Haushaltsnahe Dienstleistungen

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Im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung können Sie von Steuerermäßigungen profitieren, wenn Sie Handwerkerleistungen und/oder haushaltsnahe Dienstleistungen einschließlich Pflege- und Betreuungsleistungen in Anspruch genommen haben. Die steuerliche Förderung umfasst dabei die Lohnkosten für die ausgeführten Arbeiten sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer. Materialkosten hingegen werden nicht berücksichtigt.

Soweit die Aufwendungen als Betriebsausgaben oder Werbungskosten (z. B. im Rahmen der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung), als Sonderausgaben oder als außergewöhnliche Belastungen abgezogen werden können, kommt eine (zusätzliche) Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen nicht in Betracht. Hier besteht auch kein Wahlrecht. Bei öffentlich geförderten Maßnahmen, für die ein steuerfreier Zuschuss oder ein zinsverbilligtes Darlehen (z. B. KfW-Mittel) gewährt wurde, ist keine (weitere) Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen möglich.

I.    Was sind haushaltsnahe Dienstleistungen?

1.    Grundsatz und Beispiele

Kennzeichnend für haushaltsnahe Dienstleistungen ist, dass es sich um keine handwerklichen Arbeiten (s. Kapitel II.) handelt sowie die Tätigkeiten gewöhnlich durch die Mitglieder des privaten Haushalts erledigt werden könnten und eine Dienstleistungsagentur oder ein selbständiger Dienstleister hierfür beauftragt wird.

Beispiele für begünstigte haushaltsnahe Dienstleistungen:

  • Hausarbeiten (z. B. Reinigung, Fenster putzen, Bügeln),
  • Gartenpflege (z. B. Rasenmähen, Heckenschneiden),
  • Hausmeisterdienste und Hausreinigung (Treppenhaus),
  • Kleidungs-/Wäschepflege im Haushalt des Steuerpflichtigen,
  • Versorgung und Betreuung eines Haustieres,
  • Inanspruchnahme des Notrufsystems innerhalb einer Wohnung im Rahmen des „Betreuten Wohnens“,
  • Umzugsdienstleistungen für Privatpersonen.Bei der Anstellung eines Au-pairs ist zu unterscheiden:
    • Erledigt das Au-pair neben der Kinderbetreuung auch leichte Hausarbeiten und wird der Umfang der Kinderbetreuung nicht nachgewiesen, können pauschal 50 % der Gesamtaufwendungen als haushaltsnahe Dienstleistungen berücksichtigt werden. Ergibt sich aus dem Vertrag mit dem Au-pair, dass dieses ausschließlich für die Kinder zuständig ist, sind alle Aufwendungen Kinderbetreuungskosten. Zu den abziehbaren Kosten zählen Taschengeld und der Wert für Verpflegung und Unterkunft.

    Beispiele für nicht begünstigte Tätigkeiten:

    • Nachhilfeunterricht,
    • personenbezogene Dienstleistungen wie Friseur, Fuß- und Nagelpflege (vgl. dazu allerdings Kapitel III.),
    • Hausverwaltergebühren,
    • Müllabfuhrgebühren,
    • TÜV-Gebühren für den Aufzug,
    • Architektenleistungen,
    • Kosten für die Schadensfeststellung (z. B. Rohrbruch),
    • alle Arbeiten außerhalb des Grundstücks,
    • Tierarztkosten,
    • Ausführen von Hunden außerhalb der Wohnung,
    • Kosten für die Anlieferung von „Essen auf Rädern“.

    2.    Begriff „Haushalt“

    Die Tätigkeiten müssen in Ihrem „Haushalt“ erbracht werden. Unerheblich ist, ob es sich dabei um eine Mietwohnung oder das Eigenheim handelt. Zum Haushalt gehören auch sog. Zubehörraume (Keller, Dachboden) und Außenanlagen (Garten). Die Grenzen des Haushalts werden – unabhängig von den Eigentumsverhältnissen – durch die Grundstücksgrenzen abgesteckt. Der Haushalt kann im Inland, EU-Ausland oder im Europäischen Wirtschaftsraum liegen.

    Hinweis: Winterdienste, Straßen- und Gehwegreinigung, die sowohl auf öffentlichem Gelände als auch auf privatem Grundstück ausgeführt werden, müssen laut Auffassung der Finanzverwaltung kostenmäßig aufgeteilt werden. Die Kosten für die Schneeräumung auf den öffentlichen Straßen dürfen aber laut BFH dann abgezogen werden, wenn Steuerpflichtige als Eigentümer oder Mieter dazu laut Satzung der Gemeinde dazu verpflichtet sind.

    Auch die Inanspruchnahme von Handwerkerleistungen, die jenseits der Grundstücksgrenze auf fremdem, z. B. öffentlichem Grund erbracht werden, kann laut BFH als Handwerkerleistung begünstigt sein. Es muss sich dabei allerdings um Tätigkeiten handeln, die in unmittelbarem räumlichem Zusammenhang zum Haushalt durchgeführt werden und dem Haushalt dienen.

    Lebt der Steuerpflichtige in einem Alten-, Altenwohn-, Pflegeheim oder Wohnstift, dann besteht ein eigener Haushalt, wenn die Räumlichkeiten mit Bad, Küche, Wohn- und Schlafbereich ausgestattet sind. Außerdem müssen die Räumlichkeiten vom Bewohner abgeschlossen werden können. Eine eigene Wirtschaftsführung ist zudem nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Nimmt der Steuerpflichtige den Behinderten-Pauschbetrag in Anspruch, so ist eine Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleitungen ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen mit dem Behinderten-Pauschbetrag abgegolten sind.

