Keine Willkür oder Schikane: Anschlussprüfung darf auch bei vernichteten Unterlagen angeordnet werden

Eine Betriebsprüfung ohne nachprüfbare Unterlagen hat jetzt den Bundesfinanzhof (BFH) in einem Fall beschäftigt, in dem ein selbständiger Handelsvertreter seine gesamten Unterlagen der Jahre 2006 bis 2012 vernichtet hatte. Nachdem das Finanzamt bei ihm eine Betriebsprüfung für die Jahre 2006 bis 2008 durchgeführt hatte und in diesem Zuge auf die fehlenden Unterlagen aufmerksam geworden war, ordnete es eine Anschlussprüfung für die Folgejahre 2009 bis 2011 an. Gegen diese Prüfungsanordnung richtete der Handelsvertreter seine Klage.

Das Finanzgericht Münster (FG) kam in erster Instanz zu dem Ergebnis, dass die Anschlussprüfung bereits aufgrund der gewerblichen Tätigkeit des Handelsvertreters zulässig war. Mit der Anordnung der Prüfung hatte das Finanzamt nach Gerichtsmeinung nicht gegen das Willkür- und Schikaneverbot verstoßen.

Der BFH stützte die Entscheidung des FG und stufte die Nichtzulassungsbeschwerde des Handelsvertreters als unzulässig ein. Nach Ansicht der Bundesrichter unterliegt das Finanzamt bei einer Anschlussprüfung keiner besonderen Begründungspflicht. Eine Außenprüfung ist nach der Abgabenordnung bereits dann zulässig, wenn der Geprüfte einen gewerblichen Betrieb unterhält. Der Verlust von (Buchführungs-)Unterlagen steht der Durchführung einer solchen Außenprüfung nicht entgegen. Mit seiner Beschwerde zielte der Handelsvertreter letztlich darauf ab, dass die Anschlussprüfung eine Schikane- und Willkürmaßnahme sei. In diesem Vorbringen liegt jedoch kein Revisionsgrund. Gerade in Fällen wie dem vorliegenden erachtete der BFH die Anordnung einer Anschlussprüfung als sachgerecht, um die Angaben des Handelsvertreters in seinen Steuererklärungen zu verifizieren.

Hinweis: Eine andere Entscheidung des BFH hätte überrascht, würde sie doch bedeuten, dass sich Unternehmer mit einem Aktenschredder vor einer Anschlussprüfung schützen könnten.

Sturz wegen Skateboardfahrer: Kosten für Schadenersatzprozess können (anteilig) abziehbar sein

Es war ein Unfall mit schweren Folgen: Im November 2006 verfolgte ein Mann vor seiner Wohnung einen Skateboardfahrer, um ihn wegen der Beschädigung seiner Haustür zur Rede zu stellen. Er stürzte und zog sich dabei lebensgefährliche Verletzungen zu. Vor den Zivilgerichten verklagte der Mann den Skateboardfahrer schließlich auf Schmerzensgeld und Schadenersatz (u.a. wegen entgangener Einkünfte). Im Zuge eines Vergleichs verpflichtete sich der Skateboardfahrer zu einer Einmalzahlung von 275.000 EUR. Der geschädigte Mann zahlte für den Rechtsstreit Rechtsanwaltskosten von 15.885 EUR und rechnete sie als außergewöhnliche Belastungen in seiner Einkommensteuererklärung ab.

Das Finanzgericht Düsseldorf (FG) erkannte den Kostenabzug zunächst an, griff dabei aber noch auf die mittlerweile überholten Rechtsprechungsgrundsätze des Bundesfinanzhofs (BFH) aus 2011 zurück, wonach Zivilprozesskosten bereits dann steuerlich berücksichtigt werden konnten, wenn der Prozess hinreichende Erfolgsaussichten geboten hatte und nicht mutwillig erschien.

Der BFH hob das finanzgerichtliche Urteil auf und erklärte, dass Zivilprozesskosten nach der neueren höchstrichterlichen Rechtsprechung aus 2015 nur noch abziehbar sind, wenn der Bürger ohne den Rechtsstreit Gefahr liefe, seine Existenzgrundlage zu verlieren und seine lebensnotwendigen Bedürfnisse nicht mehr befriedigen zu können. Ob diese gesteigerten Anforderungen für einen Kostenabzug im vorliegenden Fall erfüllt sind, muss das FG in einem zweiten Rechtsgang prüfen. Dabei muss es zudem folgende Grundsätze beachten:

  • Zivilprozesskosten können auch dann abziehbar sein, wenn sie nicht auf einer gerichtlichen Kostenentscheidung, sondern – wie vorliegend – auf einem gerichtlichen Vergleich beruhen.
  • Ein Abzug der Kosten ist jedoch von vornherein ausgeschlossen, wenn sie bereits in die gezahlte Vergleichssumme einbezogen worden waren, so dass sie letztlich von der gegnerischen Partei getragen wurden. In diesem Fall ist der Bürger nicht wirtschaftlich belastet.
  • Jeder eingeklagte Anspruch muss einzeln auf seine existenzielle Bedeutung hin überprüft werden, so dass auch ein anteiliger Kostenabzug in Betracht kommen kann. Ein existenziell wichtiger Bereich kann insbesondere betroffen sein, soweit der geschädigte Mann vor Gericht beantragt hatte, ihm seine künftig entstehenden materiellen Schäden (ohne Verdienstausfall) zu ersetzen.

 

Erbschaft eines Familienheims: Nachversteuerung auch bei Übertragung unter Nießbrauchsvorbehalt

Erben Sie das elterliche Wohnhaus, können Sie den Wert desselben komplett von der Erbschaftsteuer verschonen. Dazu müssen Sie unmittelbar nach dem Erbfall in das Haus einziehen, dieses selbst nutzen und damit zu Ihrem eigenen Familienheim machen. Des weiteren müssen Sie das Familienheim mindestens zehn Jahre lang als ein solches nutzen – andernfalls entfällt die Steuerbefreiung rückwirkend.

Was der Gesetzgeber mit dieser Befreiungsvorschrift bezweckt, hat kürzlich das Finanzgericht Hessen (FG) erläutert. Der Zweck der Vorschrift ist nämlich nicht nur die Nutzung als Familienheim. Vielmehr existiert eine weitere „versteckte“ Bedingung, deren Nichterfüllung im Urteilsfall zur Nachversteuerung der Erbschaft führte.

Hier hatte der Erbe drei Jahre nach der Erbschaft das Familienheim auf seine Kinder übertragen, es jedoch weiterhin selbst genutzt. Dazu hatte er für sich einen Nießbrauchsvorbehalt bestellen lassen und für seine Frau ein lebenslanges Wohnrecht.

Dadurch waren nach Ansicht des FG die Bedingungen der Steuerfreiheit jedoch nicht mehr erfüllt. Zwar nutzte der Erbe das Haus noch als Familienheim, das Vermögen gehörte inzwischen jedoch seinen Kindern. Und hier lag der Knackpunkt: Der Gesetzgeber will mit der Steuerbefreiungsvorschrift verhindern, dass ein Familienheim möglicherweise veräußert werden muss, um die Erbschaftsteuer begleichen zu können. Mit dieser Regelung soll also vorrangig das Vermögen geschützt werden.

Durch die Übertragung des Familienheims war das Vermögen im Streitfall nicht mehr beim Erben. Dass die eigenen Kinder die neuen Eigentümer waren, spielte hierbei keine Rolle. Die versteckte Bedingung der Steuerbefreiungsvorschrift entpuppte sich als Falle für den Erben.

Hinweis: Die Befreiungsvorschrift wird teilweise auch anders interpretiert, das vorgestellte Urteil ist jedoch rechtskräftig.

Wechsel der Steuerschuldnerschaft: Wenn der Bauträger die Umsatzsteuer zurückfordert

In der Baubranche muss der sogenannte Wechsel der Steuerschuldnerschaft beachtet werden. Das bedeutet, dass ein Bauleister, der für einen anderen Bauleister tätig wird, die Umsatzsteuer für seine Leistung nicht selbst an das Finanzamt abführen muss. Vielmehr muss der Leistungsempfänger als Steuerschuldner für die Eingangsleistung die Steuer abführen.

Beispiel: Fliesenleger F wird als Subunternehmer für den Generalunternehmer G tätig. Hier schuldet G die Umsatzsteuer für den Umsatz des F, da beide Beteiligten in der Baubranche tätig sind. F stellt G daher eine Nettorechnung aus und G führt die Steuer an das Finanzamt ab.

In den letzten Jahren war es umstritten, ob es auch dann zum Wechsel der Steuerschuldnerschaft kommt, wenn der Leistungsempfänger ein Bauträger ist. Im August 2013 entschied der Bundesfinanzhof, dass die Steuerschuldnerschaft in einem solchen Fall normalerweise nicht auf den Leistungsempfänger übergeht. Viele Bauträger hatten die Umsatzsteuer für ihre Subunternehmer jedoch schon vor dieser Entscheidung an das Finanzamt abgeführt. Daher beantragten einige von ihnen nach dem Urteil die Erstattung der gezahlten Steuer.

Kommt es zu einem solchen Erstattungsantrag durch den Bauträger als Leistungsempfänger, fordert das Finanzamt die Umsatzsteuer in der Regel beim leistenden Subunternehmer nach. Das Finanzgericht Münster (FG) hat nun entschieden, dass diese Nachforderung nicht in allen Fällen rechtens ist.

Alternativ zur Nachzahlung der Umsatzsteuer kann der Subunternehmer seinen Umsatzsteuer-Nachforderungsanspruch gegenüber seinem Auftraggeber auch an das Finanzamt abtreten, um seiner Zahlungsverpflichtung nachzukommen. Denn durch den Wechsel der Steuerschuldnerschaft hat ihm sein Bauträger-Kunde ja nur den Nettobetrag für seine Leistung gezahlt. Nach Auffassung des FG besteht für den Subunternehmer daher zunächst ein zivilrechtlicher Nachforderungsanspruch gegenüber dem Bauträger. Diesen kann er an das Finanzamt abtreten und dadurch seiner Zahlungsverpflichtung entgehen. Das Finanzamt muss den zivilrechtlichen Nachforderungsanspruch dann in Eigenregie gegenüber dem Bauträger durchsetzen.

Häusliches Arbeitszimmer: Arbeitsecken im Wohnzimmer sind nicht absetzbar

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Mit Spannung hat die Fachwelt die Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) zu der Frage erwartet, ob die Kosten für ein gemischt (privat und beruflich) genutztes Arbeitszimmer zumindest teilweise als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben absetzbar sind. Der nun veröffentlichte Beschluss des Großen Senats des BFH sorgt für Ernüchterung: Nach Ansicht der Richter darf ein häusliches Arbeitszimmer nur dann steuerlich abgesetzt werden, wenn es ausschließlich oder nahezu ausschließlich für betriebliche und berufliche Zwecke genutzt wird.

