Die Notfallakte – Eine praktische Hilfe im Krankheits- und Todesfall

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Die finanzielle Absicherung der Familie ist das Hauptthema für jeden Erblasser. Vor allem Unternehmer haben oft beinahe ihr gesamtes Vermögen in dem Unternehmen gebunden und kein wesentliches Privatvermögen gebildet. Die wirtschaftliche Absicherung der Familie ist für sie deshalb ein besonders wichtiges Thema.

Die Absicherung ist das Eine. Geordnete Unterlagen sind das Andere: Jedes „Familienoberhaupt” sollte eine „Notfallakte” mit praktischen Hinweisen und Hilfen für den „Fall X” erstellen.

 

I. Praktische Hilfe in einer schwierigen Situation

Es ist verständlich, aber im Ergebnis bedenklich: Wir beschäftigen uns nicht oder zu wenig mit unseren letztwilligen Verfügungen und der Absicherung unserer Familie nach unserem Tod.

Nach einer im Auftrag des „Deutschen Erbrechtsforum e.V.“ (www.erbrechtsforum.de) durchgeführten Umfrage aus dem Jahr 2007 liegt in mehr als 70 % der Fälle schon gar kein Testament vor. Die Praxis zeigt, dass zudem die überwiegende Zahl der vorhandenen Testamente rechtlich und/oder steuerlich fehlerhaft ist.

Wenn sich viele Erblasser demnach schon so wenig mit der Vererbung beschäftigen, verwundert es nicht, dass man bisher kaum einmal auf eine Notfallakte trifft.

Der Tod des Familienoberhaupts ist in aller Regel ein großer Schock für die Familie. Diese ist typischerweise wie gelähmt, weiß nicht wirklich, was zu tun ist, und benötigt daher gerade in dieser Situation Unterstützung für die erste Phase nach dem Tod des Erblassers.

Der Vorschlag einer Notfallakte mag simpel klingen, bietet aber mit relativ wenig Aufwand in der Praxis eine wertvolle Unterstützung für die Schock- und Trauerphase. Denn damit ermöglicht es der Erblasser den Erben, leichter und ohne langes Suchen nach den Grundlagen, den Überblick zu behalten sowie die umgehend notwendigen Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen vorzunehmen.

II. Die wesentlichen ersten Fragen nach dem Todesfall

Ist das Familienoberhaupt gestorben, sind die Hinterbliebenen und Erben auf sich allein gestellt. Sie müssen zahlreiche Fragen schnell beantworten können, mit denen sie bisher typischerweise nicht oder nur am Rande befasst waren:

  • Wo liegt das Testament?
  • Welche Berater (Anwalt, Steuerberater, persönlicher Freund) wissen Bescheid und können helfen?
  • Wer sind die Ansprechpartner im Unternehmen? (Mitgeschäftsführer, Prokurist, Vertrauensperson etc.)
  • Wer ist sonst noch unverzüglich zu verständigen (Mitgesellschafter, Bank, Beirat, Testamentsvollstrecker etc.)?
  • Wer kann sonst helfen, und auf wen ist Verlass?

Das schnelle Auffinden erbfolgerelevanter Urkunden, d.h. insbesondere von Testamenten und Erbverträgen, wird seit Januar 2012 zusätzlich durch das Zentrale Testamentsregister der Bundesnotarkammer sichergestellt. Registriert werden dort notarielle Urkunden und auch eigenhändige Testamente, sofern diese in amtliche Verwahrung beim Nachlassgericht gegeben worden sind.

Neben dem Unternehmen darf der private Bereich natürlich nicht vergessen werden. Der häufig einkommenslose bzw. geringer verdienende Ehegatte/Lebenspartner und die Kinder müssen für den Lebensunterhalt einen schnellen Zugriff auf liquide finanzielle Mittel haben. Das ist vor allem wichtig, wenn der Verstorbene nur Teilhaber war oder wenn Entnahmen aus dem Unternehmen nicht ohne Weiteres erfolgen können. Hier ist die gegenseitige Bankvollmacht der Eheleute über den Tod hinaus ein Muss. Entsprechende Vollmachten bieten alle Banken an.

Die Praxis zeigt hier leider, dass der Unternehmer häufig gar kein wesentliches Privatvermögen aufgebaut hat. Das erschwert nicht nur die „gerechte” Erbfolge, wenn (sinnvollerweise) nicht alle Kinder und der Ehegatte im Unternehmen nachfolgen sollen.