    Zum Haushalt zählt auch eine Wohnung, die Sie Ihrem Kind, für das Sie kindergeldberechtigt sind, unentgeltlich überlassen (z. B. Eigentumswohnung am Studienort). Ebenfalls zum Haushalt zählt eine selbstgenutzte Wochenend- oder Ferienwohnung im Inland, EU-Ausland bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum.

    Hinweise: Die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen wird – auch bei Vorhandensein mehrerer Wohnungen – insgesamt nur einmal pro Jahr, haushaltsbezogen bis zu den jeweiligen Höchstbeträgen gewährt. Dies gilt auch im Rahmen der doppelten Haushaltsführung oder wenn z. B. dem Ehemann die Hauptwohnung gehört und die Ferienwohnung der Ehefrau.

    Ehepaaren steht die Steuerermäßigung jeweils zur Hälfte zu, wenn sie nicht gemeinsam eine andere Aufteilung beantragen. Bei einer Zusammenveranlagung der Eheleute spielt die Aufteilung keine Rolle. Auch zwei Alleinstehende, die zusammen ganzjährig in einem Haushalt leben, können die Höchstbeträge der Steuerermäßigung insgesamt nur einmal in Anspruch nehmen. Hier erfolgt die Aufteilung der Höchstbeträge hälftig oder danach, wer die jeweiligen Kosten getragen hat oder aufgrund einer gemeinsamen Vereinbarung.

    Begründen zwei bisher Alleinstehende mit eigenem Haushalt im Laufe des Veranlagungszeitraums einen gemeinsamen Haushalt oder wird der gemeinsame Haushalt zweier Personen während des Veranlagungszeitraums aufgelöst und es werden wieder zwei getrennte Haushalte begründet, kann bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen jeder Steuerpflichtige die vollen Höchstbeträge in diesem Veranlagungszeitraum in Anspruch nehmen. Das gilt unabhängig davon, ob im Veranlagungszeitraum der Begründung oder Auflösung des Haushalts auch die Eheschließung, die Trennung oder die Ehescheidung erfolgt.

  • Wird unmittelbar nach Auflösung eines gemeinsamen Haushalts ein gemeinsamer Haushalt mit einer anderen Person begründet, kann derjenige Steuerpflichtige, der ganzjährig in gemeinsamen Haushalten gelebt hat, seine tatsächlichen Aufwendungen nur bis zur Höhe des hälftigen Abzugshöchstbetrages geltend machen.Haben Sie eine neue Immobilie angemietet bzw. gekauft, gehört auch diese zu Ihrem Haushalt, wenn Sie tatsächlich dorthin umziehen. Reinigungskosten in der „alten“ Wohnung sind im (ehemaligen) Haushalt erbracht, wenn sie zeitnah nach dem Umzug erfolgen.Hinweise: Für die Frage, ab oder bis wann es sich um einen Haushalt handelt, kommt es darauf an, wann das Mietverhältnis beginnt bzw. endet. Beim Kaufvertrag ist der Übergang von Nutzen und Lasten entscheidend. Verzögert sich der Ein- oder Auszug, kann dies z. B. durch eine Meldebestätigung der Gemeinde nachgewiesen werden. Übergabe-/Übernahmeprotokolle sollten für evtl. Nachfragen des Finanzamts aufbewahrt werden.

    Das Finanzgericht Münster hat entschieden, dass vorweggenommene haushaltsnahe Dienstleistungen (in diesem Fall waren es Gartenarbeiten) steuerlich nicht begünstigt sind, wenn mehrere Monate zwischen den Arbeiten und dem Einzug in das neue Einfamilienhaus liegen.

    Arbeiten für Grabpflege oder andere Dienstleistungen, die auf einem Friedhof erbracht werden, fallen nicht unter die Steuerermäßigung.

    II.   Begünstigte Handwerker­leistungen

    Wer in seinem Haushalt anfallende Reparaturen, Wartungs- und Renovierungsarbeiten von Handwerksbetrieben ausführen lässt, kann dafür einen zusätzlichen Steuernachlass erhalten. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich um regelmäßig vorzunehmende Renovierungs- oder kleine Ausbesserungsarbeiten handelt, die gewöhnlich auch durch Mitglieder des privaten Haushalts erledigt werden (können), oder um Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen, die im Regelfall nur von Fachkräften durchgeführt werden.

    Der beauftragte Handwerker muss nicht in der Handwerksrolle eingetragen sein. Auch Kleinunternehmer i. S. des Umsatzsteuerrechts können beauftragt werden.

    Zu den handwerklichen Tätigkeiten zählen u. a.:

    • Arbeiten an Innen- und Außenwänden;
    • Arbeiten am Dach, an der Fassade, an Garagen etc.;
    • Reparatur oder Austausch von Fenstern und Türen;
    • Streichen/Lackieren von Türen, Fenstern (innen und außen), Wandschränken, Heizkörpern und -rohren;
    • Reparatur oder Austausch von Bodenbelägen (z. B. Teppichboden, Parkett, Fliesen);
    • Reparatur, Wartung oder Austausch von Heizungsanlagen, Elektro-, Gas- und Wasserinstallationen;
    • Modernisierung oder Austausch der Einbauküche;
    • Modernisierung des Badezimmers;
    • Brandschaden- und Wasserschadensanierung (soweit nicht Versicherungsleistung erfolgt);
    • Aufstellung eines Baugerüstes (Arbeitskosten);
    • Dachrinnenreinigung;
    • Wärmedämmmaßnahmen;
    • Trockenlegung von Mauerwerk (Arbeiten mit Maschinen vor Ort);
    • Reparatur und Wartung von Haushaltsgegenständen (z. B. Waschmaschine, Geschirrspüler, Herd, PC);
    • Maßnahmen der Gartengestaltung (z. B. Erd- und Pflanzarbeiten im Zusammenhang mit der Errichtung einer Stützmauer am Nachbargrundstück);
    • Pflasterarbeiten auf dem Wohngrundstück.

