläger Immobilienobjekte erworben und in zeitlicher Nähe zur Anschaffung umgestaltet, renoviert und instandgesetzt, um sie anschließend zu vermieten.

Dabei wurden z.B. Wände eingezogen, Bäder erneuert, Fenster ausgetauscht und energetische Verbesserungsmaßnahmen sowie Schönheitsreparaturen durchgeführt. Die Kläger machten sofort abziehbare Werbungskosten geltend.

Da die gesamten Nettokosten der Renovierungen jeweils 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes überstiegen, ging das Finanzamt gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG von sog. „anschaffungsnahen“ Herstellungskosten aus, die nur im Wege der AfA über die Nutzungsdauer des Gebäudes verteilt steuerlich geltend gemacht werden können.

Nach dieser Vorschrift gehören die Aufwendungen für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen zu den Herstellungskosten eines Gebäudes, wenn diese innerhalb von drei Jahren nach dessen Anschaffung durchgeführt werden und wenn die Nettokosten (ohne Umsatzsteuer) 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen.

Die Steuerpflichtigen machten in den finanzgerichtlichen Verfahren geltend, dass jedenfalls die Aufwendungen für reine Schönheitsreparaturen (wie etwa für das Tapezieren und das Streichen von Wänden, Böden, Heizkörpern, Innen- und Außentüren sowie der Fenster) nicht unter den Begriff der „Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen“ fallen könnten, sondern isoliert betrachtet werden müssten. Kosten für Schönheitsreparaturen seien mithin auch nicht – zusammen mit anderen Kosten der Sanierung – als „anschaffungsnahe“ Herstellungskosten anzusehen, sondern dürften als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abgezogen werden.

Dem widerspricht der BFH in seinen neuen Urteilen. Danach gehören auch reine Schönheitsreparaturen sowie Maßnahmen, die das Gebäude erst betriebsbereit (d.h. vermietbar) machen oder die es über den ursprünglichen Zustand hinaus wesentlich verbessern (Luxussanierung) zu den „Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen“ i.S. des § 6 Abs. 1 Nr. 1a Satz 1 EStG. Dies begründet er mit dem vom Gesetzgeber mit der Regelung verfolgten Zweck, aus Gründen der Rechtsvereinfachung und -sicherheit eine typisierende Regelung zu schaffen.

Nach dieser Rechtsprechung müssen nunmehr grundsätzlich sämtliche Kosten für bauliche Maßnahmen, die im Rahmen einer im Zusammenhang mit der Anschaffung des Gebäudes vorgenommenen Sanierung anfallen, zusammengerechnet werden; eine Segmentierung der Gesamtkosten ist nicht zulässig.

Übersteigt die Gesamtsumme der innerhalb von drei Jahren angefallenen Renovierungskosten sodann 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes, kann der Aufwand nur nach den AfA-Regelungen abgeschrieben werden.

Steuerberater und Banken

I. Ausgangslage

Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie möchten eine Maschine für Ihren Betrieb kaufen oder Ihre Kundenzahlungen gehen nicht wie geplant ein. Sie sprechen Ihre Bank an, bitten um einen Kredit und legen Ihre Bilanz mit aktueller BWA vor. Es folgen Fragen, Zweifel werden geäußert, und möglicherweise gibt es eine Absage.

II. Hintergründe

Ausgehend von der Immobilienkrise 2007 in den USA und der darauffolgenden Wirtschafts- und Finanzkrise war es wichtig, das ins Trudeln geratene Bankensystem zu stabilisieren. Dies geschah nicht nur durch Bereitstellung von Kapital, sondern auch durch eine Verschärfung der gesetzlichen Bestimmungen bzw. der Bankenregulierung. Hinzu kamen ab 2010 die Schuldenkrise in Europa und die Probleme unserer europäischen Währung. Ziel aller Maßnahmen (insbesondere Basel III) war es, ein stabiles, funktionsfähiges Bankensystems zu gewährleisten, ohne das unsere Wirtschaft nicht lebensfähig ist. Das in 2011 umhergehende Schreckgespenst einer möglichen Kreditklemme kann getrost verneint werden. Banken und Sparkassen können aufgrund der von der EZB bereitgestellten hohen Liquidität die Wirtschaft mit genügend Kreditmittel versorgen, um die gesamtwirtschaftlich erforderlichen Investitionen zu finanzieren. Dennoch haben KMU mit mittleren oder nur ausreichenden Bonitäten gemäß Umfragen und gezeigten Erfahrungen immer noch Schwierigkeiten, eine Finanzierung für Betriebsmittel und Investitionen zu erhalten. Die angesprochene Basel III-Regulierung hat starken Einfluss auf die internen Prozesse in den Banken genommen. Über die Bilanzzahlen hinaus spielen die so genannten weichen Faktoren (geschäftliches Umfeld, Wettbewerb, Abnehmer, Geschäftsführung, Kontoinformationen, Informationspolitik etc.) zunehmend eine wichtige Rolle. Das Ergebnis der eigenen Bonität spiegelt sich im Rating wider, das die Banken jeweils für ihr Haus nach gesetzlich vorgegebenen Bestimmungen ermitteln. Eine gute Ratingnote ist das Maß aller Dinge.

PRAXISHINWEIS
Deshalb ist es für Sie wichtig, sich schnellstmöglich darauf einzustellen. Machen Sie sich fit für eine neue Finanzkommunikation. Werden Sie aktiv und treffen Vorsorge – mit den folgenden Empfehlungen.

III. Empfehlungen

Die folgenden Empfehlungen zur Bankenkommunikation garantieren Ihnen keine Kreditgewährung, erhöhen aber die Wahrscheinlichkeit. Denn Sie schaffen damit eine Win-win-Situation – Offenheit und Verlässlichkeit schaffen Vertrauen. Dies ist eine gute Grundlage für eine gedeihliche Zusammenarbeit.

1. Kommunizieren Sie regelmäßig und offen

Suchen Sie regelmäßig den Kontakt zu Ihrem Firmenkundenbetreuer und Ihrer Hausbank.

Checkliste: Regelmäßige und offene Kommunikation

  • Bauen Sie eine gute persönliche Beziehung auf.
  • Schaffen Sie ein Umfeld von gegenseitigem Vertrauen, das sich durch Offenheit und Transparenz auszeichnet.
  • Akzeptieren Sie das Informationsbedürfnis der Banken. Gehen Sie insbesondere auf „kritische“ Fragen des Bankers ein und versuchen Sie, diese zu entkräften.
  • Sprechen Sie Ihre Bank rechtzeitig an. Die Prüfung Ihres Kreditwunsches bedarf meist einer gewissen Bearbeitungszeit.
  • Führen Sie jährlich ein ausführliches Bilanzgespräch mit Ihrer Bank. Sprechen Sie über Stärken, Schwächen und Verbesserungsvorschläge aus Bankensicht. Erfragen Sie auch den Eindruck, den die Bank von Ihrer Bilanz hat.
  • Seien Sie verlässlich: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können und liefern Sie, was sie versprochen haben.