Der Entscheidung lag ein Verfahren zugrunde, in dem ein Vermieter sein häusliches Büro zu 60 % für die Verwaltung seiner Vermietungsobjekte und zu 40 % für private Zwecke genutzt hatte. Eine anteilige Berücksichtigung der Raumkosten war nach Gerichtsmeinung nicht zulässig. Nach Ansicht des BFH wollte der Steuergesetzgeber ausdrücklich an den herkömmlichen Begriff des „häuslichen Arbeitszimmers“ anknüpfen, der nur einen Raum erfasst, der wie ein Büro eingerichtet ist und (nahezu) ausschließlich zur Erzielung von Einnahmen genutzt wird. Eine Kostenaufteilung ist laut BFH unter anderem deshalb nicht möglich, weil sich der tatsächliche Nutzungsumfang des Zimmers in der privaten Wohnung des Bürgers nicht überprüfen lässt. Auch ein „Nutzungstagebuch“, in dem der Bürger die Nutzung seines Arbeitszimmers protokolliert, erkannte der BFH nicht als Aufteilungsmaßstab an, weil diese Aufzeichnung nach Gerichtsmeinung denselben Beweiswert hat wie eine bloße Behauptung.

Hinweis: Nach dem neuen BFH-Beschluss ist ein anteiliger Kostenabzug auch für Arbeitsecken im Wohnzimmer oder Durchgangszimmer ausgeschlossen. Zentrale Abzugsvoraussetzung bleibt also weiterhin, dass der Raum ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Nach Ansicht der Finanzbehörden ist allerdings eine untergeordnete private Mitbenutzung von unter 10 % zulässig. Bei Arbeitsecken kann ein Kostenabzug allenfalls mit der Maurerkelle erreicht werden: Wer seinen beruflich genutzten Arbeitsbereich durch Zwischenwände abteilt und so einen abgeschlossenen Arbeitsraum schafft, kann einen Kostenabzug erreichen.

Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltumwandlung

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Voraussetzungen und Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitgebers

I. Durchführungswege bei Entgeltumwandlung

1. Einseitiges Vorgaberecht des Arbeitgebers für versicherungsförmige Durchführungswege

Jeder Arbeitnehmer und jede arbeitnehmerähnliche Person kann von seinem Arbeitgeber verlangen, dass eine Entgeltumwandlung für ihn durchgeführt wird. Dies gilt auch für Teilzeitbeschäftigte und geringfügig Beschäftigte.

Möchte der Arbeitgeber die Entgeltumwandlung seiner Mitarbeiter über eine Direktversicherung, Pensionskasse oder über einen Pensionsfonds durchführen (sog. versicherungsförmige Durchführungswege), dann kann er den Versorgungsträger für seine Arbeitnehmer einseitig festlegen. Dieses Vorgaberecht umfasst auch den gewählten Versicherungstarif, die Leistungsstruktur des Versorgungsversprechens und die Art der Versorgungsleistung. Insbesondere kann der Arbeitgeber bei der Einrichtung einer Entgeltumwandlung für Gruppen auf vergünstigte kollektive Versicherungstarife und Annahmebedingungen zurückzugreifen, die bei privaten Einzelversicherungen nicht zur Verfügung stehen.

Der Arbeitnehmer kann bei der Einrichtung durch den Arbeitgeber dann nicht mehr verlangen, dass seine Entgeltumwandlung über eine von ihm ausgewählte Durchführung erfolgt. Er kann nur die vom Arbeitgeber angebotene versicherungsförmige Durchführung nutzen.

Hinweis: Wählt der Arbeitgeber bei der Direktversicherung einen gezillmerten Tarif, bei dem die Abschlusskosten zu Beginn der Versicherung belastet werden, dann sollte er den Arbeitnehmer ausdrücklich darauf hinweisen. Zudem sollte er mittels der versicherungstariflichen Leistungsverläufe über die Folgen vorzeitiger Abfindungen und Beitragsfreistellungen informieren.

2.  Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Direktversicherung

Möchte der Arbeitgeber keine einheitliche Entgeltumwandlung seiner Mitarbeiter über einen versicherungsförmigen Durchführungsweg in seinem Unternehmen einrichten, dann kann der Arbeitnehmer die Durchführung über die von ihm ausgewählte Direktversicherung verlangen. Der Arbeitgeber sollte sich auch dann genau mit der vorgelegten Direktversicherung, insbesondere mit der Leistungsstruktur, auseinandersetzen. Erschwerend kommt hinzu, dass er sich gegebenenfalls mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Anbietern und Versicherungsvarianten auseinandersetzen muss.

Hinweis: Hinzu kommt, dass sich der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entgeltumwandlung über eine Direktversicherung dann auch auf die sog. Riesterförderung erstreckt. Bei dieser Förderung ist der Arbeitgeber der Versicherungsnehmer, der Arbeitnehmer finanziert die Beiträge aber aus seinem versteuerten Einkommen. Ob diese Variante sinnvoll ist, kann nur im Einzelfall beurteilt werden.

3.  Einvernehmliche Regelung über Direktzusage und Unterstützungskasse

Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich einigen, dann kann die Entgeltumwandlung auch über die Direktzusage und die Unterstützungskasse durchgeführt werden. Diese Durchführungswege haben für den Arbeitgeber jedoch zur Folge, dass er sowohl in der Finanzierungsphase (sog. Anwartschaftsphase) als auch in der späteren Bezugsphase (Leistungsphase) die Verwaltung der Entgeltumwandlung grundsätzlich selbst abwickeln muss. Die Unterstützungskassen und auch die Direktzusagen sollten über eine Rückdeckungsversicherung (Lebensversicherung) finanziert werden. Sowohl Unterstützungskassen als auch die Lebensversicherer bieten regelmäßig einen Verwaltungsservice an, der jedoch kostenpflichtig ist.

II. Entgeltumwandlungsvereinbarung

1.  Allgemeines

Für die Entgeltumwandlung von Gehaltsteilen muss eine schriftliche Entgeltumwandlungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgeschlossen werden.

Hinweis: Die Entgeltumwandlung kann auch automatisiert (sog. Auto-Enrolment Systeme) und mit einer Widerspruchsmöglichkeit des Arbeitnehmers in einer bestimmten Frist (sog. Opting-Out) versehen werden. Diese Modelle beruhen auf dem System, dass jeder Mitarbeiter automatisch im Entgeltumwandlungssystem des Unternehmens mitmacht, ohne dass er aktiv tätig werden muss. Wer nicht mitmachen möchte, muss hingegen aktiv werden, indem er der automatischen Entgeltumwandlung widerspricht.

In der Entgeltumwandlungsvereinbarung verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil des künftigen Bruttoentgelts. Im Gegenzug verpflichtet sich der Arbeitgeber dazu, die zur Entgeltumwandlung verwendeten Entgeltbestandteile in eine wertgleiche Anwartschaft auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung umzuwandeln.

Weitere wesentliche Bestandteile der Entgeltumwandlungsvereinbarung sind:

  • gewählter Durchführungsweg,
  • gewählte Leistungsstruktur,
  • Festlegung des Leistungszieles (Alter, Invalidität und Hinterbliebenenversorgung),
  • gewählter Tarif des Versorgungsträgers.

Im Übrigen sollte die Vereinbarung über die Entgeltumwandlung auch regeln, welches Vergütungsniveau für Gehaltsentwicklungen und Sonderzahlungen maßgeblich ist.

Der Arbeitnehmer kann die Entgeltumwandlung sowohl von regelmäßigem Entgelt als auch von Einmalzahlungen (z.B. variable Gehaltsbestandteile) verlangen. Grundsätzlich können Zeitguthaben nicht mehr in die Entgeltumwandlung eingebracht werden.

Wichtig sowohl für die Umwandlung von variablen Gehaltsbestandteilen als auch von regelmäßigem Entgelt ist aber, dass die Entgeltumwandlungsvereinbarung vor deren Fälligkeit abgeschlossen wird, da sonst die Finanzverwaltung nicht von zukünftigen Entgeltbestandteilen ausgeht und dadurch die Steuerbefreiung und Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung gefährdet ist.

Hinweis: Bei der Entgeltumwandlung reduziert sich durch den Verzicht das Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Damit kann die Versicherungsfreiheit von der gesetzlichen Krankenversicherung wieder entfallen. Auch reduzieren sich dadurch die Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung und die Leistungen der Arbeitslosenversicherung.

2.  Höchst- und Mindestbeträge der Entgeltumwandlung

Soll regelmäßiges Entgelt für die Umwandlung verwendet werden, dann kann der Arbeitgeber verlangen, dass aus Vereinfachungsgründen im Kalenderjahr monatlich gleich bleibende Beträge umgewandelt werden.

Zur Vermeidung von uneffektiven Minimalrenten kann der Arbeitgeber zudem einen jährlichen Mindestbetrag der Entgeltumwandlung verlangen. Dieser orientiert sich an der Bezugsgröße in der Sozialversicherung und beträgt im Jahr 2016 217,87 € (West) und 189,00 € (Ost). Ebenso kann er die maximale Höhe der Entgeltumwandlung wegen der steuerlichen und sozialrechtlichen Förderung auf 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung begrenzen. Dieser bundeseinheitliche Höchstbetrag für das Jahr 2016 beläuft sich auf 2.976,00 €. Innerhalb dieses Korridors kann der Arbeitnehmer grundsätzlich jedes Jahr neu entscheiden ob und wie hoch die Entgeltumwandlung sein soll.

Besteht zwischen den Parteien Einvernehmen, dann können auch höhere oder niedrigere Beträge für die Entgeltumwandlung verwendet werden. Einschränkungen ergeben sich hier nur aus der Förderung durch das Steuer- und Sozialrecht der Durchführungswege sowie aus dem Umfang des Insolvenzschutzes.

Hinweis: Für entgeltfreie Zeiten sollten entsprechende Vorkehrungen getroffen werden.

III. Leistungsziele der Betrieblichen Altersvorsorge

Theoretisch lassen sich mit der Entgeltumwandlung alle drei Leistungsziele Alter, Invalidität und Hinterbliebenenversorgung umsetzen. In der Praxis ergeben sich hier jedoch Einschränkungen.

1.  Altersversorgung

Auch wenn nach dem Betriebsrentengesetz sowohl einmalige Kapitalzahlungen als auch Rentenleistungen vorgesehen sein können, ergibt sich insbesondere aus der steuerlichen und sozialrechtlichen Förderung in den Durchführungswegen Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds faktisch die Beschränkung auf Rentenleistungen. Es müssen daher in der Entgeltumwandlungsvereinbarung Rentenzahlungen als Ablaufleistungen vorgesehen sein, auch wenn nach dem Versicherungstarif bzw. Pensionsplan an Stelle der versicherten Altersrente wahlweise ein Kapital bei Rentenbeginn ausgezahlt werden kann. Ist aber von vornherein lediglich nur eine Kapitalleistung vorgesehen, dann entfällt die steuerliche und sozialrechtliche Förderung. Auch bei der rückgedeckten Unterstützungskassenzusage muss die Ablaufleistung eine lebenslange Rentenzahlung vorsehen, damit der Arbeitgeber die Zuwendungen als Betriebsausgaben ansetzen kann. Tatsächlich kann hier aber auch das Kapital gewählt werden. Bei einer Durchführung über eine rückgedeckte Direktzusage besteht keine Beschränkung auf Rentenzahlungen.