Darüber hinaus erweist es sich vor allem bei einem plötzlichen Tod als katastrophal, weil der Familie die Liquidität fehlt, bis im Unternehmen nach dem Tod des Unternehmers alles geklärt ist. Man kann hier nur an die potenziell betroffenen Unternehmer appellieren, möglichst früh zu beginnen, auch ein privates Vermögen aufzubauen.

III. Inhalt der Notfallakte

Das hier skizzierte „Mindest-Programm” für eine Notfallakte erfordert nur einen relativ geringen Zeitaufwand, bietet im Notfall jedoch eine große praktische Hilfe. Vor allem folgende Dokumente und Informationen gehören in die Notfallakte:

Checkliste: Dokumente und Regelungen für den geschäftlichen Bereich
  •  Gesellschaftsverträge
  •  Handelsregisterauszüge
  •  Geschäftsführungsordnungen
  • Vollmachten und Zugangsberechtigungen
  • Berater und sonstige Vertraute (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Beiratsmitglieder (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Bankverbindungen
  • Stille Gesellschafter und etwaige Darlehensgeber (Namen, Anschriften, Telefonnummern)
  • Versicherungsverträge
  •  Mietverträge, Leasingverträge
  • Darlehen (aufgenommene oder gewährte)
  • Grundstücksliste
  • Jahresabschlüsse

Auch der private Bereich darf bei einer Notfallakte nicht vergessen werden.

Checkliste: Dokumente und Regelungen für den privaten Bereich
  •  Liste „Erste Maßnahmen nach dem Todesfall”. Das Familienoberhaupt sollte für seine Erben ausdrücklich schriftlich festhalten, wen sie nach seinem Tod ansprechen und informieren müssen oder können.
  • Testament/Erbvertrag
  • Bankverbindungen
  •  Wertpapierdepots, Sparkonten, Sparbücher
  • Darlehen (aufgenommene oder gewährte)
  •  Versicherungsansprüche
  • Liste der regelmäßigen Einkünfte/Ausgaben
  •  Vermögensverzeichnis
  • Vertrauenspersonen/Testamentsvollstrecker
  • Mitgliedschaften

IV. Maßnahmenkatalog für die ersten 30 Tage

Vor allem der unerwartete, plötzliche Tod des Erblassers und ganz besonders der unerwartete Tod eines Unternehmers stellen die Erben vor erhebliche praktische Probleme.

Nicht selten neigen Unternehmer, insbesondere wenn aus ihrer Sicht die Unternehmensnachfolge an sich noch gar nicht ansteht, dazu, ihre Familie kaum in das Unternehmen und die dortigen Entscheidungsprozesse einzubinden. Denn der Unternehmer ist leider oft noch der einsame „Entscheider”. Daran haben in der Praxis auch eine Vielzahl von Seminaren, Vorträgen, Büchern und Aufsätzen zum Thema „Unternehmensführung” und „Nachfolgegestaltung” nichts geändert.

Den Hinterbliebenen stellen sich deshalb unmittelbar nach dem Tod des Familienoberhaupts typischerweise zwei Fragen:

  • Wer ist anzusprechen und zu informieren?
  • Was ist im Unternehmen und privat zu veranlassen?

Zu diesen beiden Fragen sollte insbesondere der Unternehmer für seine Erben seine Vorstellungen, Gedanken und Hinweise schriftlich als einen Katalog erster Maßnahmen niederlegen.

Wesentliche Punkte sind hier je nach Sachlage im konkreten Einzelfall:

  • Information über die aktuelle Geschäftspolitik;
  • Übersicht über die aktuellen wichtigsten Projekte im Unternehmen (Beispiele: Neubau, Einführung neuer Produkte);
  • Hinweis zur etwaigen Witwen- und Waisenversorgung durch das Unternehmen;
  • Rücksprache und Abstimmung mit den Mitgesellschaftern;
  • Einberufung einer Gesellschafterversammlung und/ oder Beiratssitzung;
  • Kontaktaufnahme mit den wichtigsten Kunden und Lieferanten des Unternehmens;
  • Kontaktaufnahme mit der Hausbank.

Für dieses Notfallprogramm wird der Unternehmer sich sinnvollerweise mit seinem Anwalt und seinem Steuerberater abstimmen.