    Die Erhebung des unter Umständen noch mangelfreien Istzustandes (z. B die Überprüfung der Funktionsfähigkeit einer Anlage durch einen Handwerker) kann ebenso Handwerkerleistung sein wie die Beseitigung eines bereits eingetretenen Schadens oder vorbeugende Maßnahmen zur Schadensabwehr. Dazu gehört laut BFH die Dichtheitsprüfung der Abwasserleitung eines privat genutzten Wohnhauses. Die Finanzverwaltung lehnt dies ausdrücklich ab. Fallen als Folge von Dichtheitsprüfungen Reparaturmaßnahmen an den privaten Abwasserleitungen an, sind diese Aufwendungen aber auch laut Finanzverwaltung begünstigt.

    Reparaturen an Geräten im Haushalt, die im Rahmen einer Hausratversicherung versicherbar sind, können immer als Handwerkerleistungen geltend gemacht werden.

    Handwerkerleistungen sind laut Finanzgericht Nürnberg für den Anschluss eines Haushalts an das öffentliche Versorgungsnetz durch Wasseranschlüsse, Abwasser, Elektrizität, aber auch durch eine Zulegung an das öffentliche Straßennetz, als für die Haushaltsführung notwendige Leistungen der Daseinsvorsorge vollumfänglich, d. h. auch soweit sie im öffentlichen Raum vorgenommen werden, als Handwerkerleistungen berücksichtigungsfähig.

    Der Erschließungsbeitrag für den Ausbau einer bislang unbefestigten Straße durch Teilerrichtung einer Fahrbahn mit Fahrbahnentwässerung ist laut Finanzgericht Berlin-Brandenburg keine steuerbegünstigte Handwerkerleistung.

    Hinweis: Seit dem 1. 1. 2011 entfällt für alle öffentlich geförderten Maßnahmen, für die ein steuerfreier Zuschuss oder ein zinsverbilligtes Darlehen in Anspruch genommen wird, eine Steuerermäßigung für Handwerkerleistungen. Neben dem CO2-Gebäudesanierungsprogramm der KfW Förderbank betrifft dies auch Förderprogramme wie „Altersgerecht umbauen“, die Förderung energetischer Renovierung oder vergleichbare Programme der Länder oder Kommunen. Werden im Rahmen von Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen mehrere (Einzel-)Maßnahmen durchgeführt, von denen einzelne öffentlich gefördert werden, ist die Inanspruchnahme der Steuerermäßigung für (Einzel-)Maßnahmen, die nicht unter diese öffentliche Förderung fallen, möglich.

    Handwerkliche Tätigkeiten im Rahmen einer Neubaumaßnahme sind nicht begünstigt. Als Neubaumaßnahmen gelten alle Maßnahmen, die im Zusammenhang mit der Errichtung eines Haushalts bis zu dessen Fertigstellung anfallen.

    Baumaßnahmen im Zusammenhang mit einer Nutz- oder Wohnflächenschaffung bzw. -erweiterung im vorhandenen Haushalt (z. B. Anbau eines Wintergartens, Ausbau des Dachbodens als Gästezimmer mit Bad, Einbau einer Dachgaube, Kellerausbau), sind begünstigt.

    Die Tätigkeit eines Gutachters gehört weder zu den haushaltsnahen Dienstleistungen, noch handelt es sich um eine Handwerkerleistung. Grundsätzlich nicht begünstigt sind daher z. B.:

    • Mess- oder Überprüfungsarbeiten,
    • eine Legionellenprüfung,
    • Kontrolle von Aufzügen oder von Blitzschutzanlagen.

    Hinweis: Bei Schornsteinfegerleistungen gilt laut Finanzverwaltung in Zukunft und in allen offenen noch Fällen sowohl für Aufwendungen für Mess- oder Überprüfarbeiten einschließlich der Feuerstättenschau als auch für Aufwendungen für Reinigungs- und Kehrarbeiten sowie sonstige Handwerkerleistungen die Steuerermäßigung.

    III.  Besonderheiten bei Pflege- und Betreuungsleistungen

    Die Feststellung und der Nachweis einer Pflegebedürftigkeit oder der Bezug von Leistungen der Pflegeversicherung sowie eine Unterscheidung nach Pflegestufen sind für die Begünstigung von Aufwendungen für haushaltsnahe Pflege- und Betreuungsleistungen nicht erforderlich. Es reicht aus, wenn Dienstleistungen zur Grundpflege, d. h. zur unmittelbaren Pflege am Menschen (Körperpflege, Ernährung und Mobilität) oder zur Betreuung in Anspruch genommen werden.

    Die Steuerermäßigung steht neben der pflegebedürftigen Person auch Angehörigen zu, wenn diese für Pflege- oder Betreuungsleistungen aufkommen, die in ihrem Haushalt bzw. im Haushalt der gepflegten oder betreuten Person durchgeführt werden. Die Steuerermäßigung ist dabei haushaltsbezogen. Werden z. B. zwei pflegebedürftige Personen in einem Haushalt gepflegt, kann die Steuerermäßigung trotzdem insgesamt nur einmal in Anspruch genommen werden.

    Ausdrücklich begünstigt sind auch Aufwendungen bei Unterbringung in einem Heim oder zur dauernden Pflege, soweit darin Kosten für Dienstleistungen enthalten sind, die mit denen einer Hilfe im Haushalt vergleichbar sind.