2.  Invalidität

Die Absicherung gegen Fälle der Invalidität (Berufs- oder Erwerbsunfähigkeit) sind grundsätzlich wichtige Bestandteile in einer Betriebsrentenversorgung. Allerdings kann eine angemessene Invalidenrente je nach Höhe und Eintrittsalter einen Versicherungsbeitrag erforderlich machen, der über dem jährlich geförderten Beitrag liegt. Zudem hängt der Versicherungsschutz bei der Entgeltumwandlung von einer individuellen Risikoprüfung ab. Es ist also nicht mit Sicherheit für alle Mitarbeiter klar, ob die geplante Invaliditätsversorgung eingerichtet werden kann. Daher ist bei Auswahl eines generellen Entgeltumwandlungssystems durch den Arbeitgeber stets zu prüfen, ob eine selbständige oder auch zusätzliche Invaliditätsversorgung administrativ vertretbar ist (z.B. Schutz personenbezogener Daten der Mitarbeiter etc.). Insbesondere sollte die Zusage von der Versicherbarkeit abhängig gemacht werden.

3.  Hinterbliebenenversorgung

Damit die Hinterbliebenen durch die Entgeltumwandlung begünstigt werden können, muss der Arbeitgeber eine Hinterbliebenenversorgung ausdrücklich vereinbaren.

  1. a) Begünstigte Hinterbliebene

Das Steuerrecht erkennt nur folgende Personen als begünstigte Hinterbliebene an (sog. enger Hinterbliebenenbegriff):

  • die Witwe bzw. der Witwer
  • der frühere Ehegatte,
  • die Lebensgefährten,
  • gleichgeschlechtliche Lebenspartnerschaften
  • sog. Kindergeldkinder.

Insbesondere für den Lebensgefährten stellt das Steuerrecht weitere Anforderungen. So müssen diese namentlich benannt werden und mit dem verstorbenen Arbeitnehmer zum Zeitpunkt des Todes einen gemeinsamen Haushalt geführt haben.

  1. b) Hinterbliebenenleistung

Eine separate Hinterbliebenenversorgung, wie insbesondere eine lebenslange Rente oder ein eigens bemessenes Versorgungskapital, kann im Rahmen einer Entgeltumwandlung mit einer individuellen Risikoprüfung verbunden sein. Bei der Einrichtung einer generellen Versorgung sollte dies berücksichtigen werden, ähnlich wie bei der Invaliditätsversorgung. Für den Arbeitgeber kann es daher sinnvoll sein, die Hinterbliebenenversorgung auf das zu beschränken, was eine Rentenversicherung bei Tod des Arbeitnehmers (vor und nach Rentenbeginn) leistet.

IV. Leistungsstruktur

1.  Allgemeines

Die Wahl der Leistungsstruktur bestimmt die Höhe der zugesagten Versorgungsleistung, für die der Arbeitgeber haftet (sog. Ausfallhaftung). Sie bestimmt zudem, ob der Arbeitgeber im Leistungsfall zur Anpassung der laufenden Versorgungsrente verpflichtet ist, also ggf. weitere Kosten bei Rentenbezug entstehen können.

2.  Arten und Haftungsumfang

Nach der Systematik des Betriebsrentengesetzes kann die versprochene Leistung entweder ein bestimmter oder bestimmbarer Betrag sein, wie etwa eine Rente in bestimmter Höhe (Leistungszusage), oder das Ergebnis aus umgewandelten Beträgen (Beitragsorientierte Leistungszusage und Beitragszusage mit Mindestleistung).

Hinweis: Da bei einer Entgeltumwandlung der Arbeitgeber regelmäßig nur das Ergebnis aus den tatsächlich umgewandelten Beiträgen versprechen will, sollte er keinesfalls eine Leistungszusage erteilen.

Bei der beitragsorientierten Leistungszusage verpflichtet sich der Arbeitgeber, bestimmte Beiträge in eine Anwartschaft auf Alters-, Invaliden bzw. Hinterbliebenenversorgung umzuwandeln. Versprochen wird dann das Ergebnis, das sich aus einem versicherungsmathematischen Umwandlungsprinzip aufgrund eines Beitrags ergibt. Das ist also eine garantierte Leistung zuzüglich einer gegebenenfalls existenten Überschussleistung nach einem klassischen Versicherungstarif, wie er in der Regel bei der Direktversicherung, Pensionskassenversicherung und der Rückdeckungsversicherung zur Direktzusage oder zur Unterstützungskasse zum Einsatz kommt. Für vorzeitige Leistungen (Abfindung, Übertragung) und Leistungen im Versorgungsfall kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer hier auf die dann vorgesehene Versicherungsleistung verweisen.

Bei den versicherungsförmigen Durchführungswegen kann der Arbeitgeber auch eine Beitragszusage mit Mindestleistung erteilen, um seine Haftung zu begrenzen. In diesem Fall ist sein Versprechen nur auf die zugesagten Beiträge abzüglich der Kosten des biometrischen Risikoausgleichs begrenzt. Dies hat insbesondere Relevanz bei fondsgebundenen Produkten.

Hinweis: Bei fondsgebundenen Lebensversicherungen ohne Garantie Leistung ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass die Leistungen aus der Versicherung bei vorzeitiger Fälligkeit (Abfindung, Übertragung) und im Versorgungsfall den Werten entsprechen, die sich aus der Summe der eingezahlten Beiträge ergeben. Ansonsten greift hier die Ausfallhaftung.

Aber auch bei fondsgebundenen Lebensversicherungen mit Garantie Leistung kann die Ausfallhaftung des Arbeitgebers bei vorzeitiger Fälligkeit greifen. Etwa dann, wenn sich der Wert der Versicherung auf weniger als die zugesagten Beiträge beläuft. Die Garantie bei solchen Produkten, dass mindestens die geleisteten Beiträge erhalten bleiben, bezieht sich nur auf den Zeitpunkt des Ablaufs der Versicherung, nicht aber auf Zeitpunkte davor.

3.  Anpassungsverpflichtung der laufenden Rente

Wird die beitragsorientierte Leistungszusage über eine Direktversicherung oder eine Pensionskassenversicherung durchgeführt, dann kann der Arbeitgeber seiner Anpassungsverpflichtung dadurch nachkommen, dass im Versicherungsvertrag festgelegt wird, dass ab Rentenbeginn sämtliche Überschussanteile zur Erhöhung der laufenden Leistung verwendet werden.

Im Fall der Unterstützungskassenzusage und der Direktzusage ist der Arbeitgeber zur Anpassung verpflichtet. Aber auch hier kann er Tarife der Versorgungsträger wählen, welche die Anpassungsverpflichtung garantiert finanzieren, so dass keine weiteren Kosten entstehen.

Bei der Beitragszusage mit Mindestleistung in den versicherungsförmigen Durchführungswegen besteht, anders als bei der beitragsorientierten Leistungszusage, keine Verpflichtung zur Anpassung der laufenden Leistung.

Hinweis: Durch eine Änderung des Betriebsrentengesetzes, die zum 1.1.2018 in Kraft treten wird (Bundestagsbeschluss vom 12.12.2015), werden die Regelungen zur Höhe der unverfallbaren Anwartschaften ausgeschiedener Arbeitnehmer genauer gefasst. Die Anwartschaft des ausgeschiedenen Arbeitnehmers soll sich im weiteren Verlauf bis zum Versorgungsfall nicht schlechter entwickeln als die Anwartschaft eines vergleichbaren nicht ausgeschiedenen Arbeitnehmers.

In folgenden Fällen wird man in der Regel von einer Gleichbehandlung der beiden Anwärtergruppen ausgehen können: (1) bei Leistungszusagen auf einen festen Versorgungsbetrag, (2) bei Bemessungssystemen mit Verzinsung, die auch dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer zugutekommt, (3) bei der Direktversicherung, der Pensionskasse und dem Pensionsfonds, wenn die Verzinsung bzw. die planmäßigen oder die tariflichen Erträge auch dem ausgeschiedenen Arbeitnehmer zugute kommen.

Bei endgehaltsbezogenen Leistungszusagen müssen hingegen künftig zusätzliche Vorkehrungen (Anpassung der Anwartschaften) getroffen werden, damit man regelmäßig von der Gleichbehandlung der beiden Anwärtergruppen ausgehen kann.

V. Insolvenzsicherungspflicht und Höhe der geschützten Anwartschaften

1.  Sicherungspflichtige Durchführungswege

Für die Direktversicherung und die Pensionskasse besteht keine Sicherungspflicht, so dass keine Beiträge zum PSVaG als Träger der gesetzlichen Insolvenzsicherung zu entrichten sind.

Bei der Wahl des Pensionsfonds hingegen besteht eine Sicherungspflicht bereits ab Beginn der Entgeltumwandlung. Damit ist eine Melde- und Beitragspflicht des Arbeitgebers gegenüber dem PSVaG verbunden. Der Beitrag errechnet sich jährlich neu aus dem festgesetzten Beitragssatz und der Beitragsbemessungsgrundlage für den Pensionsfonds (20 % vom steuerlichen Teilwert der Pensionsverpflichtung).

Für die Direktzusage ist der volle steuerliche Teilwert der Pensionsverpflichtung als Bemessungsgrundlage anzusetzen. Bei rückgedeckten Unterstützungskassen wird die Bemessungsgrundlage eigens bemessen.

2.  Höhe des Insolvenzschutzes

Der Insolvenzschutz durch den PSVaG ist jedoch anfänglich der Höhe nach begrenzt. So besteht ein sofortiger Insolvenzschutz bei der Entgeltumwandlung nur für die Beträge von bis zu 4 % von Hundert der jeweils aktuellen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung. Erst nach Ablauf der 2- Jahresfrist greift der Insolvenzschutz durch den PSVaG für darüber hinausgehende umgewandelte Entgeltbestandteile.

VI. Bilanzielle Auswirkungen

Die Beiträge des Arbeitgebers zur Direktversicherung, zur Pensionskasse und zum Pensionsfonds sind Betriebsausgaben. Dies gilt ebenso für die Beiträge zur Rückdeckungsversicherungen der Direktzusage. Damit die Zuwendungen zur rückgedeckten Unterstützungskassenzusage als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen bestimmte Vorgaben des Steuerrechts eingehalten werden. Auch die Beiträge an den PSVaG zur Insolvenzsicherung sind Betriebsausgaben.

Die versicherungsförmigen Durchführungswege und die Unterstützungskasse berühren weder die Passiv- noch die Aktivseite der Steuerbilanz des Unternehmens. Dies gilt auch für die Handelsbilanz.

Bei der Direktzusage muss der Arbeitgeber in der Anwartschaftsphase sowohl in der Steuer- als auch in der Handelsbilanz Pensionsrückstellungen bilden, um sie dann in der Leistungsphase wieder abzubauen. Dies gilt auch, wenn eine Rückdeckungsversicherung abgeschlossen wurde. Für die Rückdeckungsversicherung muss der Aktivwert ausgewiesen werden. Um die Rückstellungen in der Steuerbilanz wirksam bilden zu können, muss der Arbeitgeber die Vorgaben des Steuerrechts berücksichtigen.

VII. Ausscheiden mit unverfallbaren Anwartschaften

Die Anwartschaften aus der Entgeltumwandlung sind von Anfang an gesetzlich unverfallbar. Anders als bei der Arbeitgeberfinanzierung gilt hier keine gesetzliche Mindestfrist, die zum Verfall der Anwartschaft führt. Der Arbeitgeber muss sich also immer überlegen, wie mit den Anwartschaften verfahren werden soll.