Bewirtungskosten

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Bewirtungskosten

Inhalt
I. Allgemeines
II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
3. Allgemein betriebliche Veranlassung  4. Begriff der Bewirtungskosten
5. Angemessenheit
6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
III. Werbungskosten bei Arbeitnehmern

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die geschäftlich veranlasste Beköstigung von Personen, die nur in Höhe von 70 % der angemessenen Aufwendungen bei entsprechendem gesetzlich normiertem Nachweis und bei Einhaltung bestimmter Aufzeichnungspflichten als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
I. Allgemeines
Die Bewirtungskosten stehen im Spannungsfeld zwischen nicht abzugsfähigen Kosten der allgemeinen Lebensführung und betrieblich bzw. beruflich veranlassten Kosten, die als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar sind.
Entscheidend für einen Abzug sind insbesondere folgende Kriterien:
 die Veranlassung der Bewirtung,
 wer bewirtet wird und
 ob die Bewirtungskosten angemessenen sind.
 Außerdem sind grundsätzlich der Nachweis mittels ordnungsgemäßer Rechnung sowie eine gesonderte Aufzeichnung (Ausnahme: Arbeitnehmer) erforderlich.
In vier Schritten lässt sich prüfen, ob bzw. welche Bewirtungskosten abziehbar sind:
1. Schritt: Handelt es sich um betrieblich oder beruflich veranlasste Kosten? Für private Aufwendungen ist ein Abzug von vornherein ausgeschlossen.
2. Schritt: Ist die Bewirtung „geschäftlich“ (z. B. bei Bewirtung von Geschäftsfreunden) oder „allgemein betrieblich“ veranlasst (z. B. bei Arbeitnehmern)? Im ersten Fall dürfen die angemessenen Kosten nur zu 70 % abgezogen werden.
3. Schritt: Sind die Kosten angemessen? Unangemessen hohe Kosten sind aufzuteilen, in einen nicht angemessenen und damit nicht abziehbaren Teil und in einen angemessenen Teil (vgl. hierzu auch Schritt 2).
4. Schritt: Wurden die Höhe und die geschäftliche Veranlassung der Bewirtung ordnungsgemäß nachgewiesen? Und bei Betriebsausgaben: Wurden die Kosten ordnungsgemäß aufgezeichnet?
II. Bewirtungskosten als Betriebsausgaben
1. Bewirtung von Geschäftsfreunden
Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist geschäftlich und folglich betrieblich veranlasst, wenn sie der Geschäfts-beziehung dient bzw. eine solche gerade aufgebaut werden soll. Darunter fällt die Bewirtung der folgenden Personen:
 Kunden bzw. potenzielle Kunden,
 Lieferanten,
 Handelsvertreter,
 Bewerber,
 Besucher des Betriebs im Rahmen der Öffentlichkeits-arbeit sowie
 Berater.
Dazugezählt werden zudem Begleitpersonen, wie z. B. Sekretärin oder Ehegatte. Auch auf den einladenden und teilnehmenden Unternehmer, dessen Arbeitnehmer oder auf seine Familienangehörigen entfallende Kosten können „geschäftlich veranlasst” sein.
Vorsicht ist allerdings geboten bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden im eigenen Haus/der eigenen Wohnung: Hier überwiegt in den Augen der Finanzverwaltung meistens der private Charakter. Nur in ganz seltenen Fällen könnten Sie den „Kampf“ um den Abzug entsprechender Aufwendungen gewinnen, beispielsweise wenn ein ausländischer Geschäftsfreund eine Bewirtung in Gaststätten nicht gewohnt ist bzw. sein oder Ihr eigener Gesundheitszustand das nicht erlaubt oder wenn eine geschäftliche Unterredung geheim gehalten werden soll. Hier ist eine entsprechende Beweisführung unumgänglich.
Ähnlich problematisch ist die Bewirtung anlässlich von privaten Ereignissen wie beispielsweise bei Geburtstagen oder Dienstjubiläen. Auch hier tritt nach Ansicht der
Finanzverwaltung die private Mitveranlassung derart in den Vordergrund, dass sie die Bewirtungskosten insgesamt nicht zum Abzug zulässt – selbst wenn überwiegend Geschäftsfreunde eingeladen sind.
Hinweis: Bei Geschäfts- und Dienstreisen können bei Vorliegen der übrigen (vor allem zeitlichen) Voraussetzungen neben den Bewirtungskosten auch die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.
2. Abzugsbeschränkung in Höhe von 70 %
Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % abziehbar. Die nicht abzugsfähigen 30 % sollen in typisierter Form die private Haushaltsersparnis durch die ohnehin notwendige Nahrungsaufnahme berücksichtigen. Die Beschränkung gilt auch für den bewirtenden Unternehmer selbst, seine Angestellten und die Angehörigen.
