Betriebsprüfung: Elektronische Auswertungen sind nicht vorlagepflichtig

Kennen Sie das? Sie werden vom Finanzamt kontrolliert und der Betriebsprüfer möchte Ihre Unterlagen einsehen. Kein Problem, das ist normal und verständlich. Elektronische Unterlagen sind ebenfalls kein Problem. Doch was darf der Prüfer noch alles verlangen?

Diese Frage stellte sich unlängst einer Apothekerin aus Nordrhein-Westfalen. Hier hatte der Betriebsprüfer Zugang zum Warenwirtschaftssystem und erhielt alle Unterlagen sowohl digital als auch auf Papier. Darüber hinaus verlangte er allerdings eine Excel-Auswertung – schließlich konnte das Warenwirtschaftssystem diese Auswertung grundsätzlich ins Tabellenkalkulationsprogramm übertragen. Die Apothekerin wollte das hierzu erforderliche Modul jedoch nicht kaufen – und erhielt Zustimmung vom Finanzgericht Münster (FG).
Normalerweise muss ein Unternehmer dem Betriebsprüfer alle geforderten Unterlagen aushändigen – auch elektronische, sofern vorhanden. Wenn dafür Kosten anfallen, muss der Unternehmer sie tragen. Jedoch fallen speziell elektronische Auswertungen freiwillig aufgezeichneter Daten nicht unter die Vorlagepflicht – und zwar aus dem einfachen Grund, dass sie nicht im Gesetz aufgeführt sind. Die Apothekerin hätte dem Prüfer die Auswertungen also selbst dann nicht zur Verfügung stellen müssen, wenn sie gekonnt hätte.
Wissenswert ist zudem, dass das Herausgabeverlangen eines Prüfers immer notwendig und verhältnismäßig sein muss. Wenn es dabei grobe Grenzüberschreitungen gibt, gilt das Verlangen als nicht zumutbar. Im Fall der Apothekerin, die während der Betriebsprüfung vollumfänglich kooperiert und eigens einen Ansprechpartner zum Warenwirtschaftssystem organisiert hatte, war die Grenze überschritten.
Hinweis: Es gibt immer Fallstricke bei einer Betriebsprüfung. In diesem Fall allerdings für den Betriebsprüfer selbst. Mit uns an Ihrer Seite können Sie diese Fallstricke umgehen.