1.  Wahlrecht des Arbeitgebers zur versicherungsförmigen Lösung

Wird die Entgeltumwandlung als beitragsorientierte Leistungszusage über eine Direktversicherung oder Pensionskassenversicherung durchgeführt, dann kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Versicherung zur Fortführung mit eigenen Beiträgen anbieten und ist damit enthaftet. Die Wirksamkeit dieses einseitigen Wahlrechts ist an bestimmte Gestaltungsvoraussetzungen der Direktversicherung und Pensionskassenversicherung gebunden, die bereits bei deren Abschluss einzuhalten sind. So dürfen die Überschussanteile seit Versicherungsbeginn nur zur Verbesserung der Leistung verwendet werden, das Bezugsrecht der Direktversicherung ist von Anfang an unwiderruflich, dem Arbeitnehmer muss das Recht zur Fortsetzung mit eigenen Beiträgen eingeräumt worden sein und die Verpfändung, Abtretung oder Beleihung ist ausgeschlossen. Daneben dürfen keine Beitragsrückstände vorhanden sein und das Wahlrecht muss spätestens nach 3 Monaten seit dem Ausscheiden dem Versicherer und dem Arbeitnehmer mitgeteilt werden.

Die versicherungsförmige Lösung ist jedoch ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer vorher seinen Anspruch auf Übertragung geltend macht.

Für die übrigen Durchführungswege und die Leistungsstruktur der Beitragszusage mit Mindestleistung ist die versicherungsförmige Lösung ausgeschlossen.

2.  Wahlrecht des Arbeitgebers zur Abfindung von Bagatellleistungen

Eine unverfallbare Anwartschaft kann unabhängig vom Durchführungsweg und der Leistungsstruktur vom Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Schuld befreiend abgefunden werden, wenn sie als sog. Bagatellleistung zu qualifizieren ist. Die Abfindung kann ohne Zustimmung des Arbeitnehmers erfolgen, sie ist jedoch ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer vorher von seinem Recht auf Übertragung Gebrauch macht.

Eine Bagatellleistung im Jahr 2016 liegt dann vor, wenn die künftigen oder laufenden monatlichen Rentenbeträge den Betrag von 29,05 € (West) und 25,20 € (Ost) nicht übersteigen. Der Höchstbetrag für die Abfindung von zugesagten Kapitalleistungen beträgt 3.486,00 € (West) und 3024,00 € (Ost).

Hinweis: Ab dem 1.1.2018 dürfen sog. Kleinstanwartschaften nicht gegen den Willen des Arbeitnehmers abgefunden werden, wenn dieser ein neues Arbeitsverhältnis in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union begründet. Dies muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer innerhalb von 3 Monaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses mitteilen.

Für rein inländische Sachverhalte bleibt es bei dem einseitigen Abfindungsrecht des Arbeitgebers.

3.  Anspruch des Arbeitnehmers auf Übertragung

Wird die Entgeltumwandlung über die versicherungsförmigen Durchführungswege durchgeführt, dann steht dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Übertragung der unverfallbaren Anwartschaft auf den neuen Arbeitgeber zu. Dieser Anspruch muss innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht werden. Der neue Arbeitgeber ist dann verpflichtet, eine dem Übertragungswert wertgleiche Zusage zu erteilen und diese über einen versicherungsförmigen Durchführungsweg durchzuführen. Im Fall der Durchführung über die Unterstützungskasse und die Direktzusage besteht dieser Anspruch nicht.

Hinweis: Auch nach der Ausübung der versicherungsförmigen Lösung bei der Direktversicherung und der Pensionskassenversicherung hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Übertragung des Versorgungswertes auf den neuen Arbeitgeber. Dieser richtet sich dann jedoch gegen den Versorgungsträger.

4.  Verbleiben der unverfallbaren Anwartschaft im Unternehmen

Bei der Unterstützungskassen- und Direktzusage bleibt regelmäßig die beitragsfreie Versicherungsleistung als Teilanwartschaft beim Arbeitgeber bestehen. Anderes gilt nur, wenn es zwischen dem neuen Arbeitgeber, dem Arbeitnehmer und dem ehemaligen Arbeitgeber zu einer Vereinbarung über die Übernahme der Versorgung kommt.

VIII. Steuerliche und sozialrechtliche Auswirkungen beim Arbeitnehmer

1.  Anwartschaftsphase

  1. a) Versicherungsförmige Durchführungswege

Die steuerliche Förderung für alle drei versicherungsförmigen Durchführungswege ist bundeseinheitlich pro Kalenderjahr auf 4 % der jeweils aktuellen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung (West) begrenzt. Für 2016 beläuft sich der Höchstbetrag auf jährlich 2.976,00 €. Dieser Betrag kann sich um weitere 1.800 € erhöhen, wenn die Versorgungszusage nach dem 31.12.2004 erteilt wurde und keine oder keine beitragspflichtige Direktversicherung oder Pensionskassenversicherung mit Pauschalbesteuerung gegeben ist. Im Jahr 2016 können also versicherungsförmig maximal 4.776,00 € für die Entgeltumwandlung steuerfrei verwendet werden. Darüber hinausgehende Entgeltbestandteile, die als Beiträge in eine Direktversicherung, eine Pensionskasse oder in einen Pensionsfonds eingezahlt werden, sind dann im Zeitpunkt ihrer Zuführung zum Versorgungsträger steuerpflichtiger Lohn.

Alle drei versicherungsförmigen Durchführungswege sind zudem nur begrenzt sozialversicherungsfrei. Danach sind die Zuwendungen für Rentenzahlungen nur bis zur Höhe von insgesamt 4 % der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung sozialversicherungsfrei. Der Höchstbetrag beläuft sich auch hier im Jahr 2016 auf 2.976,00 €. Zuwendungen für künftige Kapitalzahlungen werden nicht erfasst. Anders als im Steuerrecht, kann sich der Freibetrag nicht um jährlich weitere 1.800 € erhöhen.

  1. b) Direktzusage und Unterstützungskasse

Die Beiträge die der Arbeitgeber bei der Rückdeckung einer Direktzusage an den Lebensversicherer zahlt, sind für den Arbeitnehmer unbegrenzt einkommenssteuerfrei. Die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung dagegen ist wie bei den versicherungsförmigen Durchführungswegen auf 4 % der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze begrenzt.

Die Zuwendungen des Arbeitgebers an die rückgedeckte Unterstützungskasse sind ebenfalls einkommensteuerfrei. Wie bei der Direktzusage ist auch hier die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auf 4 % der aktuellen Beitragsbemessungsgrenze begrenzt.

Hinweis: Zur effektiven Gestaltung der Entgeltumwandlung, können auch die Systeme von versicherungsförmiger Durchführung mit einer Unterstützungskasse und/oder Direktzusage effektiv kombiniert werden. Die steuerliche und sozialrechtliche Förderung gilt je Durchführungsweg.

2. Bezugsphase

  1. a) Versicherungsförmige Durchführungswege

Die Versorgungsleistungen, die aus den steuerfreien Beiträgen finanziert worden sind, werden bei Rentenbezug als sonstige Einkünfte voll versteuert. Die Rentenleistungen, die auf Beiträgen beruhen, die bereits bei der Umwandlung besteuert wurden, werden nur noch mit dem Ertragsanteil versteuert. Wegen der veränderten Erwerbslage im Rentenalter führt diese Besteuerung regelmäßig zu einer geringeren Steuerbelastung als in der Aktivenphase.

Die Versorgungsbezüge aus der betrieblichen Altersversorgung sind beitragspflichtige Einnahmen und führen somit zu einer Beitragspflicht zur Krankenversicherung der Rentner und zur sozialen Pflegeversicherung. Die Beiträge werden direkt von den Versorgungsträgern abgeführt.

  1. b) Direktzusage und Unterstützungskasse

Die Leistungen aus der Direktzusage und der Unterstützungskassenzusage sind bei Bezug voll als nachträgliche Einkünfte aus nicht selbständiger Tätigkeit zu versteuern.

Für Kapitalleistungen kommt eine Verteilung der Steuer nach der sog. Fünftelungs-Regelung zur Anwendung. Auch hier sind Beiträge zur Krankenversicherung und zur sozialen Pflegeversicherung zu zahlen.

Der Arbeitgeber muss die Renten verwalten oder sich eine entsprechende Dienstleistung einkaufen.

Kleinunternehmerregelung – Vorteile und Voraussetzungen

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Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere Rechtsfigur des Umsatzsteuerrechts. Sie bietet vor allem Unternehmen zu Beginn ihrer Tätigkeit und kleineren Unternehmen allgemein eine Reihe von steuerlichen und administrativen Vorteilen. Die Anwendbarkeit ist insbesondere an das Unterschreiten von bestimmten Umsatzgrenzen geknüpft. Darüber hinaus existieren grundsätzlich keine besonderen persönlichen oder sachlichen Anforderungen.

Stehen Sie am Beginn Ihrer Selbständigkeit, sollte die Anwendung der Kleinunternehmerreglung in Betracht gezogen werden. Erforderlich ist dann vor allem das Aufstellen eines Businessplans unter Einbeziehung von prognostizierten Umsätzen und deren steuerlichen Folgen. Was genau zu beachten ist, erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Sind Sie bereits als Kleinunternehmer tätig, zeigt dieses Merkblatt noch einmal alle erforderlichen Informationen rund um die Beibehaltung der Regelung auf.

I.    Vorteile

1.    Keine Umsatzbesteuerung

Das Wesensmerkmal der Kleinunternehmerregelung ist, dass betroffene Unternehmer nicht der Umsatzbesteuerung unterliegen. Sie können (und müssen) ihre Umsätze ohne Aufschlag der derzeit geltenden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer (MwSt.) erbringen. Dies kann einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn man so seine Leistungen günstiger anbieten kann als die Mitwettbewerber. In einigen Branchen wie etwa im E-Commerce oder im kleingewerblichen Handel beruhen ganze Geschäftsmodelle darauf, Leistungen ohne Umsatzsteuer anbieten zu können.

2.    Weniger Bürokratiepflichten

Der große administrative Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass der Kleinunternehmer wesentlich weniger Erklärungspflichtigen zu erfüllen hat, als der regelbesteuerte Unternehmer. Vor allem muss er keine monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Wird er grenzüberschreitend tätig, entfällt auch die Pflicht zur Abgabe sogenannter Zusammenfassender Meldungen. Bestehen bleibt lediglich die Notwendigkeit zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung.

Zudem gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Aufzeichnungspflichten. Verbunden mit der einkommensteuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt regelmäßig die Aufzeichnung tatsächlich vereinnahmter und verausgabter Beträge. Einige Verpflichtungen wie etwa die Führung eines Rechnungsausgangsbuchs bleiben bestehen.

II.   Nachteile

Der einzig echte Nachteil der Kleinunternehmerregelung kommt bei Verlustsituationen zum Tragen. Hier sind reguläre Unternehmer besser gestellt, weil der Staat ihnen den „Umsatzsteuerverlust“ erstattet. Kleinunternehmer tragen diesen als Betriebsausgabe und können den Verlust später nur teilweise ertragsteuerlich geltend machen. Gleichwohl ist dieser Nachteil betragsmäßig eher gering. Zudem wird sich die Verlustperiode meist zeitlich in tendenziell engen Grenzen halten.