2. Bereiten Sie sich und das Umfeld vor

Eine gute Vorbereitung ist durch nichts zu ersetzen. Nehmen Sie sich daher die erforderliche Zeit, zu überlegen, welche Unterlagen mit welchen Inhalten vorzulegen sind. Am besten gelingt dies, wenn Sie sich gedanklich in die Lage des Gegenübers versetzen.

Checkliste: Vorbereitung und Umfeld

  • Zeigen Sie sich gut vorbereitet. Stellen Sie Sachverhalte einfach, klar und aussagekräftig in optisch guter Form dar.
  • Schaffen Sie für das Bankengespräch eine freundliche Atmosphäre und vermeiden Sie dabei Termindruck.
  • Laden Sie Ihren Banker zu einer Betriebsbesichtigung ein. Übergeben Sie ihm dabei auch Unterlagen, Flyer und Werbematerial Ihres Unternehmens.
  • Machen Sie sich vorher auch Gedanken über mögliche Diskussionspunkte und Sicherheiten.

3. Vermitteln Sie Kompetenz und Zukunftsfähigkeit

Bringen Sie Kompetenz und Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens zum Ausdruck.

Checkliste: Kompetenz und Zukunftsfähigkeit

  • Geben Sie sich fachlich versiert und kompetent. Führen Sie das Gespräch im Dialog. Zeigen Sie, dass Sie der richtige Steuermann für Ihr Unternehmen sind.
  • Entwickeln Sie ein übergeordnetes Leitbild (Vision) und bauen darauf Ihre Unternehmensziele auf.
  • Stellen Sie Geschäftsmodell und Strategie vor und zeigen klare, möglichst einfache Strukturen auf.
  • Entwickeln Sie eine „Finanz-Story“, die beim Leser auch Emotionen erzeugt.
  • Stellen Sie die Kompetenzen Ihres Unternehmens mit speziellem Know-how, den Kunden- und Entwicklungspotenzialen, der Innovationskraft und insbesondere dem Alleinstellungsmerkmal dar.
  • Beschreiben Sie den für Ihr Unternehmen relevanten Markt, den Wettbewerb und Ihre Marktposition.
  • Zeigen Sie die zukünftige (erfolgreiche) Ertragssituation Ihres Unternehmens mit Zahlen auf. Dazu gehören – neben Bilanzen und BWAs – Planungsrechnungen wie Investitions- und Finanzierungsplanung, Rentabilitäts- und Kapitaldienstberechnungen. Entwickeln Sie dabei Zukunftsszenarien bei unterschiedlichen Annahmen.
  • Stellen Sie Zahlen, Unterlagen etc. realistisch dar; versuchen Sie nicht, diese „schön zu rechnen“. Zeigen Sie, dass Sie auch im „Worst Case“-Fall Überlebensfähig sind.
  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Bilanz- und GuV-Relationen mit Blick auf die Verbesserung Ihrer Bonität bzw. Ihres Ratings.
  • Stellen Sie ein tragfähiges Finanzierungskonzept auf und beachten dabei Gesamtverschuldung, Liquidität sowie Kapitaldienstfähigkeit.
  • Kommentieren Sie die gelieferten Zahlen unbedingt, insbesondere bei ungeplanten Abweichungen.
  • Zeigen Sie auch, dass Sie für Eventualfälle (Notfallplanung, anstehende Nachfolge im Unternehmen) gerüstet sind.
  • Stellen Sie sich dem Rating und versuchen Sie, es positiv zu beeinflussen. Sprechen Sie mit Ihrem Bankberater darüber.

4. Schaffen Sie Alternativen

Stellen Sie sich im Finanzierungsbereich flexibel auf. Denken und handeln Sie auch hier in Alternativen.

Checkliste: Alternativen schaffen

  • Bauen Sie sich eine zweite Bankverbindung auf.
  • Erweitern Sie damit Ihre Finanzierungsspielräume und schaffen Sie sich einen Wettbewerbsvergleich.
  • Da ein solcher Aufbau sorgfältig vorbereitet werden muss, sollten Sie eine gewisse Zeit einkalkulieren.
  • Beziehen Sie auch Alternativen wie Leasing, Factoring und Beteiligungskapital in Ihre Überlegungen ein. Denken Sie bei Ihren Finanzierungsvorhaben auch an öffentliche Mittel und staatliche Bürgschaftsprogramme.
PRAXISHINWEISE
  •  Bleiben Sie vertragstreu und stimmen erforderlichenfalls geplante Änderungswünsche vorab mit Ihrer Bank ab.
  • Achten Sie unbedingt darauf, dass es nicht zu unabgesprochenen Überziehungen kommt. Melden Sie sich vorher bei der Bank.
  •  Überprüfen Sie Ihren Finanzbedarf, z. B. ob die derzeitige Höhe Ihres Kontokorrentkredites noch Ihrem aktuellen Geschäftsumfang/Bedarf entspricht.
  •  Stimmen Sie den Umfang der benötigten Unterlagen/Informationswünsche vorab mit der Bank ab.
  •  Überprüfen Sie, ob durch erfolgte Tilgungen frei gewordene Sicherheiten zurückgegeben werden können.
  •  Entwickeln Sie über den heutigen Tag hinaus eine mittelfristige Finanzstrategie.
  •  Überprüfen Sie bei der Finanzierung von Investitionen, ob Sie auch Eigenkapital einbringen können.
  •  Ein regelmäßiges, gut strukturiertes Reporting ist zudem eine gute Grundlage für eine unabdingbare Krisenprävention.
  • Sie sind zu mehr als 100 % im Tagesgeschäft gebunden. Sprechen Sie daher Ihren Berater an. Er kann Sie vertrauensvoll bei der Vielzahl Ihrer Aufgaben rund um die Bankenkommunikation unterstützen.

Kassenbuch richtig führen – Alle Anforderungen im Überblick

 I.  Bedeutung

Das Kassenbuch ist ein zentrales Instrument der Buchführung. Es veranschaulicht alle Bargeschäfte des Unternehmers und ermöglicht so eine Überprüfung der Geschäftstätigkeit. Dies gilt sowohl für die Überprüfung durch die Finanzverwaltung, als auch die Überprüfung durch den Unternehmer selbst. Unabhängig von der Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuchs ist daher jedem Unternehmer mit Bargeschäften die Kassenbuchführung – für eigene Zwecke – zu empfehlen.

Gerade im Zusammenhang mit dem Kassenbuch gilt der zentrale Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg!“.

Die Finanzverwaltung stellt hohe formale Anforderungen an die Kassenbuchführung. Kommt es zu Beanstandungen, können Einnahmen hinzugeschätzt werden.