    Hinweis: Aufwendungen für haushaltsnahe Dienstleistungen können nur berücksichtigt werden, soweit sie nicht von der Versicherung erstattet werden. Dies gilt auch für Versicherungsleistungen, die zur medizinischen Rehabilitation erbracht werden (z. B. für eine Haushaltshilfe, die eine versicherte Person während der Dauer einer ärztlich verordneten Schonfrist erhält) und für Pflegesachleistungen aus der Pflegeversicherung.

    IV. Anspruchsberechtigung und Nachweis der Aufwendungen

    Die Steuerermäßigung können Sie grundsätzlich nur in Anspruch nehmen, wenn Sie

    1. Auftraggeber der haushaltsnahen Dienstleistung oder Handwerkerleistung waren und
    2. hierfür eine Rechnung erhalten haben und
    3. die Zahlung auf das Konto des Dienstleisters bzw. Handwerkers erfolgt ist (Überweisung, Verrechnungsscheck). Eine Barzahlung, Baranzahlung oder Barteilzahlung wird nicht anerkannt (eine schätzweise Berücksichtigung von Handwerkerkosten kommt so laut FG München nicht in Betracht).

    Hinweise: Die Rechnung und der Überweisungsbeleg sind aufzubewahren, damit sie auf Verlangen beim Finanzamt vorgelegt werden können. Die Inanspruchnahme der Steuerermäßigung durch den Steuerpflichtigen ist auch möglich, wenn die haushaltsnahe Dienstleistung, Pflege- oder Betreuungsleistung oder die Handwerkerleistung, für die der Steuerpflichtige eine Rechnung erhalten hat, von dem Konto eines Dritten bezahlt worden ist.

    Beauftragt eine Wohnungseigentümergemeinschaft den Dienstleister oder Handwerker, erhält der einzelne Wohnungseigentümer nur dann eine Steuerermäßigung, wenn in der Jahresabrechnung

    1. die im Kalenderjahr geleisteten unbaren Zahlungen für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerarbeiten jeweils gesondert aufgeführt sind und
    2. der Anteil der steuerbegünstigten Kosten (s. u., Kapitel V.) ausgewiesen ist und
    3. der Anteil des jeweiligen Wohnungseigentümers individuell errechnet worden ist.

    Hinweis: Gibt es einen Verwalter, muss dieser den Anteil des jeweiligen Wohnungseigentümers bescheinigen, falls sich dies nicht aus der Jahresabrechnung ergibt.

    Ein Mieter kann die Steuerermäßigung beanspruchen, wenn in den Nebenkosten Beträge für steuerbegünstigte Dienstleistungen enthalten sind, die der Vermieter in Auftrag gegeben hat. Der Vermieter muss den Anteil des Mieters in der Nebenkostenabrechnung gesondert – und nach den Leistungen getrennt – aufführen oder nachweisen. Er darf dafür kein Entgelt verlangen.

    Für Heimbewohner gilt Entsprechendes wie für den Mieter. Nur für die tatsächlich und individuell nachweisbar für den Heimbewohner erbrachten Dienstleistungen wird die Steuerermäßigung gewährt.

    Die Steuerermäßigung für haushaltsnahe Dienstleistungen im Pflegeheim steht neben der pflegebedürftigen Person auch anderen Personen zu, wenn diese für entsprechende Pflege- oder Betreuungsleistungen aufkommen. Allerdings muss die Zahlung des Angehörigen aufgrund seiner Inanspruchnahme als Unterhaltsverpflichteter unmittelbar an den Heimträger und Leistungserbringer erfolgen. Denn für die Inanspruchnahme der Steuerermäßigung ist es Voraussetzung, dass der Steuerpflichtige für die Aufwendungen eine Rechnung erhalten hat und die Zahlung auf das Konto des Erbringers der Leistung erfolgt ist.

    V.  Steuerermäßigung

    Begünstigt sind generell nur die Arbeitskosten. Das sind die Aufwendungen für die Inanspruchnahme der haushaltsnahen Tätigkeit selbst, für Pflege- und Betreuungsleistungen bzw. für Handwerkerarbeiten einschließlich der in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten sowie etwaiger Mehrwertsteuer. Materialkosten oder sonstige im Zusammenhang mit der Dienstleistung, den Pflege- und Betreuungsleistungen bzw. den Handwerkerleistungen gelieferte Waren sind mit Ausnahme von Verbrauchsmitteln (z. B. Reinigungsmitteln) nicht begünstigt.

    Der Anteil der Arbeitskosten muss grundsätzlich anhand der Angaben in der Rechnung ermittelt werden können. Dies gilt auch für Abschlagsrechnungen. Ein gesonderter Ausweis der auf die Arbeitskosten entfallenden Mehrwertsteuer ist jedoch nicht erforderlich.

    Auch eine prozentuale Aufteilung des Rechnungsbetrages in Arbeitskosten und Materialkosten durch den Rechnungsaussteller ist zulässig. Bei Wartungsverträgen wird es nicht beanstandet, wenn der Anteil der Arbeitskosten, der sich auch pauschal aus einer Mischkalkulation ergeben kann, aus einer Anlage zur Rechnung hervorgeht. Dienstleistungen, die sowohl auf öffentlichem Gelände als auch auf Privatgelände durchgeführt werden, sind vom Rechnungsaussteller entsprechend aufzuteilen.

    Hinweis: Schadensersatzzahlungen und Versicherungsleistungen, z. B. von der Hausratversicherung, müssen von den Aufwendungen abgezogen werden. Dies gilt auch für Versicherungsleistungen, die erst in späteren Veranlagungszeiträumen zu erwarten sind.