Ein unechter Nachteil der Kleinunternehmerregelung besteht in dem Verwaltungsmehraufwand beim Übergang zur Regelbesteuerung. Der Wechsel der Besteuerungsform erfordert eine Reihe von Übergangsmaßnahmen. Das kann die Kleinunternehmerregelung insgesamt unattraktiv machen, wenn beispielsweise absehbar ist, dass schon im zweiten Jahr nach der Unternehmensgründung die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung überschritten werden.

Ferner kann ein psychologischer Nachteil daraus resultieren, wenn Geschäftspartner den Kleinunternehmerstatus erkennen und so auf eine geringe Unternehmensgröße schließen. Dies kann in bestimmten Branchen wie etwa im Dienstleistungsbereich die Auftragsentwicklung behindern.

III.  Voraussetzungen

1.    Kein Antrag

Die Anwendung der Kleinunternehmerreglung muss nicht beantragt werden. Werden die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, gilt man automatisch als Kleinunternehmer. Man hat jedoch die Möglichkeit auf die Anwendung der Sonderregelung zu verzichten. Hierfür muss ein formloser Antrag gestellt werden.

2.    Umsatzgrenzen

Das „klein“ in Kleinunternehmer wird über den Unternehmensumsatz definiert.

Grundsätzlich ist die Regelung bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 € anwendbar. Maßgeblich ist die Summe der tatsächlich vereinnahmten Entgelte. Steuerfreie Einnahmen, wie z. B. aus ärztlicher Tätigkeit bleiben außer Betracht. Auf die Gewinnspanne kommt es nicht an. Wird die Umsatzgrenze überschritten, darf im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen werden. Dies gilt solange, bis der Vorjahresumsatz die Grenze von 17.500 € wieder unterschreitet. Dieser Grenzwert ist ein Bruttobetrag, schließt als die Umsatzsteuer ein. Für das laufende Unternehmensjahr hat die Grenzüberschreitung grundsätzlich keine Auswirkungen.

Droht zum Jahresende die Nichteinhaltung der Grenze darf die Vereinnahmung von Umsätzen ins Folgejahr hinausgezögert werden. Entscheidend ist, dass der Unternehmer über die Geldmittel noch keine Verfügung hat. Daher sollte der eigene Umsatz als Kleinunternehmer regelmäßig in den Blick genommen werden.

Hinweis: Übt der Unternehmer seine Tätigkeit nur in einem Teil des Jahres aus, weil er sein Unternehmer erst unterjährig aufgenommen und/oder beendet hat, muss der tatsächliche Umsatz auf einen Jahresumsatz hochgerechnet werden. Maßgeblich sind dabei angefangene Kalendermonate. Wer etwa sein Unternehmer am 30. Juli eröffnet, gilt bis Jahresende als sechs Monate lang tätig. Der tatsächliche Umsatz ist für die Frage nach der Grenzunterschreitung zu verdoppeln. Die Regelung gilt nur bei echter Unternehmens(-neu-)eröffnung oder -beendigung. Entsprechend gilt sie z. B. nicht für Saisonbetriebe.

Neben der Umsatzgrenze für Vorjahre von 17.500 € existiert noch eine Grenze für die Höhe der prognostizierten Umsätze des laufenden Jahres. Der voraussichtliche Gesamtumsatz muss danach 50.000 € im laufenden Kalenderjahr unterschreiten. Hierzu muss der Unternehmer eine substantiierte Prognose dokumentieren. Erfolgt die Dokumentation nicht oder nur unzureichend und wird die Umsatzgrenze von 50.000 € überschritten, entfällt die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung nicht nur für das Folgejahr, sondern auch rückwirkend für das laufende Jahr. Alle vereinnahmten Umsätze müssen dann nachversteuert werden.

Wird die Grenze der prognostizierten Umsätze trotz einer anderslautenden, stichhaltigen Prognose doch überschritten, bleibt die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr anwendbar. Aufgrund der zwangsläufigen Überschreitung der Grenze von 17.500 € entfällt jedoch die Anwendung der Regelung für das Folgejahr.

Eine Besonderheit gilt für das Jahr der Tätigkeitsaufnahme. Die Prognosegrenze ist hier nur 17.500 € statt 50.000 €.

 IV. Wichtige Hinweise

1.    Rechnung

Der Kleinunternehmer ist nicht berechtigt, Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen auszuweisen. Dies gilt uneingeschränkt, auch für den Steuersatzausweis auf Kleinbetragsrechnungen. Daneben gelten jedoch – bußgeldbewährt – die gewöhnlichen Rechnungsanforderungen. Dennoch ausgewiesene Steuer wird dem Finanzamt geschuldet. Das gilt ebenso, wenn nur Bruttobetrag und ein Steuersatz angegeben werden.

Gegenüber Unternehmerkunden ist ein Hinweis auf die Nichtbesteuerung in den Ausgangsrechnungen hilfreich, aber nicht erforderlich. Die Formulierung kann daher frei gewählt werden, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG“.

2.    Freiwillige Besteuerung

Der Kleinunternehmer kann auf die Anwendung der Sonderregelung verzichten und sich freiwillig der Normalbesteuerung unterwerfen. Dies kann sinnvoll sein, wenn die oben beschriebenen Nachteile im konkreten Einzelfall besonders schwer wiegen.

Der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann für das laufende Jahr im Voraus oder auch rückwirkend erklärt werden. Möglich ist ein Verzicht grundsätzlich auch noch mit der Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung.

Wird auf die Kleinunternehmerreglung verzichtet, erfolgt eine Behandlung wie beim gewöhnlichen Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Unternehmer hat insoweit alle Rechte und Pflichten des gewöhnlichen umsatzsteuerlichen Unternehmers.

Hinweis: Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet den Betroffenen für fünf Kalenderjahre. In dieser Zeit kann nicht zur Kleinunternehmerreglung zurückgekehrt werden.

3.    Nebenerwerb

Besonders geeignet ist die Kleinunternehmerregelung auch für Personen mit selbständigem Nebenerwerb. Dies gilt z. B. für den Angestellten, der in geringem Umfang nebenher als Autor oder Dozent tätig wird.

Hinweis: Auch der Nebenerwerb muss umsatzsteuerlich zwingend angezeigt werden. Allein die Erzielung von Einnahmen ist hierfür hinreichende Bedingung. Auf eine mögliche Gewinnerzielung kommt es nicht an. Die unterbliebene Unternehmensanzeige stellt steuerstrafrechtlich relevantes Verhalten dar.

Zudem ist die Kleinunternehmerreglung als Ergänzung meist ideal für Unternehmer, die mit ihrer Haupttätigkeit einer bestimmten Sonderform der Besteuerung unterliegen und in geringem Umfang Nebenumsätze erzielen. Dies betrifft etwa den Arzt, der in geringem Umfang steuerpflichtige Umsätze erzielt. Gleiches gilt für den Land- und Forstwirt, welcher mit dem Großteil seiner Umsätze der Durchschnittsbesteuerung unterliegt. Steuerfreie Umsätze können dabei in beliebigem Umfang erzielt werden. Für Land- und Forstwirte ist derweil Voraussetzung, dass ihre gesamten Umsätze (also auch diejenigen aus dem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb) die Umsatzgrenzen unterschreiten, damit die Kleinunternehmerreglung für die Nebenumsätze in Anspruch genommen werden kann.

4.    Grenzüberschreitende Umsätze

Wird die Unternehmenstätigkeit auch grenzüberschreitend ausgeübt, gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen, wie für regelbesteuerte Unternehmer. So können etwa auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Allein aus der Erteilung der USt-IdNr. folgen noch keine zusätzlichen Steuererklärungspflichten.

Hinweis: Bei tatsächlicher grenzüberschreitender Betätigung können den Kleinunternehmer jedoch zusätzliche Steuerpflichten treffen. Sollten sich bei Ihnen hierzu Fragen ergeben, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Fahrtenbücher richtig führen

Das Führen eines Fahrtenbuchs kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein. Einer der wichtigsten Gründe ist das Führen eines Fahrtenbuchs zu steuerlichen Zwecken. Werden Dienstwagen auch privat genutzt, fordern die Finanzbehörden den Nachweis des beruflichen bzw. betrieblichen Anteils an den gefahrenen Kilometern. Mit einem Fahrtenbuch können Sie genau diesen Nachweis erbringen. So können Sie die Besteuerung der Privatnutzung eines Pkw mit der nachteiligeren pauschalen Versteuerung nach der „1 %-Methode“ vermeiden. Die tatsächlichen Aufwendungen für das Kfz können auf die private und auf die berufliche/betriebliche Nutzung aufgeteilt werden.

Bei der sog. 1 %-Regelung wird jeden Monat die private Nutzung mit 1 % des Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung (zzgl. der Kosten für Sonderausstattung) angesetzt. Die Fahrten zur Arbeit erhöhen den Wert der privaten Nutzungsentnahme nochmals mit 0,03 % je einfachem Entfernungskilometer.

Beispiel: Bei einem Pkw mit einem Listenpreis von 50.000 € beträgt der Anteil für Privatfahrten jährlich

1 % von 50.000 € x 12 Monate = 6.000 €

Bei einer angenommenen Entfernung von 15 km zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ergibt sich bei

0,03 % von 50.000 € x 15 km x 12 Monate = 2.700 €

insgesamt eine jährliche private Nutzungsentnahme von 8.700 Euro. D. h. diese 8.700 € werden so behandelt als wären sie Einkünfte und unterliegen damit dem jeweiligen persönlichen Einkommensteuersatz.

I.    Wer muss oder sollte ein Fahrtenbuch führen?

1.     Für welche Arbeitnehmer lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Sofern es vom Arbeitgeber nicht arbeitsvertraglich vorgeschrieben ist, lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs für Arbeitnehmer bei

  • einem niedrigen Anteil der Privatfahrten,
  • einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs.

2.           Wie kann ein Unternehmer Fahrzeugkosten steuerlich berücksichtigen?

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern ist für Unternehmer die Wahl zwischen 1 %-Regelung und Fahrtenbuch nur für Fahrzeuge anwendbar, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Dabei zählen zur betrieblichen Nutzung auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Beträgt die berufliche/betriebliche Nutzung des Fahrzeugs bis zu 50 %, ist ein Fahrtenbuch nicht notwendig. Hier reichen dann vereinfachte Nachweise für die betriebliche Nutzung aus. Als Nachweise für die Glaubhaftmachung kommen Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunter-lagen (z.B. gegenüber Auftraggebern) sowie Eintragungen in Terminkalendern in Betracht.

Wird bei mehr als 50 % betrieblich genutzten Fahrzeugen kein (ordnungsgemäßes) Fahrtenbuch geführt, kommt zwangsläufig die 1 %-Methode zur Anwendung, falls nicht ausnahmsweise glaubhaft gemacht werden kann, dass die Privatnutzung des Fahrzeugs ausgeschlossen ist.

Hinweis: Beträgt die betriebliche Nutzung weniger als 10 %, ist das Fahrzeug Teil des Privatvermögens. Angesetzt werden kann eine pauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Hierfür sind die betrieblich veranlassten Fahrten aufzuzeichnen. Daneben ist die Entfernungspauschale für Fahrten zur Arbeit ansetzbar.

Ein lückenloses Fahrtenbuch ist hierfür nicht erforderlich.