II.   Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs hängt zum einen an der Durchführung von Bargeschäften ohne Rechnung, zum andere an der Bilanzierung. Wer eine Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbuch führen. Betroffen sind daher stets:

  • Kaufleute (insb. auch GmbH, UG)
  • Gewerblich Unternehmen
  • Unternehmen mit freiwilliger Bilanzierung

Besteht keine Bilanzierungspflicht, muss auch kein Kassenbuch geführt. Daher sind vor allem Freiberufler und kleine gewerbliche Unternehmen von der Kassenbuchführung befreit.

Hinweis: Sofern keine Pflicht zur Kassenbuchführung besteht, sollte auch tatsächlich keine Führung im Rahmen der Geschäftsunterlagen erfolgen. Kommt es im Rahmen einer Überprüfung der Finanzverwaltung zu Beanstandungen, können auch Fehler im „freiwilligen Kassenbuch“ sanktioniert werden.

Wird im Rahmen einer Einnahmen-Überschussrechnung kein Kassenbuch geführt, muss dennoch die Nachvollziehbarkeit der Kassenführung gewährleistet werden. Belege über Ausgaben sind daher chronologisch zu ordnen. Einnahmen sind mindestens nach Tagen in Kassenberichten festzuhalten. Je höher der Barverkehr ist, desto häufiger muss ein aufgezeichneter Abgleich zwischen tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand erfolgen.

III.  Wie kann ein Kassenbuch geführt werden?

Die Art der Kassenbuchführung hängt von der verwendeten Kasse ab. Kommt eine offene Ladenkasse zum Einsatz, muss das Kassenbuch entweder handschriftlich oder mithilfe einer entsprechenden Software geführt werden. Bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse genügt die Aufbewahrung bestimmter Bons. Ein gesondertes klassisches Kassenbuch ist dann entbehrlich.

IV. Anforderungen

1.    Beschaffenheit

Das Kassenbuch muss gebunden sein, also ein Buch im Wortsinn. Es darf nicht möglich sein, einzelne Seiten des Kassenbuchs ohne erkennbare Veränderung zu ersetzen. Üblicherweise werden Kassenbücher mit Durchschlag geführt. Eine Kassenbuchseite kann dann in die Buchführungsunterlagen übernommen werden, während die Durchschläge als Buch gebunden bleiben.

Ferner muss das Kassenbuch für eine mindestens zehnjährige Archivierungsdauer geeignet sein. Die Lesbarkeit der Einträge ist über den gesamten Archivierungszeitraum sicherzustellen. Zudem sollte das Kassenbuch sicher vor äußeren Einflüssen gelagert werden.

2.    Aufbau

Ein Kassenbucheintrag muss stets zumindest die folgenden Angaben enthalten:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Leistungsbeschreibung

Die Eintragungen sind täglich, spätestens am Folgetag vorzunehmen. Umsatzsteuer muss im Kassenbuch nicht gesondert festgehalten werden; eingetragene Beträge sind stets Bruttobeträge. Das Festhalten des Kassenstands ist bei einzelnen Einträgen entbehrlich. Üblicherweise wird die Summe zum Ende einer Kassenbuchseite oder eines Voranmeldungszeitraums (häufig Monat) eingetragen.

Im Kassenbuch sind keine Leerzeilen zulässig. Ggf. sind „übrige“ Zeilen auf einer Kassenbuchseite mit der sog. „Buchhalternase“ zu versehen oder anderweitig auszufüllen. Korrekturen müssen durch den Eintragenden abgezeichnet werden. Dabei ist die Lesbarkeit des alten und neuen Eintrags stets zu gewährleisten. Im Zweifelsfall muss die Kassenbuchseite neu angefertigt werden, wobei auch hier die fehlerhafte Seite im Kassenbuch zu archivieren ist.

Eintragungen im Kassenbuch sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Beträge sind als Eurobeträge Cent-genau einzutragen.

Werden Beträge vergessen, sind diese zwingend nachzutragen (kein „Dazwischenschieben“). Grundsätzlich genügt die Eintragung im Zeitpunkt des Erkennens.

V.  Besonderheiten bei digitalen Kassen

Kommt eine elektronische Registrierkasse zum Einsatz, genügt rechtlich die Aufbewahrung der Z-Bons. Werden diese auf Thermopapier gedruckt, sind zur Sicherstellung der dauerhaften Lesbarkeit Kopien der Belege anzufertigen. Weitere Voraussetzung ist, dass eine Bedienungsanleitung, soweit die Programmierdokumentation zum jederzeitigen Zugriff aufbewahrt wird. Die Programmierung ist sorgfältig vorzunehmen. Zu achten ist etwa auf eine korrekt eingestellte Uhrzeit, da u.a. eine Übereinstimmung von Belegerstellung und Ladenöffnungszeiten überprüft wird.

Wird eine Software verwendet, muss ein geeignetes Programm genutzt werden. Erforderlich ist etwa, dass nachträgliche Änderungen unzulässig sind oder dokumentiert werden. Von der Verwendung einer einfachen Tabellenkalkulation ist nachdrücklich abzuraten.

VI. Häufige Fehler

Bei der Erstellung eines Kassenbuchs besteht eine Vielzahl von Fehlerquellen. Besonders häufig beanstandet die Finanzverwaltung folgende Punkte:

  • Korrekturen ein Kassenbuch, das keinerlei Korrekturen enthält, wirkt in aller Regel verdächtig.
  • Kasse / Bank oftmals werden Eintragungen zu Bareinzahlungen bzw. -abhebungen bei der Kassenbuchführung vergessen.
  • Private Entnahmen gleiches gilt für Zahlungen aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke.
  • Negative Kasse der buchmäßige Bestand einer Kasse darf nie negativ sein.
  • Bestandsprüfung bei einfachen Ladenkassen sollte regelmäßig (täglich) eine Überprüfung von tatsächlichem und buchmäßigem Kassenbestand vorgenommen werden.

 

VII. Sanktionen bei Verstößen

Fehler im Kassenbuch werden durch die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen und (unangemeldeten) Umsatzsteuer-Nachschauen festgestellt. Geringe Verstöße können ohne nachhaltige Konsequenzen bleiben. Wird das Kassenbuch jedoch als ordnungswidrig verworfen, ist die Finanzverwaltung zur Hinzuschätzung von Einnahmen berechtigt. Diese belaufen sich nicht selten auf 10 % der deklarierten Einnahmen.

Kassenabrechnung Firma Muster KG von 01/01/14 bis 31/01/14 Seite 1
Datum Nr. Vorgang Einnahme Ausgabe Bestand
Übertrag Kassenbestand 100,00
01.01.2014 1 Blumen (Geschenk) 10,00
10.01.2014 2 Verkauf Musterware 20,00
18.01.2014 3 Geschäftsessen 40,00
23.01.2014 4 Kassenbuch 5,00 3,00 gez. Muster 
Summe 20,00
Ausgaben 55,00
Kassenbestand 65,00
Erstellt Geprüft Gebucht
Muster Meier Schmidt

Abb.: Muster-Kassenbuchseite

ALLE ANGABEN ohne Gewähr. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an uns!