    Soweit die Aufwendungen zu den Betriebsausgaben oder Werbungskosten gehören oder wie solche behandelt werden, ist eine Steuerermäßigung ausgeschlossen. Gemischte Aufwendungen (beispielsweise für eine Reinigungskraft, die sowohl den Privatbereich auch das beruflich genutzte Arbeitszimmer reinigt) sind aufzuteilen. Dabei wird der zeitliche Anteil der zu Betriebsausgaben oder Werbungskosten führenden Tätigkeiten im Verhältnis zur Gesamtarbeitszeit ermittelt.

    Eine Steuerermäßigung kommt auch nur in Betracht, soweit die Aufwendungen nicht vorrangig als Sonderausgaben (z. B. Erhaltungsmaßnahme nach § 10f EStG) oder Kinderbetreuungskosten oder als außergewöhnliche Belastungen berücksichtigt werden.

    Für die Inanspruchnahme der Steuerermäßigung kommt es auf den Veranlagungszeitraum der Zahlung an.

    Steuerermäßigung für Max. pro Jahr
    Handwerkerleistungen 20 % der Kosten 1.200 €
    Haushaltsnahe Dienstleistungen 20 % der Aufwendungen eines Haushalts 4.000 €
    Pflege- und Betreuungsleistungen 20 % der Aufwendungen eines Haushalts 4.000 €

    Die Steuerermäßigungsbeträge werden von der ermittelten Einkommensteuerzahllast direkt abgezogen. Wer in einem Jahr keine Einkommensteuer zahlt, kann daher keinen Abzug von der Steuerschuld vornehmen.

Die Notfallakte – Eine praktische Hilfe im Krankheits- und Todesfall

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Die finanzielle Absicherung der Familie ist das Hauptthema für jeden Erblasser. Vor allem Unternehmer haben oft beinahe ihr gesamtes Vermögen in dem Unternehmen gebunden und kein wesentliches Privatvermögen gebildet. Die wirtschaftliche Absicherung der Familie ist für sie deshalb ein besonders wichtiges Thema.

Die Absicherung ist das Eine. Geordnete Unterlagen sind das Andere: Jedes „Familienoberhaupt” sollte eine „Notfallakte” mit praktischen Hinweisen und Hilfen für den „Fall X” erstellen.

 

I. Praktische Hilfe in einer schwierigen Situation

Es ist verständlich, aber im Ergebnis bedenklich: Wir beschäftigen uns nicht oder zu wenig mit unseren letztwilligen Verfügungen und der Absicherung unserer Familie nach unserem Tod.

Nach einer im Auftrag des „Deutschen Erbrechtsforum e.V.“ (www.erbrechtsforum.de) durchgeführten Umfrage aus dem Jahr 2007 liegt in mehr als 70 % der Fälle schon gar kein Testament vor. Die Praxis zeigt, dass zudem die überwiegende Zahl der vorhandenen Testamente rechtlich und/oder steuerlich fehlerhaft ist.

Wenn sich viele Erblasser demnach schon so wenig mit der Vererbung beschäftigen, verwundert es nicht, dass man bisher kaum einmal auf eine Notfallakte trifft.

Der Tod des Familienoberhaupts ist in aller Regel ein großer Schock für die Familie. Diese ist typischerweise wie gelähmt, weiß nicht wirklich, was zu tun ist, und benötigt daher gerade in dieser Situation Unterstützung für die erste Phase nach dem Tod des Erblassers.

Der Vorschlag einer Notfallakte mag simpel klingen, bietet aber mit relativ wenig Aufwand in der Praxis eine wertvolle Unterstützung für die Schock- und Trauerphase. Denn damit ermöglicht es der Erblasser den Erben, leichter und ohne langes Suchen nach den Grundlagen, den Überblick zu behalten sowie die umgehend notwendigen Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen vorzunehmen.

II. Die wesentlichen ersten Fragen nach dem Todesfall

Ist das Familienoberhaupt gestorben, sind die Hinterbliebenen und Erben auf sich allein gestellt. Sie müssen zahlreiche Fragen schnell beantworten können, mit denen sie bisher typischerweise nicht oder nur am Rande befasst waren:

  • Wo liegt das Testament?
  • Welche Berater (Anwalt, Steuerberater, persönlicher Freund) wissen Bescheid und können helfen?
  • Wer sind die Ansprechpartner im Unternehmen? (Mitgeschäftsführer, Prokurist, Vertrauensperson etc.)
  • Wer ist sonst noch unverzüglich zu verständigen (Mitgesellschafter, Bank, Beirat, Testamentsvollstrecker etc.)?
  • Wer kann sonst helfen, und auf wen ist Verlass?

Das schnelle Auffinden erbfolgerelevanter Urkunden, d.h. insbesondere von Testamenten und Erbverträgen, wird seit Januar 2012 zusätzlich durch das Zentrale Testamentsregister der Bundesnotarkammer sichergestellt. Registriert werden dort notarielle Urkunden und auch eigenhändige Testamente, sofern diese in amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht gegeben worden sind.

Neben dem Unternehmen darf der private Bereich natürlich nicht vergessen werden. Der häufig einkommenslose bzw. geringer verdienende Ehegatte/Lebenspartner und die Kinder müssen für den Lebensunterhalt einen schnellen Zugriff auf liquide finanzielle Mittel haben. Das ist vor allem wichtig, wenn der Verstorbene nur Teilhaber war oder wenn Entnahmen aus dem Unternehmen nicht ohne Weiteres erfolgen können. Hier ist die gegenseitige Bankvollmacht der Eheleute über den Tod hinaus ein Muss. Entsprechende Vollmachten bieten alle Banken an.