II. Wie ist das Fahrtenbuch zu führen?

Für jedes Fahrzeug ist ein eigenes Fahrtenbuch zu führen. Das Fahrtenbuch ist für jeweils ein Jahr zu führen (ggf. bei vom Wirtschaftsjahr abweichendem Kalenderjahr abweichend). Wird ein Fahrzeug im Laufe eines Jahres erworben, verkauft oder stillgelegt, verkürzt sich der Zeitraum entsprechend.

Eine gesetzliche Definition der Anforderungen an ein Fahrtenbuch gibt es nicht. Die gefestigte Rechtsprechung hat jedoch festgelegt, dass ein Fahrtenbuch

  1. zeitnah,
  2. in einer gebundenen oder jedenfalls in sich geschlossenen Form,
  3. mit Angabe zu jeder Fahrt zu führen ist
  4. und dass es lesbar sein muss.

III. Ein Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen

Das Fahrtenbuch muss so zeitnah wie möglich geführt werden, im Regelfall sind die Eintragungen spätestens am Ende eines jeden Tages vorzunehmen. Bei zu großem zeitlichem Abstand entfällt die Ordnungsmäßigkeit, so dass es vom Finanzamt nicht mehr anerkannt wird. Es reicht auch nicht aus, dass die Fahrten tagsüber auf Zettel, abends als Zwischenerfassung in einer Excel-Tabelle erfasst und das Fahrtenbuch erst am Wochenende geführt wird.

IV. Gebundene oder in sich geschlossene Form

Ein in Papier geführtes Fahrtenbuch muss gebunden sein, damit kein unbemerkter Austausch von Blättern möglich ist. Nachträgliche Abänderungen, Streichungen und Ergänzungen müssen als solche kenntlich werden.

Hinweis: Eine Loseblattsammlung von Papierblättern oder Tonbandaufnahmen stellen daher kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar.

1.     Sind elektronisch geführte Fahrtenbücher erlaubt?

Für elektronische Fahrtenbücher ist eine in sich geschlossene Form notwendig. Die geschlossene Form erfordert Eintragungen, die geordnet im fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang erfolgen. Außerdem müssen nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen sein, oder zumindest deutlich als solche in ihrer Reichweite bei gewöhnlicher Einsichtnahme dokumentiert sein. Diese Dokumentation der Reichweite der Änderung dürfte sich auch darauf beziehen, wann die Änderung erfolgt ist. Die Dokumentation der Änderungen muss bei der sog. bildlichen Wiedergabe, egal ob auf Bildschirm oder Papierdruck unmittelbar für das menschliche Auge erkennbar sein. Falls Änderungen ohne Dokumentation möglich sind, ist das Fahrtenbuch selbst dann nicht ordnungsgemäß, wenn die Eintragungen unmittelbar im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen werden.

Die Dokumentation der Änderung könnte dergestalt erfolgen, dass auf der bildlichen Wiedergabe zunächst die verworfenen Daten durchgestrichen dargestellt werden und darunter der veränderte Datensatz mit Zusatzangabe des Änderungszeitpunkts angegeben wird.

Hinweis: Ein in Excel geführtes Fahrtenbuch ist nicht ordnungsgemäß, da es keine in sich geschlossene Form hat und dadurch manipulationsfähig ist.

2.     Dürfen Daten nachträglich ergänzt werden?

Angaben zu Art, Zweck/Kunden, Ziel und Kilometerangaben der Fahrten dürfen nicht nachträglich ohne Dokumentation änderbar sein. Falls diese Angaben nicht zeitnah aufgezeichnet werden, hilft auch eine spätere Ergänzung anhand eines handschriftlichen Tageskalenders nicht. Bei Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs, bei welchem automatisch bei Beendigung jeder Fahrt Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, darf der Fahrtzweck auch innerhalb von 7 Tagen nachträglich eingetragen werden. Vorausgesetzt die Person und der Zeitpunkt der nachträglichen Eintragung werden ebenfalls elektronisch dokumentiert.

V. Angaben zu jeder Fahrt

1.    Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?

Folgende Angaben muss ein Fahrtenbuch zwingend enthalten – zu möglichen Erleichterungen für einige Berufsgruppen s. unten V. 12. ff.:

  • Datum der Fahrt,
    • die Angabe der Uhrzeit ist nicht erforderlich;
  • Ausgangspunkt und Reiseziel;
  • Reisezweck, d. h. aufgesuchter Kunde/Geschäftspartner oder Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (z.B. „Post holen“);
  • Angabe der Kilometerstände zu Beginn und Ende jeder einzeln zu erfassenden Fahrt sowie die gefahrenen Kilometer in den einzelnen Spalten,
    • keine gerundeten Kilometerangaben,
    • die Angabe der gefahrenen Kilometer ist nicht ausreichend, die Kilometerstände am Beginn und am Ende der Fahrt sind zwingend mit anzugeben;
  • Art der Fahrt (Wohnung – Arbeits-/Betriebsstätte, Privat, Beruflich/Betrieblich),
    • bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reicht ein kurzer Vermerk;
    • bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometer;
  • Reiseroute bei Umwegen.

2.    Was ist eine Fahrt? Ist jeder Streckenabschnitt ein separater Eintrag?

Grundsätzlich sind Angaben zu jeder einzelnen Fahrt zu erstellen. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können zu einer zusammengefassten Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge des Besuchs aufgeführt werden.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter fährt beginnend von der Firma seines Arbeitgebers über die Bundesstraße B8 und die Autobahn A92 nach München. Auf dieser Fahrtstrecke besucht er nacheinander verschiedene Kunden seines Arbeitgebers. Diese Teilabschnitte können zu einer Eintragung verbunden werden.

Hinweis: Wie dies in das Fahrtenbuch einzutragen ist, können Sie am Ende des Mandanten-Merkblatts der Abbildung eines Fahrtenbuchs entnehmen.

Wird kein Kunde oder Geschäftspartner aufgesucht, ist der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (wie z.B. der Besuch einer bestimmten Behörde, einer Filiale oder einer Baustelle) anzugeben (zur Genauigkeit der Angabe s. unten „Abkürzungen“ V. 10.).

Hinweis: Wird die einheitliche berufliche Reise aber durch eine private Verwendung des Fahrzeugs unterbrochen, ist der Eintrag für die bis dahin durchgeführte Reise mit Kilometerangabe abzuschließen. Es folgt ein neuer Eintrag für die private Nutzung mit sämtlichen Angaben (insbesondere Beginn-Kilometer und End-Kilometer). Anschließend folgt nochmals ein neuer Eintrag, wenn die berufliche Reise wieder fortgesetzt wird.

3.   Wie sind Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu behandeln?

Auch die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bzw. Betriebsstätte stellt eine berufliche bzw. betriebliche Nutzung dar. Allerdings sind diese Fahrten getrennt aufzuzeichnen, da für diese Fahrten ein Abzugsverbot gilt. Die Kosten sind lediglich in Höhe der Entfernungspauschale für eine Fahrt je Arbeitstag abzugsfähig. Der Differenzbetrag zwischen den tatsächlich entstandenen (durch Fahrtenbuch ermittelten) Kosten und der Entfernungspauschale wird dem Gewinn hinzugerechnet.

Zu beachten ist, dass nur die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte bzw. Betriebsstätte der Abzugsbeschränkung unterliegt. Jeder kann nur eine erste Tätigkeitsstätte bzw. regelmäßige Betriebsstätte haben. Fahrten zu weiteren Tätigkeits-/Betriebsstätten unterliegen dieser Abzugsbeschränkung nicht und sollten daher mit entsprechendem Vermerk unter berufliche/betriebliche Fahrten erfasst werden.

4.    Wann liegt eine erste Tätigkeitsstätte (Arbeitnehmer) vor?

Primär ist für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte die arbeits- bzw- vertragsrechtliche, bzw. nachrangig die quantitative Festlegung des Arbeitgebers von Bedeutung.

Die gesetzliche Definition legt fest, dass es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis geben kann. Und nur für diese „erste Tätigkeitsstätte“ ist der Ansatz der Entfernungspauschale oder die Versteuerung eines geldwerten Vorteils bei Nutzung eines Dienstwagens möglich.

Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind im Gesetz aufgezählt:

  • Die unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung,
  • die Zuordnung über einen Zeitraum von vier Jahren hinaus, also mehr als 48 Monate oder
  • die Zuordnung für die gesamte Dauer eines – befristeten oder unbefristeten – Dienstverhältnisses, und zwar auch dann, wenn es sich um weniger als 48 Monate handelt.

Hinweis: Die Zuordnung „bis auf Weiteres“ ist nach der Auffassung der Finanzverwaltung eine Zuordnung ohne Befristung; also eine dauerhafte Zuordnung im Sinne der gesetzlichen Regelung.

Wird ein Arbeitnehmer vom Arbeitnehmerverleiher (Arbeitgeber) der Tätigkeitsstätte des Kunden dauerhaft zugeordnet, liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor. Ist der Arbeitnehmer dagegen nur vorübergehend der Tätigkeitsstätte des Kunden zugeordnet, begründet er keine erste Tätigkeitsstätte.

Hinweis: Bei der „ersten Tätigkeitsstätte“ handelt sich um eine ortsfeste Tätigkeitsstätte, so dass Schiffe oder Fahrzeuge nicht hierunter fallen. Weiterhin kann es sich auch um eine Arbeitsstätte eines Dritten handeln, die dem Arbeitnehmer zugewiesen wird, so dass z.B. hierunter in Fällen der Leiharbeit die Arbeitsstätte des Dritten fällt. Das häusliche Arbeitszimmer soll keine erste Tätigkeitsstätte darstellen können.

Bei Unsicherheiten, ob es sich in Ihrem Fall um eine „erste Tätigkeitsstätte“ handelt, sprechen Sie uns gerne an.

5.    Wann liegt eine erste Betriebsstätte (Unternehmer) vor?

Für ertragsteuerliche Zwecke gilt ein von § 12 AO abweichender Betriebsstättenbegriff. Da eine steuerliche Gleichstellung mit Arbeitnehmern geboten ist, kann neben eigenen (außerhäuslichen) betrieblichen Räumen des Unternehmers auch eine ortsfeste Einrichtung des Auftraggebers eine Betriebsstätte des Unternehmers darstellen, wenn er dort seine Tätigkeit dauerhaft ausführt. Wie bei einem Arbeitnehmer gibt es auch hier höchstens eine erste Betriebsstätte. Auch hier gelten die gleichen zeitlichen Grenzen. Maßgeblich ist immer die Zukunftsprognose bei Auftragserteilung. Ist danach die Tätigkeit länger als 48 Monate in den Räumen eines Auftraggebers auszuführen, liegt dort eine Betriebsstätte vor. Das heißt jedoch nicht, dass sich dort auch die erste Betriebsstätte befindet. Bei mehreren Betriebsstätten befindet sich die erste Betriebsstätte dort, wo der Unternehmer typischerweise arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen, oder mindestens zu einem Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden will. Trifft dies auf mehrere Tätigkeitsorte zu, ist die erste Betriebsstätte an dem Ort, der der Wohnung am nächsten liegt. Bei der ersten Betriebsstätte kann es sich auch um eine weiträumige Tätigkeitsstätte, wie z.B. einen Zustellbezirk eines selbständigen Paketzustellers, oder den Kehrbezirk eines Kaminkehrers handeln. Hier gilt die Entfernungspauschale bis zum nächstgelegenen Zugang zum z.B. Zustellbezirk, oder Kehrbezirk. Die Fahrten innerhalb der weiträumigen Tätigkeitsstätte sind unbeschränkt als Betriebsausgaben abzugsfähig, d.h. diese Fahrten werden in der gleichen Spalte wie die übrigen geschäftlichen Fahrten erfasst.