Rechnung – Das muss drinstehen für Handwerker

Die Rechnung, die Sie Ihrem Kunden stellen, ist nicht nur für Ihre Unterlagen wichtig, sondern sie ermöglicht Ihrem unternehmerisch tätigen Kunden den Abzug der Umsatzsteuer, die Sie ihm in Rechnung gestellt haben. Voraussetzung hierfür ist eine Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält (s. Abschnitt I. und II.).

Soweit Sie Handwerkerleistungen für den Privathaushalt Ihres Kunden erbringen, kann Ihr Kunde unter bestimmten Voraussetzungen eine Ermäßigung seiner Einkommensteuer geltend machen (s. Abschnitt III.). Hierbei können Sie ihm mit ihrer Rechnung helfen, indem Sie die erforderlichen Angaben leisten.

Alles auf einen Blick: Im Mandanten-Merkblatt sind den einzelnen Pflichtangaben in der Rechnung Nummern zugeordnet. Diese Nummern finden Sie in der Muster-Rechnung am Ende des Merkblattes wieder.

I. Pflichtangaben in der Rechnung

1. Angabe Ihres Namens

Sie müssen als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller Ihren vollständigen Namen angeben. Betreiben Sie kein Einzelunternehmen, sondern führen Sie eine Personengesellschaft oder GmbH muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung genannt werden.

2. Angabe Ihrer Anschrift

In der Rechnung muss außerdem Ihre vollständige Geschäftsanschrift bzw. bei Gesellschaften deren Geschäftsadresse angegeben werden.

3. Name und Anschrift Ihres Kunden

Die Rechnung muss an Ihren Kunden gerichtet werden und dessen Namen sowie (Geschäfts-)Anschrift enthalten; denn er ist der Leistungsempfänger, der die Vorsteuer geltend machen will. Ist Ihr Kunde eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH), muss die Rechnung an die Personen- bzw. Kapitalgesellschaft gerichtet sein.

Statt der Anschrift genügt übrigens ein Postfach oder eine Großkundenadresse, falls Ihr Kunde über eine solche verfügt.

4. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

In der müssen Sie entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben.

5. Rechnungsdatum

Ihre Rechnung muss ein Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum) ausweisen. Dies ist der Tag, an dem Sie die Rechnung erstellen.

6. Fortlaufende Rechnungsnummer

Weiterhin müssen Sie eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden, damit das Finanzamt sicherstellen kann, dass die Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Es empfehlen sich fortlaufende Nummern.

7. Bezeichnung der erbrachten Leistung

Sie müssen die von Ihnen erbrachte Leistung in der Rechnung bezeichnen: Bei einer Warenlieferung müssen Sie die Menge und Art, d. h. die handelsübliche Bezeichnung, der gelieferten Waren angeben.

Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) müssen Sie den Umfang und die Art Ihrer Leistung konkret bezeichnen. Allgemeine Beschreibungen wie „Beratung“ oder „Handwerkerarbeiten“ reichen nicht aus.

Ist eine Leistungsbeschreibung in der Rechnung zu umfangreich, können Sie stattdessen in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen, z. B. auf den zugrunde liegenden Vertrag, verweisen, in dem die Leistung genau beschrieben wird.

8. Zeitpunkt der Leistung

Weiterhin müssen Sie in der Rechnung den Zeitpunkt nennen, an dem Sie Ihre Leistung erbracht haben. Dabei genügt die Angabe des Monats, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Lieferungen der Tag der Warenlieferung und bei sonstigen Leistungen wie z. B. Handwerkerleistungen der Tag der Vollendung.

Erstellen Sie Ihre Rechnung noch am Tag Ihrer Leistung, genügt der Hinweis: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Die Angabe des Leistungszeitpunkts kann nicht durch die Beifügung des Lieferscheins ersetzt werden; allerdings genügt der ausdrückliche Verweis in der Rechnung auf den Lieferschein, wenn sich aus dem Lieferschein das Lieferdatum ergibt.

9. Entgelt

Das Entgelt ist der Nettobetrag, also ohne Umsatzsteuer. Haben Sie Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen (19 % und 7 %) erbracht, müssen Sie das Entgelt nach den Steuersätzen aufteilen.

Sofern Sie ein Skonto gewähren, genügt die Angabe des Skontosatzes wie z. B. „2 % Skonto bei Zahlung bis zum …“; den genauen Skontobetrag müssen Sie nicht ausweisen. Besteht eine Bonus- oder Rabattvereinbarung, genügt in der Rechnung der Hinweis auf diese Vereinbarung. Beispiel: „Es gilt unsere Bonusvereinbarung vom …“.

10. Steuersatz und Steuerbetrags

Sowohl der Steuersatz (19 % oder 7 %) als auch der Steuerbetrag, also die sich ergebende Umsatzsteuer, müssen in der Rechnung ausgewiesen werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen Steuersatz und Steuerbetrag sowohl für die Umsätze zu 7 % als auch für die Umsätze zu 19 % jeweils genannt werden.

Haben Sie eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht, müssen Sie in der Rechnung auf die Steuerbefreiung und den Grund für die Steuerbefreiung hinweisen, z. B. durch den Hinweis „steuerfrei wegen Vermittlung von Versicherungen“ oder durch die Angabe des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt.

11. Bezeichnung als „Gutschrift“ bei Abrechnung durch Leistungsempfänger

Rechnen Sie als Leistungsempfänger mittels Gutschrift gegenüber dem leistenden Unternehmer ab, müssen Sie diese Abrechnung seit dem 30. 6. 2013 ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnen. Unzulässig wäre also eine Bezeichnung als „Rechnung“ oder „Abrechnung“; denn dies gefährdet Ihren Vorsteuerabzug aus der (eigenen) Gutschrift.

Statt des Begriffs Gutschrift können Sie auch einen vergleichbaren Begriff aus einem anderen EU-Staat verwenden, z. B. „Self-billing“ (englisch) oder „autofacturation“ (französisch). Dies bietet sich an, wenn Ihr Vertragspartner als leistender Unternehmer aus einem anderen EU-Staat stammt und kein Deutsch versteht. Die Finanzverwaltung hat die entsprechenden Übersetzungen des Begriffs „Gutschrift“ veröffentlicht.

Der Begriff „Gutschrift“ muss auch dann verwendet werden, wenn Sie und Ihr Vertragspartner bei einem Tausch in einem einheitlichen Dokument sowohl über die Leistungen Ihres Geschäftspartners als auch über Ihre eigenen Leistungen abrechnen. Beachten Sie, dass in diesem Fall deutlich werden muss, wer welche Leistungen erbracht hat und dass eine Saldierung und Verrechnung der gegenseitig erbrachten Leistungen nicht zulässig ist.

Unschädlich ist es übrigens, wenn Sie Ihre kaufmännische Gutschrift, mit der Sie Ihre bisherige Rechnung korrigieren (z. B. aufgrund einer Beanstandung durch Ihren Kunden), als „Gutschrift“ und nicht als „Storno“ bezeichnen. Sie müssen dann nicht befürchten, die in dieser Gutschrift ausgewiesene Umsatzsteuer erneut abführen zu müssen.