Die Praxis zeigt hier leider, dass der Unternehmer häufig gar kein wesentliches Privatvermögen aufgebaut hat. Das erschwert nicht nur die „gerechte” Erbfolge, wenn (sinnvollerweise) nicht alle Kinder und der Ehegatte im Unternehmen nachfolgen sollen.

Darüber hinaus erweist es sich vor allem bei einem plötzlichen Tod als katastrophal, weil der Familie die Liquidität fehlt, bis im Unternehmen nach dem Tod des Unternehmers alles geklärt ist. Man kann hier nur an die potenziell betroffenen Unternehmer appellieren, möglichst früh zu beginnen, auch ein privates Vermögen aufzubauen.

III. Inhalt der Notfallakte

Das hier skizzierte „Mindest-Programm” für eine Notfallakte erfordert nur einen relativ geringen Zeitaufwand, bietet im Notfall jedoch eine große praktische Hilfe. Vor allem folgende Dokumente und Informationen gehören in die Notfallakte:

Checkliste: Dokumente und Regelungen für den geschäftlichen Bereich
  •  Gesellschaftsverträge
  •  Handelsregisterauszüge
  •  Geschäftsführungsordnungen
  • Vollmachten und Zugangsberechtigungen
  • Berater und sonstige Vertraute (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Beiratsmitglieder (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Bankverbindungen
  • Stille Gesellschafter und etwaige Darlehensgeber (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Versicherungsverträge
  •  Mietverträge, Leasingverträge
  • Darlehen (aufgenommene oder gewährte)
  • Grundstücksliste
  • Jahresabschlüsse

Auch der private Bereich darf bei einer Notfallakte nicht vergessen werden.

Checkliste: Dokumente und Regelungen für den privaten Bereich
  •  Liste „Erste Maßnahmen nach dem Todesfall”. Das Familienoberhaupt sollte für seine Erben ausdrücklich schriftlich festhalten, wen sie nach seinem Tod ansprechen und informieren müssen oder können.
  • Testament/Erbvertrag
  • Bankverbindungen
  •  Wertpapierdepots, Sparkonten, Sparbücher
  • Darlehen (aufgenommene oder gewährte)
  •  Versicherungsansprüche
  • Liste der regelmäßigen Einkünfte/Ausgaben
  •  Vermögensverzeichnis
  • Vertrauenspersonen/Testamentsvollstrecker
  • Mitgliedschaften

IV. Maßnahmenkatalog für die ersten 30 Tage

Vor allem der unerwartete, plötzliche Tod des Erblassers und ganz besonders der unerwartete Tod eines Unternehmers stellen die Erben vor erhebliche praktische Probleme.

Nicht selten neigen Unternehmer, insbesondere wenn aus ihrer Sicht die Unternehmensnachfolge an sich noch gar nicht ansteht, dazu, ihre Familie kaum in das Unternehmen und die dortigen Entscheidungsprozesse einzubinden. Denn der Unternehmer ist leider oft noch der einsame „Entscheider”. Daran haben in der Praxis auch eine Vielzahl von Seminaren, Vorträgen, Büchern und Aufsätzen zum Thema „Unternehmensführung” und „Nachfolgegestaltung” nichts geändert.

Den Hinterbliebenen stellen sich deshalb unmittelbar nach dem Tod des Familienoberhaupts typischerweise zwei Fragen:

  • Wer ist anzusprechen und zu informieren?
  • Was ist im Unternehmen und privat zu veranlassen?

Zu diesen beiden Fragen sollte insbesondere der Unternehmer für seine Erben seine Vorstellungen, Gedanken und Hinweise schriftlich als einen Katalog erster Maßnahmen niederlegen.

Wesentliche Punkte sind hier je nach Sachlage im konkreten Einzelfall:

  • Information über die aktuelle Geschäftspolitik;
  • Übersicht über die aktuellen wichtigsten Projekte im Unternehmen (Beispiele: Neubau, Einführung neuer Produkte);
  • Hinweis zur etwaigen Witwen- und Waisenversorgung durch das Unternehmen;
  • Rücksprache und Abstimmung mit den Mitgesellschaftern;
  • Einberufung einer Gesellschafterversammlung und/ oder Beiratssitzung;
  • Kontaktaufnahme mit den wichtigsten Kunden und Lieferanten des Unternehmens;
  • Kontaktaufnahme mit der Hausbank.

Für dieses Notfallprogramm wird der Unternehmer sich sinnvollerweise mit seinem Anwalt und seinem Steuerberater abstimmen.

Bewirtungskosten

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Bewirtungskosten

Inhalt
I. Allgemeines
II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
3. Allgemein betriebliche Veranlassung  4. Begriff der Bewirtungskosten
5. Angemessenheit
6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
III. Werbungskosten bei Arbeitnehmern