6.    Wie detailliert müssen Reiseziel und Ausgangspunkt angegeben werden?

Die Angabe des Ausgangspunkts der jeweiligen Fahrt ist notwendig. Eine Abkürzung z.B. „F“ für „eigene Firma“ ist jedoch ausreichend.

Das Reiseziel muss grundsätzlich als Angabe des Kunden mit Ort, Straße und Hausnummer erfolgen. Insbesondere dann, wenn der Kunde mit mehreren Filialen im Ortsgebiet vertreten ist (z.B. bei Supermarktketten). Im Ausnahmefall kann das Fahrziel durch Angabe des Namens des Kunden ausreichend bezeichnet werden, wenn sich hierdurch das Fahrziel eindeutig bestimmen lässt. Zu weiteren Erleichterungen bei Berufsgeheimnisträgern s. unten V. 13.

Hinweis: Wenn Sie dem Fahrtenbuch ein Verzeichnis Ihrer Kunden beifügen, aus dem die detaillierten Angaben ersichtlich sind, dürfen Sie anstelle der ausführlichen Angaben im Fahrtenbuch auch Kürzel verwenden.

7.    Was ist als Reisezweck anzugeben?

Der aufgesuchte Kunde ist anzugeben (s. auch „Abkürzungen“ V. 10.). Wird kein Kunde aufgesucht, ist kurz zu beschreiben was Anlass der Fahrt war (z.B. „Post“, „Kauf Büromaterial“). Bei Privatfahrten ist abgesehen von der Kennzeichnung als „privat“ hier keine weitere Angabe nötig.

8.    Müssen die Gesamtkilometer zu Beginn und Ende angegeben werden?

Die unterschiedlichen Finanzgerichte sind sich uneinig, ob sowohl die Angabe der Beginn-Kilometer als auch der End-Kilometer zwingend notwendig sind. Einig sind sich die Gerichte, dass auf jeden Fall die Angabe der End-Kilometer zwingend ist.

Hinweis: Wir raten dringend dazu, beide Angaben zu machen. Nur so kann sicher die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs sichergestellt werden.

9.    Warum müssen auch die gefahrenen Kilometer angegeben werden?

Damit das Verhältnis der gesamten Fahrten zueinander mit vertretbarem Aufwand festgestellt werden kann, sind zu den einzelnen Arten (privat, beruflich/betrieblich) jeweils Entfernungsangaben in Kilometer anzugeben.

10.  Ist die Verwendung von Abkürzungen zugelassen?

Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter des Fahrtenbuchs dadurch nicht beeinträchtigt wird und diese Unterlagen selbst nicht weiter ergänzungsbedürftig sind.

Abkürzungen oder Zeichen, die aus sich heraus verständlich sind, oder sich aus einer beigefügten Aufstellung, die nicht weiter ergänzungsbedürftig ist, ergeben, dürfen verwendet werden. Sie dürfen verwendet werden für häufiger aufgesuchte Fahrtziele, Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke.

Bloße Ortsangaben reichen nur dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde/Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht kann zusammengefasst für Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner vereinfacht jeweils zu Beginn und Ende der Fahrten Datum und Kilometerstand sowie die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufgezeichnet werden. Das Kundenverzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen.

11.  Kann bei nur einem Kunden auf die Kundenangabe verzichtet werden?

Nein. Auf die Angabe der aufgesuchten Kunden/Geschäftspartner kann auch dann nicht verzichtet werden, wenn es nur einen einzigen gibt.

12.  Gibt es Erleichterungen für Vielfahrer?

Ja, es gibt Erleichterungen für Vielfahrer bei den Aufzeichnungen im Fahrtenbuch.

Vielfahrer sind: Handelsvertreter, Kurierdienstfahrer, Automatenlieferanten und andere Steuerpflichtige, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.

Folgende Angaben sind notwendig: Zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden.

Erleichterung: Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.

13.  Gibt es Erleichterungen für Berufsgeheimnisträger (Ärzte, Anwälte etc.)?

Auch von Berufsgeheimnisträgern sind die gleichen Anforderungen beim Führen des Fahrtenbuchs zu erfüllen, die an andere Steuerpflichtige gestellt werden.     § 203 StGB erlaubt nach herrschender Meinung eine Geheimnisoffenbarung, wenn berechtigte Interessen des Berufsgeheimnisträgers vorliegen. Der Nachweis für das Besteuerungsverfahren ist ein solches berechtigtes Interesse, zumal das Besteuerungsverfahren durch das Steuergeheimnis geschützt ist. Das Fahrtenbuch wird in der Praxis jedoch nicht immer unter Verschluss gehalten werden. Ggf. können andere Personen Einsicht erhalten, was insofern strafbar wäre. Es wird daher strengstens empfohlen, die Angaben zu den Patienten/Mandanten – soweit sie seine Identifizierung ermöglichen (Name, Adresse) – nicht in Klarschrift, sondern verschlüsselt (z.B. durch Mandanten-/Patienten-Nummer) in das Fahrtenbuch einzutragen, und das Verzeichnis – aus dem sich die verschlüsselten Personendaten ersehen lassen – getrennt hiervon für das Besteuerungsverfahren aufzubewahren.

14.  Gibt es Erleichterungen für Taxifahrer?

Bei Fahrten eines Taxifahrers im sog. Pflichtfahrgebiet ist es in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet” o. Ä. Wurden Fahrten durchgeführt, die über dieses Gebiet hinausgehen, kann auf die genaue Angabe des Reiseziels nicht verzichtet werden.

15.  Gibt es Erleichterungen für Fahrlehrer?

Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartner „Lehrfahrten”, „Fahrschulfahrten” o. Ä. anzugeben.

16.  Darf man ein Fahrtenbuch handschriftlich führen?

Ein handschriftliches Fahrtenbuch ist zulässig. Es muss aber auch für andere lesbar sein. Es genügt nicht, dass der Steuerpflichtige selbst seine Aufzeichnungen lesen kann.

VI. Fahrtenbuchmängel und ihre Konsequenzen

Werden die oben genannten Anforderungen an das Fahrtenbuch nicht erfüllt – es reicht hier u. U. schon aus, wenn nur eine der Anforderungen nicht erfüllt ist –, wird das Fahrtenbuch mangels „ordnungsgemäßer Führung“ in Gänze nicht anerkannt. Es wird dann beim Arbeitnehmer die 1 %-Methode angewandt, d. h. der hiernach ermittelte Wert der Privatnutzung wird versteuert. Dies kann insbesondere bei einem Fahrzeug mit hohem Listenpreis sehr teuer werden.

Bei Unternehmern wird die 1 %-Methode angewandt, wenn das Fahrzeug zum sog. notwendigen Betriebsvermögen gehört, d. h. wenn die betriebliche Nutzung mehr als 50 % beträgt. In den anderen Fällen erfolgt eine Schätzung.

Hinweis: Fehlende Angaben im Fahrtenbuch können grundsätzlich nicht nachgeholt werden.

VII. Wie das Finanzamt manipulierte Fahrtenbücher erkennen kann und andere K. O.-Kriterien

Auffällig für das Finanzamt ist u. a.:

  • Unverändertes Schriftbild über einen längeren Zeitraum: dies deutet darauf hin, dass das Fahrtenbuch für einen gewissen Zeitraum nachträglich geschrieben wurde.
  • Orte auf Tankrechnungen, Bewirtungsrechnungen oder Belege über Reisekosten passen nicht mit Orten im Fahrtenbuch zu diesem Datum zusammen.
  • Fehlende Plausibilität der Betankungen für die gefahrenen Kilometer. Die Betriebsprüfung ermittelt zum Teil den tatsächlichen Benzinverbrauch.
  • Fehlende Übereinstimmung der Eintragungen im Fahrtenbuch mit dem Terminkalender.
  • Kilometerstände auf Reparatur- oder TÜV-Rechnungen passen nicht zu Gesamtkilometer dieses Datums im Fahrtenbuch. Möglicher Einwand: Werkstätten nehmen es oft nicht genau mit der Angabe des Kilometerstands.
  • Entfernungsangaben werden nur gerundet eingetragen.
  • Das handschriftliche Fahrtenbuch wird als Sammlung loser Einzelblätter geführt.
  • Das Fahrtenbuch wird in Standard-Excel geführt (möglich sind auf Excel aufsetzende Programme, die nachträgliche Änderungen dokumentieren).
  • Es sind keine oder zu wenige Privatfahrten eingetragen, obwohl im privaten Umfeld kein anderes Fahrzeug zur Verfügung steht.

VIII. Beispiel für ein Fahrtenbuch

Nachfolgend ist ein Auszug eines Fahrtenbuchs abgedruckt. Hier wurde die um 10.30 Uhr begonnene einheitliche berufliche Reise zu einer zusammengefassten Eintragung verbunden.

Die Angabe der Reiseziele und der aufgesuchten Kunden wurde durch Angabe der Kundennummern abgekürzt. Das entsprechende Kundenverzeichnis – aus dem sich die konkreten Anschriften und Namen ergeben – ist mit dem Fahrtenbuch aufzubewahren und bei einer Prüfung vorzulegen.

Der Umweg um 13.55 Uhr aus privaten Gründen („Mittagspause“) stellt einen Einschnitt dar, der zum Abschluss der Eintragung mit Kilometerstand vor Unterbrechung führt. Der private Umweg ist als eigener Eintrag zu führen. Die Fortsetzung um 15.00 Uhr führt zu einem weiteren Eintrag.

Die Angabe der Fahrzeit ist steuerlich für ein Fahrtenbuch nicht vorgeschrieben. Sie erleichtert aber die Dokumentation der Abwesenheitszeiten für die Berechnung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen, welche zusätzlich als Reisekosten abzugsfähig sind.

Registrierkassen: Ab 2017 gelten verschärfte Regeln

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In bargeldintensiven Betrieben liegt der Fokus der steuerlichen Betriebsprüfung häufig auf der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Unregelmäßigkeiten in diesem Bereich führen hier oft zu kräftigen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Bereits im Jahr 2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in der „neuen Kassenrichtlinie“ seine erhöhten Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften dargelegt. Demnach muss ein Kassensystem unter anderem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens zehn Jahre archivieren, wobei die Archivierung auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen kann. Im Fall einer Betriebsprüfung müssen die Daten dem Prüfer elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.

Damit Betriebe ihre alten Kassensysteme (ohne geforderte Speicherungsmöglichkeit) nicht zwangsläufig sofort austauschen mussten, hatte das BMF damals folgende Übergangsfrist formuliert: Unternehmer durften ihre alten Kassen demnach noch bis zum 31.12.2016 weiterhin einsetzen, sofern

  • sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Zieldurchgeführt hatten, die erhöhten Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen, oder
  • sich die Kasse bauartbedingt nicht aufrüsten ließ.

Hinweis: Spätestens zum 31.12.2016 entsteht also auch bei Ihnen Handlungsbedarf, wenn Sie noch immer ein altes elektronisches Kassensystem einsetzen, das die erhöhten Anforderungen nicht erfüllt. Derartige Kassen müssen entweder ausgetauscht oder auf den geforderten technischen Stand gebracht werden. Ignorieren Sie die neuen Regeln und setzen Sie Ihr altes Kassensystem weiterhin für die steuerliche Einnahmenermittlung ein, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung später nicht anerkennt und Steuernachzahlungen einfordert.