II. Besonderheiten

1. Anzahlungen

Haben Sie mit Ihrem Kunden eine Anzahlung vereinbart und stellen Sie hierüber eine Rechnung aus, gelten die gleichen Grundsätze wie im Abschn. I. Nur den Zeitpunkt der Leistung brauchen Sie noch nicht anzugeben, weil er noch nicht feststeht. Außerdem müssen Sie in der Rechnung angeben, dass Sie die Leistung noch nicht erbracht haben, z. B. durch die Angabe „Anzahlung“.

Bei der Erstellung der Schlussrechnung müssen Sie darauf achten, dass Sie sowohl die bereits erhaltenen Anzahlungen abziehen, und zwar sowohl die bereits vereinnahmten Nettobeträge als auch die bereits vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge. Auf diese Weise vermeiden Sie einen doppelten – und damit unberechtigten – Ausweis der Umsatzsteuer (einmal in der Anzahlungsrechnung und ein weiteres Mal in der Schlussrechnung), die Sie ansonsten an das Finanzamt abführen müssten, obwohl Sie sie nur einmal vom Kunden erhalten haben.

2. Kunde als Steuerschuldner

In bestimmten Fällen schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer, z. B. wenn Sie Bauleistungen an einen anderen Unternehmer oder Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen an ein anderes Reinigungsunternehmen erbringen. Man spricht hier vom sog. Reverse-Charge-Verfahren.

Trotz der Schuldnerschaft Ihres Kunden bleiben Sie zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, die die im Abschn. I. genannten Pflichtangaben enthalten muss. Zusätzlich müssen Sie mit dem Zusatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ in der Rechnung darauf hinweisen, dass der Rechnungs- und Leistungsempfänger, also Ihr Kunde, die Umsatzsteuer schuldet. Alternativ können Sie dies auch in der Sprache eines anderen EU-Staates formulieren; die Finanzverwaltung hat entsprechende Übersetzungen veröffentlicht, z. B. „Reverse Charge“ (englisch) oder „Autoliquidation“ (französisch).

3. Kleinbetragsrechnungen

Liegt der Gesamtbetrag Ihrer Rechnung nicht über 150 €, genügen Angaben zu Ihrem Namen und Ihrer Anschrift (s. I. 1.), zum Rechnungsdatum (s. Kap. I. 4.), zur erbrachten Leistung (s. I. 6.) und zum Steuersatz bzw. zu einer etwaigen Steuerbefreiung (s. I. 10.). Der Bruttobetrag kann dann in einer Summe genannt werden, so dass eine Aufteilung in Entgelt (Nettobetrag) und Umsatzsteuer nicht erforderlich ist. Auch der Name und die Anschrift Ihres Kunden muss in der Rechnung nicht genannt werden.

III. Rechnungen an Privatkunden

1. Ausweis von Handwerkerleistungen

  1. a) Begünstigte Leistungen

Ihr Kunde kann eine Ermäßigung seiner Einkommensteuer beantragen, wenn Sie Renovierungs-, Erhaltungs- oder Modernisierungsmaßnahmen in seinem Haushalt oder Garten durchführen. Begünstigt sind alle handwerklichen Tätigkeiten im Bereich der Renovierung, Erhaltung und Modernisierung. Dabei darf auch etwas Neues im vorhandenen Haushalt geschaffen werden, z. B. ein neuer Kachelofen eingebaut werden; der Neubau eines Hauses oder eines Anbaus ist aber nicht begünstigt. Hingegen sind auch Arbeiten auf dem Grundstück begünstigt, z. B. im Garten.

Weitere Beispiele für begünstigte Handwerkerleistungen sind:

  • Arbeiten am Dach, am Fußboden, an der Fassade, in der Garage oder an den Außen- und Innenwänden
  • Austausch oder Modernisierung einer Einbauküche, von Bodenbelägen oder Fenstern
  • Sanierung von Badezimmern
  • Überdachung eines Pkw-Stellplatzes auf dem Grundstück (Carport) oder einer Terrasse
  • Wartung und Reparatur von Elektroanlagen oder Fahrstühlen
  • Heizungswartung und Schornsteinfegerleistungen
  • Rohrreinigungsarbeiten auf dem Grundstück
  • Schädlingsbekämpfung
  • Gartenpflege und -neugestaltung sowie Pflasterarbeiten auf dem Grundstück
  • Reparatur elektronischer Geräte im Haushalt des Kunden (nicht: in Ihrem Betrieb), z. B. Reparatur von Fernsehern, Wasch- oder Geschirrspülmaschinen in dessen Haushalt.
  1. b) Begünstigter Anteil Ihrer Leistung

Die Ermäßigung beträgt 20 % (maximal 1.200 €) der von Ihnen in Rechnung gestellten Arbeitskosten inklusive Fahrtkosten, Entsorgung des ersetzten Materials und Kosten für Verbrauchsmittel wie z. B. Reinigungs-, Schmier- und Spülmittel oder Streugut. Nicht begünstigt sind aber Ihre Materialkosten.

Beispiel: Die Arbeitskosten für das Aufstellen eines Baugerüstes sind begünstigt, nicht aber die von Ihnen gezahlte Miete bzw. die Materialkosten für das Baugerüst.

  1. c) Keine Barzahlung

Ihr Kunde kann die Steuerermäßigung nur in Anspruch nehmen, wenn er den Rechnungsbetrag an Sie überweist. Barzahlungen sind also schädlich.

  1. d) Was müssen Sie bei der Rechnungslegung tun?

Damit Ihr Kunde die Steuerermäßigung geltend machen kann, müssen Sie in der Rechnung den Anteil der begünstigten Arbeitskosten (inklusive Fahrtkosten, Entsorgung und Verbrauchsmittel, aber ohne Material) gesondert ausweisen. Dies kann durch einen Zusatz am Ende der Rechnung geschehen, in dem Sie dort den begünstigten Anteil (als Bruttobetrag oder als Nettobetrag zzgl. Umsatzsteuer) ausweisen.

Auch eine prozentuale Aufteilung wird von der Finanzverwaltung akzeptiert. Bei Wartungsverträgen reicht es aus, wenn der Anteil der Arbeitskosten, aus einer Anlage zur Rechnung hervorgeht; der Anteil der Arbeitskosten kann sich dabei auch pauschal aus einer Mischkalkulation ergeben.

Haben Sie Ihre Leistung sowohl auf dem Privatgelände Ihres Kunden als auch auf öffentlichem Gelände erbracht, z. B. als Winterdienst den öffentlichen Gehweg vor dem Haus Ihres Kunden sowie dessen Garageneinfahrt von Schnee befreit, sind nur die Arbeitskosten begünstigt, die auf das Privatgrundstück (z. B. Garageneinfahrt) entfallen. Dieser Anteil muss in der Rechnung gesondert ausgewiesen werden.