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die geschäftlich veranlasste Beköstigung von Personen, die nur in Höhe von 70 % der angemessenen Aufwendungen bei entsprechendem gesetzlich normiertem Nachweis und bei Einhaltung bestimmter Aufzeichnungspflichten als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
I. Allgemeines
Die Bewirtungskosten stehen im Spannungsfeld zwischen nicht abzugsfähigen Kosten der allgemeinen Lebensführung und betrieblich bzw. beruflich veranlassten Kosten, die als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind.
Entscheidend für einen Abzug sind insbesondere folgende Kriterien:
 die Veranlassung der Bewirtung,
 wer bewirtet wird und
 ob die Bewirtungskosten angemessenen sind.
 Außerdem sind grundsätzlich der Nachweis mittels ordnungsgemäßer Rechnung sowie eine gesonderte Aufzeichnung (Ausnahme: Arbeitnehmer) erforderlich.
In vier Schritten lässt sich prüfen, ob bzw. welche Bewirtungskosten abziehbar sind:
1. Schritt: Handelt es sich um betrieblich oder beruflich veranlasste Kosten? Für private Aufwendungen ist ein Abzug von vornherein ausgeschlossen.
2. Schritt: Ist die Bewirtung „geschäftlich“ (z. B. bei Bewirtung von Geschäftsfreunden) oder „allgemein betrieblich“ veranlasst (z. B. bei Arbeitnehmern)? Im ersten Fall dürfen die angemessenen Kosten nur zu 70 % abgezogen werden.
3. Schritt: Sind die Kosten angemessen? Unangemessen hohe Kosten sind aufzuteilen, in einen nicht angemessenen und damit nicht abziehbaren Teil und in einen angemessenen Teil (vgl. hierzu auch Schritt 2).
4. Schritt: Wurden die Höhe und die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung ordnungsgemäß nachgewiesen? Und bei Betriebsausgaben: Wurden die Kosten ordnungsgemäß aufgezeichnet?
II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist geschäftlich und folglich betrieblich veranlasst, wenn sie der Geschäfts-beziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Darunter fällt die Bewirtung der folgenden Personen:
 Kunden bzw. potenzielle Kunden,
 Lieferanten,
 Handelsvertreter,
 Bewerber,
 Besucher des Betriebs im Rahmen der Öffentlichkeits-arbeit sowie
 Berater.
Dazugezählt werden zudem Begleitpersonen, wie z. B. Sekretärin oder Ehegatte. Auch auf den einladenden und teilnehmenden Unternehmer, dessen Arbeitnehmer oder auf seine Familienangehörigen entfallende Kosten können „geschäftlich veranlasst” sein.
Vorsicht ist allerdings geboten bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden im eigenen Haus/der eigenen Wohnung: Hier überwiegt in den Augen der Finanzverwaltung meistens der private Charakter. Nur in ganz seltenen Fällen könnten Sie den „Kampf“ um den Abzug entsprechender Aufwendungen gewinnen, beispielsweise wenn ein ausländischer Geschäftsfreund eine Bewirtung in Gaststätten nicht gewohnt ist bzw. sein oder Ihr eigener Gesundheitszustand das nicht erlaubt oder wenn eine geschäftliche Unterredung geheim gehalten werden soll. Hier ist eine entsprechende Beweisführung unumgänglich.
Ähnlich problematisch ist die Bewirtung anlässlich von privaten Ereignissen wie beispielsweise bei Geburtstagen oder Dienstjubiläen. Auch hier tritt nach Ansicht der
Finanzverwaltung die private Mitveranlassung derart in den Vordergrund, dass sie die Bewirtungskosten insgesamt nicht zum Abzug zulässt – selbst wenn überwiegend Geschäftsfreunde eingeladen sind.
Hinweis: Bei Geschäfts- und Dienstreisen können bei Vorliegen der übrigen (vor allem zeitlichen) Voraussetzungen neben den Bewirtungskosten auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.
2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % abziehbar. Die nicht abzugsfähigen 30 % sollen in typisierter Form die private Haushaltsersparnis durch die ohnehin notwendige Nahrungsaufnahme berücksichtigen. Die Beschränkung gilt auch für den bewirtenden Unternehmer selbst, seine Angestellten und die Angehörigen.
Hinweis: Die frühere Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70 % ist nicht mehr anzuwenden. Die Vorsteuer können Sie damit immer zu 100 % abziehen, auch aus dem ertragsteuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil (sofern die Bewirtungskosten angemessen sind, s. u.).
Da die Abzugsbeschränkung nur für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass greift, ist die nachfolgende Abgrenzung äußerst wichtig:
3. Bewirtung aus allgemein
betrieblicher Veranlassung
Die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern des Betriebs – z. B. bei Betriebsveranstaltungen oder Weihnachtsfeiern – ist nicht „geschäftlich“, sondern „allgemein betrieblich“ veranlasst und daher in voller Höhe abzugsfähig. Hier greift die Abzugsbeschränkung von 70 % nicht, die Kosten sind somit in voller abzugsfähig. Auch die Kosten für Angehörige von Arbeitnehmern und für Personen, die z. B. zur Gestaltung einer Betriebsfeier beitragen, können unbegrenzt abgezogen werden. Die Bewirtung von fremden Arbeitnehmern, z. B. des Geschäftspartners oder von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen, ist aber „geschäftlich veranlasst“ und daher nur zu 70 % abzugs-fähig. Ebenfalls unter die Beschränkung fällt die Bewirtung von freien Mitarbeitern und Handelsvertretern, selbst wenn es sich um betriebsinterne Schulungen handelt.
4. Begriff der Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind vor allem Aufwendungen für
 Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel (z. B. Tabakwaren), aber auch
 Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren), allerdings keine Übernachtungs- oder Fahrtkosten (hier aber ggf. Betriebsausgaben aus anderen Gründen).
Die Beköstigung muss eindeutig im Vordergrund stehen, was z. B. bei Besuchen von Nachtclubs oder eines Varieté nicht der Fall ist. Denn hierbei stehen die Gesamtkosten in einem Missverhältnis zu den Aufwendungen für die Bewirtung. Bei solchen Aufwendungen dürfte in der Regel der private Charakter überwiegen.