Kleinunternehmerregelung – Vorteile und Voraussetzungen

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Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere Rechtsfigur des Umsatzsteuerrechts. Sie bietet vor allem Unternehmen zu Beginn ihrer Tätigkeit und kleineren Unternehmen allgemein eine Reihe von steuerlichen und administrativen Vorteilen. Die Anwendbarkeit ist insbesondere an das Unterschreiten von bestimmten Umsatzgrenzen geknüpft. Darüber hinaus existieren grundsätzlich keine besonderen persönlichen oder sachlichen Anforderungen.

Stehen Sie am Beginn Ihrer Selbständigkeit, sollte die Anwendung der Kleinunternehmerreglung in Betracht gezogen werden. Erforderlich ist dann vor allem das Aufstellen eines Businessplans unter Einbeziehung von prognostizierten Umsätzen und deren steuerlichen Folgen. Was genau zu beachten ist, erfahren Sie auf den nachfolgenden Seiten.

Sind Sie bereits als Kleinunternehmer tätig, zeigt dieses Merkblatt noch einmal alle erforderlichen Informationen rund um die Beibehaltung der Regelung auf.

I.    Vorteile

1.    Keine Umsatzbesteuerung

Das Wesensmerkmal der Kleinunternehmerregelung ist, dass betroffene Unternehmer nicht der Umsatzbesteuerung unterliegen. Sie können (und müssen) ihre Umsätze ohne Aufschlag der derzeit geltenden 7 % oder 19 % Umsatzsteuer (MwSt.) erbringen. Dies kann einen echten Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn man so seine Leistungen günstiger anbieten kann als die Mitwettbewerber. In einigen Branchen wie etwa im E-Commerce oder im kleingewerblichen Handel beruhen ganze Geschäftsmodelle darauf, Leistungen ohne Umsatzsteuer anbieten zu können.

2.    Weniger Bürokratiepflichten

Der große administrative Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass der Kleinunternehmer wesentlich weniger Erklärungspflichtigen zu erfüllen hat, als der regelbesteuerte Unternehmer. Vor allem muss er keine monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Wird er grenzüberschreitend tätig, entfällt auch die Pflicht zur Abgabe sogenannter Zusammenfassender Meldungen. Bestehen bleibt lediglich die Notwendigkeit zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung.

Zudem gelten für Kleinunternehmer vereinfachte Aufzeichnungspflichten. Verbunden mit der einkommensteuerlichen Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt regelmäßig die Aufzeichnung tatsächlich vereinnahmter und verausgabter Beträge. Einige Verpflichtungen wie etwa die Führung eines Rechnungsausgangsbuchs bleiben bestehen.

II.   Nachteile

Der einzig echte Nachteil der Kleinunternehmerregelung kommt bei Verlustsituationen zum Tragen. Hier sind reguläre Unternehmer besser gestellt, weil der Staat ihnen den „Umsatzsteuerverlust“ erstattet. Kleinunternehmer tragen diesen als Betriebsausgabe und können den Verlust später nur teilweise ertragsteuerlich geltend machen. Gleichwohl ist dieser Nachteil betragsmäßig eher gering. Zudem wird sich die Verlustperiode meist zeitlich in tendenziell engen Grenzen halten.

Ein unechter Nachteil der Kleinunternehmerregelung besteht in dem Verwaltungsmehraufwand beim Übergang zur Regelbesteuerung. Der Wechsel der Besteuerungsform erfordert eine Reihe von Übergangsmaßnahmen. Das kann die Kleinunternehmerregelung insgesamt unattraktiv machen, wenn beispielsweise absehbar ist, dass schon im zweiten Jahr nach der Unternehmensgründung die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung überschritten werden.

Ferner kann ein psychologischer Nachteil daraus resultieren, wenn Geschäftspartner den Kleinunternehmerstatus erkennen und so auf eine geringe Unternehmensgröße schließen. Dies kann in bestimmten Branchen wie etwa im Dienstleistungsbereich die Auftragsentwicklung behindern.

III.  Voraussetzungen

1.    Kein Antrag

Die Anwendung der Kleinunternehmerreglung muss nicht beantragt werden. Werden die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, gilt man automatisch als Kleinunternehmer. Man hat jedoch die Möglichkeit auf die Anwendung der Sonderregelung zu verzichten. Hierfür muss ein formloser Antrag gestellt werden.

2.    Umsatzgrenzen

Das „klein“ in Kleinunternehmer wird über den Unternehmensumsatz definiert.

Grundsätzlich ist die Regelung bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 € anwendbar. Maßgeblich ist die Summe der tatsächlich vereinnahmten Entgelte. Steuerfreie Einnahmen, wie z. B. aus ärztlicher Tätigkeit bleiben außer Betracht. Auf die Gewinnspanne kommt es nicht an. Wird die Umsatzgrenze überschritten, darf im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen werden. Dies gilt solange, bis der Vorjahresumsatz die Grenze von 17.500 € wieder unterschreitet. Dieser Grenzwert ist ein Bruttobetrag, schließt als die Umsatzsteuer ein. Für das laufende Unternehmensjahr hat die Grenzüberschreitung grundsätzlich keine Auswirkungen.

Droht zum Jahresende die Nichteinhaltung der Grenze darf die Vereinnahmung von Umsätzen ins Folgejahr hinausgezögert werden. Entscheidend ist, dass der Unternehmer über die Geldmittel noch keine Verfügung hat. Daher sollte der eigene Umsatz als Kleinunternehmer regelmäßig in den Blick genommen werden.

Hinweis: Übt der Unternehmer seine Tätigkeit nur in einem Teil des Jahres aus, weil er sein Unternehmer erst unterjährig aufgenommen und/oder beendet hat, muss der tatsächliche Umsatz auf einen Jahresumsatz hochgerechnet werden. Maßgeblich sind dabei angefangene Kalendermonate. Wer etwa sein Unternehmer am 30. Juli eröffnet, gilt bis Jahresende als sechs Monate lang tätig. Der tatsächliche Umsatz ist für die Frage nach der Grenzunterschreitung zu verdoppeln. Die Regelung gilt nur bei echter Unternehmens(-neu-)eröffnung oder -beendigung. Entsprechend gilt sie z. B. nicht für Saisonbetriebe.

Neben der Umsatzgrenze für Vorjahre von 17.500 € existiert noch eine Grenze für die Höhe der prognostizierten Umsätze des laufenden Jahres. Der voraussichtliche Gesamtumsatz muss danach 50.000 € im laufenden Kalenderjahr unterschreiten. Hierzu muss der Unternehmer eine substantiierte Prognose dokumentieren. Erfolgt die Dokumentation nicht oder nur unzureichend und wird die Umsatzgrenze von 50.000 € überschritten, entfällt die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung nicht nur für das Folgejahr, sondern auch rückwirkend für das laufende Jahr. Alle vereinnahmten Umsätze müssen dann nachversteuert werden.

Wird die Grenze der prognostizierten Umsätze trotz einer anderslautenden, stichhaltigen Prognose doch überschritten, bleibt die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr anwendbar. Aufgrund der zwangsläufigen Überschreitung der Grenze von 17.500 € entfällt jedoch die Anwendung der Regelung für das Folgejahr.

Eine Besonderheit gilt für das Jahr der Tätigkeitsaufnahme. Die Prognosegrenze ist hier nur 17.500 € statt 50.000 €.

 IV. Wichtige Hinweise

1.    Rechnung

Der Kleinunternehmer ist nicht berechtigt, Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen auszuweisen. Dies gilt uneingeschränkt, auch für den Steuersatzausweis auf Kleinbetragsrechnungen. Daneben gelten jedoch – bußgeldbewährt – die gewöhnlichen Rechnungsanforderungen. Dennoch ausgewiesene Steuer wird dem Finanzamt geschuldet. Das gilt ebenso, wenn nur Bruttobetrag und ein Steuersatz angegeben werden.

Gegenüber Unternehmerkunden ist ein Hinweis auf die Nichtbesteuerung in den Ausgangsrechnungen hilfreich, aber nicht erforderlich. Die Formulierung kann daher frei gewählt werden, z. B. „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG“.

2.    Freiwillige Besteuerung

Der Kleinunternehmer kann auf die Anwendung der Sonderregelung verzichten und sich freiwillig der Normalbesteuerung unterwerfen. Dies kann sinnvoll sein, wenn die oben beschriebenen Nachteile im konkreten Einzelfall besonders schwer wiegen.

Der Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung kann für das laufende Jahr im Voraus oder auch rückwirkend erklärt werden. Möglich ist ein Verzicht grundsätzlich auch noch mit der Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung.

Wird auf die Kleinunternehmerreglung verzichtet, erfolgt eine Behandlung wie beim gewöhnlichen Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Der Unternehmer hat insoweit alle Rechte und Pflichten des gewöhnlichen umsatzsteuerlichen Unternehmers.

Hinweis: Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet den Betroffenen für fünf Kalenderjahre. In dieser Zeit kann nicht zur Kleinunternehmerreglung zurückgekehrt werden.

3.    Nebenerwerb

Besonders geeignet ist die Kleinunternehmerregelung auch für Personen mit selbständigem Nebenerwerb. Dies gilt z. B. für den Angestellten, der in geringem Umfang nebenher als Autor oder Dozent tätig wird.

Hinweis: Auch der Nebenerwerb muss umsatzsteuerlich zwingend angezeigt werden. Allein die Erzielung von Einnahmen ist hierfür hinreichende Bedingung. Auf eine mögliche Gewinnerzielung kommt es nicht an. Die unterbliebene Unternehmensanzeige stellt steuerstrafrechtlich relevantes Verhalten dar.

Zudem ist die Kleinunternehmerreglung als Ergänzung meist ideal für Unternehmer, die mit ihrer Haupttätigkeit einer bestimmten Sonderform der Besteuerung unterliegen und in geringem Umfang Nebenumsätze erzielen. Dies betrifft etwa den Arzt, der in geringem Umfang steuerpflichtige Umsätze erzielt. Gleiches gilt für den Land- und Forstwirt, welcher mit dem Großteil seiner Umsätze der Durchschnittsbesteuerung unterliegt. Steuerfreie Umsätze können dabei in beliebigem Umfang erzielt werden. Für Land- und Forstwirte ist derweil Voraussetzung, dass ihre gesamten Umsätze (also auch diejenigen aus dem land- und forstwirtschaftlichen Betrieb) die Umsatzgrenzen unterschreiten, damit die Kleinunternehmerreglung für die Nebenumsätze in Anspruch genommen werden kann.

4.    Grenzüberschreitende Umsätze

Wird die Unternehmenstätigkeit auch grenzüberschreitend ausgeübt, gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen, wie für regelbesteuerte Unternehmer. So können etwa auch Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Allein aus der Erteilung der USt-IdNr. folgen noch keine zusätzlichen Steuererklärungspflichten.

Hinweis: Bei tatsächlicher grenzüberschreitender Betätigung können den Kleinunternehmer jedoch zusätzliche Steuerpflichten treffen. Sollten sich bei Ihnen hierzu Fragen ergeben, helfen wir Ihnen gerne weiter.