Hinweis: Sie müssen nicht bei jeder Rechnung prüfen, ob es sich um eine begünstigte Handwerkerleistung handelt. Wenn Sie aber Handwerkerleistungen erbringen und Ihr Kunde kein Unternehmer ist, sollten Sie von sich aus Ihren Arbeitskostenanteil auf der Rechnung ausweisen. Ihr Kunde hat dann die Möglichkeit, die Steuerermäßigung zu prüfen und ggf. beim Finanzamt geltend zu machen.

2. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht

Haben Sie eine Bauleistung an einen Nicht-Unternehmer oder an einen Unternehmer für dessen Privatbereich erbracht, müssen Sie in der Rechnung darauf hinweisen, dass Ihr Kunde die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss.

 

Tischlerei Hans Müller                                                                       Holzstraße 4                                               12345 Waldstadt

Tel. 02324-141 007

Fax 02324-141 008

E-Mail: hans-mueller-tischlerei@web.de

Internet: www.tischlerei-hans.mueller.de

Tischlerei Hans Müller, Holzstraße 4, 12345 Waldstadt

Sabine Schmidt

Eichenweg 17

56789 Fichtendorf

 

Rechnung 

Rechnungsnummer                                                         Kundennummer                                                Datum

7268/13o                                                                                     1234567                                                                       02. Juli 2013

 

Tischlerarbeiten im Eichenweg 17, 56789 Fichtendorf

·         Reparatur der acht Holzfenster im Erdgeschoss und 1. Obergeschoss

·         Entfernung und Entsorgung des vorhandenen Dichtungsgummis

·         Lieferung und Einbau der neuen Dichtungsgummis

·         Einstellung der Fensterflügel

Abschluss der Arbeiten am 28. Juni 2013q

 

Entgelt gemäß Vereinbarung 40 € x acht Fenster                                                               320,- €

 

zzgl. Umsatzsteuer 19 %s                                                                                                          60,80 €s

Rechnungsbetrag                                                                                                                           380,80 €

 

Der Gesamtbetrag ist innerhalb von 14 Tagen unter Abzug von 2 % Skonto zahlbar.

In dem Rechnungsbetrag sind Arbeitskosten einschließlich Entsorgung des ausgebauten Materials in Höhe von 119,- €

(100,- € netto zzgl. 19,- € Umsatzsteuer) enthalten.

Es gelten unsere AGB.

Wir danken für Ihren Auftrag.

 

Ihre Tischlerei Hans Müller

 

Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.

Tischlerei Hans Müller                                        St.-Nr. 12/345/6789                                                        Bankverbindung:

Holzstraße 4                                                         Finanzamt Waldstadt                                                       Handwerksbank Waldstadt

12345 Waldstadt                                                                                                                                                BLZ: 444 555 6600

Kto: 0135 7911 13

 

 

Steuern und Kinderbetreuungskosten

I.    Übersicht

Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verlangt oftmals die entgeltliche Betreuung von Kindern. Dabei hat es zum 1. 1. 2012 wesentliche Änderungen gegeben, über die wir Sie in diesem Merkblatt u. a. informieren möchten.

Kinderbetreuungskosten können Sie dabei immer neben anderen steuerlichen Vergünstigungen geltend machen. Dies sind:

  • Kindergeld längstens bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres (seit 2010: jeweils 184 €/Monat für die ersten zwei Kinder, für das dritte Kind 190 €/Monat und ab dem vierten Kind 215 €/Monat) bzw. bei der jährlichen Einkommensteuerberechnung den steuerlich evtl. günstigeren Kinderfreibetrag (seit 2010: 2.184 € bzw. das Doppelte u. a. für gemeinsame Kinder bei zusammen veranlagten Ehegatten); zusätzlich besteht ein Freibetrag für den Betreuungs-, Erziehungs- bzw. Ausbildungsbedarf (seit 2010: 1.320 € bzw. das Doppelte u. a. für gemeinsame Kinder zusammen veranlagter Ehegatten).
  • Darüber hinaus kann ggf. ein Ausbildungsfreibetrag für diejenigen volljährigen Kinder geltend gemacht werden, die nicht mehr Zuhause wohnen (924 € im Jahr).
  • Ferner kommt daneben ggf. noch der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende in Betracht (1.308 €/Jahr).

Hinweise: Kindergeld bzw. Kinderfreibeträge werden seit dem 1. 1. 2012 bei volljährigen Kindern unter 25 Jahren, die die erste Berufsausbildung bzw. das Erststudium absolvieren, gewährt. Die bisherige Einkünfte- und Bezügegrenze von 8.004 € ist entfallen. Nach Abschluss einer erstmaligen Berufsausbildung oder eines Erststudiums wird ein Kind bei einer weiteren Ausbildung hingegen nur berücksichtigt, wenn es keiner Erwerbstätigkeit nachgeht. Ausnahmen: Unschädlich ist eine Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit, ein Ausbildungsdienstverhältnis oder ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis.

Seit dem Jahr 2012 kann der Ausbildungsfreibetrag in Höhe von 924 € für volljährige Kinder in Schul- oder Berufs­ausbildung, die außerhalb des elterlichen Haushalts unter­gebracht sind, von den Eltern in der Steuererklärung ungekürzt angesetzt werden. Eigene Einkünfte (z. B. aus Kapitalvermögen) und Bezüge des Kindes (z. B. BAföG-Zuschuss) sind für den Ausbildungsfreibetrag irrelevant.

II.   Welche Kosten können Sie absetzen?

Sie können Aufwendungen absetzen, die Ihnen für die Betreuung Ihres Kindes entstehen. Gleichgültig ist dabei, ob Sie Ihr Kind in eine Betreuungseinrichtung (Kindertagesstätte/-garten und Ähnliches) bzw. zu einer Tagesmutter bringen, oder ob eine Betreuungsperson zu Ihnen nach Hause kommt. Abziehbar sind die Kosten für die entsprechenden betreuenden Dienstleistungen, nicht jedoch für Sachleistungen wie z. B. Essen, das Ihr Kind während der Betreuung erhält. Außerdem sind folgende Kosten nicht abziehbar:

  • für Unterricht (z. B. Schulgeld, Nachhilfe- oder Fremdsprachenunterricht);
  • für die Vermittlung besonderer Fähigkeiten (z. B. Musikunterricht, Computerkurs);
  • für sportliche und andere Freizeitbeschäftigungen (z. B. Sportverein, Reit- oder Tanzunterricht).

Neben den reinen Dienstleistungskosten in Geld können auch Sachleistungen an die Betreuungsperson abziehbar sein, z. B. wenn Sie ihr Kost und Logis gewähren.