Hinweis: Die frühere Beschränkung des Vorsteuerabzugs auf 70 % ist nicht mehr anzuwenden. Die Vorsteuer können Sie damit immer zu 100 % abziehen, auch aus dem ertragsteuerlich nicht abziehbaren 30 %-Anteil (sofern die Bewirtungskosten angemessen sind, s. u.).
Da die Abzugsbeschränkung nur für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass greift, ist die nachfolgende Abgrenzung äußerst wichtig:
3. Bewirtung aus allgemein
betrieblicher Veranlassung
Die Bewirtung von eigenen Arbeitnehmern des Betriebs – z. B. bei Betriebsveranstaltungen oder Weihnachtsfeiern – ist nicht „geschäftlich“, sondern „allgemein betrieblich“ veranlasst und daher in voller Höhe abzugsfähig. Hier greift die Abzugsbeschränkung von 70 % nicht, die Kosten sind somit in voller abzugsfähig. Auch die Kosten für Angehörige von Arbeitnehmern und für Personen, die z. B. zur Gestaltung einer Betriebsfeier beitragen, können unbegrenzt abgezogen werden. Die Bewirtung von fremden Arbeitnehmern, z. B. des Geschäftspartners oder von gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmen, ist aber „geschäftlich veranlasst“ und daher nur zu 70 % abzugs-fähig. Ebenfalls unter die Beschränkung fällt die Bewirtung von freien Mitarbeitern und Handelsvertretern, selbst wenn es sich um betriebsinterne Schulungen handelt.
4. Begriff der Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind vor allem Aufwendungen für
 Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel (z. B. Tabakwaren), aber auch
 Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren), allerdings keine Übernachtungs- oder Fahrtkosten (hier aber ggf. Betriebsausgaben aus anderen Gründen).
Die Beköstigung muss eindeutig im Vordergrund stehen, was z. B. bei Besuchen von Nachtclubs oder eines Varieté nicht der Fall ist. Denn hierbei stehen die Gesamtkosten in einem Missverhältnis zu den Aufwendungen für die Bewirtung. Bei solchen Aufwendungen dürfte in der Regel der private Charakter überwiegen.
Hinweis: Aufmerksamkeiten in geringem Umfang als übliche Geste der Höflichkeit fallen nicht unter den Begriff der Bewirtung. So können z. B. Getränke und Gebäck anlässlich von Besprechungen uneingeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden.
Ob eine Aufmerksamkeit vorliegt, richtet sich nicht nach der Höhe der Aufwendungen, sondern nach der Verkehrsauffassung und Üblichkeit.
Eine Besonderheit ergibt sich, wenn die kostenfreie Bewirtung in der betriebseigenen Kantine stattfindet: Hier sind die entsprechenden Sach- und Personalkosten prinzipiell auf das Konto „Bewirtung von Geschäftsfreunden“ umzubuchen und nur mit 70 % abziehbar. Aus Vereinfachungsgründen kann pro Bewirtung und pro Person ein Betrag von 15 € angesetzt werden, von dem anteilig 4,50 € nicht abzugsfähig sind.
Hinweis. Keine Bewirtung im engeren Sinne sind Produkt- und Warenverköstigungen. Sie stehen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und sind daher als Werbeaufwand unbegrenzt abziehbare Betriebsausgaben.
5. Angemessenheit
Unangemessene Kosten sind nicht abzugsfähig. Ob und inwieweit Bewirtungsaufwendungen angemessen sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls, der allgemeinen Verkehrsauffassung und den jeweiligen Branchenverhältnissen (z. B. Größe des Unternehmens, Umsatz, Gewinn, Bedeutung der Geschäftsbeziehung, Konkurrenz, Großauftrag). Sollte der Bewirtungsaufwand unangemessen sein, kann er gänzlich vom Abzug ausgeschlossen sein, wenn er seiner Art nach bereits unangemessen ist (z. B. beim Besuch eines Nachtclubs); ist der Aufwand nur der Höhe nach unangemessen, ist er aufzuteilen.
Dies geschieht wie folgt:
 Der unangemessene Anteil ist nicht abziehbar, einschließlich der enthaltenen Vorsteuern.
 Nur der angemessene Teil ist abzugsfähig, wobei dieser Teil dann noch um 30 % zu kürzen ist. Die Vorsteuer aus dem angemessenen Teil bleibt zu 100 % abziehbar.
6. Nachweis und Aufzeichnungspflichten
Die Höhe und geschäftliche Veranlassung der Bewirtung sind zeitnah (innerhalb von ca. zehn Tagen, spätestens mit der Monatsbuchhaltung) schriftlich durch folgende Angaben nachzuweisen:
 Ort und Tag,
 Teilnehmer,
 Anlass,
 Höhe der Aufwendungen.
Der Beleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Hinweis: Vermeiden Sie Streitigkeiten mit dem Finanzamt und geben Sie den Anlass der Bewirtung konkret und beweissicher an. Allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.
Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen Angaben zum Anlass und den Teilnehmern; die übrigen Details müssen aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich sein. Nicht nur für den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten, sondern darüber hinaus für den Abzug der darin enthaltenen Vorsteuern muss die maschinelle und registrierte Rechnung folgende Angaben enthalten:
 den vollständigen Namen, die Anschrift der Gaststätte und die dem Gastwirt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
 den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Unternehmer),
 das Ausstellungsdatum,
 die Rechnungsnummer,
 Art, Menge bzw. Umfang der Leistungen,
 das Entgelt mit Steuersatz und Steuerbetrag sowie
 den Tag der Bewirtung.
Bei Kleinbeträgen bis 150 € genügen der vollständige
Name und die Anschrift des Gastwirts, das Ausstellungs-datum, Art, Menge oder Umfang der Leistungen, das Bruttoentgelt sowie der Steuersatz.
Um den ertragsteuerlichen Abzug der Bewirtungskosten zu sichern, müssen noch folgende Besonderheiten beachtet werden:
 Alle verzehrten Speisen und Getränke müssen mit Einzelpreisen detailliert benannt sein (übliche Bezeichnungen wie z. B. „Menü“, „Lunch-Buffet“ o. Ä. sind dabei ausreichend).
 Außerdem müssen alle Teilnehmer der Bewirtung namentlich genannt werden, auch der einladende Unternehmer selbst, teilnehmende Arbeitnehmer sowie Familienangehörige. Die Angabe der Anschriften ist nicht erforderlich, kann vom Finanzamt allerdings angefordert werden. Eine berufliche Schweigepflicht entbindet i. d. R. nicht von der Namensangabe. Eine Ausnahme gilt nur, wenn die Angaben z. B. bei einer großen Personenanzahl nicht zumutbar sind (dann genügt die Zahl und eine Sammelbezeichnung).
 Bei einer Bewirtung in den eigenen Betriebsräumen ist ein entsprechender Eigenbeleg nötig.
Neben der Nachweispflicht müssen die Bewirtungsaufwendungen auch einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf einem gesonderten Konto oder in einer getrennten Spalte aufgezeichnet werden. Werden diese strikten Aufzeichnungspflichten nicht eingehalten, kann das Finanzamt die Bewirtungskosten selbst dann streichen, wenn es keine Zweifel an der angemessenen Höhe und betrieblichen bzw. beruflichen Veranlassung der Aufwendungen hat.
Hinweis: Achten Sie akribisch auf die Richtigkeit der Belege. Ohne den ordnungsgemäßen Nachweis, bei unvollständigen Angaben oder fehlender separater Aufzeichnung streicht der Fiskus den Abzug – ggf. auch nachträglich! Die Angaben können nicht nachgeholt werden.
Es besteht eine allgemeine Aufbewahrungspflicht für die Bewirtungskostenbelege.
III. Werbungskosten
Für Arbeitnehmer gelten für den Werbungskostenabzug die Regelungen für den Betriebsausgabenabzug von Unternehmern sinngemäß – mit Ausnahme der gesonderten Aufzeichnungspflicht. Bei ihnen kommt es auf eine beruf¬liche Veranlassung der Bewirtungskosten an. Dass erfolgsabhängige Einnahmen erzielt werden, ist keine absolute Voraussetzung mehr.
Allerdings entscheidet die Art der Bezüge über die Höhe des Werbungskostenabzugs:
 Bei nicht erfolgsabhängigen Bezügen greift die Abzugsbeschränkung von 70 %.
 Bewirtet ein Arbeitnehmer mit erfolgsabhängigen Bezügen seine Mitarbeiter, sind die Kosten zu 100 % abziehbar. Denn diese Bewirtung ist vergleichbar mit der einer reinen Arbeitnehmerbewirtung eines Unternehmers. Nur 70 % sind allerdings abziehbar, wenn andere Personen als dem Arbeitnehmer unterstellte Mitarbeiter bewirtet werden.
Hinweis: Den 100 %igen Abzug gibt es auch, wenn der Arbeitnehmer nicht selbst als Gastgeber auftritt, sondern sich an den Kosten des Arbeitgebers beteiligt, dieser also der eigentlich Einladende ist (Rechnungsadressierung an diesen). Seinen Kostenanteil kann der Arbeitnehmer dann voll als Werbungskosten geltend machen.

Rechtsstand: 1.6.2016
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