Hinweis: Aufmerksamkeiten in geringem Umfang als übliche Geste der Höflichkeit fallen nicht unter den Begriff der Bewirtung. So können z. B. Getränke und Gebäck anlässlich von Besprechungen uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nicht nach der Höhe der Aufwendungen, sondern nach der Verkehrsauffassung und Üblichkeit.
Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die kostenfreie Bewirtung in der betriebseigenen Kantine stattfindet: Hier sind die entsprechenden Sach- und Personalkosten prinzipiell auf das Konto „Bewirtung von Geschäftsfreunden“ umzubuchen und nur mit 70 % abziehbar. Aus Vereinfachungsgründen kann pro Bewirtung und pro Person ein Betrag von 15 € angesetzt werden, von dem anteilig 4,50 € nicht abzugsfähig sind.
Hinweis. Keine Bewirtung im engeren Sinne sind Produkt- und Warenverköstigungen. Sie stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und sind daher als Werbeaufwand unbegrenzt abziehbare Betriebsausgaben.
5. Angemessenheit
Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Ob und inwieweit Bewirtungsaufwendungen angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag). Sollte der Bewirtungsaufwand unangemessen sein, kann er gänzlich vom Abzug ausgeschlossen sein, wenn er seiner Art nach bereits unangemessen ist (z. B. beim Besuch eines Nachtclubs); ist der Aufwand nur der Höhe nach unangemessen, ist er aufzuteilen.
Dies geschieht wie folgt:
 Der unangemessene Anteil ist nicht abziehbar, einschließlich der enthaltenen Vorsteuern.
 Nur der angemessene Teil ist abzugsfähig, wobei dieser Teil dann noch um 30 % zu kürzen ist. Die Vorsteuer aus dem angemessenen Teil bleibt zu 100 % abziehbar.
6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
Die Höhe und geschäftliche Veranlassung der Bewirtung sind zeitnah (innerhalb von ca. zehn Tagen, spätestens mit der Monatsbuchhaltung) schriftlich durch folgende Angaben nachzuweisen:
 Ort und Tag,
 Teilnehmer,
 Anlass,
 Höhe der Aufwendungen.
Der Beleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Hinweis: Vermeiden Sie Streitigkeiten mit dem Finanzamt und geben Sie den Anlass der Bewirtung konkret und beweissicher an. Allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.
Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern; die übrigen Details müssen aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich sein. Nicht nur für den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten, sondern darüber hinaus für den Abzug der darin enthaltenen Vorsteuern muss die maschinelle und registrierte Rechnung folgende Angaben enthalten:
 den vollständigen Namen, die Anschrift der Gaststätte und die dem Gastwirt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
 den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Unternehmer),
 das Ausstellungsdatum,
 die Rechnungsnummer,
 Art, Menge bzw. Umfang der Leistungen,
 das Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag sowie
 den Tag der Bewirtung.
Bei Kleinbeträgen bis 150 € genügen der vollständige
Name und die Anschrift des Gastwirts, das Ausstellungs-datum, Art, Menge oder Umfang der Leistungen, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz.
Um den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten zu sichern, müssen noch folgende Besonderheiten beachtet werden:
 Alle verzehrten Speisen und Getränke müssen mit Einzelpreisen detailliert benannt sein (übliche Bezeichnungen wie z. B. „Menü“, „Lunch-Buffet“ o. Ä. sind dabei ausreichend).
 Außerdem müssen alle Teilnehmer der Bewirtung namentlich genannt werden, auch der einladende Unternehmer selbst, teilnehmende Arbeitnehmer sowie Familienangehörige. Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich, kann vom Finanzamt allerdings angefordert werden. Eine berufliche Schweigepflicht entbindet i. d. R. nicht von der Namensangabe. Eine Ausnahme gilt nur, wenn die Angaben z. B. bei einer großen Personenanzahl nicht zumutbar sind (dann genügt die Zahl und eine Sammelbezeichnung).
 Bei einer Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig.
Neben der Nachweispflicht müssen die Bewirtungsaufwendungen auch einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto oder in einer getrennten Spalte aufgezeichnet werden. Werden diese strikten Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Bewirtungskosten selbst dann streichen, wenn es keine Zweifel an der angemessenen Höhe und betrieblichen bzw. beruflichen Veranlassung der Aufwendungen hat.
Hinweis: Achten Sie akribisch auf die Richtigkeit der Belege. Ohne den ordnungsgemäßen Nachweis, bei unvollständigen Angaben oder fehlender separater Aufzeichnung streicht der Fiskus den Abzug – ggf. auch nachträglich! Die Angaben können nicht nachgeholt werden.
Es besteht eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für die Bewirtungskostenbelege.
III. Werbungskosten
Für Arbeitnehmer gelten für den Werbungskostenabzug die Regelungen für den Betriebsausgabenabzug von Unternehmern sinngemäß – mit Ausnahme der gesonderten Aufzeichnungspflicht. Bei ihnen kommt es auf eine beruf¬liche Veranlassung der Bewirtungskosten an. Dass erfolgsabhängige Einnahmen erzielt werden, ist keine absolute Voraussetzung mehr.
Allerdings entscheidet die Art der Bezüge über die Höhe des Werbungskostenabzugs:
 Bei nicht erfolgsabhängigen Bezügen greift die Abzugsbeschränkung von 70 %.
 Bewirtet ein Arbeitnehmer mit erfolgsabhängigen Bezügen seine Mitarbeiter, sind die Kosten zu 100 % abziehbar. Denn diese Bewirtung ist vergleichbar mit der einer reinen Arbeitnehmerbewirtung eines Unternehmers. Nur 70 % sind allerdings abziehbar, wenn andere Personen als dem Arbeitnehmer unterstellte Mitarbeiter bewirtet werden.
Hinweis: Den 100 %igen Abzug gibt es auch, wenn der Arbeitnehmer nicht selbst als Gastgeber auftritt, sondern sich an den Kosten des Arbeitgebers beteiligt, dieser also der eigentlich Einladende ist (Rechnungsadressierung an diesen). Seinen Kostenanteil kann der Arbeitnehmer dann voll als Werbungskosten geltend machen.

Rechtsstand: 1.6.2016
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