Hinweis: Bei der Anstellung eines Au-pairs ist zu unterscheiden:

  • Erledigt das Au-pair neben der Kinderbetreuung auch leichte Hausarbeiten und wird der Umfang der Kinderbetreuung nicht nachgewiesen, können pauschal 50 % der Gesamtaufwendungen als haushaltsnahe Dienstleistungen berücksichtigt werden.
  • Ergibt sich aus dem Vertrag mit dem Au-pair, dass dieses ausschließlich für die Kinder zuständig ist, sind alle Aufwendungen Kinderbetreuungskosten.
  • U. U. müssen die im Vertrag aufgeführten Stunden für Kinderbetreuung und haushaltsnahe Dienstleistungen verhältnismäßig auf die Kosten aufgeteilt werden. Zu den abziehbaren Kosten zählen Taschengeld und der Wert für Verpflegung und Unterkunft.

Kommt die Betreuungsperson zu Ihnen bzw. Ihrem Kind nach Hause und erstatten Sie ihr die Fahrtkosten, können Sie auch diese absetzen. Voraussetzung ist allerdings eine entsprechende Abrechnung bzw. vertragliche Regelung. Ihre eigenen Fahrtkosten können Sie hingegen nicht geltend machen, z. B. für Ihre Fahrten zum Kindergarten oder zur Tagesmutter.

Besonders genau müssen Sie vorgehen, wenn Ihr Kind von Angehörigen, z. B. den Großeltern, entgeltlich betreut wird. Hier versagt das Finanzamt den Kostenabzug gerne wegen „fehlender Fremdüblichkeit“. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie einen schriftlichen Vertrag schließen und sich an das Vereinbarte dann auch tatsächlich halten. Insbesondere sollten Sie auf eine regelmäßige Überweisung der Betreuungskosten achten.

Hinweis: Barzahlungen sind seit 2007 steuerlich nicht mehr begünstigt! Seither müssen Sie die Überweisung auf das Konto des Betreuenden auf Nachfrage des Finanzamts nachweisen. Darüber hinaus benötigen Sie eine Rechnung. Bitte halten Sie daher die entsprechenden Kontoauszüge sowie Gebührenbescheide der Betreuungseinrichtung, Rechnungen, Quittungen und den Arbeitsvertrag bereit.

Eine Besonderheit gibt es ferner, wenn die Schule eine Nachmittagsbetreuung anbietet: Hier können Sie nur den Teil Ihres Elternbeitrags absetzen, der auf die Hausaufgabenbetreuung entfällt. Die Schule muss eine Bescheinigung ausstellen, in der Ihr Gesamtelternbeitrag auf die einzelnen Aufwandsarten aufgeschlüsselt ist.

III.  Welche Altersgrenzen gibt es?

Steuerlich begünstigt sind Ihre leiblichen Kinder bzw. Adoptiv- oder Pflegekinder (nicht hingegen Stief- oder Enkelkinder) unter 14 Jahren. Anderes gilt für behinderte Kinder: Hier können die Betreuungskosten für Kinder geltend gemacht werden, die wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen Behinderung außerstande sind, sich selbst zu unterhalten.

Beachten Sie bitte außerdem, dass die Förderung nur für Kinder gilt, die zu Ihrem Haushalt gehören. Im Zweifel geben die melderechtlichen Verhältnisse den Ausschlag. Eine vorübergehende auswärtige Unterbringung ist aber kein Problem. Für zeitweise im Ausland lebende Kinder gelten Besonderheiten.

IV. Gibt es einen Höchstbetrag?

Ja, dies ist der Fall: Zum einen können Sie Ihre Betreuungskosten nur in Höhe von zwei Dritteln ansetzen. Zum anderen gilt für diese zwei Drittel ein Jahreshöchstbetrag von 4.000 € pro Kind und Jahr. Damit wirken sich Aufwendungen über 6.000 € im Jahr steuerlich nicht aus. Da der Höchstbetrag ein Jahresbetrag ist, findet eine zeitanteilige Aufteilung auch dann nicht statt, wenn für das Kind nicht im gesamten Kalenderjahr Betreuungskosten angefallen sind. Wegen der Nichtabziehbarkeit eines Drittels der Aufwendungen sind verschiedene Klageverfahren sowie ein Revisionsverfahren anhängig.

Hinweis: Kinderbetreuungskosten können bei nicht verheirateten, dauernd getrennt lebenden oder geschiedenen Eltern nur von demjenigen abgezogen werden, der sie getragen hat und zu dessen Haushalt das Kind gehört. Schließt daher z. B. von den zusammenlebenden, nicht miteinander verheirateten Eltern nur ein Elternteil den Vertrag mit der Kindertagesstätte ab und zahlt das Entgelt von seinem Konto, kann dieses weder vollständig noch anteilig dem anderen Elternteil als von ihm getragener Aufwand zugerechnet werden. Tragen die Eltern gemeinsam die Kosten, kann jeder Elternteil seine tatsächlichen Aufwendungen nur bis zur Höhe des hälftigen Abzugshöchstbetrags geltend machen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn die Eltern einvernehmlich eine abweichende Aufteilung des Abzugshöchstbetrags wählen und dies gegenüber dem Finanzamt anzeigen.

Anders bei verheirateten Eltern, die zusammen veranlagt werden: Hier kommt es nicht darauf an, welcher Elternteil die Betreuungskosten gezahlt hat oder ob sie von beiden getragen wurden.

V.  Wie werden die Kosten steuerlich berücksichtigt?

1.    Rechtslage 2009 bis 2011

Von 2009 bis Ende 2011 konnten erwerbsbedingte Kinderbetreuungskosten wie Betriebsausgaben oder Werbungskosten direkt von den Einnahmen abgezogen werden. Bei ausbildungs-, krankheits- oder behinderungsbedingten sowie bei Kleinkinderbetreuungskosten erfolgte der Abzug als Sonderausgaben.

Der Abzug der Kinderbetreuungskosten von steuerpflich­tigen Einnahmen (wie Betriebsausgaben oder Werbungskosten) hatte dabei Vorrang. Voraussetzung war bis zum Veranlagungszeitraum 2011, dass die Kinderbetreuungskosten angefallen sind, weil die/der Alleinerziehende bzw. beide Elternteile erwerbstätig waren.

Es musste sich dabei um eine auf die Erzielung von Einnahmen gerichtete Tätigkeit (d. h. mindestens zehn Arbeitsstunden pro Woche) handeln, die den Einsatz der persönlichen Arbeitskraft erforderte. Daher gab es keinen Kostenabzug von Unterhaltszahlungen, Renten sowie von Einnahmen aus Vermögensverwaltung oder aus „Liebhaberei“ (wenn auf Dauer Verluste entstehen). Auch ein Studium war in diesem Sinne nicht begünstigt. Mini-Jobs, Aushilfsjobs und Teilzeitbeschäftigungen galten allerdings als Erwerbstätigkeit.

Besonderheiten gab es beim Abzug von Kinderbetreuungskosten als Werbungskosten aus Arbeitnehmertätigkeit:

  • Wurde der Arbeitslohn aus einer geringfügigen Beschäf­tigung nicht pauschal, sondern über die Lohnsteuerkarte versteuert, war der Werbungskostenabzug möglich.
  • Kam mangels höherer tatsächlicher Werbungskosten nur die Pauschale zum Abzug, konnten die Kinderbetreuungskosten zusätzlich geltend gemacht werden.
  • Seit 2010 konnten auch beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer u. U. erwerbsbedingte Kinderbetreuungskosten wie Werbungskosten abziehen.

Handelte es sich nicht um erwerbsbedingte Kosten, konnten in den folgenden Fällen wiederum zwei Drittel der Betreuungskosten, höchstens 4.000 €/Jahr, abgezogen werden – diesmal jedoch als Sonderausgaben:

  • Nach der „Kindergartenregelung“ erhielten alle unbeschränkt steuerpflichtigen Eltern unabhängig von einer Berufstätigkeit den Abzug, wenn ihre Kinder zwischen drei und fünf Jahre alt waren.
  • Für jüngere Kinder oder Kinder zwischen sechs und 13 Jahren bzw. bestimmte behinderte Kinder gab es den Abzug nur unter höheren Auflagen, und zwar wenn
  • ein Elternteil alleinerziehend war und sich in Ausbildung befand, behindert oder dauerhaft krank (mindestens drei Monate) war;
  • bei zusammenlebenden Eltern entweder beide die eben erwähnten Kriterien erfüllten oder aber nur ein Elternteil und der andere erwerbstätig war.

Hinweis: Bei Steuerzahlern mit abweichendem Wirtschaftsjahr, die Kinderbetreuungskosten bis Ende 2011 wie Betriebsausgaben abziehen konnten, ist der zeitanteilige Höchstbetrag zu beachten. Ab 2012 gelten dann die neuen Voraussetzungen.

Beispiel: Ein Ehepaar betreibt gemeinsam einen landwirtschaftlichen Betrieb mit abweichendem Wirtschaftsjahr 1. 7. bis 30. 6. Die im Jahr 2011 anfallenden Kinderbetreuungskosten können beide wie Betriebsausgaben abziehen. Der auf die Zeit vom 1. 7.  bis zum 31. 12. entfallende Höchstbetrag beträgt zeitanteilig 2/3 der Aufwendungen, maximal also 2.000 €.

2.    Rechtslage ab 2012

Seit 1. 1. 2012 ist es ohne Bedeutung, weshalb Kinderbetreuungskosten anfallen. Unerheblich ist damit, ob beide Elternteile oder Alleinerziehende arbeiten, krank oder in der Ausbildung sind.

Es können daher Betreuungskosten für alle Kinder unter 14 Jahren berücksichtigt werden. Darüber hinaus können solche Aufwendungen für Kinder berücksichtigt werden, die wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung außerstande sind, sich selbst zu unterhalten. Das gilt auch für Kinder, die wegen einer vor dem 1. 1. 2007 in der Zeit ab Vollendung des 25. Lebensjahres und vor Vollendung des 27. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung außerstande sind, sich selbst zu unterhalten. Der Abzug erfolgt als Sonderausgaben; die Berücksichtigung wie Betriebsausgaben oder wie Werbungskosten entfällt.

Bei einer Einzelveranlagung von Ehegatten ab 2013 gilt Folgendes: Hier sind die Sonderausgaben demjenigen Elternteil zuzurechnen, der die Kosten wirtschaftlich getragen hat. Trifft dies auf beide Ehepartner zu, kann jeder maximal die Hälfte der Kosten geltend machen. Anderweitige Vereinbarungen müssen dem Finanzamt angezeigt werden.

Hinweis: Ist der vorrangige Abzug wie Betriebsausgaben oder Werbungskosten (2006 bis 2011) bzw. als Sonderausgabe nicht möglich, weil die entsprechenden Voraussetzungen nicht erfüllt sind, bleibt noch eine Abzugsmöglichkeit, wenn für die Betreuung des Kindes eine Kinderfrau engagiert wurde, die nach Hause kommt: Hier kommt die Steuerermäßigung für eine haushaltsnahe Dienstleistung bzw. Beschäftigung in Betracht (vgl. hierzu unser gesondertes Mandanten-Merkblatt).

Pflichtveranlagung: Wann Arbeitnehmer eine Einkommensteuererklärung abgeben müssen

Alljährlich zu Jahresbeginn regeln die obersten Finanzbehörden der Länder, bis wann die Einkommensteuererklärungen des Vorjahres abgegeben werden müssen. Für die Steuererklärungen 2015 von steuerlich nicht beratenen Bürgern haben die Behörden als Abgabefrist (erneut) den 31.05.2016 bestimmt. Steuerlich beratene Bürger dürfen sich mit ihrer Erklärungsabgabe für 2015 bis zum 31.12.2016 Zeit lassen.

Hinweis: Das Bundesland Hessen zeigt sich bei beratenen Steuerbürgern als einziges Bundesland großzügiger und hat in einem eigenen Fristenerlass geregelt, dass sich die Abgabefrist bei ihnen allgemein auf den 28.02.2017 verlängert. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass sie die Steuererklärungen des Vorjahres fristgemäß abgegeben haben.

Für viele Arbeitnehmer sind diese Fristen allerdings bedeutungslos, weil sie nur für Bürger gelten, die zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet sind. Zu diesen Pflichtveranlagungsfällen zählen Arbeitnehmer beispielsweise, wenn

  •  sie positive Einkünfte aus der Vermietung einer Wohnung oder ausländische Kapitaleinkünfte von mehr als 410 EUR bezogen haben,
  • sie Lohnersatzleistungen wie Eltern-, Kurzarbeiter-, Arbeitslosen- oder Krankengeld von mehr als 410 EUR bezogen haben,
  • bei einem der zusammenveranlagten Ehe- oder Lebenspartner die Steuerklasse V, VI oder IV mit Faktor angewandt worden ist oder
  • bei ihnen ein Freibetrag in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragen wurde (z.B. für Verluste aus Vermietung und Verpachtung). Ein eingetragener Behindertenpauschbetrag führt nicht zur Pflichtveranlagung.Fallen Arbeitnehmer nicht unter diese Fallgruppen, können sie in der Regel als sogenannte Antragsveranlager freiwillig eine Einkommensteuererklärung abgeben, um sich zu viel bezahlte Lohnsteuer zurückzuholen. Sie müssen bei der Erklärungsabgabe lediglich die vierjährige Festsetzungsfrist einhalten; Einkommensteuererklärungen 2012 können von ihnen daher noch bis zum 31.12.2016 eingereicht werden.Hinweis: Die freiwillige Abgabe einer Einkommensteuererklärung lohnt in der Regel, wenn die Werbungskosten des Arbeitnehmers über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 EUR liegen, Kirchensteuer vom Arbeitslohn einbehalten wurde, Spenden geflossen sind oder die außergewöhnlichen Belastungen die zumutbare Belastung übersteigen. In diesen Fällen lässt sich mit der Erklärungsabgabe häufig eine Steuererstattung erzielen.